淺談建筑安裝企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)

謝小梅

[摘 要]隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的飛速發(fā)展，建筑安裝業(yè)被帶入一個信息技術(shù)空前發(fā)展的時代，“互聯(lián)網(wǎng)+”的模式也伴隨著建筑安裝企業(yè)信息化的深入推進(jìn)被越來越多的企業(yè)所接受。本文結(jié)合筆者自身實踐經(jīng)驗總結(jié)出了建筑安裝企業(yè)信息化系統(tǒng)應(yīng)用過程中遇到的常見問題，并給出了推廣信息化管理系統(tǒng)應(yīng)把握的幾點(diǎn)建議。

[關(guān)鍵詞]建筑安裝企業(yè)；信息化系統(tǒng)；建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.016

[中圖分類號]F270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-00-02

0 引 言

企業(yè)的信息化建設(shè)已經(jīng)成為建筑安裝企業(yè)提升企業(yè)競爭力的有效途徑。傳統(tǒng)的建筑安裝企業(yè)經(jīng)過信息技術(shù)革命的洗禮，已經(jīng)在辦公自動化、人力資源管理、財務(wù)管理和項目管理等管理系統(tǒng)的諸多方面進(jìn)行了或深或淺的應(yīng)用。然而大多數(shù)企業(yè)信息化建設(shè)成效往往與預(yù)期設(shè)定的目標(biāo)相差甚遠(yuǎn)，于是信息化變成了簡單的電腦化、網(wǎng)絡(luò)化，信息化被邊緣化，甚至出現(xiàn)了為信息化而進(jìn)行信息化的現(xiàn)象。這種應(yīng)付式的信息化建設(shè)不但沒有為提高企業(yè)辦公效率提供幫助反而給企業(yè)管理帶來諸多不便，最終使得信息化建設(shè)喪失原有的意義。

1 什么是企業(yè)信息化

企業(yè)信息化可以理解為企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對現(xiàn)有的管理模式、業(yè)務(wù)流程、管理組織、制度等企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中所涉及的信息進(jìn)行收集、傳遞、處理和加工，進(jìn)而為提升企業(yè)管理水平和決策水平提供支持的系統(tǒng)化的過程。

2 建筑安裝企業(yè)信息化過程中存在的問題

2.1 企業(yè)人員對信息化認(rèn)識不充分

企業(yè)人員對信息化認(rèn)識不充分表現(xiàn)在兩方面。一是企業(yè)高層對信息化建設(shè)重視度不夠，企業(yè)往往會通過成立領(lǐng)導(dǎo)小組、開動員會等方式來啟動信息化系統(tǒng)。然而小組成立后，實施過程中容易出現(xiàn)高層推中層、中層推基層、重心下移的現(xiàn)象。二是員工信息化意識不強(qiáng)。企業(yè)多數(shù)員工在信息系統(tǒng)推廣過程中，缺乏主動性，對新事物抱有排斥心理，一些基本的東西不想學(xué)，思想上不愿意接受新事物。另外，還有些員工認(rèn)為信息化就是修修電腦、搞搞網(wǎng)絡(luò)，片面認(rèn)識信息化建設(shè)。這些都造成信息化建設(shè)推進(jìn)緩慢。

2.2 系統(tǒng)重復(fù)投資，資源浪費(fèi)

多數(shù)企業(yè)在信息化建設(shè)上會出現(xiàn)頻繁的上線各種管理系統(tǒng)。今天上這個系統(tǒng)，明天上那個系統(tǒng)，今天覺得這個系統(tǒng)不好用，明天覺得那個系統(tǒng)不完善，或者迫于上級單位的壓力需要與上級單位進(jìn)行統(tǒng)一建設(shè)。于是頻繁地更換系統(tǒng)，一個系統(tǒng)還未使用成熟，同樣功能的系統(tǒng)又替代原有的系統(tǒng)，造成人力、財力、時間成本的重復(fù)投入，推進(jìn)信息化建設(shè)不但怨聲載道，甚至還影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營。

2.3 基層基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱

大型建筑安裝企業(yè)多由不同的下屬子公司組成，子公司下屬又有眾多分公司，分公司下面又有不同數(shù)量的項目部。信息化基礎(chǔ)設(shè)施通常在集團(tuán)總部和子公司總部管理機(jī)構(gòu)比較完善，而在一些分公司和項目部比較薄弱。在一些分公司和項目部陳舊的電腦得不到更換，網(wǎng)絡(luò)條件得不到改善。這些基礎(chǔ)設(shè)施不完善的問題嚴(yán)重影響了信息化系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，也就造成信息化難以向下推廣。

2.4 信息化制度不完善

信息化管理制度是信息化建設(shè)的根本保障。新事物的產(chǎn)生需要新的制度去約束，信息化建設(shè)也是如此。引進(jìn)新的信息化系統(tǒng)需要建立與之匹配的信息化管理制度，這樣才能有效約束和規(guī)范新系統(tǒng)的應(yīng)用發(fā)展。企業(yè)在推進(jìn)信息化系統(tǒng)的過程中，大多數(shù)企業(yè)建立的信息化管理制度都是滯后的，出現(xiàn)問題才想到要制定制度。無規(guī)矩不成方圓，信息化建設(shè)更需要制度化和標(biāo)準(zhǔn)化的東西來約束。

2.5 重技術(shù)手段，輕管理思想

信息化管理系統(tǒng)提供的只是一種管理技術(shù)或者手段。需要注入企業(yè)管理思想，才能發(fā)揮作用。多數(shù)企業(yè)在實際應(yīng)用中往往只注重管理系統(tǒng)好不好用、功能齊不齊全，而忽視了自己的管理問題。企業(yè)自身的管理模式是怎么樣的，企業(yè)應(yīng)該怎么管理，如何利用系統(tǒng)來提升自身管理值得思考。用系統(tǒng)來替代管理或者寄希望于引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)來改變現(xiàn)有的管理都是不科學(xué)和不實際的。

2.6 信息化管理系統(tǒng)自身并非完美

實踐表明任何信息化系統(tǒng)和產(chǎn)品并非十全十美，任何一款系統(tǒng)所具備的功能不可能完全符合某個企業(yè)實際需求。一方面需要企業(yè)自身進(jìn)行業(yè)務(wù)流程調(diào)整優(yōu)化，另一方面需要企業(yè)和軟件開發(fā)公司進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，通過系統(tǒng)優(yōu)化、版本升級或者二次開發(fā)等措施來最大限度地滿足企業(yè)管理需要。因此信息化系統(tǒng)需要在應(yīng)用中不斷調(diào)整，需要企業(yè)在應(yīng)用中不斷適應(yīng)。

3 企業(yè)信息化建設(shè)過程中要把握的幾個原則

3.1 從企業(yè)自身實際出發(fā)

企業(yè)在引進(jìn)信息化管理系統(tǒng)或者產(chǎn)品之前首先要做的是認(rèn)清企業(yè)自身的狀況，要從企業(yè)實際出發(fā)。進(jìn)行橫向和縱向?qū)Ρ确治?，研究清楚自身的需求和需要解決的問題。結(jié)合實際并帶著問題去選擇信息化系統(tǒng)或者產(chǎn)品才是理性的。需要明白最貴的產(chǎn)品并不代表是最好的產(chǎn)品，最先進(jìn)的信息技術(shù)并不代表是最適合自己的。在選擇信息化系統(tǒng)或者產(chǎn)品上要避免兩個極端的出現(xiàn)，既不好高騖遠(yuǎn)，也不故步自封。一切求全、求大、求新的想法都是不切合實際的，不結(jié)合企業(yè)自身實際來選擇信息化系統(tǒng)最終只會給企業(yè)帶來負(fù)擔(dān)。

3.2 領(lǐng)導(dǎo)重視，全員參與

信息化建設(shè)的成敗很大程度上與企業(yè)高層的重視程度和參與度有直接的關(guān)系，這里的參與要從前期信息化建設(shè)規(guī)劃、信息系統(tǒng)推進(jìn)過程中的資源協(xié)調(diào)、突出問題處理、信息系統(tǒng)的效果檢查全過程的參與。通過召開調(diào)研會、動員會、過程協(xié)調(diào)會、檢查匯報會的方式參與進(jìn)來。同時，在系統(tǒng)應(yīng)用推進(jìn)過程中要積極參與到具體的應(yīng)用中來，比如改變流程審批的方式，用系統(tǒng)來替代原來的紙質(zhì)審批等。另外，信息化建設(shè)需要全體企業(yè)員工積極參與，信息化建設(shè)不是一個人兩個人的事情，也不是一個部門兩個部門的事情，是需要全體員工聯(lián)動起來，相互配合，才能共同完成。從前期的業(yè)務(wù)調(diào)研、過程中的業(yè)務(wù)優(yōu)化和調(diào)整，應(yīng)用中的具體業(yè)務(wù)推廣等都需要全體員工共同參與，這樣才能建設(shè)好信息化，才能最大限度的發(fā)揮信息化的價值。

3.3 頂層設(shè)計，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

信息化建設(shè)過程中要堅持頂層設(shè)計的原則，要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣能有效避免信息不一致或者不對稱的問題。信息不對稱、缺乏標(biāo)準(zhǔn)有時候會嚴(yán)重影響信息的傳遞和共享、也嚴(yán)重影響系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，甚至出現(xiàn)系統(tǒng)被廢棄的后果。通過前期充分調(diào)研，自頂向下建立一個總體規(guī)劃，對系統(tǒng)中的信息錄入、流轉(zhuǎn)、處理等建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，同時要考慮系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的信息接口和信息共享標(biāo)準(zhǔn)，使得信息能夠重復(fù)利用。

3.4 建立健全組織結(jié)構(gòu)

信息化建設(shè)和推動必須有健全的組織結(jié)構(gòu)。首先以高層為組長的信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，需要有具體分管領(lǐng)導(dǎo)主持；其次在企業(yè)總部或機(jī)關(guān)建立信息化建設(shè)推動辦公室，由人員結(jié)構(gòu)健全的財務(wù)部門協(xié)助推動；最后由基層管理人員具體實施。這樣在企業(yè)高層、中層、基層都配備了具體人員，同時以信息化小組辦公室和財務(wù)部門推動系統(tǒng)核心業(yè)務(wù)的應(yīng)用，縱向和橫向同時推動，能有效提高信息化管理系統(tǒng)的推廣速度和普及程度。

3.5 加強(qiáng)溝通，轉(zhuǎn)變思想

推動信息化管理系統(tǒng)的過程中需要保持各部門之間的溝通，溝通所要解決的問題，是信息化建設(shè)推動小組應(yīng)該充分思考的問題。企業(yè)往往部門眾多，平級部門之間業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性小，每個部門的業(yè)務(wù)不盡相同，不同的業(yè)務(wù)部門往往會提出不同的需求，而這些需求有時候并不是很合理或者難于實現(xiàn)，因此在推進(jìn)過程中需要積極的溝通協(xié)調(diào)，達(dá)成共識。在溝通過程中需要解放思想，對于個別部門提出的理想化難以直接實現(xiàn)的功能和需求，則需要有針對性地做“思想工作”。比如：通過其他方式來替代某種想法和需求，通過迂回來解決現(xiàn)有問題。想辦法先讓業(yè)務(wù)部門來接收新的思想，而不是因為系統(tǒng)無法滿足業(yè)務(wù)部門的需求而不積極使用或者產(chǎn)生消極怠慢情緒。

3.6 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和后續(xù)服務(wù)

信息化系統(tǒng)在落地應(yīng)用過程中，需要多層次、全方位的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。不同人群參與的角色不一樣，需要的操作也不同，這就需要在推進(jìn)中及時地培訓(xùn)。比如：企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)，他們關(guān)心的是一些匯總數(shù)據(jù)或者報表，他們需要進(jìn)行的操作就是查詢、查看或者審批，針對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策層操作培訓(xùn)；而針對基層數(shù)據(jù)錄入員，他們關(guān)心的是系統(tǒng)要錄入什么數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)錄入是否正確有效，針對這類人員就要進(jìn)行系統(tǒng)錄入的相關(guān)培訓(xùn)。即使經(jīng)過多次培訓(xùn)也很難保證企業(yè)管理人員能夠全面掌握系統(tǒng)的應(yīng)用，這需要在過程中對其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。人無完人，金無足赤，系統(tǒng)也一樣，也不可能做到十全十美。應(yīng)用過程中系統(tǒng)難免出現(xiàn)不完善、不人性化的地方，這需要企業(yè)與軟件開發(fā)公司加強(qiáng)溝通，做好需求反饋，通過升級和打補(bǔ)丁逐步完善系統(tǒng)，同時提供優(yōu)質(zhì)的后續(xù)服務(wù)，確保系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)健。

4 結(jié) 語

信息化工程是一項長期而艱巨的工程，企業(yè)信息化就是要結(jié)合企業(yè)自身的管理特點(diǎn)，通過領(lǐng)導(dǎo)重視和全體員工積極參與，把企業(yè)的管理思想融入其中，才能發(fā)揮信息化建設(shè)的作用。在信息化建設(shè)中要堅持從實際出發(fā)、堅持頂層設(shè)計、堅持解放思想，通過自上而下的組織結(jié)構(gòu)并注重過程溝通和過程培訓(xùn)，以此來有效提升企業(yè)信息化建設(shè)水平，最終通過信息化提高企業(yè)辦公效率和管理水平。

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