事業(yè)單位人事檔案管理新思路探討

黃真

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的不斷發(fā)展，一些先進(jìn)的數(shù)字化及信息化辦公方式被廣泛應(yīng)用到企業(yè)及事業(yè)單業(yè)管理工作中，這對(duì)相關(guān)管理人員來說既是機(jī)遇同時(shí)也是一種挑戰(zhàn)。新形勢下，立足人事檔案管理實(shí)情，探究事業(yè)單位檔案管理新思路具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

本文圍繞事業(yè)單位人事檔案管理新思路展開探討，分析了現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理存在的主要問題，并提出幾點(diǎn)檔案管理的新思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位、人事檔案管理、新思路、探討

人事檔案是員工個(gè)人信息的重要載體，其詳細(xì)記錄著工作人員的學(xué)歷狀況、工作經(jīng)歷、家庭情況、工作業(yè)績及社會(huì)關(guān)系等信息，能直觀、真實(shí)反映該員工的個(gè)人基礎(chǔ)資料及社會(huì)活動(dòng)情況?，F(xiàn)階段人事檔案管理已發(fā)展成為事業(yè)單位衡量員工個(gè)人能力的一個(gè)重要指標(biāo)，更是各大單位、企業(yè)選用人才、調(diào)動(dòng)人才、使用人才的重要工具。由此可見，切實(shí)做好人事檔案的管理工作有利于實(shí)現(xiàn)人才資源的合理配置，對(duì)單位可持續(xù)發(fā)展來說具有不可忽視的重要作用。在市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的推動(dòng)下，人事制度改革進(jìn)程日益加快，事業(yè)單位體制改革力度也日益加大，在這一社會(huì)背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作所暴露出來的問題也日益凸顯，很大程度上影響了單位人才的開發(fā)與積極使用。

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案管理存在的主要問題

1.1對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不全面

人事檔案管理工作與其它管理工作相比，其不同之處在于不能在短時(shí)間內(nèi)看到管理效果，即無法在短時(shí)間內(nèi)給單位帶來可觀的利益。所以，在日常工作中，人事檔案工作不太起眼，工作業(yè)績也沒有辦法衡量。在很長一段時(shí)間里，大多數(shù)人對(duì)這項(xiàng)基礎(chǔ)性工作缺乏全面、正確的認(rèn)識(shí)，甚至出現(xiàn)輕視現(xiàn)象，認(rèn)為該工作既簡單又輕松，無非是對(duì)一些信息資料進(jìn)行抄抄寫寫及分類而已，只要工作人員能保證檔案信息不丟失、不泄露就行。久而久之，人事檔案管理工作便出現(xiàn)了工作懈怠的狀況，工作人員積極性不高，管理設(shè)施不完整，未成立檔案科，等情況。事業(yè)單位若不成立獨(dú)立的檔案科，只是把檔案管理工作簡單的與其它辦公室工作放在一起，那么人事檔案信息的真實(shí)性將無法得到保障。由于未明確具體管理和查詢?nèi)藛T，一出問題容易相互推諉，難以追究責(zé)任，使得人事檔案收集歸檔等工作仍處于執(zhí)行不嚴(yán)、力度不夠 ，被動(dòng)敷衍的層面。

1.2檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有待提高

縱觀目前大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理工作隊(duì)伍現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，檔案管理隊(duì)伍中兼職人員較多，且大都不是本專業(yè)出身，部分工作人員并非是專門的管理工作者，他們當(dāng)中在其它崗位也還有職務(wù)，時(shí)常出現(xiàn)投入精力不夠的狀況。而有的單位專職的檔案管理人員通常只有一兩個(gè)，工作任務(wù)較重，而且計(jì)算機(jī)水平也不高。隨著計(jì)算機(jī)時(shí)代的到來，若檔案管理人員不能與時(shí)俱進(jìn)，掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息知識(shí)的話，事業(yè)單位的檔案管理工作的科學(xué)化及信息化程度便難以提高。除此之外，有的單位一旦檔案管理主干人員外出或請(qǐng)假的話，查閱檔案工作就無法進(jìn)行，缺少能與其配合工作的AB角。綜上可看出，檔案專職人員的缺乏，使得檔案管理工作難以正常開展，制約了事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展步伐。

1.3 檔案管理方式落后，信息化管理未全面普及

雖然現(xiàn)階段事業(yè)單位計(jì)算機(jī)辦公已差不多全面普及，但手工記錄檔案，進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)象也仍然存在。紙張文件不僅占用空間大，而且易損壞、易丟失，并不利于長期管理，而且查閱起來也并不方便，管理效益較低。在時(shí)代進(jìn)步及科技迅猛發(fā)展的推動(dòng)下，人們已逐漸步入了以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息化、數(shù)字化時(shí)代中，新時(shí)代的到來給檔案管理工作提出了更新更高的要求。部分單位為了能與時(shí)俱進(jìn)，也安裝了一些較為先進(jìn)的人事檔案管理系統(tǒng)，但大部分系統(tǒng)先進(jìn)度仍不夠，實(shí)用性并不強(qiáng)。例如有些單位安裝的管理系統(tǒng)只記錄了檔案的目錄信息，要查找檔案時(shí)先通過系統(tǒng)定位檔案所屬的柜號(hào)，然后再去檔案庫在相應(yīng)柜子里查找紙質(zhì)檔案。如此看來，單位的信息化水平只停留在查看目錄的階段，而不能通過系統(tǒng)直接查看想要尋找的那份檔案。

2 人事檔案管理新思路

2.1重視檔案管理工作，強(qiáng)化員工培訓(xùn)

人事檔案管理工作與單位人才資源的合理配置息息相當(dāng)，而人才又是單位發(fā)展的主動(dòng)力，換言之，切實(shí)做好人事檔案管理工作可以很大程度上推動(dòng)單位的高效發(fā)展。所以，各事業(yè)單位要進(jìn)一步重視檔案管理工作，意識(shí)人事檔案管理對(duì)單位發(fā)展的重要性，營造人人關(guān)心的工作氛圍，將人事檔案管理工作納入單位發(fā)展規(guī)劃的重要一部分，然后在此基礎(chǔ)上強(qiáng)化員工培訓(xùn)，提升管理人員的綜合素質(zhì)，更好地為檔案管理工作提供服務(wù)。新時(shí)期的檔案管理工作人員不僅要滿足傳統(tǒng)檔案管理方式的工作要求，同時(shí)還需具備一定的計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)管理等技術(shù)，所以單位要加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)。單位引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)后，要積極組織管理人員進(jìn)行相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)。同時(shí)也要多鼓勵(lì)工作人員參加除本單位以外的技術(shù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動(dòng)，通過學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，不斷拓寬其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平。除此之外，還要加強(qiáng)員工素質(zhì)教育及法律教育，從而提高檔案管理工作人員的管理意識(shí)，讓工作人員能熟悉并了解檔案管理相關(guān)法律知識(shí)，從而做到依法治檔、照法存檔。

2.2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，提高工作效率

隨著信息化進(jìn)程的日益加快，全國已掀起一股信息化熱潮，所以，事業(yè)單位也要與時(shí)俱進(jìn)，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理。傳統(tǒng)手工紙質(zhì)記錄的工作方式不僅工作效率低下，而且容易丟失不好保存。若將手工操作、紙質(zhì)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，那么檔案保存的安全性將大大提高，且檔案管理的價(jià)值也會(huì)日益凸顯。這就要求單位要加大資金投入，改善當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，根據(jù)單位實(shí)情選擇一套實(shí)用的、行之有效的、成熟的檔案管理系統(tǒng)，盡快實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、信息化檔案管理。信息系統(tǒng)可運(yùn)用其自帶的一些技術(shù)對(duì)納入其中的個(gè)人信息進(jìn)行自動(dòng)分類管理，并能系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)出員工個(gè)人能力等方面信息，這樣既提高了管理工作效率又利于人事人員進(jìn)行人才的合理調(diào)動(dòng)。

2.3創(chuàng)新檔案管理模式，完善相關(guān)工作制度

為了進(jìn)一步提高人事檔案管理的實(shí)效性，各事業(yè)單位應(yīng)優(yōu)化當(dāng)前的人事檔案管理模式，并完善相關(guān)工作制度。其一，建立人事檔案工作網(wǎng)絡(luò)，成立一級(jí)人事檔案工作委員會(huì)，加強(qiáng)管理實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。其二，設(shè)立人事檔案科，合理編制專職管檔人員，走專人專職之路，將人事檔案管理工作從辦公室工作中獨(dú)立出來，只有這樣才能保證人事檔案管理工作的質(zhì)量。其三，建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，主要負(fù)責(zé)人事檔案管理工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)、工作指導(dǎo)及檢查、督促等工作。此外，還要及時(shí)更新人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化、動(dòng)態(tài)化、規(guī)范化管理。其四，建立并完善人事檔案管理相關(guān)工作制度，既要將人事檔案納入到檔案工作制度體系中去，又要在制度體系中突出人事檔案管理的特點(diǎn)。

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