新時期企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)研究

聶祥引

摘 要：在信息化發(fā)展背景下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到了快速發(fā)展，這就為企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了發(fā)展機(jī)遇?；诖?，傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案存儲逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榱擞?jì)算機(jī)存儲，在一定程度上方便了檔案查詢以及使用，還能夠大大提升企業(yè)辦事效率。因此，信息化發(fā)展的今天，強(qiáng)化企業(yè)檔案層面的數(shù)字化建設(shè)發(fā)展為企業(yè)發(fā)展工作的重中之重。本文就新時期企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)展開詳細(xì)論述。

關(guān)鍵詞：新時期；企業(yè)檔案；數(shù)字化建設(shè)

現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)、存儲技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)組成的現(xiàn)代化信息技術(shù)已經(jīng)獲得了迅速發(fā)展，應(yīng)用也更加普遍以及廣泛，直接關(guān)系到經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展水平。此外，信息化以及數(shù)字化成為企業(yè)生存發(fā)展的重要手段，能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展經(jīng)營保駕護(hù)航，同時也是現(xiàn)代化的主要標(biāo)志。在此前提下，傳統(tǒng)檔案管理中的實(shí)體保管為主，被數(shù)字化管理取代，數(shù)字化建設(shè)勢在必行。

1 新時期企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題分析

1.1 缺乏數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范體系

隨著檔案數(shù)字化趨勢的發(fā)展，檔案保管、檔案查詢以及檔案利用方式逐漸發(fā)生了較大程度上的變化，其管理工作更加依賴先進(jìn)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，之前的檔案管理規(guī)范已經(jīng)不再適用于現(xiàn)在的管理工作，必須要有全新化的規(guī)范作為保障，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的科學(xué)性以及合理性[1]。但是，目前數(shù)字化建設(shè)期間的規(guī)范體系相對來說還不夠健全，沒有統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，大部分企業(yè)檔案工作人員都是在摸索中前進(jìn)，對于相關(guān)檔案數(shù)字化職責(zé)不夠明確，數(shù)字化檔案工作程序缺乏具體性，工作人員不能夠熟練掌握科學(xué)化的檔案管理方法，這種情況下，企業(yè)檔案層面的數(shù)字化建設(shè)就難以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化操作，影響其最終工作效率。

1.2 數(shù)字化建設(shè)流程設(shè)計(jì)不合理

數(shù)字化工作往往包含多個方面的內(nèi)容，比如知識產(chǎn)權(quán)審計(jì)工作、工作計(jì)劃編制工作、市場調(diào)研工作、流程設(shè)計(jì)工作、編輯工作、審校驗(yàn)收工作以及成果歸檔驗(yàn)收等。但是，在實(shí)際工作期間，企業(yè)檔案管理期間的數(shù)字化建設(shè)沒有明確化的定位，存在嚴(yán)重的認(rèn)知偏差。此外，檔案數(shù)字化建設(shè)中沒有規(guī)范化的數(shù)字化設(shè)計(jì)規(guī)劃流程，過于片面追求原文數(shù)字化，在一定程度上忽視了目錄數(shù)字化管理，這樣就會對檔案利用管理產(chǎn)生嚴(yán)重阻礙作用。

1.3 數(shù)字化建設(shè)技術(shù)不夠成熟

從某種程度上講，企業(yè)檔案在整個數(shù)字化建設(shè)中，會存在大量技術(shù)性難題，技術(shù)研發(fā)不成熟。具體來說，第一，檔案數(shù)字化建設(shè)期間的軟件設(shè)備適應(yīng)性不強(qiáng)。軟件種類多種多樣，而且不同軟件之間經(jīng)常還會出現(xiàn)不能兼容的不良問題，進(jìn)而造成不同軟件難以實(shí)施數(shù)字化管理，軟件不通用問題嚴(yán)重，數(shù)據(jù)信息也難以得到同時讀取。第二，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)層面的保存問題較為突出，作為一項(xiàng)技術(shù)難題，數(shù)字化檔案保存很難在較短時間之內(nèi)得到有效處理。現(xiàn)階段，數(shù)字化檔案往往采用磁盤以及光盤保存的方式進(jìn)行存儲，而這些載體壽命是相對較短的，控制在五年到十五年之間。與此同時，隨著信息化技術(shù)的日益更新?lián)Q代，舊存儲介質(zhì)或者是技術(shù)會因技術(shù)過時造成讀取困難。

1.4 數(shù)字化建設(shè)的信息安全難以保障

企業(yè)檔案一般情況下會涉及大量企業(yè)秘密或者是行業(yè)利益，與企業(yè)切身利益息息相關(guān)。在信息化發(fā)展時代，信息資源作為一項(xiàng)戰(zhàn)略性資源，其重要性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于企業(yè)資產(chǎn)。新形勢下，檔案信息安全以及保密問題顯得尤為重要，屬于檔案數(shù)字化工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。目前，檔案數(shù)字化加工期間，因管理人員自身保密意識相對薄弱，再加上保密技術(shù)發(fā)展不夠成熟，非常容易造成檔案信息泄密，難以保證信息安全，最終會對企業(yè)利用帶來較為嚴(yán)重的損害。

2 新時期企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)策略分析

2.1 強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃

一般情況下，企業(yè)檔案層面的數(shù)字化管理工作開展之前，一個非常重要的環(huán)節(jié)就是制定出科學(xué)化的建設(shè)方案，就數(shù)字化建設(shè)流程以及步驟實(shí)施統(tǒng)籌規(guī)劃。具體來說，方案制定期間，需要相關(guān)管理人員從企業(yè)自身發(fā)展情況出發(fā)，進(jìn)一步明確企業(yè)發(fā)展的最為核心的需求，例如工作時機(jī)、內(nèi)容以及組織模式等等[2]。此外，工作人員還應(yīng)該提前明確企業(yè)檔案在整個數(shù)字化建設(shè)中的項(xiàng)目管理工作，包括企業(yè)項(xiàng)目招投標(biāo)以及企業(yè)人員管理工作等。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)管理人員要注重文件管理以及安全程序管理，在文件管理工作中，需要就原有的文件進(jìn)行備份或者是恢復(fù)處理，真正做好文件理清工作。對于安全管理程序而言，應(yīng)加強(qiáng)文件的保密管理以及權(quán)限開放控制，全方位統(tǒng)籌，強(qiáng)化管理效果。

2.2 轉(zhuǎn)變檔案數(shù)字化建設(shè)理念

為了從根本上提升企業(yè)在檔案數(shù)字化建設(shè)工作中的效率，企業(yè)需要大力加強(qiáng)專業(yè)化管理隊(duì)伍建設(shè)，積極開展數(shù)字化建設(shè)。在實(shí)際工作中，企業(yè)應(yīng)該怎樣加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，以此提升管理水平呢，這是一個值得引起高度重視的問題。第一，企業(yè)檔案管理思想需要得到不斷更新調(diào)整，不斷開拓企業(yè)管理人員自身視野。在管理人員高度重視數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部快速推進(jìn)數(shù)字化發(fā)展[3]。目前，數(shù)字化管理技術(shù)已經(jīng)在大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下變得更加日新月異，所以說，檔案管理人員需要從自身出發(fā)，加快知識更新步伐，讓數(shù)字化建設(shè)水平緊跟時代步伐，從根本上提升檔案管理水平。實(shí)質(zhì)上，數(shù)字化以及傳統(tǒng)檔案之間是各有優(yōu)缺點(diǎn)的，排除部分特殊情況之外包括打官司等傳統(tǒng)檔案之外，檔案數(shù)字化相對來說更加高效以及便捷，屬于企業(yè)發(fā)展的重要趨勢[4]。

2.3 注重先進(jìn)技術(shù)的開發(fā)利用

計(jì)算機(jī)能夠改變我們的日常生活，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，使人與人間更加密切，距離縮短，文件搜索查詢已經(jīng)不用再直接到圖書館以及檔案館查詢了，僅僅需要連接上網(wǎng)絡(luò)開展數(shù)據(jù)庫查詢就可以了。因此，企業(yè)檔案必須要就數(shù)字化管理工作引起重視，充分借助計(jì)算機(jī)技術(shù)的便捷性，提升檔案查詢效率與管理流程效率。與此同時，在整個建設(shè)期間，還必須要強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫安全管理以及保密管理、比如，企業(yè)會計(jì)檔案管理當(dāng)中的紙質(zhì)發(fā)票已經(jīng)逐漸發(fā)展成了電子發(fā)票模式，從而不斷提升了發(fā)票報(bào)銷效率，縮短了處理實(shí)踐。此外，工程檔案以及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公之間的有機(jī)結(jié)合，積極開展數(shù)字化跟蹤管理，可以讓公司就工程發(fā)展變化情況有一個全面化的掌控[5]。

2.4 加大數(shù)字化建設(shè)軟硬件投入

從企業(yè)發(fā)展的長遠(yuǎn)利益出發(fā)，相關(guān)工作人員必須要注重檔案數(shù)字化發(fā)展，從硬件配置、網(wǎng)絡(luò)更新以及安全設(shè)施管理等多個方面有計(jì)劃以及有步驟的建設(shè)。具體來說，可以運(yùn)用每年撥?？罘绞?，實(shí)現(xiàn)硬件升級換代，為數(shù)字化提供硬件保障[6]。針對軟件開發(fā)，企業(yè)需要聯(lián)合各個部門，加強(qiáng)溝通交流，構(gòu)建一整套科學(xué)化的檔案數(shù)字化設(shè)計(jì)方案，強(qiáng)迫制止那些與企業(yè)發(fā)展情況不符合或者是粗制濫造的軟件，形成安全可靠以及功能強(qiáng)大的企業(yè)檔案數(shù)字化軟件，并在一定時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)其廣泛推廣應(yīng)用。

3結(jié)語

總而言之，數(shù)字化屬于社會發(fā)展趨勢，同時也是企業(yè)檔案工作發(fā)展方向之一。因此，企業(yè)需要為檔案數(shù)字化提供良好條件，針對問題，采取合理化手段，讓檔案工作更好地融入信息化建設(shè)中，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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