信息化背景下檔案管理改革初探

霍玉潔

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)的普及，人們獲取信息的形式變得更加方便快捷。與此同時，人們也更加渴求在獲取檔案信息和資料的時候能夠獲得更加快捷方便的有效途徑。因此，采取何種措施使檔案管理更加科學(xué)規(guī)范，以更加更加簡便、安全的方式實現(xiàn)檔案信息傳遞，已經(jīng)成為檔案管理和服務(wù)較為關(guān)注的課題。

關(guān)鍵詞：信息化背景；檔案管理；改革措施

1信息化背景下檔案管理改革的意義

1.1加強(qiáng)信息資源的整合力度

傳統(tǒng)的檔案管理主要是進(jìn)行單一的管理，具體的檔案信息資料由當(dāng)?shù)氐臋n案館或者是具體相應(yīng)的檔案館進(jìn)行管理，各個檔案館之間的聯(lián)系比較少，從而使得檔案信息在一定程度上受到了阻塞，難以滿足社會群眾的需求。由此出現(xiàn)了在現(xiàn)實生活中，經(jīng)常會遇到為了查找一個檔案需要進(jìn)行幾個地方奔波的現(xiàn)象。在信息技術(shù)的引導(dǎo)下，通過進(jìn)行數(shù)字化傳播，結(jié)合各個檔案管內(nèi)的信息資源進(jìn)行整合，以信息技術(shù)為平臺，搭建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，從而能夠加強(qiáng)檔案信息資源的整合力度，進(jìn)而更好滿足廣大群眾的需求。

1.2提高檔案管理的工作效率

檔案管理是一個需要細(xì)致認(rèn)真、進(jìn)行大量繁雜程序的工作。在傳統(tǒng)的檔案管理下，是由人工進(jìn)行錄入相關(guān)數(shù)據(jù)、進(jìn)行存放和整理的，這在一定程度上會導(dǎo)致一些誤差，并且效率十分低下。通過引入信息技術(shù)，可以簡化相關(guān)程序，利用信息技術(shù)能夠使檔案管理以數(shù)字化的形式更好地呈現(xiàn)，能夠使人們在查找檔案的時候更加方便和快捷，從而提高工作效率。并且程序的簡化，可以節(jié)約相應(yīng)的管理成本。

1.3增加檔案管理的安全系數(shù)

檔案管理最重要的一個要求就是檔案必須處于一個安全的環(huán)境中，更好地進(jìn)行保存和運用。傳統(tǒng)的檔案管理中檔案資料主要是紙質(zhì)材料，由于紙質(zhì)物品存放長時間會受到溫度、濕度等影響，導(dǎo)致一定的破損，不利于更好地進(jìn)行保存。甚至在檔案進(jìn)行傳輸和搬運的過程中會受到人為破壞，使得檔案處于一個不安全的環(huán)境中。在信息技術(shù)環(huán)境下，通過引進(jìn)各方面的技術(shù)，能夠更好地保障檔案管理的存儲時間問題和運輸安全問題，從而增加檔案管理的安全系數(shù)。

2信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作改革的原因

2.1適應(yīng)社會信息化發(fā)展的需求

隨著我國經(jīng)濟(jì)的高度發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及，我國的網(wǎng)絡(luò)通信基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)也逐漸完善。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國的網(wǎng)絡(luò)普及率已經(jīng)達(dá)到50.3%，這說明我國有近一半的人口正在使用網(wǎng)絡(luò)這一平臺。網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的完善和移動網(wǎng)絡(luò)速度的不斷加快，促使我國使用手機(jī)網(wǎng)絡(luò)的用戶比例達(dá)到了90%。所以，通過手機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲取信息已經(jīng)成為人們一種普遍使用的方式，并且這種方式也將成為未來公民的一種生活方式和習(xí)慣。

2.2擴(kuò)大檔案信息利用范圍的需要

以前，我們只能通過到檔案館或?qū)ｉT部門實地查詢檔案的方式獲取檔案信息，空間距離較遠(yuǎn)，路途時間較長，以及未知的不確定性因素，不僅造成查閱人和檔案工作人員的時間、精力浪費，也極易造成檔案實體資料的損毀。既妨礙檔案查閱者方便快捷的查找資料，也不能發(fā)揮檔案信息的實際利用效能。利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)去進(jìn)行檔案管理的改革，促進(jìn)檔案信息的數(shù)據(jù)化、便利化，已成為廣大檔案管理者亟待解決的問題。

2.3便于檔案資料信息的整合

傳統(tǒng)檔案管理方式不僅缺乏科學(xué)合理的分類方法，不同部門在進(jìn)行檔案管理的時候也沒有采用統(tǒng)一的管理方式，這樣不僅增加了查詢資料的難度，獲取信息的速度也比較慢。工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)矛盾大、信息化程度低，都成為制約檔案工作發(fā)展的條件。相關(guān)研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)存檔案管理信息網(wǎng)站中有將近30%缺乏有效鏈接及可操作性系統(tǒng)支持。正因為如此，在保證檔案信息的安全性和真實性的基礎(chǔ)上，根據(jù)人們的需要去進(jìn)行檔案信息的數(shù)據(jù)化和信息化，促使各個部門和地區(qū)分散的檔案信息資源的科學(xué)有效地整合起來，建立統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)端口和服務(wù)平臺，就成為提高社會公眾查詢資料方便性和快捷性，提高社會服務(wù)的工作效率和服務(wù)質(zhì)量的首要任務(wù)。

3信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革策略

3.1正確運用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，不同的檔案管理部門和管理系統(tǒng)在進(jìn)行檔案管理過程當(dāng)中，往往缺乏統(tǒng)一的管理方式。因此，正確運用與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，利用不同檔案管理部門管理方式的特點，有效的促進(jìn)各檔案管理部門之間協(xié)調(diào)發(fā)展，始終是保證檔案信息的安全性、真實性，進(jìn)一步提高辦公的效率的根本前提。

3.2制定統(tǒng)一的檔案信息化管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，會使我們在進(jìn)行信息化和數(shù)據(jù)化管理的時候遇到很多問題。而由于不同的檔案管理部門有著不同的規(guī)章制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，也增加了統(tǒng)一管理過程的復(fù)雜性。因此，在不同的檔案管理部門間建立統(tǒng)一的管理制度及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善和健全與檔案管理有關(guān)的制度體系，就成為保證檔案信息的信息化、數(shù)據(jù)化，促進(jìn)檔案資源的高度共享，提高檔案管理工作的效率和社會服務(wù)質(zhì)量的有效途徑。

3.3逐步構(gòu)建數(shù)字檔案信息服務(wù)平臺

構(gòu)建檔案信息服務(wù)平臺，不僅需要具有高速傳輸功能的網(wǎng)絡(luò)，還需要有嚴(yán)格的安全保障系統(tǒng)和軟硬件設(shè)備。利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促進(jìn)分布在不同單位和部門的檔案信息實現(xiàn)數(shù)據(jù)化和信息化，將實體、數(shù)字檔案信息資料收集起來并進(jìn)行科學(xué)合理的分類匯總，在遵循檔案信息的保密制度并保證檔案信息安全的基礎(chǔ)上建立專門的檔案信息查詢平臺，促進(jìn)資源的高度共享。這樣，在保證檔案信息的安全性和真實性的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案資料的數(shù)據(jù)化和信息化，是提高用戶獲取信息的方便性和快捷性，提高檔案應(yīng)用工作效率和服務(wù)質(zhì)量的重要手段。

3.4提升檔案工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平

隨著科學(xué)研究發(fā)展進(jìn)程的不斷加快，新興技術(shù)也不斷涌現(xiàn)。為了適應(yīng)社會發(fā)展的需要，要不斷提高檔案信息工作者的信息技術(shù)應(yīng)用水平。這不僅要求檔案工作者掌握必備的檔案學(xué)專業(yè)知識，還需要他們有一定的計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、信息管理技術(shù)以及其它信息化專業(yè)知識。特別是一些電子文件的整理工作，要求檔案工作者不僅具備一定的數(shù)據(jù)庫管理知識，還要掌握具體電腦操作的應(yīng)用技術(shù)。因此，不斷提高檔案工作從業(yè)人員的數(shù)字信息采集、數(shù)據(jù)庫管理、計算機(jī)操作等水平，使檔案管理者成為不僅具備檔案專業(yè)知識，而且精通信息技術(shù)應(yīng)用的高素質(zhì)人才，是不斷適應(yīng)社會發(fā)展的需要，使檔案工作實現(xiàn)健康有序發(fā)展的必由之路。

4 結(jié)論

信息化背景下進(jìn)行檔案管理改革是一項艱巨而重要的任務(wù)，需要各個部門進(jìn)行配合，從而更好地開展下去。通過本文對于信息化大背景下檔案管理的研究發(fā)現(xiàn)，信息技術(shù)在檔案管理中對于加強(qiáng)信息資源的整合力度、提高檔案管理的工作效率、增加檔案管理的安全系數(shù)和適應(yīng)社會發(fā)展的需求具有重要的意義。筆者通過調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，在信息化大背景下應(yīng)該通過制定檔案管理的具體工作標(biāo)準(zhǔn)、提高檔案管理人員的工作素質(zhì)、轉(zhuǎn)變檔案管理的工作態(tài)度和結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢，提升信息化檔案管理的技巧等方法來加強(qiáng)信息化檔案管理改革的建設(shè)。

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