淺議如何做好實(shí)物檔案的收集與管理

張兵

摘 要：實(shí)物檔案是檔案體系之中的一個重要部分，與常規(guī)的紙質(zhì)檔案材料不同，其主要的信息載體是實(shí)物，而且一般是特定的有型實(shí)物，能夠?qū)挝坏臍v史面貌以及個體的職能活動進(jìn)行真實(shí)展現(xiàn)，由于外在表現(xiàn)形式與常規(guī)的檔案不同，因此其管理方式與收集方式也存在差異，必須要安排有關(guān)人員進(jìn)行對重要的實(shí)物檔案進(jìn)行合理管控，防治使實(shí)物檔案存在被遺失以及被破壞的情況，本文根據(jù)對實(shí)物檔案的管理情況的了解，對其手機(jī)以及管理的主要方式進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：實(shí)物檔案；收集；管理；檔案管理方法

實(shí)物檔案是一個單位歷史性材料的重要組成部分，與紙質(zhì)檔案材料不同，實(shí)物檔案的保存要求更多，主要是一些較為特殊的實(shí)物檔案具有不可復(fù)制的特點(diǎn)，一經(jīng)損害，難以再通過有效手段使其復(fù)原為初始的狀態(tài)，而這些實(shí)物檔案還能對單位的歷史發(fā)展的基本情況進(jìn)行真實(shí)地反映，將各種實(shí)踐活動進(jìn)行真實(shí)記載，檔案管理人員必須要對實(shí)物檔案進(jìn)行合理的收集以及管理，采取科學(xué)的方法進(jìn)行保留，本文對常規(guī)的收集以及管理實(shí)物檔案的方法進(jìn)行分析。

1 管理實(shí)物檔案活動中存在的主要問題

如果想要對實(shí)物檔案進(jìn)行合理地保存，首先需要對保管環(huán)節(jié)中存在的主要問題進(jìn)行了解，同時(shí)管理人員還需要對實(shí)物檔案的具體范圍進(jìn)行明確，這也是進(jìn)行實(shí)物檔案管理的第一個步驟，首先實(shí)物檔案包括單位在一定的經(jīng)營時(shí)期之內(nèi)獲取的各種證書與榮譽(yù)，其中榮譽(yù)一般是以實(shí)體化的方式存在，包括獎?wù)?、獎牌與獎狀，另外除了這些榮譽(yù)性材料之外，還包括一些紀(jì)念品，這些紀(jì)念品一般是被贈予的，而且一般是公務(wù)活動環(huán)節(jié)中獲取的，一般單位在經(jīng)營時(shí)，會有牌匾，這些被使用的牌匾也屬于實(shí)物檔案材料，更換過的印章以及使用過的宣傳品都屬于實(shí)物檔案的范疇。

在對實(shí)物檔案的基本范圍有所明確之后，就可以對保管實(shí)物單杠中存在的問題進(jìn)行了解，為提升實(shí)物檔案材料的保管水平提供依據(jù)。

1.1 歸檔意識較差

進(jìn)行實(shí)物檔案管理工作的第一個重要步驟就是進(jìn)行實(shí)物檔案收集，實(shí)物檔案負(fù)責(zé)人員需要對每一次活動之后對有保存價(jià)值的實(shí)物材料進(jìn)行歸檔，但是在進(jìn)行歸檔環(huán)節(jié)的時(shí)候，一部分管理問題就會突顯出來，主要是沒有對一些重要的檔案材料進(jìn)行有效地歸檔，比如單位舉辦活動之后的紀(jì)念品，由于沒有被重視，并沒有被有效歸檔，另外一些較為重要的印章在被更換之后，沒有進(jìn)行集中收集，被遺漏在各個部門內(nèi)部，使單位實(shí)物檔案體系難以保持完整性，一些延時(shí)歸檔的情況也給實(shí)物檔案收集工作帶來的阻礙。

1.2 利用效果相對比較差

實(shí)物檔案的主要收集依據(jù)主要就是材料具有的價(jià)值，由于保存空間的有效性，保管人員一般會選擇價(jià)值更高的材料進(jìn)行收集活動，因此在收集之前，首先需要對實(shí)物檔案具有的歸檔價(jià)值進(jìn)行判定，但是很多工作人員并不具有實(shí)物檔案的概念，既不對歸檔工作進(jìn)行輔助，也不對處于檔案系統(tǒng)中的實(shí)物檔案材料進(jìn)行有效利用，并沒有將這類檔案材料的真實(shí)歷史價(jià)值發(fā)揮出來，在真正需要利用實(shí)物檔案材料的時(shí)候，也沒有真正地將其價(jià)值進(jìn)行利用。

1.3 保管條件較差

實(shí)物材料中有很多都需要被妥善保管，主要是一些獎杯、獎狀等，這些實(shí)物檔案都是相對比較容易被損壞的，而且已經(jīng)損壞，難以被復(fù)原，因此在對其進(jìn)行保管的時(shí)候，要進(jìn)行特備處理，注意保存環(huán)境的合理性，而在一些單位的保管檔案部門中，只是將其進(jìn)行隨意堆放，并且沒有對實(shí)物檔案進(jìn)行后續(xù)維護(hù)，導(dǎo)致事物檔案由于存放時(shí)間過長而出現(xiàn)缺損的情況。

2 合理地收集與管理實(shí)物檔案的方法

從實(shí)物檔案的管理現(xiàn)狀分析可以看到企業(yè)實(shí)物檔案存在的諸多問題，阻礙了實(shí)物檔案管理水平的提升。企業(yè)只有下大氣力不斷加強(qiáng)實(shí)物檔案的收集與管理，使實(shí)物檔案工作逐步步入制度化、規(guī)范化的建設(shè)軌道，才能更好地體現(xiàn)實(shí)物檔案的查考價(jià)值。實(shí)物檔案的特點(diǎn)是能夠比較直觀、鮮明的反映出在某個特定階段的工作過程中取得的成果，與其它類別的檔案共同記錄了一個企事業(yè)單位或個人的發(fā)展軌跡。

2.1 加強(qiáng)收集工作，提高全員歸檔意識。

建立健全企業(yè)的實(shí)物檔案管理制度，把實(shí)物檔案明確納入收集范圍，加強(qiáng)與相關(guān)單位的溝通，及時(shí)了解可能產(chǎn)生實(shí)物檔案的有關(guān)動向，積極采取年度收集與隨時(shí)收集相結(jié)合的方法，允許獲獎單位臨時(shí)擺放，但要定期移交到檔案管理部門。檔案管理部門要認(rèn)真做好實(shí)物檔案的管理工作，增強(qiáng)工作的主動性和責(zé)任心，加強(qiáng)宣傳力度，全方位提高員工的歸檔意識，以確保實(shí)物檔案能夠及時(shí)完整的收集歸檔。

2.2 拓展利用途徑，體現(xiàn)檔案價(jià)值。

做好實(shí)物檔案的利用工作不僅可以發(fā)揮檔案的原始記錄性作用，還可以通過實(shí)物檔案的展示，充分體現(xiàn)處實(shí)物檔案與企業(yè)文化之間的密切關(guān)系。在滿足實(shí)物檔案正常的利用需求外，還可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況舉辦專題性展覽，有條件的單位還可以建立企業(yè)榮譽(yù)展廳。檔案部門也可以充分利用多媒體技術(shù)與實(shí)物相結(jié)合的途徑，以播放、展覽等多種方式來宣傳、展示反映企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中所取得的重大成果，為企業(yè)員工提供一個全面了解企業(yè)的動態(tài)平臺，從不同的方面、角度彰顯企業(yè)的實(shí)力。

2.3 加強(qiáng)庫房管理，確保實(shí)物檔案的安全與完整。

實(shí)物檔案由于種類的不同，其體積、形態(tài)各異，其庫房管理也應(yīng)具有一定的針對性。對已歸檔的實(shí)物檔案要按照其內(nèi)容、性質(zhì)及實(shí)物的形態(tài)等進(jìn)行分類整理，并做好實(shí)物檔案的著錄及檔號的編制工作。實(shí)物檔案的庫房要嚴(yán)格按檔案保管的“八防”要求去做，并根據(jù)保管載體的不同，設(shè)置與其對應(yīng)的保管條件，以適應(yīng)庫內(nèi)實(shí)物檔案的保存需求。在定制庫房柜架時(shí)應(yīng)根據(jù)庫房的實(shí)際空間并結(jié)合實(shí)物檔案的特點(diǎn)，采用不同的存放柜架來存放實(shí)物檔案，確保實(shí)物檔案安全保管，合理存放，便捷利用。對企業(yè)獲得的榮譽(yù)類實(shí)物檔案可視利用率的高低分別擺放于不同的架位，有條件的企業(yè)還可以將實(shí)物檔案通過拍攝的手段將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，以便于快捷方便的提供借閱和利用。

3 結(jié)束語

本文根據(jù)對實(shí)物檔案的收集以及管理經(jīng)驗(yàn)，首先對常見的保存方面的問題進(jìn)行了分析，只有將保存環(huán)節(jié)中存在的主要問題進(jìn)行解決，才能使實(shí)物檔案不會由于錯誤的保存行為而出現(xiàn)被損壞的不良情況，實(shí)物檔案的管理者需要根據(jù)不同類型的實(shí)物檔案的具體特點(diǎn)以及管理需要，對實(shí)物檔案進(jìn)行合理地管理，在收集實(shí)物檔案時(shí)，需要對實(shí)物檔案的價(jià)值進(jìn)行合理地判定，將實(shí)物檔案按照價(jià)值高低進(jìn)行判斷，根據(jù)其價(jià)值來確定管理的力度，借助完善的實(shí)物檔案管理來給單位的成長歷程提供真實(shí)的記錄。

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