電力企業(yè)在聲像檔案管理工作中的難點(diǎn)和對(duì)策

馬俊佐

摘 要：隨著我國(guó)電力企業(yè)的快速發(fā)展，檔案管理作為電力企業(yè)的重要組成部分，受到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注和重視。聲像檔案作為全新檔案資料，其本身的管理存在著一定的難點(diǎn)，必須要積極地采取科學(xué)、合理的措施加以解決，才能夠提高電力企業(yè)聲像檔案管理工作的水平和質(zhì)量。本文主要講述了電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和問題，電力企業(yè)聲像檔案管理的難點(diǎn)以及相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè) 聲像檔案 對(duì)策

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）12（b）-0168-02

電力企業(yè)管理工作本身所涉及的范圍比較廣，檔案管理工作作為其重要的工作之一，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新時(shí)代發(fā)展的需求，甚至還會(huì)導(dǎo)致原始檔案出現(xiàn)缺失以及丟失等問題的發(fā)生，必須要做好聲像檔案管理工作。

1 電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀和問題

1.1 檔案信息收集不全面、保存不完善

檔案管理工作中往往會(huì)存在著諸多問題，比如信息收集不全以及保存不完善等諸多問題，一些企業(yè)原始檔案本身并沒有得到統(tǒng)一和規(guī)范，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理過程中存在著較大的問題，為后期的檔案管理工作帶來了較大的管理難度。

1.2 檔案管理信息化程度較低

檔案管理工作必須要通過科學(xué)、合理的方式進(jìn)行處理，從而才能夠更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，檔案管理工作主要可以分為分散管理、分級(jí)管理以及統(tǒng)一管理，在進(jìn)行實(shí)踐管理的時(shí)候，大部分檔案管理人員并沒有結(jié)合檔案信息進(jìn)行科學(xué)、合理的分類，電力企業(yè)的聲像檔案管理模式比較單一，甚至大部分都選擇了集中管理。統(tǒng)一管理方式能夠幫助企業(yè)檔案的完整性，但是其本身會(huì)給管理人員帶來較大的工作任務(wù)，最終造成工作效率比較低的現(xiàn)象出現(xiàn)。

1.3 管理人員專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)

檔案管理不僅需要收集、整理，還需要進(jìn)行分類、使用和歸還，它不僅是一項(xiàng)工作量巨大、工作程序復(fù)雜的工作，而且檔案管理的專業(yè)性比較強(qiáng)，需要專業(yè)人員進(jìn)行管理操作。然而很多電力企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作不重視，認(rèn)為檔案管理工作不如其他工作重要，一般人都能夠勝任，往往派一些非專業(yè)的人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，尤其是電力企業(yè)中年齡比較大的員工，這些人不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，缺少檔案管理的專業(yè)技術(shù)資格證書，且計(jì)算機(jī)水平較低，不能很好的完成電子檔案管理工作。

2 企業(yè)聲像檔案管理工作存在的難點(diǎn)

2.1 聲像檔案意識(shí)談薄

聲像檔案作為全新的檔案管理方式，普遍存在著思想誤區(qū)。一部分人根本不了解聲像本身也屬于檔案，一直視傳統(tǒng)的紙質(zhì)、資料以及報(bào)告等作為檔案，企業(yè)在生產(chǎn)過程中的其他照片以及錄音等僅僅當(dāng)成一個(gè)記錄形式，并沒有意識(shí)到這些也屬于檔案資料。還有一部分人認(rèn)為聲像檔案都是由負(fù)責(zé)拍照的人來負(fù)責(zé)保管，屬于個(gè)人行為。由于這些人本身并沒有較強(qiáng)的檔案意識(shí)或者為了本部門工作的方便，導(dǎo)致一些比較珍貴的聲像資料長(zhǎng)期在個(gè)人或單個(gè)部門內(nèi)部保管，沒有形成統(tǒng)一保管。電力企業(yè)本身的人員是具有一定流動(dòng)性的，所以會(huì)導(dǎo)致大量聲像檔案出現(xiàn)流失的現(xiàn)象發(fā)生，直接影響到電力企業(yè)聲像檔案的原始性以及完整性。

2.2 收集整理歸檔不及時(shí)

（1）管理分散，聲像檔案材料主要保存在部門或者個(gè)人手中，將保管的權(quán)力交給了負(fù)責(zé)拍照的人員，沒有及時(shí)的向檔案部門做好移交工作。從而會(huì)導(dǎo)致大量的具有意義的生產(chǎn)實(shí)踐工作以及社會(huì)活動(dòng)并沒有完整的保留下來。

（2）損失嚴(yán)重。一部分單位由于時(shí)間比較長(zhǎng)，利用的效率比較低，進(jìn)而出現(xiàn)了私自沖洗記錄內(nèi)容的現(xiàn)象發(fā)生。如果事后需要使用的時(shí)候再重新進(jìn)行補(bǔ)拍、補(bǔ)錄就會(huì)導(dǎo)致資料的原始性完全丟失，給人們一種摻假的現(xiàn)象，所以這種后期制作的聲像資料本身并不具有任何的真實(shí)性和歷史性。另外，在保管的時(shí)候，其保管條件受到了一定的限制，沒有符合相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，直接影響了聲像檔案的壽命。

（3）遺留問題比較多。目前，我國(guó)電力企業(yè)的聲像資料雖然存在著，但是大部分都是集體合影以及會(huì)議場(chǎng)景等十分單一的聲像資料，并沒有十分具有意義的特寫鏡頭以及具有內(nèi)涵和深度的資料。聲像資料在拍攝完成之后也沒有通過文字加以說明，隨著時(shí)間的推移，人事變動(dòng)比較大，就會(huì)導(dǎo)致這些聲像資料的作用和價(jià)值損失。

3 進(jìn)一步加強(qiáng)電力企業(yè)聲像檔案集中管理的對(duì)策

3.1 強(qiáng)化聲像檔案意識(shí)

必須要讓電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到聲像檔案管理工作的重要性，將聲像檔案工作融入到各個(gè)單位工作計(jì)劃中，增加相關(guān)經(jīng)費(fèi)的投入工作，才能夠保證人力、物力等方面的充足，通過多媒體技術(shù)積極的開展聲像檔案展覽工作，向電力企業(yè)員工們宣傳聲像檔案的重要性，從而才能夠提高全體人員的檔案意識(shí)，必須要落實(shí)相關(guān)責(zé)任，嚴(yán)格的按照相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)開展聲像檔案管理工作。

3.2 創(chuàng)新聲像檔案管理的各項(xiàng)制度

（1）必須要制定科學(xué)、合理的方法不斷地規(guī)范聲像檔案工作，不斷地完善和創(chuàng)新建設(shè)制度，才能夠真正地保證檔案的真實(shí)性和原始性，完善聲像檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和人員的責(zé)任，檔案人員必須要積極地參與到聲像檔案內(nèi)容的拍攝中，從而才能夠提高聲像檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

（2）電力企業(yè)檔案管理部門必須要積極的通過各種手段收集和歸檔聲像檔案，制定嚴(yán)格的制度才能夠有效地避免聲像檔案出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象發(fā)生。主要可以通過以下幾個(gè)方式提高電力企業(yè)聲像檔案歸檔和收集工作；其一，可以通過正常的移交接收工作，由業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)交給檔案管理部門。其二，重點(diǎn)部門對(duì)其重點(diǎn)收集，對(duì)于本地重點(diǎn)單位和部門不斷地集中處理檔案，重點(diǎn)強(qiáng)化收集工作，才能夠真正地掌握實(shí)際情況。其三，廣泛的企業(yè)征集，對(duì)于在電力企業(yè)個(gè)人手中的聲像檔案，應(yīng)該通過郵件、通告等方式采取征集工作，從而才能夠更為廣泛地收集到聲像檔案的原始文件。其四，檔案部門直接征集，檔案人員積極地參與到各種事件的拍攝工作，尤其是聲像檔案的收集應(yīng)該由主辦單位通知檔案派人進(jìn)行檔案的收集歸檔工作，從而才能夠保證聲像檔案工作的完整性以及時(shí)效性，充分地開發(fā)和利用聲像檔案，為企業(yè)的發(fā)展更好的服務(wù)。

（3）必須要對(duì)聲像檔案做好日常的保管和利用管理工作，長(zhǎng)期保存的聲像檔案必須要定期地向檔案部門移交，將相關(guān)責(zé)任和規(guī)章制度加以落實(shí)，制定有效的配套措施，明確檔案管理人員的責(zé)任，并且加以落實(shí)，從而才能夠真正地做到有法可依，有章可循。必須要加強(qiáng)宣傳力度，通過廣播等方式向電力企業(yè)宣傳聲像檔案的重要性，從根本上提高企業(yè)員工們的檔案意識(shí)，并且逐漸地成為自覺行為，才能夠從根本上保證聲像檔案的真實(shí)性。

3.3 加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理，實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息資源共享

隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)各級(jí)檔案部門逐漸地建立自身獨(dú)立的聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，才能夠利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)做好相應(yīng)的工作，從而才能夠滿足不同層次人群的需求，最終才能夠?qū)崿F(xiàn)聲像檔案資源的共享。通過更為快速和便捷的方式實(shí)現(xiàn)聲像檔案的利用方式，從而才能夠充分的發(fā)揮出其價(jià)值和作用。聲像檔案必須要做好檔案里面的存放空間，對(duì)于聲像檔案的保管必須要做好專柜存放，并且要保持好其適宜的溫度以及濕度。必須要做好定期的檢查工作，多次的使用往往會(huì)對(duì)聲像檔案帶來一定的損失，并且對(duì)于長(zhǎng)期保存并且不經(jīng)常用的聲像檔案必須要做好每年的檢修工作。在實(shí)現(xiàn)信息資源共享的時(shí)候，必須要充分的挖掘出聲像檔案資料的價(jià)值和作用。

隨著我國(guó)電力設(shè)施的不斷完善，我國(guó)電力企業(yè)得到了空前的發(fā)展，必須要重視聲像檔案管理工作，才能夠充分的發(fā)揮出聲像檔案的作用和價(jià)值，從根本上實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。

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