淺談ERP條件下的企業(yè)內(nèi)部控制

葉贇

【摘 要】我國近幾年市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較迅速，信息的現(xiàn)代化管理，在廣大企業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用， 施行一套行之有效的內(nèi)部控制制度尤為重要。 本文首先給大家闡述了ERP和內(nèi)部控制的概念，并且就ERP環(huán)境下，內(nèi)部控制存在的問題，提出了相應(yīng)的解決策略，目的是讓企業(yè)重視新形勢(shì)下的內(nèi)部控制，從而提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和核心競爭力。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制；ERP環(huán)境；會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)；企業(yè)

一、前言

當(dāng)前市場競爭日趨激烈，時(shí)代在變化和發(fā)展，傳統(tǒng)企業(yè)不得不順應(yīng)潮流，進(jìn)行大膽創(chuàng)新，ERP 系統(tǒng)下的內(nèi)部控制也應(yīng)運(yùn)而生。本文主要從內(nèi)部控制和ERP 的現(xiàn)狀探討，希望通過企業(yè)資源管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)信息的傳遞和共享，從而提高企業(yè)的經(jīng)營效率。

二、ERP與企業(yè)內(nèi)部控制的含義

ERP 概念，由美國的Gartner Group 公司最先提出，即企業(yè)資源計(jì)劃，能實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部多部門共享企業(yè)信息，是一種現(xiàn)代化的管理工具。內(nèi)部控制是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的控制目標(biāo)，由企業(yè)全體員工，包括董事、監(jiān)事、高管人員共同參與和實(shí)施。內(nèi)部控制制度合理有效，可以保證企業(yè)資產(chǎn)安全，相關(guān)信息真實(shí)完整，經(jīng)營管理合法合規(guī)、促進(jìn)和提高信息報(bào)告的質(zhì)量、提高企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的盈利能力、管理效率，促進(jìn)企業(yè)最終實(shí)現(xiàn)發(fā)展的戰(zhàn)略。利用ERP系統(tǒng)，來對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)、供、產(chǎn)、銷，以及人力資源等各方面，進(jìn)行資源整合，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，完成對(duì)企業(yè)的控制，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)化管理，避免了員工的主觀因素，管理更加客觀，數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確有效，從而實(shí)現(xiàn)事前、事中、事后的各項(xiàng)內(nèi)部控制，促進(jìn)企業(yè)提高管理水平，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。

三、 ERP實(shí)施對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的作用

1. 企業(yè)組織結(jié)構(gòu)方面

ERP系統(tǒng)在傳遞企業(yè)各項(xiàng)信息時(shí)，要求企業(yè)改善內(nèi)部控制環(huán)境，讓企業(yè)各部門共享信息，各部門之間能夠溝通迅捷，精簡辦事機(jī)構(gòu)，去除冗余的管理層次，從而企業(yè)信息與溝通的效率得到大幅提高。隨著ERP信息系統(tǒng)在廣大企業(yè)中，得到廣泛實(shí)施和發(fā)展，不斷的要求企業(yè)以靈活的組織結(jié)構(gòu)，來迎合市場和消費(fèi)者的各項(xiàng)需求。

2.業(yè)務(wù)流程方面

ERP系統(tǒng)通過電子信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)，強(qiáng)化各個(gè)環(huán)節(jié)給企業(yè)創(chuàng)造的價(jià)值，并且防止和清理一些無效的活動(dòng)，管理由人工朝智能化轉(zhuǎn)變，改進(jìn)和提高企業(yè)的運(yùn)行模式，業(yè)務(wù)流程得到大大簡化，內(nèi)部控制水平實(shí)時(shí)和準(zhǔn)確。

3.彌補(bǔ)人工控制的缺陷

（1）ERP信息系統(tǒng)，可以覆蓋全業(yè)務(wù)范圍。實(shí)施ERP信息系統(tǒng)后，企業(yè)全部業(yè)務(wù)流程，都可以設(shè)置在內(nèi)部控制體系內(nèi)管控，企業(yè)全部發(fā)生的經(jīng)營活動(dòng)，包括企業(yè)的人、財(cái)、物等各個(gè)方面，進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)管，減少了管理的環(huán)節(jié)，不需要多個(gè)部門共同參與，這樣避免了企業(yè)以往需要投入太多的人力和物力，才能實(shí)施內(nèi)控的不足。

（2）ERP信息系統(tǒng)，可覆蓋全業(yè)務(wù)過程。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來傳輸數(shù)據(jù)信息，企業(yè)全部業(yè)務(wù)范圍都可以覆蓋，不僅能大幅提高工作效率，還可以克服人為弊端，從而提高內(nèi)部控制體系的水平。

（3）ERP系統(tǒng)可以讓企業(yè)的溝通和管理，更加高效和迅捷。企業(yè)利用ERP系統(tǒng)，管理層和執(zhí)行者，都能迅捷的得到各項(xiàng)內(nèi)控反饋信息，可以對(duì)企業(yè)全部的經(jīng)營活動(dòng)，進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管，各項(xiàng)內(nèi)控?cái)?shù)據(jù)的提取和校驗(yàn)，方便快捷，極大提高了工作效率。管理人員根據(jù)統(tǒng)一ERP平臺(tái)，判斷正誤更加正確和客觀，減少和避免錯(cuò)誤或舞弊的發(fā)生。

四、在ERP條件下，企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制存在的問題

1.對(duì)會(huì)計(jì)控制認(rèn)識(shí)不足， 不夠重視

在ERP條件下，我國的大多數(shù)企業(yè)，都普遍存在管理不善，重銷售，輕管理，特別是基于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系，甚至于持懷疑的態(tài)度，簡單的以為，只要做好成本管控、資產(chǎn)安全，就可以了。不少企業(yè)仍然是老板一人說的算，什么集體決策，投資收益分析，都統(tǒng)統(tǒng)放一邊，ERP系統(tǒng)的存在，也形同虛設(shè)，這樣，在一定程度上，也制約了企業(yè)的發(fā)展空間。

有的企業(yè)還認(rèn)為，辦公軟件就是ERP軟件；有的還高價(jià)引進(jìn)不符合自身需求的軟件系統(tǒng)，引進(jìn)ERP，只是為了塑造企業(yè)形象，為了面子工程，跟風(fēng)現(xiàn)象也比較嚴(yán)重。

2.會(huì)計(jì)信息有可能失真

在ERP環(huán)境下，各個(gè)會(huì)計(jì)崗位和工作分工，是憑個(gè)人的登錄口令和權(quán)限登錄和操作的，而黑客和病毒的存在，會(huì)造成登錄口令或權(quán)限被人盜用，會(huì)計(jì)等重要資料可能被修改、竊取、篡改、轉(zhuǎn)移、偽造等，從而會(huì)計(jì)信息缺乏真實(shí)性。因此，加強(qiáng)在ERP條件下， 提高會(huì)計(jì)等重要數(shù)據(jù)的安全性，也是企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容。

3.企業(yè)內(nèi)控缺少懂ERP系統(tǒng)的復(fù)合型人才

企業(yè)要想很好的運(yùn)用ERP系統(tǒng)， 必需有既懂會(huì)計(jì)內(nèi)控知識(shí)，又能正確的掌握和運(yùn)用 ERP系統(tǒng)的人才，但是目前來看，我國大多數(shù)的企業(yè)這樣的復(fù)合型的人才還是缺乏的。信息化系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，要求越來越多的會(huì)計(jì)人員不斷的提升自己，來適應(yīng)信息萬變的時(shí)代需求。筆者曾接觸一位私營業(yè)主，聽說ERP軟件對(duì)提高企業(yè)的工作效率大有裨益，于是花費(fèi)好幾萬塊錢，買進(jìn)一套比較先進(jìn)的某知名進(jìn)銷存軟件，軟件安裝之后， 竟然公司財(cái)務(wù)和后勤人員不會(huì)使用，各部門也無法配合軟件系統(tǒng)，做好進(jìn)銷存的管控，最后只好束之高閣，活生生浪費(fèi)了一套性能良好的ERP軟件。

五、影響ERP條件下企業(yè)內(nèi)部控制的因素分析

1.人力資源管理方面

我們企業(yè)招人，特別是高級(jí)管理人員，不僅用人唯賢，還要用人唯才。不能僅靠關(guān)系錄用員工，人才的工作能力，既要有軟件方面，即個(gè)人的專業(yè)認(rèn)知能力，能否獨(dú)擋一面，還要懂信息的現(xiàn)代化管理，尤其是對(duì)如何利用ERP 系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)各方面信息數(shù)據(jù)的掌握和運(yùn)用。

2.企業(yè)的管理層組織結(jié)構(gòu)

ERP 系統(tǒng)要求企業(yè)配備具有彈性的組織體系，專業(yè)人才需要根據(jù)市場變化及時(shí)作出應(yīng)對(duì)措施，根據(jù)ERP系統(tǒng)提供的各項(xiàng)數(shù)據(jù)來迅速作出調(diào)整。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，要保證各成員來源于企業(yè)的各個(gè)部門，也可以同時(shí)配備外聘的業(yè)內(nèi)專家，企業(yè)的組織成員具備彈性，才能適應(yīng)信息現(xiàn)代化的來臨。

3.業(yè)務(wù)流程方面

合理和良好的業(yè)務(wù)流程，對(duì)ERP系統(tǒng)的有效實(shí)施有重要影響。因此，企業(yè)需要根據(jù)ERP系統(tǒng)要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定一套行之有效的業(yè)務(wù)流程。我國大多企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程往往缺乏一定的合理性，勢(shì)必會(huì)影響ERP條件下的內(nèi)部控制的實(shí)施。而企業(yè)引進(jìn)ERP系統(tǒng)初衷，也是想精簡冗余工作量，使工作更有效率，信息數(shù)據(jù)更加精準(zhǔn)。比如，德勤會(huì)計(jì)師事務(wù)所，率先使用財(cái)務(wù)機(jī)器人，讓機(jī)器人來替代人工，工作更加高效，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)也更加準(zhǔn)確。

4.企業(yè)內(nèi)部環(huán)境

企業(yè)的文化、管理模式、公司組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等等，都對(duì)ERP系統(tǒng)能否正確有效實(shí)施有著重要的影響。如前例筆者提到的案例，該私營業(yè)主也聽說了ERP系統(tǒng)的種種好處，希望借此提高管控的效率和效果，沒想到企業(yè)的員工，以及企業(yè)的文化根本不適應(yīng)，買價(jià)不菲的一套ERP管理軟件，沒正式使用，就此高擱，不得說也是一筆不小的資源浪費(fèi)。

5.資金投入是否充足

引進(jìn)ERP系統(tǒng)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，一套完整的ERP系統(tǒng)，不僅需要軟件，也需要較優(yōu)良的硬件配置，這樣企業(yè)不僅要投入大量的人力和物力，而且后續(xù)的員工培訓(xùn)和軟件咨詢及維護(hù)，都是一筆不小的開銷。

6.系統(tǒng)安全性，是影響ERP系統(tǒng)正常運(yùn)行的重要條件

ERP信息系統(tǒng)實(shí)施，必需使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，來傳遞和共享各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，這樣，企業(yè)的各項(xiàng)信息，就完全暴露在互聯(lián)網(wǎng)上。ERP信息系統(tǒng)如果受到外部環(huán)境的非法侵害，特別是一些機(jī)密和重要的數(shù)據(jù)信息，被人非法竊取和篡改，企業(yè)則會(huì)面臨嚴(yán)重?fù)p失。比如，轟動(dòng)全球的2016年美國總統(tǒng)大選，美國人心不甘情不愿的接受了一個(gè)由電子計(jì)算機(jī)決定選民投票數(shù)而選出來的總統(tǒng)，現(xiàn)在仍然在進(jìn)行一場有關(guān)“通俄門”的長久調(diào)查，不得不說，在當(dāng)今時(shí)代，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到了外界的影響，會(huì)得出不想要的結(jié)果。

六、ERP信息系統(tǒng)下，企業(yè)內(nèi)部控制的應(yīng)對(duì)策略

1.管理理念的提升和轉(zhuǎn)變

因ERP系統(tǒng)可以很好地提高管理水平和管理效率，就要求企業(yè)配備專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)企業(yè)各項(xiàng)內(nèi)控，進(jìn)行規(guī)范和強(qiáng)有力的管理，內(nèi)部控制制度的執(zhí)行和實(shí)施，得到了保證。企業(yè)的管理層要提升風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)到ERP系統(tǒng)，帶給企業(yè)在管理方面的有利和缺陷之處。

2.培養(yǎng)和提高企業(yè)內(nèi)控人員的個(gè)人素質(zhì)

隨著會(huì)計(jì)電算化的廣泛應(yīng)用，企業(yè)的會(huì)計(jì)人員，不僅要掌握專業(yè)知識(shí)，還要學(xué)會(huì)和運(yùn)用ERP軟件。企業(yè)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行有關(guān)技能培訓(xùn)，讓他們更加勝任本職崗位，能靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)技能，促進(jìn)財(cái)務(wù)和其他部門的溝通和聯(lián)系，發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，提升企業(yè)內(nèi)部控制的水平。各部門員工之間，更加要有團(tuán)隊(duì)合作精神，共同努力，共同學(xué)習(xí)，提高個(gè)人綜合素質(zhì)，從而將ERP條件下的內(nèi)部控制水平發(fā)揮極致。

3.要關(guān)注重點(diǎn)模塊，逐步讓整個(gè)系統(tǒng)得到完善

ERP系統(tǒng)是基于財(cái)務(wù)管理為導(dǎo)向的，財(cái)務(wù)與企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)關(guān)系最為密切，因而財(cái)務(wù)模塊，是企業(yè)內(nèi)部控制的重點(diǎn)內(nèi)容。內(nèi)部控制從財(cái)務(wù)模塊入手，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)發(fā)生的成本費(fèi)用，進(jìn)行有效管理和監(jiān)控，從而很好的發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部控制的作用。

4. ERP系統(tǒng)建立不是一勞永逸， 大功告成后，還要不斷完善

企業(yè)要在ERP系統(tǒng)試運(yùn)行之后，定期進(jìn)行效果檢測(cè)，并形成書面報(bào)告，在系統(tǒng)正式上線后，企業(yè)也要有專門崗位，對(duì)ERP系統(tǒng)的適用性進(jìn)行評(píng)估， 并且不斷改進(jìn)和提高，使得該系統(tǒng)真正能為本企業(yè)內(nèi)部控制服務(wù)。

5.加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的信息安全管理制度

（1）公司要設(shè)指定崗位進(jìn)行ERP系統(tǒng)的管理，給電腦裝上防毒軟件，定期對(duì)電腦進(jìn)行漏洞掃描、防毒查殺、遠(yuǎn)程訪問權(quán)限限制等安全策略，來加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全性，防止電腦外部環(huán)境的非法入侵。

（2）定期給系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行安全備份，以備后期出現(xiàn)不好狀況時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。

（3）還要設(shè)置系統(tǒng)登錄人員的安全管理，設(shè)立用戶密碼和權(quán)限；ERP系統(tǒng)操作人員，不得私自對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，系統(tǒng)軟件版本和軟件系統(tǒng)環(huán)境配置，也不可以擅自更改，保證各項(xiàng)資源的正確性和安全性。

（4）設(shè)置系統(tǒng)操作日志，每一項(xiàng)操作都有跡可查。對(duì)于一些異常數(shù)據(jù)，信息系統(tǒng)能自動(dòng)發(fā)現(xiàn)，并且生成和發(fā)送報(bào)告，企業(yè)對(duì)此需設(shè)立專門的管理機(jī)制，減少錯(cuò)誤和舞弊的發(fā)生。

（5）對(duì)一些機(jī)密的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行加密，這樣才能確保ERP系統(tǒng)，所傳遞的信息正確和完整。

七、結(jié)束語

綜上可見，在現(xiàn)代化管理理念下，運(yùn)用ERP系統(tǒng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)行運(yùn)行和實(shí)施，是信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。一套有效的ERP信息系統(tǒng)，對(duì)提高企業(yè)的管理水平和效率，有至關(guān)重要的作用，為企業(yè)省時(shí)省力，節(jié)約大量的人力和物力成本。企業(yè)要想在當(dāng)今日趨激烈的外部環(huán)境中獲得生存和發(fā)展，就需要正確認(rèn)識(shí)到ERP系統(tǒng)在帶給大家便利的同時(shí)，也需要注意該系統(tǒng)的缺點(diǎn)和不足，以及該系統(tǒng)是否與本企業(yè)適應(yīng)，以及本企業(yè)的員工素質(zhì)、管理文化是否能同步提高，從而提高企業(yè)的競爭力。

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