淺析強化醫(yī)院檔案管理工作的有效對策

曲文靜

摘 要：伴隨著醫(yī)療改革的不斷深入，對醫(yī)院管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院管理中醫(yī)院檔案管理一直以來是比較容易被忽視的地方，在以往的醫(yī)院檔案管理中存在很多的問題，比如，存在制度的不健全、管理人員沒有足夠的認識，無法保證資料的連續(xù)性與完整性。

關(guān)鍵詞：強化；醫(yī)院檔案管理；有效對策

醫(yī)院所管理的檔案不僅涉及醫(yī)院發(fā)展歷程，也包含廣大群眾就醫(yī)診斷的病理資料、費用清單等內(nèi)容，與人民群眾身心健康及醫(yī)院的發(fā)展息息相關(guān)。檔案是對醫(yī)院的檔案信息有效合成和分類，為查詢和開發(fā)做鋪墊。因此，做好醫(yī)院檔案管理工作尤為重要。而在信息化發(fā)展的大趨勢下，應(yīng)加強對檔案管理工作的信息化建立，提高信息化記錄與搜索水平，這也是新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展方向。

1當下醫(yī)院檔案管理存在的問題分析

1.1對醫(yī)院檔案管理工作的重視不夠

大部分醫(yī)院將醫(yī)療工作做為醫(yī)院的重要工作內(nèi)容，將醫(yī)院的經(jīng)濟效益與社會效益放在首位，沒有考慮到醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的影響，沒有意識到醫(yī)院衛(wèi)生檔案對醫(yī)療經(jīng)驗的傳承以及對科研工作的開展等多方面的重要性。對醫(yī)院檔案管理工作投入比較少，甚至忽視醫(yī)院檔案管理工作，導致管理人員對醫(yī)院檔案管理工作的重視不夠，檔案利用率低下，使得檔案室的設(shè)立沒有達到實際的目的。

1.2檔案管理制度不完善

當前很多醫(yī)院的檔案管理制度還不夠完善，未將檔案室工作職責明確下來，也未制定相應(yīng)的查閱制度。因為檔案管理人員不清楚自己的責任，所以很少將檔案歸檔、查詢等程序落到實處，依法管理檔案的意識不強。如檔案管理格局非?；靵y，將合理確定管理職能，通常由設(shè)置在行政辦公室的綜合檔案室負責醫(yī)院的檔案管理工作。受到歷史原因與醫(yī)院管理要求等影響，綜合檔案室在開展檔案管理工作時，主要內(nèi)容為文書檔案、科技檔案、會計檔案、實物檔案和音像檔案等，沒有管理醫(yī)療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案以及檢查影像圖文檔案等，這些檔案基本上分散在醫(yī)院各業(yè)務(wù)部門中，導致出現(xiàn)了多部門管理檔案的局面。

1.3現(xiàn)代管理手段不夠

在信息時代的背景之下，醫(yī)院檔案管理工作開展了新的思路，但是因為一些醫(yī)院的實力受到限制，不管是軟件還是硬件都缺乏資金的投入，不能夠在實際的檔案管理工作中運用現(xiàn)今的檔案管理途徑。一些醫(yī)院雖然構(gòu)建起網(wǎng)絡(luò)并且購買了部分檔案管理的軟件，但實際工作中，因為管理人員沒有相關(guān)的應(yīng)用意識，導致應(yīng)用現(xiàn)代化軟件與硬件的效率較低，出現(xiàn)浪費資源的現(xiàn)象。但由于掃描醫(yī)院檔案的工作量較大，需要耗費較大的精力，部分管理人員都不愿意開展此工作，進而導致不能夠及時向?qū)ｉT的數(shù)據(jù)庫中錄入檔案信息，導致不能夠充分發(fā)揮出現(xiàn)代化管理手段的價值。

2醫(yī)院檔案管理建設(shè)的相應(yīng)策略

2.1加強對醫(yī)院檔案管理工作的重視

為了保證醫(yī)院檔案管理的水平與質(zhì)量，首先必須要讓醫(yī)院內(nèi)部的管理認知得到提升，醫(yī)院應(yīng)該將醫(yī)院檔案管理規(guī)范到管理的內(nèi)部體系當中，作為重點對象加以管理。同時還可以借鑒其他行業(yè)的管理制度的經(jīng)驗與模式，根據(jù)醫(yī)院自身的實際情況進行醫(yī)院檔案管理建設(shè)。此外，在醫(yī)院工作計劃、工作檢查、工作總結(jié)以及工作財務(wù)安排的時候都要注重醫(yī)院檔案管理工作，只有對醫(yī)院檔案管理工作進行深刻的了解與重視，才可以保證醫(yī)院檔案管理工作落實到實處。

2.2運用信息化的管理手段

新醫(yī)改旨在為堅持公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的公益性，構(gòu)建基本的醫(yī)療衛(wèi)生制度，為廣大群眾提供更安全、方便、經(jīng)濟的醫(yī)療服務(wù)，大大提升基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)水平及質(zhì)量。為實現(xiàn)這一目標，醫(yī)院檔案管理也要使用信息化的管理手段，建立檔案信息資源共享平臺。在國內(nèi)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展進程中，各地已適當增加在醫(yī)療科研方面的投入，但各大醫(yī)院之間存在科研能力失衡的情況，從而出現(xiàn)科研成果很難實施有效轉(zhuǎn)化、科研內(nèi)容重復等問題，直接影響醫(yī)療科研事業(yè)的發(fā)展。如果醫(yī)院的檔案資源實現(xiàn)信息化共享，就能有效解決上述問題，促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展。為更好地建設(shè)醫(yī)院檔案信息共享平臺，醫(yī)院必須加大軟硬件建設(shè)方面的投入，確保所配置的軟硬件設(shè)施與檔案信息化建設(shè)相匹配，達到網(wǎng)絡(luò)化管理醫(yī)院檔案的目的。

2.3建立完善的檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理制度的規(guī)范化，這是保證檔案資料及時收集、安全保持及有效利用的關(guān)鍵。對此醫(yī)院要建立完善的《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》和《檔案安全保密制度》等，將檔案歸檔范圍、整理分類及保管期限等明確下來，讓工作程序不斷規(guī)范，這樣檔案的收集、管理、利用等才更加規(guī)范。檔案管理制度要和醫(yī)院其他管理制度銜接好，保證形成一個總體管理制度體系，同時還要在員工崗位責任制中納入檔案管理制度，這樣才能讓相關(guān)人員提起重視，保質(zhì)保量完成檔案管理工作任務(wù)，并注意規(guī)范自己的工作行為，嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。這樣醫(yī)院檔案管理才能更加規(guī)范，發(fā)揮出促進醫(yī)院發(fā)展的作用。

2.4構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)管理平臺

現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機都在飛速發(fā)展，許多單位都借助網(wǎng)絡(luò)與計算機技術(shù)來對自己的網(wǎng)絡(luò)平臺進行構(gòu)建，不僅使檔案管理工作的效率得到了提升，并且減少了管理方面在資金上的投入力度。所以，醫(yī)院應(yīng)當深刻了解網(wǎng)絡(luò)管理平臺所占據(jù)的優(yōu)勢，并應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理工作之中。首先醫(yī)院應(yīng)當對檔案管理工作以及網(wǎng)絡(luò)管理平臺之間的契合點進行認真的分析，結(jié)合實際的檔案管理工作進行充分的論證，再決定網(wǎng)絡(luò)管理平臺是由自己開發(fā)還是到市場上購買，進而能夠保證網(wǎng)絡(luò)管理平臺的實用性。其次，要對醫(yī)院檔案管理平臺的使用辦法進行及時的定制，也就是要求管理人員對于網(wǎng)絡(luò)平臺專業(yè)知識的學習要進行增強，漸漸地改變工作的思路，將網(wǎng)絡(luò)管理平臺作為支撐，進而將醫(yī)院的檔案管理工作做好。

2.5適當投入，強化檔案室的硬件建設(shè)

根據(jù)醫(yī)院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫(yī)院，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項事業(yè)的發(fā)展。

2.6實行醫(yī)院檔案手工管理與信息管理一體化

高科技時代，信息化管理技術(shù)不斷發(fā)展，并逐漸與醫(yī)院手工操作的檔案管理工作融合了起來，轉(zhuǎn)變成了醫(yī)院管理檔案、促進檔案管理規(guī)范化的重要手段。其主要表現(xiàn)有：首先，在信息化管理技術(shù)的支持下，檔案管理人員可實時把握不同部門、不同科室當前的檔案管理情況，并借助系統(tǒng)劃分檔案類型，進而構(gòu)建起先進的檔案管理資源庫。其次，信息化系統(tǒng)的引進有利于進一步健全檔案的電子化建設(shè)，使電子文件得到妥善管理和利用。最后，管理部門可借助電子系統(tǒng)生成、優(yōu)化調(diào)整、存儲和隨時調(diào)閱電子檔案，并構(gòu)建規(guī)范化的制度，使紙質(zhì)與電子檔案得到有效協(xié)調(diào)，從而推動醫(yī)院檔案的手動管理能逐步和信息管理實現(xiàn)一體化，確保醫(yī)院檔案能為相關(guān)管理工作提供良好的服務(wù)支持。

3 結(jié)語

當前，大部分醫(yī)院都未完善自身的檔案管理事項，這需要相關(guān)管理人員增強檔案管理意識，明確檔案管理的重要作用，并在實際工作中采取多種可行性措施優(yōu)化改進檔案管理流程，加大力度培訓檔案管理員的綜合素養(yǎng)，使之盡可能增強檔案管理意識。同時，要積極推進檔案管理信息化，實現(xiàn)檔案資源的循環(huán)利用，切實為醫(yī)院各項工作的開展提供優(yōu)質(zhì)的檔案資源支持，促進醫(yī)院達成預(yù)期發(fā)展目標。

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