企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與思考

聶祥引

摘 要：隨著社會和科技的發(fā)展，現(xiàn)在我們已經(jīng)逐步的進(jìn)入到了信息時(shí)代，信息化建設(shè)也逐步的進(jìn)入到了正軌中去。對于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理來說，做好信息化建設(shè)是非常重要的，特別是大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算的產(chǎn)生，給企業(yè)檔案管理更好的進(jìn)行提供了較大的方便。對于企業(yè)而言，記錄了其生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)活動的檔案是其無形資產(chǎn)，所以，現(xiàn)代企業(yè)必須根據(jù)實(shí)際情況和需要做好檔案管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理；創(chuàng)新

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作也在不斷的深化，企業(yè)檔案管理的水平也有了較大的提高，但是現(xiàn)在企業(yè)檔案管理工作存在的問題還比較多，給其發(fā)展造成了較大的阻礙。只有重視企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，切實(shí)提高企業(yè)檔案管理的水平，才能夠給企業(yè)檔案管理工作更好的進(jìn)行奠定良好的基礎(chǔ)。筆者主要分析了企業(yè)檔案管理的重要性，并探討了創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作的策略，希望能夠推動企業(yè)檔案管理工作更好的進(jìn)行。

1 企業(yè)檔案管理工作開展的重要性

企業(yè)進(jìn)行檔案管理本身便是一項(xiàng)系統(tǒng)性比較強(qiáng)的工作，需要不斷的進(jìn)行完善和改進(jìn)。企業(yè)檔案管理的水平也會將企業(yè)管理水平切實(shí)反應(yīng)出來，是對企業(yè)現(xiàn)代管理情況見衡量的一項(xiàng)重要指標(biāo)。所以，企業(yè)做好檔案管理對于其發(fā)展非常重要，主要體現(xiàn)在下面幾點(diǎn)。

1.1 企業(yè)檔案能夠給企業(yè)管理工作的開展提供依據(jù)

檔案記錄了企業(yè)以往活動的情況，其中包含了企業(yè)管理的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)以及企業(yè)事務(wù)處理的相關(guān)過程，其本身便是企業(yè)管理的重要憑據(jù)，其能夠給企業(yè)有效管理的進(jìn)行提供幫助[1]。比如，很多企業(yè)在工作制度健全、改革以及政策落實(shí)等方面，參考檔案，能確保工作能夠順利的進(jìn)行。有些企業(yè)平時(shí)對于檔案管理不夠重視，這也直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案丟失，增加了工作的難度。所以，企業(yè)做好檔案管理能夠給企業(yè)工作開展提供一定的依據(jù)。

1.2 企業(yè)檔案能夠給企業(yè)決策提供重要依據(jù)

檔案中記載了企業(yè)各種活動開展的情況，記錄了相關(guān)的教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)，能夠給企業(yè)的生產(chǎn)、決策提供參考和依據(jù)。此外，企業(yè)檔案對制訂企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃，檢查和總結(jié)生產(chǎn)情況，推廣先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)和管理經(jīng)驗(yàn)以及防止企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)等等，都是重要的參考材料。比如，有的企業(yè)為了切實(shí)規(guī)劃生產(chǎn)任務(wù)，查閱了歷年檔案，匯總分析，找出了本企業(yè)發(fā)展的規(guī)律、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，據(jù)此采取相應(yīng)措施，為企業(yè)決策提供科學(xué)依據(jù)，從而促進(jìn)了生產(chǎn)，推動了企業(yè)發(fā)展。相反的是，有些企業(yè)沒有完善檔案管理，或者是沒有進(jìn)行檔案的查閱，直接導(dǎo)致了生產(chǎn)計(jì)劃不夠恰當(dāng)，企業(yè)的管理也比較混亂，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)了比較嚴(yán)重的損失[2]。

2 企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的策略分析

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作也發(fā)生了很大的變化，為了切實(shí)適應(yīng)當(dāng)前形勢的需要，將檔案的重要作用發(fā)揮出來，切實(shí)提高企業(yè)進(jìn)行檔案管理的質(zhì)量和水平，企業(yè)檔案管理工作開展，必須切實(shí)提高檔案意識，提高檔案利用的實(shí)際效率，對企業(yè)的檔案管理制度進(jìn)行完善，切實(shí)提高企業(yè)檔案信息化管理的水平，重視檔案管理人員的素質(zhì)提高。

2.1 企業(yè)必須提高檔案意識

想要做好檔案管理工作，若是企業(yè)不重視檔案管理是很難做到的。現(xiàn)在很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都不夠重視檔案工作，甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為做不做檔案管理都是一樣的，并沒有將工作經(jīng)歷分到檔案管理工作上，實(shí)際上，這種想法本身便是錯(cuò)誤的，沒有真正的認(rèn)識到企業(yè)檔案管理的重要性。所以，領(lǐng)導(dǎo)人員必須提高對于檔案的認(rèn)識，想要做到這點(diǎn)，需要讓領(lǐng)導(dǎo)真正的認(rèn)識到方案對于企業(yè)發(fā)展的重要價(jià)值，通過案例來加深領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識[3]。若是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到其重要性，加大對于檔案管理方面的投入，能夠切實(shí)提高檔案管理人員的工作積極性。企業(yè)應(yīng)該在內(nèi)部進(jìn)行人本觀念的倡導(dǎo)，對企業(yè)檔案管理制度進(jìn)行完善，切實(shí)明確責(zé)任，真正的做到各司其職。此外，企業(yè)想要做好檔案管理必須重視全體工作人員檔案管理意識的提高，定期的對全體成員進(jìn)行培訓(xùn)，能夠切實(shí)提高其檔案業(yè)務(wù)相關(guān)知識，提高企業(yè)進(jìn)行檔案管理的實(shí)際水平。

2.2 重視檔案利用頻率的提高

檔案利用率比較低，是導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作更好進(jìn)行的一個(gè)重要原因，若是檔案的作用無法真正的發(fā)揮出來，那么檔案管理工作本身便沒有意義。所以，對于檔案利用不夠積極這件事情，企業(yè)檔案人員應(yīng)該進(jìn)行檔案利用制度的起草[4]。對于企業(yè)而言，檔案是企業(yè)的私有財(cái)產(chǎn)，一般只對企業(yè)內(nèi)公開。這便要求企業(yè)根據(jù)自身發(fā)展的情況來進(jìn)行檔案利用制度的制定，確保制度的可行性，發(fā)揮檔案的作用，給企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。

2.3 對企業(yè)檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范

企業(yè)想要做好檔案管理工作創(chuàng)新，不但需要將先進(jìn)科學(xué)制度利用起來，還需要重視檔案規(guī)范化的程度。所以，想要提高企業(yè)檔案管理的水平，便必須對企業(yè)檔案管理的相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)范，制定相關(guān)的制度和程序[5]。首先，企業(yè)應(yīng)該對檔案管理機(jī)構(gòu)和其職責(zé)進(jìn)行比較清晰的界定，進(jìn)行檔案管理部門的設(shè)置，配備相關(guān)的工作人員，將其責(zé)任理清。其次，企業(yè)需要進(jìn)行歸檔制度的建立，明確規(guī)定的分類的流程和相關(guān)的程序。最后，企業(yè)需要進(jìn)行檔案保管制度的建立，根據(jù)密級來做好檔案的分類，選擇合適的保管力度，對于需要保密的檔案必須確保保密的嚴(yán)格，需要進(jìn)行共享的檔案必須進(jìn)行共享。

2.4 提高企業(yè)檔案管理信息化水平

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的時(shí)候，想要切實(shí)提高自身檔案管理的實(shí)際水準(zhǔn)，便必須順勢引進(jìn)信息技術(shù)，比如，將云計(jì)算技術(shù)運(yùn)用進(jìn)去，從而給企業(yè)檔案管理工作更好的進(jìn)行提供新的活力和生機(jī)。所以，若是企業(yè)有條件，可以合理的使用云計(jì)算技術(shù)，根據(jù)自身的用量和需要來購買，通過云計(jì)算技術(shù)切實(shí)提高企業(yè)檔案管理的信息化水平。

2.5 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

對于企業(yè)而言，檔案管理者本身的水平和素質(zhì)會直接給檔案管理的質(zhì)量以及專業(yè)化水平造成較大的影響[6]。所以，必須重視企業(yè)檔案管理水準(zhǔn)的提高，而想要做到這點(diǎn)，便必須提高企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況和需要來組織檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的專題培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理人員本身的專業(yè)素質(zhì)。其次，企業(yè)可以出臺一些激勵措施，對于那些比較優(yōu)秀的檔案管理者進(jìn)行一定的獎勵和表彰，將其檔案管理工作積極性切實(shí)激發(fā)出來。

3 結(jié)語

在信息化時(shí)代，很多企業(yè)已經(jīng)切實(shí)認(rèn)識到了檔案管理的重要性，并且很多企業(yè)已經(jīng)在檔案管理創(chuàng)新方面進(jìn)行了一定的探索。為了切實(shí)提高企業(yè)檔案管理的實(shí)際水平，企業(yè)必須切實(shí)認(rèn)識到檔案對于企業(yè)發(fā)展的價(jià)值，進(jìn)行檔案管理方式的創(chuàng)新，從觀念、技術(shù)、人才、制度等方面出發(fā)，切實(shí)做好各方面的工作，企業(yè)檔案管理創(chuàng)新水平才可能真正提高。

參考文獻(xiàn)

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