衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理的優(yōu)化措施探討

黃海蓉

摘 要：為促進(jìn)衛(wèi)計(jì)局的工作開展，必須做好檔案管理。做好衛(wèi)生與計(jì)劃生育檔案管理工作，確保檔案資料信息收集的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性，能夠?yàn)楹罄m(xù)工作的開展及研究提供權(quán)威的原始資料信息。通過檔案管理工作可以促進(jìn)衛(wèi)計(jì)工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平的提升。衛(wèi)計(jì)部門的檔案管理在我國(guó)衛(wèi)計(jì)事業(yè)發(fā)展歷程中做出了突出貢獻(xiàn)，同時(shí)，隨著社會(huì)發(fā)展，一些陳舊的思想觀念、工作方式方法都有待轉(zhuǎn)變和改進(jìn)。根據(jù)現(xiàn)狀，對(duì)衛(wèi)計(jì)部門檔案管理工作如何進(jìn)行優(yōu)化的問題予以簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生和計(jì)劃生育局；檔案管理；優(yōu)化措施

1引言

隨著我國(guó)開放二胎政策以來，衛(wèi)生和計(jì)劃生育部門受到了越來越多的群眾關(guān)注，對(duì)于衛(wèi)生和計(jì)劃生育部門來說，做好檔案管理工作是所有工作的前提和基礎(chǔ)，為將來所有的工作開展和研究帶來檢索、查詢、決策提供權(quán)威準(zhǔn)確的檔案信息。因此針對(duì)衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理的問題進(jìn)行研究，有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2計(jì)劃生育檔案管理概述

就衛(wèi)計(jì)局的檔案管理工作來說，這是關(guān)系群眾切身利益的民生工作。衛(wèi)計(jì)檔案管理所記載的信息資料，關(guān)系著每個(gè)家庭的衛(wèi)生健康與生活幸福。如果檔案管理不到位，檔案信息記錄不夠準(zhǔn)確及時(shí)，就可能會(huì)給群眾帶來諸多麻煩。如通過對(duì)衛(wèi)計(jì)檔案信息資料的分析比較，能夠發(fā)現(xiàn)衛(wèi)計(jì)發(fā)展歷程中的特點(diǎn)，找到相關(guān)規(guī)律，發(fā)現(xiàn)不足，從而為后來衛(wèi)計(jì)事業(yè)的發(fā)展決策提供權(quán)威的參考。通過加強(qiáng)檔案管理，不僅可以促進(jìn)衛(wèi)計(jì)工作的改進(jìn)，還能夠給衛(wèi)計(jì)部門樹立良好的社會(huì)形象，促進(jìn)衛(wèi)計(jì)事業(yè)更加健康科學(xué)地發(fā)展。

3衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理存在的問題

3.1檔案管理意識(shí)薄弱

檔案管理首當(dāng)其沖的問題就是重視意識(shí)薄弱，是當(dāng)前衛(wèi)生和計(jì)劃生育管局普遍存在的問題，不僅包括領(lǐng)導(dǎo)而且從事檔案管理的工作人員，思想意識(shí)也不夠強(qiáng)烈，有的認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和資料的整理，沒有從思想認(rèn)識(shí)深處認(rèn)識(shí)到的檔案管理對(duì)于推動(dòng)工作的重要性。有的領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為，做好檔案管理工作，對(duì)于單位的職能發(fā)展并沒有太大作用，因此疏于日常管理，或者流于形式，未能實(shí)現(xiàn)檔案管理的真正效能。

3.2檔案管理制度不完善信息化手段未得到充分利用

其次，由于重視程度不夠，使得一些部門在對(duì)檔案管理人員選拔時(shí)，沒有落實(shí)好檔案管理制度，有的檔案管理制度不完善、不健全，甚至出現(xiàn)檔案制度掛在墻上卻形同虛設(shè)，沒有真正發(fā)揮其作用，有的出現(xiàn)檔案管理分口管理現(xiàn)象，各自管著各自的答案，并沒有將檔案集中管理。目前，世界科技飛速發(fā)展，我們生活的時(shí)代已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，但是目前衛(wèi)生和計(jì)劃監(jiān)督局檔案管理權(quán)還沒有完全實(shí)現(xiàn)信息化管理，信息化程度低，不有的還停留在用手抄的階段，這不可避免的增加了檔案出現(xiàn)錯(cuò)情的幾率，在調(diào)閱檔案時(shí)，大多是通過管理人員的人工記憶去尋找，降低了檔案的使用效率。

3.3檔案管理人員素質(zhì)欠缺

按目前大部分衛(wèi)計(jì)局現(xiàn)狀來看，衛(wèi)生和計(jì)劃生育局檔案管理人員不少，但是大部分員工專業(yè)素養(yǎng)欠缺。絕大多數(shù)的檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)出身，很多都是從別的崗位調(diào)過來，其不具備專業(yè)的檔案管理人員綜合素質(zhì)，還有一部分檔案管理人員，甚至有別的崗位人員進(jìn)行兼職，很難對(duì)檔案管理工作上心，使得單位檔案管理水平整體較為落后。

4加強(qiáng)優(yōu)化措施的對(duì)策與建議

4.1提高思想意識(shí)，高度重視檔案管理

首先，如若身為領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)起帶頭作用，作為衛(wèi)計(jì)局的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該高度重視檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義。在人事安排上，應(yīng)安排工作責(zé)任心強(qiáng)，專業(yè)技術(shù)過硬、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人員從事檔案管理工作。同時(shí)，加大資金投入，及時(shí)做好檔案管設(shè)施設(shè)備的更新?lián)Q代，確保檔案管理工作的后勤保障到位。因此在機(jī)構(gòu)設(shè)置、隊(duì)伍建設(shè)、后勤保障等方面，衛(wèi)計(jì)部門都應(yīng)該加大投入力度。另一方面，強(qiáng)化主動(dòng)作為意識(shí)。作為衛(wèi)計(jì)檔案管理部門人員，要充分認(rèn)識(shí)到自己崗位的重要性，擺正思想心態(tài)，認(rèn)真努力工作，轉(zhuǎn)變思想觀念，改進(jìn)工作方式。

4.2完善管理體系，提高管理水平

建立健全激勵(lì)約束機(jī)制。在衛(wèi)計(jì)工作檔案管理中，應(yīng)該明確激勵(lì)機(jī)制，將檔案管理與工作人員的職務(wù)晉升、經(jīng)濟(jì)待遇等相掛鉤，采取獎(jiǎng)勵(lì)與處罰機(jī)制，以此調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，強(qiáng)化其工作責(zé)任心和自覺性。要改進(jìn)工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，通過獎(jiǎng)優(yōu)罰劣來推動(dòng)衛(wèi)計(jì)部門檔案管理工作。二是加強(qiáng)部門聯(lián)動(dòng)協(xié)作。要明確一套檔案信息資料的收集整理流程，制定一套完整的管理體系，形成檔案信息收集的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，從而促使檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平得到逐漸提升。

4.3強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，提高工作水平

作為檔案管理人員，應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，要隨時(shí)了解國(guó)家計(jì)劃生育政策的新動(dòng)向，提高政策理論水平，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。特別是要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過集體組織學(xué)習(xí)和個(gè)人自學(xué)，不斷提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用化水平，從而適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要。在進(jìn)行檔案信息資料收集整理過程中，要仔細(xì)認(rèn)真，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和權(quán)威性，提高檔案管理質(zhì)量。要提高檔案信息化建設(shè)程度，堅(jiān)持以紙質(zhì)檔案和信息化檔案同時(shí)備份，確保所有的檔案都能夠以電子化信息資料儲(chǔ)存起來。

4.4加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用

在信息化時(shí)代下，為了更好地促進(jìn)衛(wèi)計(jì)檔案管理成效的提升和優(yōu)化，我們應(yīng)在檔案管理工作中注重信息化技術(shù)的應(yīng)用，著力構(gòu)建與本地區(qū)實(shí)踐相符的檔案管理信息系統(tǒng)，從而更好地利用其為衛(wèi)計(jì)檔案管理工作的開展提供技術(shù)的支持。因此，作為衛(wèi)計(jì)檔案管理人員，必須切實(shí)加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，并將其應(yīng)用到衛(wèi)計(jì)檔案管理工作的開展，才能更好地實(shí)現(xiàn)衛(wèi)計(jì)檔案關(guān)系了信息化水平的提升和優(yōu)化，并在未來的工作中不斷的改進(jìn)和努力

5結(jié)語

綜上所述，檔案管理在衛(wèi)計(jì)局的工作中是至關(guān)重要的。我們要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在信息化時(shí)代的新模式，提高檔案管理信息化程度。面對(duì)信息化知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，衛(wèi)生和計(jì)劃生育局應(yīng)該牢固樹立檔案管理意識(shí)，健全檔案管理制度體系，不斷提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，以期提升單位的檔案管理水平。檔案管理工作關(guān)系到廣大群眾切身利益，因此，我們更要認(rèn)真工作，為祖國(guó)與人民貢獻(xiàn)自己的力量。

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