論互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人事檔案的現(xiàn)代化管理

馮沖

摘 要：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給社會(huì)各項(xiàng)工作都帶來了極大的沖擊，檔案管理也不例外。作為檔案管理的重要內(nèi)容，人事檔案管理在總體檔案管理工作中占據(jù)重要地位。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，人事檔案亟需加強(qiáng)數(shù)字化、信息化管理，提高現(xiàn)代化管理水平，提升檔案管理以及利用之效率。對此，本文就互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人事檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)行了多方面探究，以供參考。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；人事檔案；現(xiàn)代化管理

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)的形成，其是一種嶄新的社會(huì)形態(tài)，能有效提高社會(huì)生產(chǎn)力，促進(jìn)社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，許多傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)找尋到了與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合的有效途徑，依托互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和技術(shù)進(jìn)行行業(yè)整合、資源獲取和信息互通已經(jīng)成為當(dāng)前常態(tài)。特別是在2015年“互聯(lián)網(wǎng)+”計(jì)劃于政府工作報(bào)告中提出之后，互聯(lián)網(wǎng)于各領(lǐng)域之應(yīng)用更為廣泛。在此背景下，人事檔案管理工作也積極引入了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開始步入現(xiàn)代化管理時(shí)代。

一、人事檔案現(xiàn)代化管理之要求

在當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，要做好人事檔案的現(xiàn)代化管理，需滿足下述要求：

對人事檔案實(shí)施電子化管理。檔案電子化是人事檔案現(xiàn)代化管理之前提。即要求將紙質(zhì)檔案上的信息輸入計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，轉(zhuǎn)換為電子檔案，建立檔案信息庫。如此，人事檔案方可通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為各個(gè)部門、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)所調(diào)閱，極為便捷。此外，人事檔案的電子化管理還便利了檔案的修改和更新，也更利于檔案的保存，還能在一定程度上減少檔案收集、整理的成本。

第二，對人事檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化。人事檔案的現(xiàn)代化管理需要檔案管理人員依據(jù)一定的制度標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的建檔和管理，通過系統(tǒng)軟件來整合檔案信息，高效進(jìn)行信息的查詢、統(tǒng)計(jì)以及利用。為使人事檔案能于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行共享，應(yīng)統(tǒng)一人事檔案信息的建檔、存儲(chǔ)、交換之標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)各檔案部門工作的全面接軌。

第三，對人事檔案信息實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理。人事檔案信息的電子化僅是檔案現(xiàn)代化管理之第一步，在遵循保密原則以及查閱規(guī)定之基礎(chǔ)上，還應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理。如此，才能最大化發(fā)揮人事檔案對于個(gè)人、組織以及社會(huì)之價(jià)值，提高檔案利用率。

二、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理之作用

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理已是大勢所趨，其在實(shí)際檔案管理工作中的應(yīng)用具有重要作用，具體如下：

其一，便利檔案資源的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)資源共享?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用構(gòu)建了一個(gè)龐大的網(wǎng)絡(luò)管理體系，掃除了檔案在固定空間存儲(chǔ)不可隨時(shí)調(diào)用之障礙，須臾便可實(shí)現(xiàn)不同部門之間的信息調(diào)閱與查詢，有效增強(qiáng)了檔案資源獲取的及時(shí)性，大大節(jié)省了時(shí)間，能使人事檔案的開發(fā)與利用效率得以提高，這都有賴于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供的技術(shù)保障。

其二，能為部門領(lǐng)導(dǎo)提供有關(guān)人員的全方面信息。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以構(gòu)建人才信息庫，將于人才有關(guān)的信息全部集中于一體，進(jìn)行分門別類的存儲(chǔ)，有利于部門領(lǐng)導(dǎo)迅速查閱與人才有關(guān)的信息，包括政治面貌、家庭情況、獎(jiǎng)懲情況、工作歷程等等，還可查閱人才日常生活、工作、學(xué)習(xí)等多方面信息，對人才進(jìn)行全面了解和綜合分析。

其三，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可實(shí)現(xiàn)各計(jì)算機(jī)設(shè)備的互聯(lián)互通，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，便利各部門之間信息的交流，也便利檔案管理人員隨時(shí)了解各部門人員的情況，隨時(shí)進(jìn)行信息的收集、更新與修改，也便于對人員之具體情況進(jìn)行研究和分析，實(shí)施更高層次的檔案信息服務(wù)。

三、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下人事檔案的現(xiàn)代化管理策略

（一）建立完善的人事檔案現(xiàn)代化管理制度

當(dāng)前，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，由于人事檔案依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行管理的時(shí)間還較短，還缺乏系統(tǒng)化的管理制度，亟需各單位依據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行管理制度的完善，以更好地進(jìn)行人事檔案的現(xiàn)代化管理。因此，檔案管理部門應(yīng)積極與人事部門以及單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通和探討，制定出具體明細(xì)的現(xiàn)代化人事檔案管理制度，特別是針對檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理制定出完善的人事檔案信息化管理制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，實(shí)施科學(xué)化管理。例如，可依據(jù)《檔案法》制定《人事檔案信息化管理制度》、《人事資料收集、整理、歸檔制度》、《人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享管理制度》等等，只要是有助于人事檔案規(guī)范化管理的制度都可借以參考、借鑒，以完善本單位的人事檔案管理制度，明確相關(guān)工作人員之責(zé)任，增強(qiáng)其管理意識(shí)，切實(shí)提高人事檔案現(xiàn)代化管理之實(shí)效。

（二）加快進(jìn)行人事檔案數(shù)據(jù)之自動(dòng)化整合

依托互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行人事檔案的管理，并非是簡單的將檔案掛至網(wǎng)絡(luò)，也非僅為紙質(zhì)檔案的電子化，而應(yīng)實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)之自動(dòng)化整合。即，收集整理大量開放性人事檔案信息數(shù)據(jù)，共享至統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，讓用戶能靈活利用，滿足用戶之檔案利用需求。這一方面要加強(qiáng)人事檔案信息之標(biāo)準(zhǔn)管理，頒布行業(yè)信息管理標(biāo)準(zhǔn)，形成統(tǒng)一的信息管理體系，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)之開展，另一方面，要加強(qiáng)各檔案館之間之合作，實(shí)行人事檔案信息之開放共享。互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)能夠密切各檔案管理部門之聯(lián)系，而檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也便利了用戶異地查閱人事檔案，加速了檔案的數(shù)據(jù)化進(jìn)程。此外，各檔案館還需加強(qiáng)技術(shù)合作，共同開發(fā)新的人事檔案管理技術(shù)，高度整合檔案資源，推進(jìn)檔案管理由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化之轉(zhuǎn)變。同時(shí)，云計(jì)算作為互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代一種熱門的新的服務(wù)模式，對于整合數(shù)量龐大且無序的人事檔案信息數(shù)據(jù)具有積極作用，檔案部門可合理對其加以利用。人事檔案管理人員可將人事檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)上傳至云端，便利云計(jì)算對這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類整理，為用戶提供可視化數(shù)據(jù)服務(wù)。

（三）提升人事檔案管理者之綜合素養(yǎng)

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)對人事檔案管理人員的工作以及綜合素養(yǎng)都提出了更多、更高的要求，需要檔案管理人員緊隨時(shí)代步伐，與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行自我學(xué)習(xí)和提升，以更好地做好本職工作，提高人事檔案管理工作效率和質(zhì)量。檔案管理部門是一個(gè)服務(wù)性部門，其主要的工作便是為用戶提供所需的檔案服務(wù)，而服務(wù)質(zhì)量的高底則與檔案管理人員之綜合素養(yǎng)息息相關(guān)。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，人事檔案更新的周期更短，檔案資料的利用度更高，檔案管理人員所需服務(wù)的用戶群體也更為龐大，這些都需要人事檔案管理人員不斷進(jìn)行自我學(xué)習(xí)，參與各項(xiàng)培訓(xùn)活動(dòng)，既可以參加所在單位組織的集體學(xué)習(xí)活動(dòng)，如學(xué)習(xí)討論會(huì)、經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)、主題講座等，還可自覺進(jìn)行在線學(xué)習(xí)，在網(wǎng)上選擇適合自己的學(xué)習(xí)資源進(jìn)行知識(shí)的積累，也可參與遠(yuǎn)程教育培訓(xùn)，不斷實(shí)現(xiàn)知識(shí)的更新，提高專業(yè)技能。此外，依托互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行人事檔案管理工作還需要檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，懂得一定的網(wǎng)絡(luò)安全管理知識(shí)，因此，相關(guān)人事檔案管理人員還應(yīng)積極參加計(jì)算機(jī)專業(yè)技能培訓(xùn)，以進(jìn)一步提升綜合素養(yǎng)，做好本職工作。

四、結(jié)語

對于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的人事檔案管理工作而言，如何適應(yīng)新環(huán)境，滿足新的要求，做好人事檔案管理服務(wù)工作是當(dāng)前人事檔案管理人員需深入思考探究的問題。面對互聯(lián)網(wǎng)這一新的環(huán)境，人事檔案管理者應(yīng)積極更新管理理念，認(rèn)清時(shí)代發(fā)展的新形勢，牢牢把握好互聯(lián)網(wǎng)這一新媒介，做好人事檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，加快人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

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