基層事業(yè)單位檔案管理的信息化建設路徑

馬為民?馬曉燕

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)信息化技術的不斷發(fā)展與進步，對基層事業(yè)單位檔案和管理產生了極其深遠的影響，可以保證檔案管理工作做到與時俱進、開拓創(chuàng)新。加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設，可以彰顯信息化建設優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息的實時性與共享性目標，確保檔案管理效率的穩(wěn)步提升。本文主要針對基層事業(yè)單位檔案管理的信息化建設路徑展開深入的研究與分析，希望為相關行業(yè)人士提供些許幫助。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設；路徑

目前，加強檔案管理信息化建設是至關重要的，與提高檔案管理效率之間的關系是緊密聯(lián)系、密不可分的，并在基層事業(yè)單位中占據(jù)著舉足輕重的地位。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設中，要加強檔案管理信息化基礎設施投入，開展檔案管理信息化培訓工作，構建檔案信息局域網(wǎng)，并且還要加大監(jiān)督力度，做好相應的涉密管理工作，以免出現(xiàn)檔案管理信息丟失的現(xiàn)象，進而促進事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

1 基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設的優(yōu)勢分析

1.1 有利于延長檔案管理時間

在以往傳統(tǒng)環(huán)境的影響下，檔案信息的保存方式大都是紙質文件，自身材料極容易受到天氣、溫度等因素的影響，單位需要加強投入來購置相應的器材，比如安裝空調和恒溫機等。如果在某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，紙質檔案極容易出現(xiàn)損壞現(xiàn)象。而對于檔案管理信息化來說【1】，可以有效解決上述問題，基于信息化視角，檔案信息的保存方式是電子文檔，不會容易溫度和濕度等因素的影響，而且在網(wǎng)絡信息終端進行存儲，所占空間并不多，可以將保存成本節(jié)約下來，延長保存時間。

1.2 有利于確保檔案查詢借閱效率的穩(wěn)步提升

在以往傳統(tǒng)檔案管理方式下，對于紙質檔案管理來說，不可忽視的問題就是檔案查詢問題。紙質檔案大都存儲在檔案盒之內，檔案盒外貼有查詢目錄，并且按照順序保存到檔案柜里，如果遇到查詢檔案，要通過檔案目錄來確定檔案所在的問題，進而找到檔案。同時，在借閱過程中，紙質檔案極容易出現(xiàn)損壞，再加上一旦借閱時間過長，將會造成檔案的損壞。而基于信息化建設視角，檔案是電子檔案，通過計算機可以提高查閱效率，而且借閱也可以通過復制方式，可以降低原始檔案的損害率，進而確保檔案管理效率的穩(wěn)步提升。

2 基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在的不足之處

2.1 檔案管理信息化的硬件設施扶持力度不足

硬件設施建設主要是指在信息化建設中，事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的硬件設備保障，可以給予檔案管理信息化管理強有力的支撐。現(xiàn)階段，在事業(yè)單位檔案信息化管理方面，一些事業(yè)單位內部資金較為匱乏，現(xiàn)有的檔案管理基礎設施較為陳舊，與現(xiàn)代信息化檔案管理工作的開展不相適應。在信息化檔案管理工作中，信息化管理的設備在開展檔案管理工作和檔案數(shù)據(jù)化管理等方面發(fā)揮著重要作用，然而在這個方面存在著較多不足的地方。

2.2 信息技術利用效率比較低

在檔案信息化建設過程中，計算機檢索技術的應用是非常關鍵的，對于提高檢索效率和提高檢索準確性具有極大的促進作用【2】。一些事業(yè)單位的檔案管理工作已經構建了信息化管理方式，然而仍然存在職員使用手工檢索的方式，信息化技術利用效率并不高，進而對信息化的推廣造成了極大地阻礙。

2.3 檔案管理工作培訓力度有待提升

要想加快實現(xiàn)檔案信息化管理，要正確認識檔案信息化管理工作，這種認識主要表現(xiàn)在：

首先，基于軟件設施的培養(yǎng)視角，一些事業(yè)單位內部管理層缺少對檔案信息化管理工作的正確認識，重視程度不夠，對事業(yè)單位信息化工作的開展產生了極大地阻礙。其次，基于檔案信息化管理工作開展的扶持來說，一些事業(yè)單位沒有積極開展信息化檔案管理培訓工作，不利于工作的長效發(fā)展。

3 基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設的完善路徑

3.1 加強檔案管理信息化基礎設施投入

要想促進檔案管理信息化工作的順利推進，要加強基礎設施建設，為事業(yè)單位提供充足的資金，以便于購置相應的基礎設備，比如計算機、打印機等。工作人員要利用先進的硬件設備，掃描、補充以及整理館藏檔案資源【3】，通過各類文檔處理軟件，要對構建的數(shù)據(jù)庫加以整理，優(yōu)化檢索服務。

同時，在單位內部財務預算方面，要加大專業(yè)信息化設備的投入力度，對單位實際情況進行細致評估與分析，盡可能滿足單位設備需求，進而順利開展檔案管理信息化工作。

3.2 加快實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化

在檔案文件保存中，檔案信息資源的數(shù)字化是較為重要的方式之一是，事業(yè)單位要加強先進的管理手段的應用，構建相應的檔案數(shù)據(jù)庫。同時，網(wǎng)頁管理也是較為重要的方式，可以為員工進行檔案管理工作提供極大地便利性，所以加強檔案網(wǎng)站管理也是不容忽視的。網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展與更新，事業(yè)單位在檔案管理中，必須要注重技術和設備的更新、維護，實現(xiàn)信息資源的高效利用與配置。

3.3 加強檔案管理信息化的培訓

要想實現(xiàn)檔案管理信息化建設目標，必須要注重培訓工作的開展，定期開展技能培訓與管理思想的培訓工作，并且要加強管理人員的思想培訓，定期召開專家講座，加強交流與研討[4]，開闊檔案管理人員的視野，不斷提高人員的專業(yè)技能與綜合素養(yǎng)，嚴格規(guī)范人員的工作行為。需要注意的一點是，還要不斷激發(fā)檔案管理工作人員的積極性、主動性，實施相應的激勵與約束機制，并將其與員工薪資相掛鉤，對于工作表現(xiàn)良好的人員要給予一定的物質獎勵和精神獎勵；反之，要予以懲處，不斷提高檔案管理人員的服務能力。

3.4 構建檔案信息局域網(wǎng)

事業(yè)單位在檔案室內部，要構建獨立、封閉的局域網(wǎng)，設置電子檔案閱檔室，查檔人員可以查閱自己所需的資料信息，但是要在授權允許的范圍內進行，這對于檔案查閱速度的提升有著極大地幫助，也可以增強檔案管理工作的安全性與保密性。同時，事業(yè)單位還要構建檔案信息專網(wǎng)系統(tǒng)，可以為相關業(yè)務部門的正常使用帶有極大地便利性[5]，授權人員可以結合自身工作需求，在登錄檔案信息專網(wǎng)以后，就可以自行查閱。

3.5 制定檔案信息化監(jiān)督機制，做好涉密管理工作

要想確保事業(yè)單位檔案管理信息化的持續(xù)推進，必須要制定完善的監(jiān)督管理機制，對員工的工作行為進行嚴格的監(jiān)督，確保檔案信息的高度安全。在構建檔案信息化監(jiān)督機制過程中，要注重內部監(jiān)督與外部監(jiān)督，靈活運用，從而構建完善的檔案信息化管理模式。檔案室要定期開展檔案信息化設備和信息網(wǎng)站的檢查與維護工作，并對檔案信息網(wǎng)絡進行病毒檢測，確保檔案信息的高度安全，促進檔案信息網(wǎng)絡的順利運行。事業(yè)單位要開展涉密管理工作，加大保密審查力度，做到“不公開、不涉密”，避免出現(xiàn)檔案信息丟失或竊取等安全隱患。

4 結束語

綜上所述，加強基層事業(yè)單位檔案管理信息化建設勢在必行，可以實現(xiàn)檔案管理與信息化建設的緊密融合，不斷提高檔案管理工作效率，順利開展檔案管理工作。因此，在檔案管理信息化建設過程中，要給予充足的資金，構建先進的計算機和設備，并積極構建內部局域網(wǎng)，加大內部監(jiān)督力度，最大程度地維護檔案管理信息的真實性與準確性，以防出現(xiàn)不必要的安全隱患。

參考文獻

[1]李峰.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業(yè)務，2017（24）：89-90.

[2]黑丙喆.事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題[J].人力資源管理，2017（07）：341.

[3]從俊.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].科技經濟市場，2016（09）：127-128.

[4]馮躍萍.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].黑龍江科學，2016，7（13）：138-139.

[5]程文富.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法和策略[J].企業(yè)改革與管理，2016（02）：23.