企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理

羅平杰

摘 要：本文從檔案管理信息化的相關概念談起，然后就檔案管理信息化建設的任務和內(nèi)容進行說明，最后對信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新中所面臨的問題和對策進行剖析。依此來探討如何通過加快檔案信息化建設來促進信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新；信息化建設

一、檔案和檔案管理

（一）檔案概念

關于“檔案”一詞，歷史上各個朝代稱謂不盡相同，商代稱之為“冊”、周代稱之為“中”、秦漢稱之為“典籍”、漢魏以后稱之為“文書”、“案牘”、“案卷”、“簿書”。據(jù)權威人士考證“檔案”一詞最早出現(xiàn)在明末清初楊賓的《柳邊記略》一書中。目前，有關檔案的定義表述很多，基本得到大家認可的定義為：檔案是機關、組織和個人在社會活動形成的，作為歷史記錄保存起來以備日后查考的文字、圖像、聲音及其他各種形式和載體的文件。

（二）檔案管理主要內(nèi)容

檔案管理的主要內(nèi)容是：用科學的原則和方法管理檔案，服務于黨和國家的各項業(yè)務，檔案的收集、整理、存儲、識別、存儲、計數(shù)和利用是檔案工作的基本內(nèi)容。隨著信息化建設水平的提高，計算機和網(wǎng)絡的普及，檔案管理信息處理和信息輸出兩大系統(tǒng)也隨之增加。

二、企業(yè)檔案管理問題

（一）檔案管理層的現(xiàn)狀

1、檔案管理意識薄弱

在一些企業(yè)檔案部門，檔案意識非常薄弱。因此，檔案部門往往是精簡和合并的對象，不固定的雇員和較低職位的狀況對檔案工作的發(fā)展有一定的影響。隨著計算機時代的到來和電子技術的飛速發(fā)展，檔案部門的發(fā)展也越來越受到企業(yè)的重視。因此，我們應該加大宣傳力度，提高認識，保持檔案管理工作的與時俱進。包括《檔案法》等法律法規(guī)的宣傳推廣，改變原有的工作思路，確定紙質檔案的重點建設電子檔案工作。要確定領導責任制，加強企業(yè)內(nèi)部組織建設，履行職責，相互監(jiān)督，以支持領導和組織保障為基礎，開展檔案工作的建設將更加成功。然后，通過抓典型可以減少因為工作經(jīng)驗少產(chǎn)生障礙，充分開展這項長期復雜的工作是檔案事業(yè)的未來發(fā)展奠定了堅實的基礎。

2、檔案管理的內(nèi)容單一、手段落后

檔案收集途徑和方法的落后，造成了企業(yè)中檔案管理工作的滯后，管理手段中沒有先進的信息技術、計算機技術和網(wǎng)絡技術的幫助，因此使重要的檔案資源沒有及時得到收集，給企業(yè)的發(fā)展帶來了一定的影響。檔案管理理念與落后機房確保檔案先進管理的必要條件。這也是檔案信息資源在不同層次、不同范圍、不同內(nèi)容的開發(fā)利用不足的原因。這就要求企業(yè)領導提高認識，提高人才意識，加大設備投資力度，檔案管理的規(guī)模取決于企業(yè)的需要。

在一些企業(yè)中，行政手段的落后也對企業(yè)檔案管理產(chǎn)生了一定的負面影響。使企業(yè)在國家檔案管理工作的整體管理機制和系統(tǒng)開發(fā)為基礎，根據(jù)國家制定的法規(guī)，對自己使用新的規(guī)則和法規(guī)的規(guī)定，我們將根據(jù)不同的方法適合不同的檔案管理研究的積極的實際情況。例如，對于規(guī)模較小、實力雄厚的企業(yè)，選擇社會檔案管理模式，既節(jié)約成本，又能充分利用檔案資源。

（二）檔案操作層的現(xiàn)狀

1、檔案行政管理部門指導不足

要想為企業(yè)的檔案管理提供相應的服務、耐心的指導，檔案行政管理部門就要抓住企業(yè)的特殊需要，采取不干預不強求的的態(tài)度。高速發(fā)展的現(xiàn)代化技術只是檔案管理過程中的一部分，更多的還是需要企業(yè)內(nèi)部在檔案管理的認識上做出具體的規(guī)定，為工作的順利開展奠定基礎，把握建檔的關鍵環(huán)節(jié)，才能使企業(yè)建檔工作落到實處。

首先，行政管理部門要積極對企業(yè)檔案信息資源進行整合配置，實現(xiàn)資源的有效價值的利用。為了發(fā)展整個企業(yè)，需要整合資源，創(chuàng)新制度，強化服務，使企業(yè)的檔案資源得以生存。

其次，提出相應的歸檔指導方針，進一步完善企業(yè)管理條例和管理制度的指導，以靈活、高效、務實的工作原則，做好檔案工作。企業(yè)缺乏檔案工作的經(jīng)驗，檔案行政部門要積極開展服務工作。

2、檔案從業(yè)人員綜合素質低

企業(yè)的檔案從業(yè)人員的專業(yè)水平不夠，學習不夠積極，僅依靠原有的工作經(jīng)驗來工作，這樣離檔案現(xiàn)代化管理的要求越來越遠，相應的檔案管理工作不能按時完成，影響了企業(yè)正?；顒拥陌l(fā)展。有的企業(yè)檔案庫房設施陳舊落后、環(huán)境差，完全不符合檔案的保管要求，對企業(yè)的經(jīng)營和形象有很大的損失.

三、成因分析

任何事情的發(fā)生都是有原因的，中國企業(yè)檔案管理的問題是一樣的，在主觀和客觀的條件下都需要改進和完善。

首先，由于我國開展檔案管理工作的時間較短，由于檔案企業(yè)性質的相關負責人工作不夠重視，在最終分析中所有問題都是產(chǎn)生誤解的根本原因。企業(yè)管理者對檔案工作的理解程度是一個不容忽視的重要因素，大多數(shù)企業(yè)家都沒有認真研究“檔案法”，對檔案工作的法律意識淡薄，與企業(yè)的經(jīng)營活動形成了鮮明的對比。因此，該文件需要很長時間才能顯示其效果。

二是檔案管理部門的指導不足。企業(yè)具有文件管理的自主權，也需要相關部門的指導和約束。但目前的情況是沒有行政管理部建立相應的監(jiān)督機制，因為其所有權和國有企業(yè)，更多的考慮到經(jīng)濟利益的現(xiàn)實，旨在使行政部門的指導受到限制，缺乏商業(yè)顧問也在很大程度上影響了其導向力和作用。

第三，存在制度不完善、基礎管理薄弱、缺乏戰(zhàn)略管理、文化管理失當、人力資源管理薄弱等基本問題。第四，企業(yè)信息化建設推力是不夠的，在現(xiàn)代社會要求企業(yè)加快建設內(nèi)部和外部的信息平臺，整體管理水平和人員素質可以使企業(yè)在激烈的競爭中立于不敗之地，如寧波奧克斯集團四年花費6000萬元建立的檔案信息資源體系，有效快速的加快企業(yè)的發(fā)展，在未來會越來越明顯的影響。

綜上所述，通過對企業(yè)當前管理現(xiàn)狀的分析，總結出企業(yè)與國有企業(yè)檔案管理的比較，以及企業(yè)自身的檔案管理問題。提出的主要問題包括文件管理意識，向后檔案管理的內(nèi)容和方式，現(xiàn)有的管理體制和制度并非完美無缺，檔案行政管理部門的指導是不夠的，檔案工作人員整體素質較低，管理水平低的一系列文件管理的現(xiàn)代化管理水平和操作水平的問題。

四、企業(yè)檔案管理模式對策

領導重視，明確責任，完善企業(yè)檔案工作機制。建立健全檔案管理機構，依法堅持依法行政。

完善制度，加強管理，提高集團檔案工作水平。堅持系統(tǒng)的注冊和重點建設項目的驗收文件，該文件人員經(jīng)常深入整個控制管理，檔案工作人員堅持“三對”制度，監(jiān)督建設項目檔案工作，如收集、整理、存儲、使用、項目文件管理和項目建設。

文件信息化與企業(yè)信息化同步建設，實現(xiàn)檔案信息化、網(wǎng)絡化管理。

大力開發(fā)企業(yè)發(fā)展服務檔案信息資源。將檔案部建立成學習型組織，并使檔案保管員值班。

堅持以人為本，努力提高檔案質量?，F(xiàn)在企業(yè)生產(chǎn)的電子文件與紙質文件有很大的不同，電子文件需要進行前端管理和邏輯管理。中華人民共和國行業(yè)標準”的電子文件和電子檔案管理規(guī)范”草案，要求批準文件和接收在同一時間，使用網(wǎng)絡傳輸檔案存檔，面對新的機遇和挑戰(zhàn)，現(xiàn)代企業(yè)還有很長的路要走。

五、總結

企業(yè)檔案文件管理與信息管理、信息整合程度和信息資源管理過程的程度，作為企業(yè)檔案管理模式發(fā)展的主流趨勢，許多理論和技術都不成熟，管理的道路，任重而道遠。圖書檔案科學、計算機科學等行業(yè)需要進一步加強、加強合作與交流，只有在理論與技術、企業(yè)檔案管理模式、選擇標準等方面取得突破和進步，才能成熟和完善。

參考文獻

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