?？漆t(yī)院人事檔案信息化管理的幾點(diǎn)思考

常笑

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平大幅度提高，信息化時(shí)代影響到社會(huì)各個(gè)行業(yè)，公立?？漆t(yī)院承擔(dān)著重要的社會(huì)公共衛(wèi)生服務(wù)功能，而人事檔案作為個(gè)人經(jīng)歷面貌的重要載體，對(duì)于核定工資、職稱晉升、干部提拔等方面都是極其重要的參考依據(jù)，將信息化引入公立專科醫(yī)院人事檔案管理中有著十分明顯的優(yōu)勢(shì)，因此如何在新時(shí)期完善人事檔案信息化管理，提高檔案管理的準(zhǔn)確性和高效性，是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和人事檔案管理者必須重視的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：?？漆t(yī)院；人事檔案；信息化管理

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，越來(lái)越多的醫(yī)院信息化管理日益規(guī)范，計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的引入使得醫(yī)院人事檔案管理的整個(gè)流程進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)智能化、自動(dòng)化。但作為專科醫(yī)院信息化建設(shè)及相關(guān)檔案管理意識(shí)、人員配備等方面的不足，導(dǎo)致?？漆t(yī)院人事檔案信息化進(jìn)程相對(duì)緩慢，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案管理的發(fā)展需求。因此如何在新時(shí)期完善?？漆t(yī)院人事檔案信息化管理，對(duì)?？漆t(yī)院整體發(fā)展有著至關(guān)重要的意義。

一、專科醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）思想認(rèn)識(shí)不到位

?？漆t(yī)院人事檔案信息化進(jìn)程緩慢最根本的原因在于認(rèn)識(shí)不到位，思想上不重視。尤其多數(shù)?？漆t(yī)院不具備管檔權(quán)，醫(yī)院管理者思想陳舊，認(rèn)為只要將人事檔案整理后送到上級(jí)檔案保管部門就可以了，思想認(rèn)識(shí)依然停留在有需要就去人工查閱的層面上，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢(shì)，即使上級(jí)部門有相關(guān)的人事檔案信息系統(tǒng)，也不會(huì)主動(dòng)要求配備及研究本院的相關(guān)系統(tǒng)。

（二）檔案管理方式落后

檔案管理制度不完善，在人事檔案管理上仍然存在輕服務(wù)而重保管現(xiàn)象，檔案管理工作始終處于被動(dòng)狀態(tài)，缺乏管理體制、管理方法的創(chuàng)新。許多個(gè)人相關(guān)的表彰、資格證書、新取得學(xué)歷等檔案材料暫存于自己?jiǎn)挝粺o(wú)法及時(shí)更新到個(gè)人檔案中，這種分散的檔案存放特點(diǎn)也造成人事檔案信息的完整性真實(shí)性得不到保障。

（三）信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后

雖然按照人事檔案管理制度，檔案存放處都配備了電腦，但實(shí)際操作中，電腦的使用率極低，幾乎成為擺設(shè)，根本不具備人事檔案系統(tǒng)管理軟件的基本操作使用環(huán)境。另一方面多數(shù)專科醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后，并沒(méi)有人事檔案電子目錄，在需要查詢個(gè)人人事檔案時(shí)仍以手工檢索為主，要到上級(jí)主管部門檔案存放處翻閱紙質(zhì)版檔案，手續(xù)繁瑣，效率低下。

（四）人事檔案信息化管理隊(duì)伍素質(zhì)低

現(xiàn)代化人事檔案管理不僅需要檔案管理人員具備熟練的對(duì)紙質(zhì)檔案的歸檔能力，還需要跟得上時(shí)代腳步的思維及基本應(yīng)用計(jì)算機(jī)的能力，而在?？漆t(yī)院以醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)為主的環(huán)境下，檔案管理工作相對(duì)較為容易和輕松，多數(shù)檔案管理人員為文化水平低、職稱級(jí)別低、業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、年齡結(jié)構(gòu)高等人員組成，在電腦操作方面根本無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案信息化建設(shè)的要求。

二、人事檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）人事檔案管理工作的需要

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷面貌的主要載體，能夠真實(shí)反映個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力等方面的內(nèi)容，為醫(yī)院推行科學(xué)有效的人力資源管理提供必不可少的信息資源，人事檔案信息化管理可以對(duì)職工個(gè)人的相關(guān)人事信息實(shí)行電子化動(dòng)態(tài)管理，既方便了人事檔案信息的查閱使用，又方便了信息資料的共享，使得醫(yī)院可以掌握最新的職工信息，為醫(yī)院發(fā)現(xiàn)人才、提拔人才提供有效的信息保障，能夠有效提高醫(yī)院人事檔案管理的效率與質(zhì)量。

（二）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，信息化在日常生活中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，信息化已經(jīng)成為了醫(yī)院整體發(fā)展的總趨勢(shì)，作為醫(yī)院管理的一部分，人事檔案工作不能成為一個(gè)完全封閉的系統(tǒng)，人事檔案管理信息化必然是檔案管理改革的總方向，這樣能夠更為有效的進(jìn)行人事檔案管理，還能夠推動(dòng)整個(gè)醫(yī)院管理的開(kāi)放化、社會(huì)化進(jìn)程。

（三）保證檔案安全性的要求

隨著現(xiàn)代保管技術(shù)的發(fā)展，檔案原始材料的保存雖然越來(lái)越完善，但是手工操作為主的查閱方式仍是檔案保管安全性的重要隱患。電子化人事檔案信息查閱可以大大減少人工操作造成的不必要的原始材料磨損、丟失，甚至涂改等現(xiàn)象，既滿足利用者的需求又保護(hù)了實(shí)體檔案的安全性。

三、關(guān)于?？漆t(yī)院人事檔案信息化的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)檔案知識(shí)宣傳培訓(xùn)

通過(guò)宣傳欄、院報(bào)、網(wǎng)絡(luò)、集中培訓(xùn)等多種途徑，增強(qiáng)檔案管理宣傳力度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，真正使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員認(rèn)識(shí)到人事檔案對(duì)醫(yī)院發(fā)展的作用，認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化是促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)管理的需要，另一方面通過(guò)專業(yè)檔案知識(shí)的培訓(xùn)宣傳，也能進(jìn)一步提高檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平，為人事檔案信息化建設(shè)提供有利條件。

（二）建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

?？漆t(yī)院相比較綜合醫(yī)院人員較少，構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)有較大優(yōu)勢(shì)，通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將不涉及個(gè)人隱私和國(guó)家機(jī)密的人事檔案中的文字、圖片等紙質(zhì)化資料變成無(wú)紙化數(shù)據(jù)，建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用專業(yè)的管理軟件實(shí)現(xiàn)檢索、借閱、查詢、統(tǒng)計(jì)等工作的一體化電子化，既保護(hù)了實(shí)體檔案，又保證了人事檔案利用過(guò)程中信息的準(zhǔn)確性，提高了檔案管理工作的效率。

（三）加強(qiáng)人事檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

完善人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與動(dòng)態(tài)化管理，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級(jí)主管部門對(duì)人事檔案信息資源的共享，這一點(diǎn)對(duì)于不具備管檔權(quán)的?？漆t(yī)院而言尤其重要，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與動(dòng)態(tài)化管理，可以明顯提高人事檔案信息查閱的效率，也利于人事檔案信息的實(shí)時(shí)更新。相對(duì)于綜合性醫(yī)院，專科醫(yī)院專業(yè)技術(shù)人員流動(dòng)性大，更需要?jiǎng)討B(tài)化實(shí)時(shí)更新人員信息，從而有效提高人事檔案的實(shí)用價(jià)值。

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