芻議企業(yè)辦公用品信息化管理模式

許譯文

【摘 要】 傳統(tǒng)的辦公用品管理存在諸多問題，例如紙張、筆的使用存在浪費(fèi)，缺乏規(guī)范的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)?？梢酝ㄟ^限額管理、完善領(lǐng)用審批手續(xù)、建立辦公用品庫存管理“電子臺(tái)賬”、引入辦公用品管理信息系統(tǒng)，力爭(zhēng)做到辦公用品管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化、自動(dòng)化，從而實(shí)現(xiàn)物品利用率最大化，節(jié)約資源，控制成本。

【關(guān)鍵詞】 新常態(tài)；辦公用品；信息化管理模式

隨著精益管理、降本增效和信息化建設(shè)在各個(gè)領(lǐng)域中的應(yīng)用，辦公用品管理也成為企業(yè)節(jié)能降耗、壓縮成本的焦點(diǎn)。但目前大多數(shù)企業(yè)仍然采用的是原始的手工做賬形式。在信息革命的浪潮中，顯然已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高效率、快節(jié)奏的現(xiàn)代工作需要。所以，開發(fā)一套適合的辦公用品信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)辦公用品日常管理各環(huán)節(jié)的嚴(yán)格管控，降低企事業(yè)單位管理費(fèi)用，并對(duì)各類信息進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)于提高辦公效率，規(guī)范辦公用品管理有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公用品使用及管理的現(xiàn)狀分析

通過調(diào)研分析企事業(yè)單位辦公用品管理及使用情況，了解到關(guān)于員工在辦公用品使用方面的態(tài)度、日常管理及審批模式均存在很多問題，日積月累形成了辦公用品的浪費(fèi)。調(diào)查顯示，很多職工從來不關(guān)注辦公用品使用情況。日常辦公存在的各種浪費(fèi)和不必要的損耗，同時(shí)也有很多員工認(rèn)為辦公用品領(lǐng)用制度不完善、管理不規(guī)范、懲罰制度不明確，讓很多人鉆了空子等。

首先，紙張的使用存在浪費(fèi)。在網(wǎng)上辦公越來越方便的同時(shí)，無紙化辦公仍然是不可取代的方式，會(huì)議場(chǎng)合還要將文件打印出來人手一份，在大型會(huì)議的場(chǎng)合更是需要準(zhǔn)備備份，而紙質(zhì)的文件在使用過后通常不會(huì)回收重復(fù)利用（所謂使用可能只是簡(jiǎn)單的翻閱或只是作為會(huì)議陳設(shè)），這樣每年的紙張存在大量浪費(fèi)，而且可能只有一個(gè)字的修改或調(diào)整，就廢棄所有打印好的文件、信封、便簽紙等，并且基本都是單面使用，對(duì)辦公資源造成極大的浪費(fèi)。簽字筆替代了鋼筆、圓珠筆，本可以更換筆芯繼續(xù)使用的中性筆也很少有人愿意更換。一是由于沒有這樣的意識(shí)，多數(shù)員工都是直接領(lǐng)取簽字筆，很少有人領(lǐng)取筆芯，所以從來不去更換。小的浪費(fèi)積少成多，使辦公用品浪費(fèi)問題逐漸浮出水面。其次，沒有規(guī)范的辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，造成了企事業(yè)單位辦公用品費(fèi)用支出不固定，新的需求不斷產(chǎn)生，辦公費(fèi)用不斷增加，同時(shí)也增加了企業(yè)的管理成本。優(yōu)越的資源條件和工作效能并非正相關(guān)，反而是不加約束的資源更容易產(chǎn)生浪費(fèi)的思想，極大影響了企業(yè)的管理。

二、應(yīng)對(duì)措施及建議

隨著企事業(yè)單位信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，企業(yè)使用信息系統(tǒng)進(jìn)行管理勢(shì)在必行，通過引入辦公用品管理信息系統(tǒng)，加強(qiáng)辦公用品在各個(gè)環(huán)節(jié)的嚴(yán)格監(jiān)管，可以提高工作效率，從而提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，實(shí)現(xiàn)精益化管理。做到節(jié)省了人力物力，減輕了職工手工處理的工作負(fù)擔(dān)，必將產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。

1、限額管理

通過對(duì)以往使用量的分析，把每個(gè)人一定時(shí)期內(nèi)使用的辦公用品定額化或定量化，引入領(lǐng)用次數(shù)及領(lǐng)取總量的限額管理模式，對(duì)領(lǐng)取頻率高的物資，設(shè)置部門領(lǐng)取的最高限額。更容易使每個(gè)人從思想上認(rèn)識(shí)到辦公用品的浪費(fèi)問題，真正做到相互監(jiān)督，這樣才使彌補(bǔ)辦公用品管理上的缺失。

2、完善領(lǐng)用審批手續(xù)

針對(duì)不同用戶給予不同權(quán)限，系統(tǒng)上的審批手續(xù)要更加嚴(yán)格、規(guī)范，減少隨意領(lǐng)用和重復(fù)領(lǐng)用。由于和庫存量的關(guān)聯(lián)，也將有效減少無效領(lǐng)用的發(fā)生。

3、建立辦公用品庫存管理“電子臺(tái)賬”

辦公用品的采購、入庫、領(lǐng)取情況均錄入系統(tǒng)，并生成報(bào)表，更容易對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，有利于發(fā)現(xiàn)問題，調(diào)整管理的思路。可以直觀看到庫存現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公用品余額信息進(jìn)行查詢，并實(shí)時(shí)更新庫存情況，領(lǐng)用缺貨時(shí)形成缺貨登記表，明確采購內(nèi)容，有利于保持最優(yōu)庫存。

三、通過引入辦公用品管理信息系統(tǒng)可望達(dá)成的目標(biāo)

引入辦公用品管理信息系統(tǒng)，要做到辦公用品管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化、自動(dòng)化。

1、提高工作效率

辦公用品管理系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)繼承的方式，在各類信息數(shù)據(jù)錄入后，隨之相應(yīng)的業(yè)務(wù)在各環(huán)節(jié)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，在進(jìn)行下一業(yè)務(wù)時(shí)，避免重復(fù)性的錄入工作，使企業(yè)的員工從重復(fù)性的手工勞動(dòng)中解放出來，進(jìn)而提高員工的工作效率，降低相關(guān)業(yè)務(wù)的處理周期。

2、降低辦公費(fèi)用

通過對(duì)辦公用品的信息化管理模式的使用，加強(qiáng)辦公用品各環(huán)節(jié)的嚴(yán)格管控，降低企事業(yè)單位的管理費(fèi)用，并對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)分析，建立管理臺(tái)賬，及早發(fā)現(xiàn)和調(diào)整辦公用品日常管理中存在的各種問題，為管理提供及時(shí)的決策信息，從而進(jìn)一步提高辦公用品管理的科學(xué)性、實(shí)效性。

3、合理庫存

為各部門提供日常辦公所需的物品，以最小的物品庫存儲(chǔ)備達(dá)到最佳的使用狀態(tài)，避免辦公用品的積壓和短缺，合理組織供應(yīng)。

四、辦公用品管理信息系統(tǒng)主要功能模塊

主要實(shí)現(xiàn)功能包括：物品入庫信息管理，物品領(lǐng)取信息管理，出庫信息管理以及查詢庫存信息。

1、基本信息的管理功能

包括人員、機(jī)構(gòu)信息及權(quán)限設(shè)置，辦公用品基本信息的查詢、添加、刪除和修改功能，根據(jù)需要實(shí)現(xiàn)適當(dāng)添加或修改型號(hào)規(guī)格等信息，同時(shí)維護(hù)部門及人員相關(guān)信息，體現(xiàn)各部門領(lǐng)用限額。對(duì)用戶管理、日志管理等信息進(jìn)行管理與維護(hù)，并能夠進(jìn)行對(duì)應(yīng)的權(quán)限管理及數(shù)據(jù)備份。

2、入庫及庫存管理功能

進(jìn)行辦公用品分類登記入庫，可查詢?nèi)霂燹k公用品的基本信息等資料。根據(jù)入庫信息、領(lǐng)用信息，自動(dòng)更新辦公用品的庫存數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)庫存情況的實(shí)時(shí)監(jiān)控。庫存不足時(shí)，生成缺貨單或采購單，以便管理員能夠根據(jù)缺貨單采購商品。

3、辦公用品出庫領(lǐng)用功能

部門內(nèi)勤可以根據(jù)自己的需求申請(qǐng)使用辦公用品，同時(shí)對(duì)所需的物品申請(qǐng)表進(jìn)行修改，無法領(lǐng)用的生成缺貨登記表；部門領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)使用領(lǐng)用管理界面對(duì)辦公用品的領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審批，可查看需要領(lǐng)用的辦公用品品類信息及庫存信息，對(duì)是否領(lǐng)用給予批示；庫房管理員可以添加、修改、刪除、查詢辦公用品的出庫信息。除了根據(jù)用戶權(quán)限限制品種，還要限制申請(qǐng)的數(shù)量。例如：稿紙每次只能領(lǐng)取一本，簽字筆每月只能領(lǐng)取1次等。領(lǐng)用表審批通過后，庫存信息同時(shí)更新。

4、辦公用品查詢及報(bào)表功能

系統(tǒng)用戶能設(shè)定某個(gè)條件查詢一類或者某種產(chǎn)品庫存情況，生成按部門、人員或辦公用品名稱排布的各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。在統(tǒng)計(jì)和查詢方面能夠支持單一條件查詢、多個(gè)條件組合查詢、模糊查詢和精確查詢四種方式。

總之，辦公用品的管理是資產(chǎn)管理的重要組成部分，對(duì)辦公用品進(jìn)行有效的管理，能夠使物品利用率最大化，節(jié)約資源，控制成本。利用計(jì)算機(jī)來代替人工處理一些重復(fù)而且工作量大的工作，不僅可以節(jié)約人力和資源成本，還能提高整個(gè)辦公用品管理工作的透明度，便于監(jiān)管和監(jiān)督。從而使管理者使用更加便捷、數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確、獲取更加及時(shí)，使其更規(guī)范化、科學(xué)化、人性化、網(wǎng)絡(luò)化。

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