淺析高校畢業(yè)生人事檔案管理

陳君達(dá)

摘要：高校畢業(yè)生人事檔案是反映高校畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要的依據(jù)。但是就目前畢業(yè)生人事檔案管理工作來(lái)看，還存在不少的問(wèn)題。本文深入分析了加強(qiáng)高校畢業(yè)生人事檔案管理的必要性以及現(xiàn)狀，并針對(duì)如何解決這些問(wèn)題的對(duì)策進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生人事檔案現(xiàn)狀對(duì)策

一、高校畢業(yè)生人事檔案工作目前存在的弊端

1.高校畢業(yè)生檔案歸檔范圍守舊、教條，內(nèi)容不全，不能為用人單位反映大學(xué)生在校全貌。目前素質(zhì)教育已成為我國(guó)教育的主要內(nèi)容，然而從畢業(yè)生檔案中卻無(wú)法反映出這一變化，畢業(yè)生檔案主要包括：學(xué)生入學(xué)登記表、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表、成績(jī)單、學(xué)位證明（復(fù)印件）、學(xué)年考評(píng)表、體檢表、黨、團(tuán)員登記表、入黨、入團(tuán)申請(qǐng)書、志愿書、預(yù)備黨員考察表，以及學(xué)生在校期間受到的校級(jí)以上的獎(jiǎng)勵(lì)、處罰材料。檔案的這些內(nèi)容卻不能體現(xiàn)出學(xué)生素質(zhì)的動(dòng)態(tài)發(fā)展，導(dǎo)致用人單位不能通過(guò)檔案了解畢業(yè)生在校的總體情況。

2.高校畢業(yè)生檔案中的造假現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致信息失真，使得檔案的可靠性和權(quán)威性受到挑戰(zhàn)。目前我國(guó)高等教育逐步從精英階段走向大眾化階段，高校畢業(yè)生就業(yè)也已從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的統(tǒng)包統(tǒng)配過(guò)渡到畢業(yè)生“在一定范圍內(nèi)通過(guò)供需見(jiàn)面，雙向選擇落實(shí)就業(yè)去向或自主擇業(yè)”，導(dǎo)致當(dāng)今的畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)成為一個(gè)強(qiáng)勁的買方市場(chǎng)。根據(jù)權(quán)威人事預(yù)測(cè)，近幾年高校畢業(yè)生的就業(yè)形勢(shì)將十分嚴(yán)峻。有的畢業(yè)生為了在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出，不惜采取不正當(dāng)手段如涂改成績(jī)，開(kāi)具假證明等來(lái)以此擊敗對(duì)手。這種造假現(xiàn)象不僅嚴(yán)重干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)的公平競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，給在校學(xué)生帶來(lái)消極的影響，從而使用人單位對(duì)檔案的可靠性、真實(shí)性、權(quán)威性產(chǎn)生了懷疑。

3.高校畢業(yè)生檔案的利用和跟蹤都比較滯后，不能為評(píng)價(jià)大學(xué)生提供及時(shí)的參考依據(jù)。大多數(shù)高校都是在大學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)才突擊整理檔案，而畢業(yè)生就業(yè)活動(dòng)則在畢業(yè)生離校前一個(gè)學(xué)期就開(kāi)始了。由于不少高校仍沿襲舊的運(yùn)作方式，學(xué)生進(jìn)校后其檔案不建檔就束之高閣了，在校期間產(chǎn)生的檔案材料散放在各系（院）、處（室）乃至個(gè)人手中，等畢業(yè)生離校時(shí)再集中整理、歸檔。待到用人單位上門查閱的時(shí)候，卻到處難覓芳蹤，大大降低了檔案的利用價(jià)值，也對(duì)畢業(yè)生就業(yè)產(chǎn)生了消極的影響。

二、高校畢業(yè)生檔案管理的新思路

從上述問(wèn)題看，目前畢業(yè)生人事檔案管理工作已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上社會(huì)發(fā)展步伐。為了使畢業(yè)生人事檔案管理工作在當(dāng)今新形勢(shì)下能發(fā)揮更大的作用，畢業(yè)生人事檔案管理部門應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，更新現(xiàn)有的工作方式，提高工作效率。具體應(yīng)從以下幾方面入手：

1.修改、補(bǔ)充高校畢業(yè)生檔案的歸檔范圍，使高校畢業(yè)生檔案逐步充實(shí)完善。根據(jù)《國(guó)家中長(zhǎng)期人才發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020）》指導(dǎo)方針，我們應(yīng)根據(jù)當(dāng)前大學(xué)生學(xué)習(xí)、參加的各項(xiàng)培訓(xùn)、各領(lǐng)域取得技能證書和獲獎(jiǎng)情況。修改、補(bǔ)充原歸檔范圍，以體現(xiàn)和涵蓋當(dāng)今大學(xué)生在校期間德、智、體、美、勞、心理狀態(tài)、個(gè)性特征、發(fā)展?jié)撃艿热?。如：反映學(xué)生身體素質(zhì)方面，現(xiàn)在的檔案中只有《體檢表》。如把同一學(xué)生不同時(shí)期的身體素質(zhì)材料、體育運(yùn)動(dòng)記錄、各類競(jìng)賽成績(jī)收集歸檔，就更能夠體現(xiàn)出學(xué)生身體素質(zhì)的動(dòng)態(tài)發(fā)展歷程。這樣，既有利于畢業(yè)生就業(yè)，也有利于他們今后的發(fā)展。

2.為提高畢業(yè)生檔案的利用價(jià)值，必須對(duì)檔案實(shí)行全程化的管理，建立畢業(yè)生信息反饋檔案。

（1）標(biāo)準(zhǔn)化電子檔案的建立。電子檔案是具有保存價(jià)值的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的價(jià)值觀念開(kāi)始發(fā)生了變化，人們開(kāi)始認(rèn)識(shí)到檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用以及檔案信息資源所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。而高校畢業(yè)生檔案則包含著許多對(duì)學(xué)生、用人單位、高校乃至整個(gè)社會(huì)有用的信息。實(shí)行電子化管理，采用高速掃描儀和存儲(chǔ)技術(shù)以及強(qiáng)大的專業(yè)管理軟件，并對(duì)學(xué)生的多項(xiàng)信息進(jìn)行數(shù)字管理，如學(xué)籍、考勤等，并實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)信息與網(wǎng)上閱卷、網(wǎng)上錄取和學(xué)業(yè)證書的鏈接及數(shù)據(jù)處理。利用者可直接在網(wǎng)上查閱、利用，為用人單位提供了最簡(jiǎn)捷、最準(zhǔn)確的畢業(yè)生檔案信息。電子檔案的建立，并不是摒棄學(xué)生的紙質(zhì)檔案，而是把它作為原始材料，作為對(duì)電子檔案的補(bǔ)充和備份。

（2）及時(shí)收集、整理畢業(yè)生檔案資料。要從大學(xué)生進(jìn)校起就做好建檔工作，并根據(jù)其專業(yè)、班組群體性，隨時(shí)按照新的歸檔范圍和要求，收集、整理有關(guān)材料。學(xué)生的各種材料一經(jīng)形成，就要盡快存入學(xué)生的檔案中保證學(xué)生各個(gè)階段的各種檔案材料及時(shí)歸檔，以杜絕臨時(shí)抱佛腳的突擊行為，避免錯(cuò)裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確的人為錯(cuò)誤。

（3）建立畢業(yè)生信息反饋檔案。檔案信息反饋系統(tǒng)的建立，使檔案利用從靜態(tài)分析轉(zhuǎn)入動(dòng)態(tài)分析，從局部分析轉(zhuǎn)入全面分析。建立畢業(yè)生信息反饋檔案，可以為在校學(xué)生提供相關(guān)的就業(yè)信息。一是間接的就業(yè)信息。即畢業(yè)生信息反饋反映了當(dāng)前社會(huì)對(duì)大學(xué)生的思想道德、知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能、心理素質(zhì)等的具體要求，在校學(xué)生可以依據(jù)這些信息，主動(dòng)的、有意識(shí)地設(shè)計(jì)自己，以適應(yīng)社會(huì)。二是直接的就業(yè)信息。某些畢業(yè)生信息反饋中提出了明確的用人要求，高?？梢灾苯犹峁┙o有關(guān)專業(yè)的在校生。更重要的是學(xué)校可以根據(jù)這些信息反映吃的市場(chǎng)對(duì)人才的需求狀況，在教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和手段等各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)進(jìn)行調(diào)節(jié)，主動(dòng)適應(yīng)人才市場(chǎng)，培養(yǎng)學(xué)生的綜合素質(zhì)和基本技能。

三.創(chuàng)新檔案管理模式，加快畢業(yè)生人事檔案的信息化建設(shè)

（1）加快畢業(yè)生檔案的信息化建設(shè)。隨著社會(huì)信息化程度的加深，人們不再以單一的文字形式而是以文字、聲音、視像等多種形式記錄人類活動(dòng)的情況與信息，也不再受時(shí)間、地點(diǎn)的限制進(jìn)行工作，計(jì)算機(jī)和高速信息網(wǎng)絡(luò)的組合，使畢業(yè)生檔案工作也需要用新的信息技術(shù)來(lái)代替某些傳統(tǒng)的管理方法和手段，進(jìn)行信息化建設(shè)。

（2）建立大學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)前學(xué)生就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)激烈，學(xué)生找工作時(shí)間已明顯提前，一般在畢業(yè)前半年，學(xué)生就要準(zhǔn)備好各種推薦或自薦材料，走向各種人才市場(chǎng)。要使我們管理的畢業(yè)生檔案在畢業(yè)生就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，就不能沿襲過(guò)去的方法，而要徹底改變目前這種畢業(yè)生檔案管理嚴(yán)重滯后及利用率太低和發(fā)揮作用太小的局面，一定要實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案的計(jì)算機(jī)管理，在建好基本信息集的基礎(chǔ)上，隨時(shí)錄入學(xué)生的最新信息，及時(shí)對(duì)錄入的信息進(jìn)行維護(hù)與更新，確保信息數(shù)據(jù)完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。這將方便畢業(yè)生就業(yè)時(shí)各種材料的自動(dòng)生成與信息的交流。

四、結(jié)束語(yǔ)

就目前情況看，盡管存在許多問(wèn)題，但高校畢業(yè)生檔案是學(xué)?；蛴萌藛挝慌囵B(yǎng)人才、使用人才的可靠憑證，起著難以替代的作用。隨著高等教育改革的發(fā)展，教育行政部門和高校要從對(duì)大學(xué)生的終身利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展考慮，增強(qiáng)責(zé)任心，要采取措施，加大畢業(yè)生檔案管理的各項(xiàng)措施，完善管理機(jī)制，使高校畢業(yè)生的檔案管理進(jìn)入科學(xué)化的軌道，跟上時(shí)代的步伐；使改革后的畢業(yè)生檔案更有利于大學(xué)生就業(yè)，更有利于大學(xué)生畢業(yè)后的個(gè)人發(fā)展，更好地發(fā)揮其服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人才的作用。

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