從關(guān)聯(lián)理論的最佳關(guān)聯(lián)性談如何提高跨境電商電子信函的銜接寫作技巧

施國(guó)華

(廣西國(guó)際商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院外語(yǔ)系，廣西 南寧 530007)

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代跨境電子商務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。在跨境電子商務(wù)交易磋商過程中，跨境電商與客戶磋商溝通的主要方式就是擬寫電子信函。因此掌握電子信函的銜接寫作技巧對(duì)跨境電商人員來說是一項(xiàng)必備的寫作技能。本文從關(guān)聯(lián)理論最佳關(guān)聯(lián)性的角度出發(fā)，分析了跨境電商電子信函在銜接上的的最佳關(guān)聯(lián)特點(diǎn)，探討了提高電子信函銜接寫作技巧的方法。

一、關(guān)聯(lián)理論

由Sperber和Wilson兩位學(xué)者提出的關(guān)聯(lián)理論認(rèn)為語(yǔ)言交際遵循著“明示——推理”的交際模式?！懊魇尽焙汀巴评怼笔墙浑H過程的兩個(gè)方面。為使交際獲得成功，說話人(寫信人)和聽話人(閱信人)唯一的共同目標(biāo)是要理解對(duì)方以及被對(duì)方理解。關(guān)聯(lián)理論的兩條原則分別是認(rèn)知原則和交際原則。所謂認(rèn)知原則就是人類認(rèn)知傾于同最大程度的關(guān)聯(lián)性相吻合；所謂交際原則就是每一個(gè)話語(yǔ)或其它交際行為都應(yīng)設(shè)想為具有最佳關(guān)聯(lián)性。關(guān)聯(lián)理論的最佳關(guān)聯(lián)性對(duì)提高跨境電商電子信函的銜接寫作技巧有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義。

二、關(guān)聯(lián)理論的最佳關(guān)聯(lián)性在跨境電子信函中的體現(xiàn)

跨境電子信函可分為：商洽函、詢問函、請(qǐng)求函、高知函、拒絕函、投訴函、致歉函、建議函、感謝函、邀請(qǐng)函、慰問函、祝賀函、推銷函、聯(lián)系函等。關(guān)聯(lián)理論的最佳關(guān)聯(lián)性體現(xiàn)在跨境電子信函格式、句子、段落以及發(fā)信和回信之間的銜接上。

(一)最佳關(guān)聯(lián)性在電子信函格式銜接中的體現(xiàn)

電子信函格式如下：

以上9個(gè)部分的內(nèi)容有序排列，形成一體，體現(xiàn)格式銜接上的整體性。

(二)最佳關(guān)聯(lián)性在句子銜接中的體現(xiàn)

1.簡(jiǎn)單句內(nèi)的關(guān)聯(lián)銜接

例1采用介詞銜接：

A sight draft will be drawn on you through the Bank of China.已經(jīng)通過中國(guó)銀行向你方開立了一張即期匯票。句中使用"on 和through這兩個(gè)介詞銜接句意。

例2采用介詞短語(yǔ)銜接：

In addition to the gross，net and tare weight，the shipping marks should include the words" Made in China" 除了毛重、凈重和皮重，運(yùn)輸標(biāo)志還應(yīng)該包括中國(guó)制造的字樣。句中使用“In addition to"這個(gè)介詞短語(yǔ)進(jìn)行銜接。

例3采用副詞銜接：

Any delay will undoubtedly involve us in no small difficulty.任何延誤都將會(huì)毫無疑問使我們陷入不小的困境。句中“undoubtedly”這個(gè)副詞起到強(qiáng)化語(yǔ)氣的銜接作用。

例4采用分詞銜接：

We write this letter，asking you to open an irrevocable L/C.我方寫這封信，要求你方開立一份不可撤銷的信用證。句中"asking" 這個(gè)現(xiàn)在分詞起到詳細(xì)描述來信內(nèi)容的連接作用。

2.復(fù)合句內(nèi)的關(guān)聯(lián)銜接

例1采用連詞銜接：

Although we are keen to do business with you，we regret that we cannot accept your counter offer.雖然我們渴望與你方做交易，但是抱歉我們無法接受你方還盤。句中運(yùn)用“although”這：個(gè)連詞連接主句和從句，表達(dá)轉(zhuǎn)折。

例2采用定語(yǔ)從句銜接

Enclosed is our Sales Contract No，354 in duplicate of which please countersign and return one copy to us for our file.隨函附上我方354號(hào)銷售合同一式兩份，其中請(qǐng)會(huì)簽并退回一份給我方以便存檔。句中使用”of which“ 連接主句和定語(yǔ)從句

例3采用轉(zhuǎn)折副詞銜接：

We would like to place repeat orders with you if you could reduce your price at least by 10%.Otherwise，we have to shift to the other suppliers."如果你方能降價(jià)10% 我方將續(xù)訂，否則我方將轉(zhuǎn)向其他供貨商。句中的“otherwise ”連接以上兩個(gè)簡(jiǎn)單句，表示轉(zhuǎn)折。

(三)最佳關(guān)聯(lián)性在段落銜接中的體現(xiàn)

例如采用介詞短語(yǔ)進(jìn)行關(guān)聯(lián)銜接：

We note that you can supply these items from stock and hope you will make delivery by the end of November.

For your reference，we wish to effect payment by D/P at 60 days’ sight.Please kindly let us have your confirmation.

兩段之間的for your reference有”供你參考“之意，起到遞進(jìn)的銜接作用。

(四)最佳關(guān)聯(lián)性在發(fā)信和回信銜接中的體現(xiàn)

1.用發(fā)信結(jié)束句和回信開頭句進(jìn)行關(guān)聯(lián)銜接

例如：寫信人在發(fā)信的結(jié)尾往往會(huì)寫“We look forward to your early reply.We anticipate your immediate acceptance.We expect your settlement before March 10.2016.We look forward to your early reply.We anticipate your immediate acceptance.We expect your settlement before March 10.2016.”這類希望對(duì)方回復(fù)的期待語(yǔ)。而回信人在回信的開頭往往會(huì)寫“Thank you for your letter of April 1，2016，offering us 1000 metric tons of peanuts.；In reply to your letter of May 20，2016 enquiring for rice，we are making you an offer as follows：”這類提及來信的開頭句。通過發(fā)信的結(jié)束語(yǔ)和回信的開頭語(yǔ)來銜接往來信函。

2.發(fā)信和回信正文內(nèi)容之間的關(guān)聯(lián)銜接

在跨境電商交易中，電商根據(jù)交易業(yè)務(wù)流程擬寫信函，在發(fā)信正文和回信正文內(nèi)容之間需要存在必要的銜接。例如買方詢購(gòu)A4紙：

From:dylan@jhtrading.com.cnTo:sathida@scg.com.thDate:Jun.9,20—Subject:An inquiry for A4 Copy PaperDear Sirs,We learn from www.thaipaper.com that you are a leading paper supplier in Thailand.We are very interested in your A4 Copy Paper in Idea Type.Would you please inform us of the price,shipment and payment Please quote us your most favorable prices.If your prices are competi-tive,we will place a large order with you.Looking forward to your early reply.Best Regards Dylan WangImport Manager

賣方收到后進(jìn)行報(bào)盤回復(fù)：

From:sathida@ scg.com.thTo:dylan@ jhtrading.com.cnDate:Jun.9,20—Subject:An offer for A4 Copy PaperDear Dylan,Thank you for your inquiry of June 9,20—for our A4 Copy Paper in I-dea Type.As requested,we take pleasure in offering you,subject to your reply reaching us by the end of this month as follows:Commodity:Idea max 70g,Price:at USD 50/mt FOB BangkokShipment:within 20 days after receipt of the L/CPayment:by an L/C at sight or T/T100% before production.Looking forward to your early reply.Best regardsSathidaExport Manager

在整個(gè)詢盤和報(bào)盤磋商環(huán)節(jié)中，買方發(fā)出和賣方回復(fù)的信函在內(nèi)容上緊密銜接。

三、提高跨境電子信函銜接寫作技巧的方法

(一)掌握格式上的關(guān)聯(lián)銜接

牢記商務(wù)電子信函在格式上的銜接特點(diǎn)。例如：發(fā)件人-收件人-日期-事由-稱呼-郵件正文-禮貌結(jié)束語(yǔ)-發(fā)件人全名-職務(wù)-附件，按以上順序排列格式內(nèi)容。

(二)掌握專業(yè)術(shù)語(yǔ)和套句上的關(guān)聯(lián)銜接

寫好跨境電子信函的首要任務(wù)就是要牢記各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的核心詞匯。例如建立業(yè)務(wù)關(guān)系establish business relations；詢盤enquire for，make an enquiry for；報(bào)盤offer，quote，make an offer for；還盤counteroffer，make a counteroffer for；成交accept the order，sign and countersign the contract，fulfill the contract 等。

而掌握套句是寫好跨境電子信函的基礎(chǔ)。例如建立業(yè)務(wù)關(guān)系套句：We owe your name and address to the Commercial Counselor’s Office of xxx Embassy in … We hope you can establish business relations with us.；詢盤套句：We are interested in…We want to buy…We shall be obliged if you could quote…，stating…；報(bào)盤套句：We are making you a firm offer for…(goods)at…(price)for shipment in…for payment by…；還盤套句：Please reduce your quotation by 2% as it is found to be on the high side.牢記這些套句會(huì)使信函邏輯緊湊。

(三)掌握正文三段意思上的關(guān)聯(lián)銜接

學(xué)會(huì)歸納不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)信函正文中各段落的寫作內(nèi)容。

例如報(bào)盤函三段正文的寫作要點(diǎn)為：

開頭段：感謝對(duì)方某年某月某日關(guān)于某商品的詢盤。

中間段：進(jìn)行報(bào)盤并陳述報(bào)盤條款同時(shí)勸說對(duì)方接受。

結(jié)尾段：期待收到對(duì)方接受。

再如還盤函三段正文的寫作要領(lǐng)為：

開頭段：感謝對(duì)方某年某月某日關(guān)于某商品的報(bào)盤。

中間段：說明不能接受報(bào)盤，陳述原因并致歉。給出還盤建議。

結(jié)尾段：希望對(duì)方接受還盤建議。

(四)掌握整篇信函寫作模板上的關(guān)聯(lián)銜接

例如要求修改信用證函寫作模版：

From:To: Date:Subject:Asking for Amending…Dear Customer,We have received with thanks your L/C No….under S/C No…After checking the L/C,we find some discrepancies.Please amend the L/C as follows:1.Please amend … 2.…should be… instead of… Please make necessary amendment to your L/C with the least possible delay.We look forward to your L/C amendment.Best Regards,xxx

四、結(jié)束語(yǔ)

跨境電商如果能掌握電子信函寫作上的最佳關(guān)聯(lián)銜接技巧，并按照以上方法進(jìn)行訓(xùn)練，就能達(dá)到不斷提高電子信函寫作水平的目的。

[1]陳祥國(guó)，孟雅楠，主編.跨境電商函電[M].中國(guó)商務(wù)出版社.

[2]苑春鳴，姜麗.商務(wù)英語(yǔ)翻譯[M].外語(yǔ)教學(xué)與研究出版社.

[3]劉杰英，主編.世紀(jì)商務(wù)英語(yǔ)函電與單證[M].大連理工大學(xué)出版社.