芻議新時期高校檔案的服務利用工作

耿偉娜

摘 要：作為高校的主要資源之一，檔案管理和服務利用工作的整體質(zhì)量對于高校整體管理質(zhì)量具有十分重要的影響，良好的檔案服務利用質(zhì)量也是高校檔案管理工作有效開展的重要保證。但是，在新時期的發(fā)展形勢下，高校檔案的服務利用工作還存在一定的問題，這些問題如果得不到及時有效的解決，將在一定程度上影響整體管理質(zhì)量。本文在深入分析高校檔案工作特點的基礎上，較為詳細的闡述了提升服務利用工作質(zhì)量的有效策略。

關鍵詞：新時期 高校檔案 服務利用 策略

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）05-00-01

在高校的管理工作中，檔案管理是一項十分重要的內(nèi)容，而檔案服務利用工作的質(zhì)量也直接關系著整體檔案利用水平。在當前的高校檔案工作實踐中，受傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，工作中暴露出了較多的問題，這些問題也成為制約檔案服務質(zhì)量提升的重要障礙，也就是說，傳統(tǒng)的高校檔案服務利用形式已經(jīng)無法適應新時期的發(fā)展要求。在這種背景下，深入探討和分析高校檔案服務利用工作中存在的問題，并且針對這些問題提出針對性的解決方案，對于提升高校檔案服務利用質(zhì)量，具有十分積極的理論和現(xiàn)實意義。

一、新時期提高高校檔案服務利用工作的重要性

1.符合新時期對于檔案服務利用工作的整體要求

傳統(tǒng)的高校檔案服務利用工作中，由于工作方式較為落后，工作效率較低，并且隨著檔案數(shù)量的增多，管理工作的難度也呈現(xiàn)出逐漸加大的態(tài)勢，給高校的檔案管理工作人員帶來了較為沉重的負擔[1]。在新時期的發(fā)展形勢下，高校檔案服務利用工作的一個目標是儲存資料，與此同時，檔案中承載了大量的信息，這些信息是開展下一步工作的基礎，通過查詢和利用檔案工作信息，可以更好的指導下一步工作，明確工作目標，優(yōu)化工作體系，從而使高校的各項工作都能有序開展。通過提升檔案的服務和利用質(zhì)量，可以有效的提升檔案管理質(zhì)量，將高校的檔案管理人員從傳統(tǒng)工作中解放出來，將更多的精力放在檔案利用與開發(fā)上，從而在原有的工作基礎上進一步優(yōu)化檔案工作流程。通過對檔案的總結(jié)和梳理，可以明確下一步工作方向，并且為高校的發(fā)展與優(yōu)化提供建議，實現(xiàn)工作效能總體提升。

2.節(jié)省了高校大量的管理資源

在傳統(tǒng)的高校檔案服務利用工作模式下，整體工作質(zhì)量較低，檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質(zhì)版的傳統(tǒng)檔案會占據(jù)較大的空間，高校的檔案管理部門在工作的過程中，隨著人數(shù)的增加，會產(chǎn)生大量的檔案，如果不進行服務利用工作的質(zhì)量提升，會嚴重影響檔案資源的開發(fā)與利用[2]。此外，傳統(tǒng)的檔案服務利用方式存在明顯的不足，在檔案資料查詢與調(diào)取等方面，都要耗費較大的人力物力。此外，提升后的檔案服務利用工作系統(tǒng)，拓寬了檔案管理的工作范圍，在傳統(tǒng)的高校檔案管理工作模式下，要想進行檔案查詢或者檔案處理，都必須在實地進行，而在提高檔案服務利用工作質(zhì)量之后，只要有網(wǎng)絡的地方，就可以通過登入數(shù)據(jù)庫的方式，進行實時的查詢與處理，極大提升了高校的工作效率。

二、新時期高校檔案服務利用過程中存在的主要問題

1.對于檔案的服務利用工作不夠重視

在新時期的社會發(fā)展形勢下，高質(zhì)量的高校檔案服務利用工作質(zhì)量，對于促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展，更好的完善高校管理制度，都具有十分重要的作用。但是，遺憾的是，許多高校由于自身管理上的問題或者出于其他各種原因，仍然存在不重視檔案服務利用工作的情況，并且這種情況十分普遍[3]。這些高校本身還未意識到檔案服務利用工作對于發(fā)展的重要性，對于檔案服務利用工作普遍存在松散懈怠的情況，除此之外，相關工作人員缺乏檔案服務利用的相關知識，不熟悉檔案管理工作的相關法律法規(guī)，管理過程中較為隨意，沒有一套科學系統(tǒng)的檔案管理體系?？梢哉f，對于檔案管理工作的重視程度直接關系著檔案管理工作的整體水平，重視程度如果不夠，檔案服務利用工作質(zhì)量的提升就無從談起，長此以往，不僅檔案管理工作無法得到提升，還有可能對高校的整體管理工作造成一定的不利影響。

2.缺乏專業(yè)的檔案服務利用人才，沒有完善的檔案服務利用制度

無論處于哪個行業(yè)領域，要想促進工作質(zhì)量的整體提升，相關的專業(yè)人才是不可或缺的。高校檔案服務利用工作同樣也不例外[4]。但是，檔案服務利用工作人才缺乏是當前許多高校面臨的現(xiàn)狀，由于高校對于檔案管理工作一直不夠重視，在專業(yè)管理人才的培養(yǎng)和引進方面缺乏力度，從而導致了檔案服務利用人才的缺失。所以，在高校檔案服務利用過程中，相關的工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，甚至有些部門都沒有檔案管理的專門人員，而是由其他人兼職，這樣的檔案管理質(zhì)量可想而知。另外，多數(shù)高校在工作過程中也沒有一套完善的檔案管理服務制度，從而使工作人員一直處于較為隨意的服務利用工作狀態(tài)，管理工作缺乏規(guī)范性和可操作性，這也是影響高校檔案服務利用工作質(zhì)量的主要原因之一。

3.高校檔案服務利用設施落后，工作質(zhì)量偏低

對于高校的檔案管理工作部門來說，檔案服務利用工作并不是工作的核心和重點，所以，很多高校并不關注檔案的服務和利用，也不在檔案管理工作中做過多的投入，甚至有的高校完全忽視這個問題，在這種情況下，檔案服務利用工作很難出現(xiàn)質(zhì)的飛躍，管理工作模式改革更是無從談起[5]。眾所周知，高質(zhì)量的檔案管理工作需要一定的先進管理設施來支撐，沒有先進的管理設備，檔案服務和利用工作的整體質(zhì)量很難有所提高。由于相關部門不重視日常的檔案服務利用工作，所以導致檔案服務利用設備陳舊，無法適應新時期對于檔案工作的要求，并且已經(jīng)在一定程度上影響了高校檔案工作的整體質(zhì)量。

三、新時期提升高校檔案服務利用工作質(zhì)量的有效途徑

1.強化高校對于檔案服務利用工作的重視

在高校檔案的服務利用工作過程中，出現(xiàn)服務質(zhì)量偏低的一個主要原因就是對于檔案服務利用工作質(zhì)量不夠重視，因此，為了有效解決這些問題，從而提升高校檔案服務利用工作的整體質(zhì)量，首先應該提升高校對于檔案服務利用工作的重視程度[6]。具體來說，高校應該充分認識到檔案服務利用工作對于高校發(fā)展的重要意義，并且在此基礎上，積極采取一系列有效措施，不斷的健全和完善傳統(tǒng)的檔案服務利用工作制度，建立一套科學統(tǒng)一的服務利用工作體系，盡量將檔案的服務利用工作體系化和流程化，從而使檔案服務利用工作更加科學高校，改掉傳統(tǒng)檔案工作中的缺陷和弊端。除此之外，在檔案的服務利用過程中，高校應該及時熟悉檔案管理領域的相關法律法規(guī)，并且結(jié)合高校自身的實際情況，對相關工作標準和工作流程進行詳細的梳理和細化，從而使高校的檔案服務利用工作更加具有針對性。

2.積極開展檔案服務利用工作的信息化建設

在高校檔案工作中，重要的目標就是發(fā)揮檔案作用，實現(xiàn)檔案資源的高效利用。要想提升檔案服務利用水平，就要構(gòu)建一套科學的數(shù)字化檔案管理模式，在傳統(tǒng)的檔案管理和收集模式中，各部門之間一般各自為政，檔案之間缺乏有效的交流和流通，通過檔案管理一體化建設，可以通過現(xiàn)代信息技術實現(xiàn)檔案資源的共享，節(jié)約大量的人力物力，在需要信息和資源的時候，可以通過調(diào)閱檔案的方式，有效整合工作資源[7]。因此，在強化檔案服務質(zhì)量的過程中，要改進數(shù)據(jù)運算結(jié)構(gòu)，打造一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，注重檔案信息的開發(fā)，推進檔案部門和信息部門的整合，從而為檔案服務利用工作質(zhì)量的提升創(chuàng)造良好的前提條件。

3.加大人才引進和培訓力度，提升高校檔案工作人員的整體素質(zhì)

在新時期的發(fā)展形勢下，提升高校的檔案服務利用工作質(zhì)量在很大程度上依賴于人才，人才對于檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展具有至關重要的作用，而目前高校檔案服務利用工作質(zhì)量不高也與缺少專業(yè)人才密不可分，因此，要想加快檔案服務利用工作創(chuàng)新的步伐，提升高校檔案管理工作質(zhì)量，提高工作人員的綜合素質(zhì)十分關鍵，在此過程中，高校應該主要在專業(yè)人才的引進和培養(yǎng)上下費工夫[8]。具體來說，高?？梢允紫仍趩挝粌?nèi)部挑選一些具有檔案管理專業(yè)知識的人進行檔案管理工作，并且定期或者不定期的對這些人進行培訓，從而不斷更新他們的知識體系，學習先進的檔案管理知識，提升檔案服務利用工作水平。

另外，高校還應該加大人才的引進力度，利用一些優(yōu)厚的待遇條件，將檔案管理方面的優(yōu)秀人才引入單位，為檔案服務利用工作注入新鮮的血液，提升檔案工作人員的整體素質(zhì)，從而促進檔案服務利用工作質(zhì)量不斷提升，也為以后的高校檔案管理工作發(fā)展奠定堅實的基礎。

結(jié)語

傳統(tǒng)的高校檔案服務利用工作已經(jīng)無法適應時代發(fā)展的需要，在新時期的發(fā)展形勢下，高校應該對檔案服務利用工作引起足夠的重視，并且在此基礎上，不斷探索和改進提升檔案服務利用工作質(zhì)量的有效途徑，加大人才的培訓和引進力度，積極開展檔案服務利用工作信息化建設，從而有效提升檔案服務利用工作的質(zhì)量。

參考文獻

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