信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題與對(duì)策

周林

摘 要：信息化的發(fā)展讓檔案管理模式得以創(chuàng)新，有效的彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，讓檔案管理走向了數(shù)字化、自動(dòng)化之路。本文首先分析了信息時(shí)代檔案工作改革的重要性，接著提出了信息化過程中檔案管理存在的管理軟件通用性不強(qiáng)、安全性有待提高，工作人員的信息化素養(yǎng)有待增強(qiáng)等問題，針對(duì)問題提出了相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理 問題

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）05-00-01

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作出現(xiàn)了新的問題。要結(jié)合檔案部門內(nèi)部管理與外部需求，改變傳統(tǒng)的信息割據(jù)局面，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高檔案信息的準(zhǔn)確率。通過運(yùn)用信息化技術(shù)能夠把分散的信息進(jìn)行處理，不管用戶在什么地點(diǎn)進(jìn)行辦公，都可以通過服務(wù)器連接起來，找出準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息，突破了檔案形成與查閱的時(shí)間與空間限制，改變了傳統(tǒng)方案材料的生成、傳遞以及處理方式。作為檔案信息化的基礎(chǔ)，電子文檔管理系統(tǒng)通過提高檔案信息存儲(chǔ)質(zhì)量，讓檔案信息資源的完整性得以保障，而且計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為用戶提供的有知識(shí)庫(kù)，能夠自動(dòng)收集和保存互聯(lián)網(wǎng)資源信息，檔案工作人員可以整理這些信息中對(duì)檔案管理有利的數(shù)據(jù)來為管理決策服務(wù)。

一、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

1.管理軟件的通用性不強(qiáng)

對(duì)于學(xué)校檔案管理工作來說，在信息時(shí)代，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化、自動(dòng)化能夠?yàn)闄n案管理信息化提供了強(qiáng)大的信息支撐。信息化管理是檔案的形成過程，而檔案又是信息化管理的成果。在檔案信息化管理過程中，出現(xiàn)了多種管理軟件。但是站在檔案管理工作的角度來說，新型的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)了管理內(nèi)容的信息化，但是還存在一些不足之處，比如，管理軟件之間的通用性不強(qiáng)，難以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，導(dǎo)致檔案管理工作的成效不高。

2.檔案管理信息化的安全性有待提高

通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還能夠把檔案的信息與檔案載體分離開來，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)把關(guān)鍵的信息共聯(lián)，這樣一來，信息的深度就得到了提升，實(shí)現(xiàn)了檔案信息共享與在線服務(wù)?？v觀當(dāng)前的檔案管理工作，由于檔案管理的規(guī)范化建設(shè)還存在漏洞，導(dǎo)致檔案管理信息化的安全問題被提上日程。因?yàn)殡娮訖n案管理系統(tǒng)主要是通過用戶名和密碼進(jìn)行安全性能防范，雖然相對(duì)比較方便，但是一旦出現(xiàn)密碼泄露或者丟失，就會(huì)對(duì)檔案資料的安全性產(chǎn)生威脅。

3.檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)問題

作為檔案管理工作的實(shí)施者，檔案管理工作人員是管理工作中最為活躍的要素，其綜合素質(zhì)對(duì)檔案工作的質(zhì)量產(chǎn)生直接的影響。在檔案信息化管理過程中，要求檔案管理人員具備信息化素質(zhì)，運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件處理檔案資料。但是現(xiàn)在很多檔案管理人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)上的水平都不夠達(dá)標(biāo)，工作素養(yǎng)有所缺失，這點(diǎn)也是信息時(shí)代檔案管理工作需要注意的問題之一。

二、信息時(shí)代檔案管理工作問題的對(duì)策

1.加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)軟件兼容

檔案信息化管理要跟辦公自動(dòng)化融合為一體，把歸檔工作納入到檔案信息化系統(tǒng)中去，進(jìn)行統(tǒng)一管理，避免形成環(huán)節(jié)與歸檔環(huán)節(jié)之間產(chǎn)生脫節(jié)行為。根據(jù)系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺(tái)化與智能化的發(fā)展。因此，要加強(qiáng)信息化建設(shè)就要注重軟件的兼容性。比如，在進(jìn)行檔案資料分類存儲(chǔ)時(shí)，檔案管理部門可利用信息管理系統(tǒng)、CAD/CAM 系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)以及ERP 系統(tǒng)等對(duì)管理軟件進(jìn)行編程，并對(duì)文字類檔案和圖像類檔案進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，并儲(chǔ)存到相應(yīng)檔案信息庫(kù)中，從而提高軟件的兼容性。

2.提高檔案管理信息化的安全性

首先，在檔案管理過程中，要對(duì)程序的操作控制進(jìn)行強(qiáng)化，這樣才能提高電子檔案信息的準(zhǔn)確性，盡可能的減少信息差錯(cuò)的出現(xiàn)。管理人員要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，要求專業(yè)人員在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的時(shí)候制定相應(yīng)的操作規(guī)范，包括檔案管理系統(tǒng)操作的步驟與指令。其次，要提高檔案管理中系統(tǒng)的安全性，要設(shè)定相應(yīng)的人員操作權(quán)限，用防火墻等形式來隔絕病毒，定期采用相應(yīng)的軟件來清理系統(tǒng)垃圾，為系統(tǒng)提供良好的運(yùn)營(yíng)環(huán)境，避免未授權(quán)人員進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生不良行為的發(fā)生。再次，重視計(jì)算機(jī)上機(jī)操作與管理，制定相應(yīng)的制度，要求檔案管理工作人員按照制度來進(jìn)行檔案信息的錄入和整理，制定數(shù)據(jù)的備份方案等。

3.提高檔案管理工作人員的信息化素養(yǎng)

對(duì)于檔案業(yè)務(wù)主管部門來說，要注重人才的培養(yǎng)，只有不斷強(qiáng)化內(nèi)部人員的綜合素質(zhì)與知識(shí)結(jié)構(gòu)，才能讓他們?yōu)闄n案工作的發(fā)展服務(wù)。首先，專業(yè)基礎(chǔ)培訓(xùn)。對(duì)于新入職的員工在上崗之前就要開展培訓(xùn)工作，具體內(nèi)容包括崗位的工作職責(zé)，具體工作流程，操作方式等。掌握各個(gè)門類檔案和各種載體檔案的管理方法、各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，提高培訓(xùn)的針對(duì)性。還要熟悉國(guó)家檔案管理方面的法律法規(guī)。其次，信息化技能培訓(xùn)。比如，讓工作人員明確電子檔案的歸檔要求和步驟，并對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行專業(yè)的評(píng)估，對(duì)檔案的歸檔范圍進(jìn)行明確，歸檔的是那些具有存檔價(jià)值的檔案，刪改沒有存檔價(jià)值的檔案，這樣才能更好的識(shí)別電子文件。此外，還要制定嚴(yán)格的培訓(xùn)績(jī)效評(píng)估方式，也就是在培訓(xùn)課程結(jié)束之后，按照計(jì)劃進(jìn)行抽檢，鼓勵(lì)檔案部門全員參與培訓(xùn)，讓學(xué)習(xí)培訓(xùn)成為常態(tài)化管理的重要舉措。

結(jié)論

綜上所述，隨著信息時(shí)代的到來，檔案管理工作開始面臨著新的形勢(shì)。在檔案管理過程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)體檔案向數(shù)字化存儲(chǔ)的轉(zhuǎn)變，有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理中基于文本等手工處理與人工檢查工作量大、出錯(cuò)率高的問題，實(shí)現(xiàn)了管理方式的規(guī)范化發(fā)展，提高了組織檔案管理的工作效率。在新時(shí)期，要明確信息時(shí)代檔案管理工作的重要性，找出檔案管理工作面臨的問題，提出有針對(duì)性的措施來規(guī)范檔案管理工作，從而為學(xué)校的持續(xù)發(fā)展提供智力支撐。

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