事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新探討

黃永慶

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔策管理模式已不適應(yīng)當(dāng)今社會的發(fā)展需求，傳統(tǒng)的檔策管理模式已改變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ健Ｐ畔⒒芾砟Ｊ綆淼氖切畔踩詥栴}，因此，要加強(qiáng)對檔案管理人員的技術(shù)與方法等方面的創(chuàng)新改革，從而對信息化管理模式所帶來的問題進(jìn)行有效解決。本文主要對事業(yè)單位的檔案管理優(yōu)勢及思路進(jìn)行分析，供同行借鑒參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔管理 創(chuàng)新管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）05-00-01

在社會主義市場體制下，事業(yè)單位的管理模式也在不斷的自我完善中，通過實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案，可以提高工作效率，同時(shí)還可以減少勞動力的輸出。任何一個(gè)行業(yè)在經(jīng)營管理過程中都會存在大量的檔案資料，這些資料是事業(yè)單位在發(fā)展過程中衍生的證據(jù)及內(nèi)容，對單位的未來發(fā)展具有重要的借鑒作用。因此，打破傳統(tǒng)人工管理模式，通過創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理信息化，保持一種全面開放的思維，創(chuàng)造性地開展檔案工作，提升工作的服務(wù)效率。

一、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的原則

1.檔案管理合法性、真實(shí)性原則

對于事業(yè)單位而言，其所儲存的檔案都具備一定的權(quán)威性。其檔案在一定職能范圍內(nèi)會對某個(gè)事件起到?jīng)Q定性影響，對此，檔案的真實(shí)性是事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的首要原則，如果真實(shí)性受到影響，那么檔案管理的意義便不復(fù)存在。傳統(tǒng)的檔案管理中主要以紙質(zhì)記錄為主，各個(gè)環(huán)節(jié)工作完成后還需要相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字或者蓋章，充分體現(xiàn)檔案管理的合法性和真實(shí)性。而在信息化檔案管理中，紙質(zhì)檔案由電子檔案取代，雖然方便、快捷、但比較容易修改和復(fù)制，對電子檔案的真實(shí)性和合法性受到一定影響[1]。

2.檔案管理安全性原則

對于新時(shí)代的檔案管理，其管理過程中的安全性主要體現(xiàn)在檔案的傳輸使用過程以及儲存過程中。在傳輸、使用的過程中，信息化檔案管理更加便于傳輸、共享，但是在共享的過程中，檔案的信息安全性也會受到一定的影響，信息化檔案能夠借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)隨時(shí)、遠(yuǎn)程傳輸。為廣大用戶提供便利的同時(shí)也埋下了安全隱患，在實(shí)際的數(shù)據(jù)傳輸中，可能發(fā)生數(shù)據(jù)被纂改、竊取和偽造等不法行為。尤其是事業(yè)單位，其普遍使用的都是高度保密的檔案，如果被篡改、竊取和偽造，都會造成嚴(yán)重的影響；對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，信息化檔案的儲存能夠保障檔案儲存時(shí)間更長。但是，檔案信息在長時(shí)間的儲存中，可能遇到各種影響因素，破壞信息檔案[2]。

二、信息化檔案管理對于事業(yè)單位的優(yōu)勢

1.提高信息化檔案的使用效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，使用效率偏低，人工查找不僅浪費(fèi)時(shí)間，換容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。而使用信息化檔案管理，搜索檔案的工作不在尋找紙質(zhì)的卷宗，而是輸入檔案代碼，便能夠直接的尋找到想要使用的檔案，有效提升查找效率，同時(shí)可以大大降低查找檔案中出現(xiàn)錯(cuò)誤的幾率[3]。

2.提高信息化檔案的便利性

隨著人們生活的改變，人們對環(huán)境的保護(hù)意識也越來越高。在電子信息飛躍發(fā)展的今天，無紙化辦公越來越被大眾所關(guān)注，已經(jīng)推廣運(yùn)用的各個(gè)辦公部門。隨著數(shù)字化辦公的逐漸普及，導(dǎo)致與紙質(zhì)檔案信息管理的矛盾逐漸白日化。但在使用信息化檔案之后，檔案的信息可以數(shù)字化、信息化的形式展現(xiàn)，直接應(yīng)用于數(shù)字化辦公，并且在檔案共享與傳遞的過程中也不會造成任何影響。信息化檔案管理，不僅能夠使檔案管理與辦公數(shù)字化有效結(jié)合，同時(shí)可以為后期檔案管理提供便利，增加工作效率。

3.提高信息化檔案利用率

通過將檔案管理與信息網(wǎng)絡(luò)有效結(jié)合，不僅方便工作人員管理，還可以及時(shí)將有用的信息傳輸于檔案使用者手中，提高利用率。此外，信息化檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的收集、整理和管理，并且可以在允許范圍內(nèi)，將檔案信息共享給更多的使用者[4]。

三、信息化檔案管理在事業(yè)單位中的創(chuàng)新思路

1.轉(zhuǎn)變管理方式，創(chuàng)新管理服務(wù)

事業(yè)單位需要針對新時(shí)代檔案管理的優(yōu)勢，創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)類型。事業(yè)單位的檔案管理工作者，需要轉(zhuǎn)變以往的檔案管理性質(zhì)，將管理理念轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)理念，從而改善檔案管理工作。例如，在信息化檔案管理中，檔案管理者可以給檔案使用者提供更加豐富、完善的檔案資料，將電子檔案按照一定特點(diǎn)進(jìn)行歸類，從而提供更多相似檔案給檔案使用者。

2.轉(zhuǎn)變檔案管理從被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?/p>

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，整理以及查找工作繁復(fù)，導(dǎo)致管理工作太過枯燥，影響工作效率。隨著信息化檔案管理的普及，電子形式的檔案被廣泛運(yùn)用。想要提升檔案管理的工作效率，滿足檔案使用者對檔案管理的需求，檔案管理必須要從以往的被動管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃有问降墓芾?。由于電子檔案信息會定期更新，因此管理人員要及時(shí)將更新信息給予檔案使用者，提高檔案還用率[5]。

3.從實(shí)體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M檔案

信息化檔案管理通過使用無紙需求的信息操作以及檔案管理，形成虛擬檔案，不僅可以節(jié)約紙張的浪費(fèi)更加環(huán)保，還可以隨時(shí)修正檔案記錄，提高檔案的精準(zhǔn)性。電子檔案的數(shù)據(jù)庫更加全面，其功能更加強(qiáng)大、完善，檔案數(shù)據(jù)的更新操作也更加便利、快捷，査詢也更加準(zhǔn)確、快捷。

總結(jié)

在事業(yè)單位中，檔案的安全性更為重要，發(fā)展速度更快。對此，檔案管理的安全性尤為重要。事業(yè)單位的成長以及國家建設(shè)當(dāng)中的核心任務(wù)便是全面、有效的實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理。因此，管理檔案的相關(guān)人員必須正視檔案信息化管理過程中的利與弊，并針對可能出現(xiàn)的問題進(jìn)行合理改善，提升工作效率與檔案的使用率，從而使事業(yè)單位檔案管理更加科學(xué)、合理，助于國家成長[6]。

參考文獻(xiàn)

[1]李榮，葉全勝，黃紅萬.事業(yè)單位檔策管理應(yīng)處理好的幾個(gè)關(guān)系[J]黑龍江檔案，2014，10（5）：10-12.

[2]陳璐.淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2013，1（4）：1-2

[3]周F陽，農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案管理存在的問題與改進(jìn)對策[J].廣西農(nóng)學(xué)報(bào)，2014，11（9）：4-5

[4]蘇紅，事業(yè)單位檔策管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014，05：127-128.

[5]吳曉麗，關(guān)于事業(yè)單位檔策信息化建設(shè)有關(guān)問題的思考[J].黑龍江檔案，2015，04：104.

[6]楊鑫.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013，03：290.