淺談檔案管理存在的問題及對策

【摘 要】檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級管理部門要充分認(rèn)識到該項(xiàng)管理工作的重要性。加強(qiáng)對檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持；同時(shí)，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發(fā)起著重要作用。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；對策

檔案管理是各單位、企業(yè)必不可少且舉足輕重的一項(xiàng)工作，由于其具有政策性、機(jī)密性、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，因此各行各業(yè)相關(guān)部門都必須充分認(rèn)識到檔案管理的重要性。檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好、用好檔案，不管是單位還是企業(yè)，都有著至關(guān)重要的作用。

在一個(gè)整體里面，檔案管理無疑是這個(gè)整體能協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。

一、檔案管理工作存在的普遍問題

1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分管理層對檔案工作的認(rèn)識存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是常規(guī)的業(yè)務(wù)登記、保管的事務(wù)性工作，不算特別重要的工作。只要做好本職，資料不丟失，不造假，能應(yīng)付查檔就行。輕視檔案工作的思想所反映的是某些人對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識和了解，這種玩忽職守的思想是絕對達(dá)不到檔案管理工作的的嚴(yán)謹(jǐn)要求的。

2、檔案管理制度不健全。很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。如檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，文件資料堆積如山，整理不及時(shí)；檔案資料收集不全，丟失嚴(yán)重；借出的檔案不履行借閱手續(xù)，經(jīng)常發(fā)生有借不還的情況，時(shí)間一長檔案資料已經(jīng)無從追收；更有甚者，直接在借閱的檔案資料上做手腳，在不知會的情況下，私自涂改原始文字或數(shù)據(jù)去方便自己，這樣嚴(yán)重破壞了檔案的真實(shí)性，是非常惡劣，不可取的行為。

3、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、力量薄弱。不少單位或企業(yè)的人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，高低比較懸殊。有些人員根本沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，只是隨著工作時(shí)間積累，慢慢形成一種自己獨(dú)有、毫無章法的管理方法。由始至終，這類人員對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)沒有正確認(rèn)識，專業(yè)意識缺乏。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放進(jìn)檔案盒就了事，沒有打印目錄造冊，更談不上規(guī)范的整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量。最終沒法保證歸檔的材料完整性和有效性。

4、檔案室硬件設(shè)施欠佳，環(huán)境條件差。個(gè)別單位或企業(yè)沒有設(shè)置專門的檔案室，這是對檔案管理工作的不重視。不少單位或者企業(yè)存在檔案資料多，但檔案室狹窄、陰暗潮濕、“六防”設(shè)備不配套，極易造成檔案材料霉變、蟲蛀，嚴(yán)重影響檔案的完整。有的管檔單位甚者連基本的切刀、檔案夾等，都沒有購置齊備，這樣如何能做好檔案管理工作？

二、改善檔案管理工作中存在的普通問題的對策

1、由上而下重視檔案管理工作重要性。無論是領(lǐng)導(dǎo)層，或者是普通工作人員，都必須清醒認(rèn)識檔案管理是單位、企業(yè)里不可或缺的主要經(jīng)脈組成部分，所以任何人都先要在思想上重視檔案管理工作，同時(shí)管理工作上要保持嚴(yán)謹(jǐn)、一絲不茍的態(tài)度，不能說一套做一套，只有思想和行動保持一致，檔案管理工作的開展才能持久有序、高效運(yùn)作。

2、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。制度的建立必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，迎合檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，能最大限度地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范效能。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。兩者互為作用，卻又必須各盡其責(zé)。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，堅(jiān)決做到賞罰分明，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

3、不斷提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，為做好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)?！按蜩F還需自身硬”，檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，一定要注重自身專業(yè)水平的提高，除了參加單位或企業(yè)定期或不定期開展的培訓(xùn)外，更要堅(jiān)持自學(xué)、與同行交流等方式，通過各種學(xué)習(xí)，積累更多的專業(yè)知識和工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)勇于積極探索新的管理模式，特別是要注重計(jì)算機(jī)知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才，以更好地適應(yīng)信息萬變的現(xiàn)代社會發(fā)展需求。

4、采用信息化管理手段。信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國內(nèi)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的已經(jīng)越來越普及。實(shí)現(xiàn)各類檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理在短時(shí)期內(nèi)將會全面實(shí)現(xiàn)。

5、做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是很有必要的。檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

三、結(jié)束語

不管是過去還是現(xiàn)在，檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展要求始終是密不可分的。真正從事檔案管理工作的人員，不但要從觀念上與時(shí)代發(fā)展接軌，而且要采取更科學(xué)、更高效的措施和手段，積極探索創(chuàng)新現(xiàn)代化的檔案管理模式，真真正正把檔案管理工作做好做實(shí)。

作者簡介：張鋼（1978.11-），男，籍貫：廣東省云浮市人，民族：漢族，學(xué)歷：本科，職業(yè)：文件檔案管理等業(yè)務(wù)，單位：肇慶市人力資源和社會保障局，單位所在地：廣東省肇慶市。

參考文獻(xiàn)：

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