試論事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

【摘 要】隨著時(shí)代的高速發(fā)展，事業(yè)單位檔案信息越來越重要，在事業(yè)單位檔案管理方面，因?yàn)闀r(shí)代的發(fā)展而讓我們漸漸忽視這此方面，因此出現(xiàn)了關(guān)注度不高、資源達(dá)不到共享、管理制度不完善、信息軟件設(shè)計(jì)沒個(gè)性等一方面問題。本文則是對(duì)所存在的問題進(jìn)行詳細(xì)的闡述并提出的相應(yīng)措施，同時(shí)討論在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中所必須遵守的一系列要求。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化

事業(yè)單位的檔案管理體系正一步步邁進(jìn)現(xiàn)代化，即檔案管理逐漸信息化。檔案管理信息化就是指利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，其可促使檔案管理者的工作高效率完成，這是檔案管理的一次較大變革和創(chuàng)新。檔案管理信息化有很大的優(yōu)勢(shì)，一方面減輕信息管理者的工作量，提高信息管理者的工作效率[1]。另一方面能夠使信息管理體系更加系統(tǒng)化，加大培養(yǎng)人才的規(guī)模，更好地適應(yīng)我國時(shí)代的高速發(fā)展，逐漸跟上我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的腳步，減小差距。

一、事業(yè)單位檔案管理所在的不足之處

（一）對(duì)單位檔案管理的關(guān)注度不高

時(shí)代的發(fā)展是高速的，我們?nèi)祟愂菬o法企及的。在面對(duì)高新技術(shù)漸漸浮出水面和先進(jìn)方法的應(yīng)用，事業(yè)單位的管理者并沒有及時(shí)的吸取要點(diǎn)，并沒有對(duì)事業(yè)檔案管理產(chǎn)生高度的關(guān)注，相反逐漸忽視[2]。其主要原因是事業(yè)檔案管理者的傳統(tǒng)思想沒有跟上時(shí)代的進(jìn)步，信息管理者的思維較傳統(tǒng)單一，缺乏創(chuàng)新性。而真正要做的是加強(qiáng)對(duì)檔案管理的關(guān)注度，讓管理環(huán)節(jié)清晰可見，促進(jìn)管理制度的完善?，F(xiàn)階段的檔案管理者的關(guān)注度遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案管理信息化的要求。必須加強(qiáng)檔案管理關(guān)注的意識(shí)，促使檔案管理者達(dá)到檔案信息化的要求。

（二）管理制度欠規(guī)整

從客觀上，我國大部分的事業(yè)單位對(duì)自己公司的發(fā)展缺乏完備的戰(zhàn)略規(guī)劃和未來發(fā)展前景的計(jì)劃及預(yù)測(cè)。從主觀上，檔案管理者所掌握的管理方法較為單一和傳統(tǒng)，缺乏相應(yīng)時(shí)代發(fā)展的先進(jìn)方法。由于方法單一無趣，所以面對(duì)檔案管理缺乏積極性和熱情。綜合以上所論述的原因則直接關(guān)乎檔案管理制度的規(guī)劃和檔案管理信息化的成敗。

（三）共享資源不全面

資源共享不全面則是因?yàn)槊總€(gè)事業(yè)單位都有自己相應(yīng)的管理系統(tǒng)。所以在檔案管理系統(tǒng)、辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)等系統(tǒng)之間資源難以達(dá)到共享，這一方面導(dǎo)致資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，另一方面則阻礙了事業(yè)單位檔案信息資源共享。

（四）信息化軟件沒特點(diǎn)

很多的軟件公司由于本公司管理者視野的狹隘，缺少對(duì)單位所獨(dú)有的特色以及個(gè)性化的了解。正是因?yàn)槿狈?duì)單位的了解，在面對(duì)建立檔案系統(tǒng)時(shí)沒有自己獨(dú)特的見解，只能采取照搬套用的模式來進(jìn)行建立檔案系統(tǒng)。其最大的弊端就是導(dǎo)致信息化系統(tǒng)的建設(shè)缺乏本單位的獨(dú)特個(gè)性和針對(duì)性，難以實(shí)現(xiàn)有效的管理以及信息管理的系統(tǒng)化，因而被規(guī)劃在大眾一欄里。

二、解決事業(yè)單位檔案管理問題的方法

（一）提高關(guān)注度及管理者綜合素質(zhì)

提高事業(yè)單位管理者對(duì)檔案管理的關(guān)注度和綜合素質(zhì)是必不可少的一部分。首先，管理者的技術(shù)要跟得上時(shí)代的進(jìn)步，大面積培養(yǎng)檔案管理系統(tǒng)各方面所需要的人才。其次，在掌握了一定的信息管理技術(shù)下，靈活運(yùn)用還是一大要求，空有一身的技術(shù)而不能實(shí)戰(zhàn)演練那是徒勞的。只有理論與實(shí)踐相結(jié)合運(yùn)用才能展現(xiàn)出最大的效率以及符合時(shí)代對(duì)檔案管理者的要求。

（二）完善管理制度

也有部分單位在檔案管理信息化建設(shè)中過分注重本單位的獨(dú)特個(gè)性，不進(jìn)行管理方式的改革。這種做法是有很大弊端的，譬如不利于本單位的進(jìn)一步發(fā)展，思想過于禁錮，跟不上時(shí)代的發(fā)展，管理制度不完善，難以達(dá)到檔案管理者的要求。進(jìn)一步完善管理制度標(biāo)志著檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)步，而且能夠很大幅度的推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展[3]。所以務(wù)必要完善管理制度，不斷推進(jìn)發(fā)展。

（三）檔案管理信息的無誤標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位檔案的內(nèi)容關(guān)乎到整個(gè)單位的發(fā)展，其重要性不言而喻。相對(duì)于國家來說，事業(yè)檔案信息必須依照國家有關(guān)主管部門制定的規(guī)章制度開展工作，不得違法亂紀(jì)，一切工作要求都應(yīng)在法律法規(guī)允許的條件下進(jìn)行。相對(duì)于系統(tǒng)管理者個(gè)人來說，要提高自己的安全意識(shí)，在面對(duì)檔案管理信息時(shí)，務(wù)必反復(fù)進(jìn)行鑒定以及內(nèi)容要確保無誤。

（四）謹(jǐn)記對(duì)癥下藥、因材施教

一切事物并不是昂貴則代表一切，而是適合才能代表一切。對(duì)于事業(yè)單位檔案信息系統(tǒng)也不例外。其所遵循的原則也是如此。如果要求每個(gè)單位都建立昂貴的管理系統(tǒng)是不現(xiàn)實(shí)的。因此，就要做到對(duì)癥下藥，認(rèn)真篩選適合本單位的管理系統(tǒng)。根據(jù)單位的性質(zhì)不同所采取的措施不同，結(jié)合實(shí)際，轉(zhuǎn)變觀念，選擇最適合的管理系統(tǒng)。

三、結(jié)論

事業(yè)單位檔案是社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境和諧發(fā)展不可替代的載體，其信息化管理有很多好處。其一則是能都很有效的減少檔案管理者的工作量，減輕他們的負(fù)擔(dān)，大大提高檔案管理者的工作效率，增強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)人才培養(yǎng)的規(guī)模。其二則是能夠更快更好地適應(yīng)我國時(shí)代的高速發(fā)展，逐漸跟上我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的腳步，減小差距。所以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案信息系統(tǒng)化管理就發(fā)展成事業(yè)單位檔案管理研究的主要課題。由此可見，我們?cè)趶?qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念的過程中，積極尋找能夠解決檔案信息化管理中所存在問題的方法，更要加快信息的開發(fā)和現(xiàn)有資源的利用。提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息的關(guān)注度，全面開發(fā)利用現(xiàn)有的檔案資源，進(jìn)一步達(dá)到資源共享平臺(tái)。

作者簡(jiǎn)介：劉洋（1982.5-），男，漢，籍貫：吉林省四平市梨樹縣，當(dāng)前職務(wù)：科員，當(dāng)前職稱：助理館員，學(xué)歷：梨樹農(nóng)村成人高等?？茖W(xué)校，研究方向：檔案管理。

參考文獻(xiàn)：

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