大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理路徑探究

楊靜

[摘 要] 大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的影響，一方面是檔案儲(chǔ)存形式從紙質(zhì)檔案變成了數(shù)字檔案，需要借助于計(jì)算機(jī)各種管理軟件完成檔案的保存、檢索和管理；另一方面，檔案管理不僅僅是做好檔案的保存工作，還要深度挖掘檔案的潛在利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效整合，為各項(xiàng)工作的優(yōu)化開展提供必要的借鑒和參考。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下探究檔案管理的可行性路徑，也成為檔案管理和研究工作的重要內(nèi)容。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；特點(diǎn)；資源整合

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 07. 058

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）07- 0140- 02

0 引 言

互聯(lián)網(wǎng)的普及應(yīng)用，各種信息呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長，由此產(chǎn)生的電子檔案也呈現(xiàn)出海量化、復(fù)雜化的特點(diǎn)，給檔案管理工作增加了一定的難度。而傳統(tǒng)的檔案管理模式由于效率低下，已經(jīng)很難滿足當(dāng)前檔案管理的需要，必須要結(jié)合形勢和技術(shù)，進(jìn)行檔案管理的優(yōu)化。本文首先概述了大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對傳統(tǒng)檔案管理體系造成的沖擊影響，隨后在列舉新時(shí)代檔案管理基本特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)，提出了優(yōu)化檔案管理的幾點(diǎn)建議。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理體系的影響

1.1 大數(shù)據(jù)觀

大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)量的劇增對技術(shù)提出了新的挑戰(zhàn)，這個(gè)時(shí)代的數(shù)據(jù)不再是樣本，而是所有數(shù)據(jù)的集合。從而產(chǎn)生了一種新生的理念，即一切數(shù)據(jù)皆有用。這個(gè)“大”并不是對數(shù)據(jù)量大小的描述，而是對其價(jià)值的描述。同時(shí)大數(shù)據(jù)必須是越多越好的。在進(jìn)行問題分析時(shí)，應(yīng)該主要對數(shù)據(jù)科學(xué)而系統(tǒng)的分類和整合。雖然大數(shù)據(jù)目前并無同一定義，但所有的說法都是對現(xiàn)有技術(shù)而言的，隨著科技的發(fā)展，其定義也必然會(huì)一次次發(fā)生改變。過去因?yàn)橐恍┲骺陀^的原因，在數(shù)據(jù)處理時(shí)并沒有遵循數(shù)據(jù)處理原則，但是現(xiàn)在，技術(shù)相當(dāng)發(fā)達(dá)，應(yīng)該盡快建立起大數(shù)據(jù)觀，將單個(gè)沒有意義的數(shù)據(jù)放進(jìn)集體數(shù)據(jù)庫中發(fā)揮它應(yīng)該有的作用。

1.2 大檔案觀

大數(shù)據(jù)既然認(rèn)為一切數(shù)據(jù)皆有用，就必然對所有數(shù)據(jù)都很重視，因此要建立檔案觀。檔案是真實(shí)活動(dòng)或是真實(shí)信息的集合，通過對這些資料、信息、數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和編輯，使其產(chǎn)生一定的價(jià)值。同時(shí)，借助于信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對相關(guān)資料的動(dòng)態(tài)收集，不斷進(jìn)行檔案內(nèi)容的更新、豐富，推動(dòng)檔案資源的動(dòng)態(tài)化發(fā)展。大檔案觀要求從更加宏觀的層面上看待、挖掘和利用檔案的價(jià)值。也就是說，檔案不能僅僅陳列在檔案館中，還要主動(dòng)挖掘其內(nèi)在價(jià)值。只有實(shí)現(xiàn)檔案的利用，才能達(dá)到檔案管理的最終目的。

1.3 大服務(wù)觀

大數(shù)據(jù)存在的目的是為了更好地為人類服務(wù)。雖然大數(shù)據(jù)是技術(shù)變革的產(chǎn)物，但大數(shù)據(jù)又不僅僅只是技術(shù)的變革，更體現(xiàn)了計(jì)算機(jī)行業(yè)的來臨。通過計(jì)算機(jī)更好地利用大數(shù)據(jù)，改變?nèi)祟惖纳a(chǎn)和生活，服務(wù)大眾。同時(shí)，檔案用戶也不僅僅只滿足于單純的對于文件地利用，而是希望獲得蘊(yùn)藏的知識(shí)能量。多元化方向的發(fā)展使得檔案管理必須有所改變，更加重視服務(wù)方向。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的新特點(diǎn)

2.1 數(shù)據(jù)資源豐富化

以往檔案資料的形式主要以雜志、期刊、報(bào)紙為主，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資源則呈現(xiàn)出豐富化和復(fù)雜化的特點(diǎn)。從檔案來源上分析，一切有儲(chǔ)存價(jià)值的信息經(jīng)過整理、編輯或加工后，都可以作為檔案資料的一部分進(jìn)行管理；從資料形式上分析，以往的檔案主要以紙質(zhì)材料為主，也包含一部分光盤、圖片，但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資料則呈現(xiàn)出多種形式并存的局面，除了紙質(zhì)、影像、聲音外，還有視頻、實(shí)物等多種儲(chǔ)存模式，使得檔案資料更加立體和豐富；除此之外，紙質(zhì)檔案占用空間大，但是存儲(chǔ)的信息少，而數(shù)字化檔案幾乎不占用空間，但是一臺(tái)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的檔案資料比以往一座檔案管還多，這也為數(shù)字化檔案管理的推廣應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)。

2.2 服務(wù)對象多元化

服務(wù)性是檔案管理的根本屬性，大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作面向的服務(wù)對象也更加多元化。根據(jù)職業(yè)的不同，檔案管理的服務(wù)對象可以是黨政機(jī)關(guān)、教職工等機(jī)關(guān)人群，也可以是企業(yè)家、自由職業(yè)者或?qū)W生群體。雖然不同服務(wù)對象對檔案管理的具體要求有一定差異，但是基本的服務(wù)理念是一致的，即保障檔案資料安全，提高檔案利用價(jià)值。同時(shí)，檔案管理人員也必須主動(dòng)轉(zhuǎn)變工作理念，從以往被動(dòng)式的提供檔案查找、借閱、咨詢，向主動(dòng)了解檔案服務(wù)需求轉(zhuǎn)變，不斷提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值。

2.3 管理手段科學(xué)化

以往檔案管理主要以人工管理模式為主，由檔案管理員完成檔案的分類、整理、借閱和歸檔等操作。這種管理手段不僅效率低，而且容易造成檔案的丟失。尤其是對于一些珍貴檔案，一旦損壞將嚴(yán)重影響其價(jià)值。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案資料的數(shù)量成百上千倍的增加，傳統(tǒng)管理手段逐漸被淘汰，取而代之的是科學(xué)化、信息化的管理新模式。例如依托計(jì)算機(jī)、云計(jì)算等技術(shù)，提高檔案管理效率，運(yùn)算速度甚至能夠達(dá)到每秒10萬億次，這對于提高數(shù)字檔案的管理效率發(fā)揮了重大作用。同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理，還能夠提供個(gè)性化的檔案搜索服務(wù)，這對于減輕管理工作壓力、實(shí)現(xiàn)檔案的專業(yè)化、高效化管理，也提供了技術(shù)支持。

2.4 管理隊(duì)伍專業(yè)化

大數(shù)據(jù)背景下的的檔案管理工作，不僅要求管理人員具備扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，而且要能夠熟練使用各類信息化的管理軟件，提高數(shù)字檔案的管理效率。目前來看，雖然檔案管理中的信息化設(shè)備普及程度較高，但是由于管理人員對新設(shè)備的操作不熟練，因此這些信息化設(shè)備仍然只發(fā)揮了基本的檢索、備份等功能，很難為檔案資源的深度挖掘和整合利用提供幫助。因此，為了適應(yīng)新時(shí)達(dá)檔案管理需要，也必須建立一支信息化的管理團(tuán)隊(duì)，能夠熟練運(yùn)用各類辦公和管理軟件，在完成檔案管理基本工作的前提下，也能夠提高檔案利用率，更好發(fā)揮檔案的價(jià)值。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的新路徑

3.1 依托智能工具，拓展資源收集渠道

資源收集是檔案管理工作中的首要環(huán)節(jié)，也是決定檔案資料利用價(jià)值的關(guān)鍵。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種類型的資源、數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出井噴式的出現(xiàn)，這些信息數(shù)據(jù)中多數(shù)都是一些無用的甚至是垃圾信息，如果不能及時(shí)篩選，將會(huì)增加檔案管理的工作量。因此，在進(jìn)行檔案資料收集和整理時(shí)，應(yīng)充分借助于智能化的工具，快速的完成數(shù)據(jù)檢索，將那些不符合保存條件的信息過濾掉，將剩余的信息存儲(chǔ)到電腦硬盤中，后期經(jīng)過編輯、加工處理后作為檔案進(jìn)行留存。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，以及各種智能終端設(shè)備的廣泛使用，任何人都可以隨時(shí)隨地的分享或接受信息，利用智能工具，還可以對網(wǎng)絡(luò)上的一些信息進(jìn)行識(shí)別和篩選，從而保證了檔案資料的不斷完善。

3.2 樹立服務(wù)理念，提升檔案服務(wù)水平

檔案管理雖然本身并不會(huì)直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但是卻能夠通過數(shù)據(jù)分析和挖掘利用，產(chǎn)生隱性的社會(huì)效益。因此，作為一名檔案管理職工，必須要意識(shí)到本職工作的意義和價(jià)值，兢兢業(yè)業(yè)的完成檔案管理工作，將服務(wù)理念貫徹到日常管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，包括檔案的整理、備份、更新等。此外，也要不斷提高檔案服務(wù)水平，一方面要開展綜合服務(wù)，主要是包括一些基礎(chǔ)性的查閱、檢索等工作，另一方面也要針對不同的群體，開展個(gè)性化服務(wù)，例如一些當(dāng)代青年人能夠熟練使用計(jì)算機(jī)等信息工具，可以引導(dǎo)他們使用自助設(shè)備進(jìn)行電子信息的查詢，而對于一些老年人群，則可以為他們提供單獨(dú)的閱覽室等。

3.3 重視技術(shù)創(chuàng)新，確保檔案信息安全

新技術(shù)的應(yīng)用是推動(dòng)檔案管理工作優(yōu)質(zhì)、高效開展的保證，但是在實(shí)際管理工作中，也暴露出來了許多問題，檔案資料的安全管理就是其中比較棘手的問題之一。尤其是對于一些具有珍貴保存價(jià)值或是涉及到商業(yè)機(jī)密的檔案，一旦因?yàn)楣芾硎韬霰恍孤痘蚋`取，將會(huì)造成嚴(yán)重的損失。因此，在檔案管理過程中，要重視通過技術(shù)手段來保證檔案資料的安全，為檔案管理營造一個(gè)安全的環(huán)境。具體工作可以從兩方面來開展：其一是重視網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的運(yùn)用。例如防火墻技術(shù)、登錄口令或安全秘鑰等；其二是引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，不斷完善檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)能力，確保檔案信息的安全。

3.4 開展技能培訓(xùn)，適應(yīng)檔案管理需要

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理技術(shù)的發(fā)展速度極快，這些新技術(shù)的應(yīng)用固然能夠?yàn)樘岣邫n案管理效率、減輕管理工作壓力起到必要的幫助，但是也對檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。許多檔案管理人員由于不能熟練掌握信息化管理設(shè)備的操作技巧，而影響了管理工作質(zhì)量。因此，為了支持信息化管理工作的有序開展，必須要針對基層檔案管理人員開展技能培訓(xùn)工作，提高其信息化素養(yǎng)。另外，也要配套開展責(zé)任意識(shí)教育和職業(yè)道德教育，為檔案管理工作的高質(zhì)量開展提供人力支持。

4 結(jié) 語

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理既迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨一系列的挑戰(zhàn)。作為新時(shí)代的檔案管理工作人員，一方面要樹立強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)理念，另一方面又要提升自我工作能力，掌握信息化檔案管理技能。只有多措并舉，才能確保大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的順利轉(zhuǎn)型，在提供更加完善的檔案管理服務(wù)的同時(shí)，也能夠充分挖掘和彰顯檔案的價(jià)值，推動(dòng)我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

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