大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的變革和優(yōu)化

周向東

[摘 要] 大數(shù)據(jù)時(shí)代給高校檔案管理觀念、管理技術(shù)、管理安全、檔案使用、管理人才等帶來挑戰(zhàn)，同時(shí)也推動(dòng)管理思想觀念變革，有利于增進(jìn)不同部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，便于制定檔案管理大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。在這樣的背景下，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，采取有效的檔案管理方式和優(yōu)化策略，樹立現(xiàn)代化管理理念、推進(jìn)高校檔案管理信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，構(gòu)建安全管理保障體系，并重視高校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)時(shí)代；高校檔案管理模式；變革；優(yōu)化；信息化建設(shè)；標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 07. 057

[中圖分類號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）07- 0138- 02

0 引 言

檔案管理是高校的一項(xiàng)重要工作，做好該項(xiàng)工作有利于滿足人們獲取檔案信息資源需要，同時(shí)也能為管理決策提供參考。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，高校檔案管理面臨新機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和信息化成為一種趨勢。在這樣的背景下，更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，綜合采取有效措施，推動(dòng)高校檔案管理模式變革，實(shí)現(xiàn)管理方式優(yōu)化，也為檔案資料有效利用，促進(jìn)檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校檔案管理面臨新機(jī)遇，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化與信息化，對(duì)保證檔案資料完整和安全，便利人們獲取檔案信息資源也具有重要意義。但與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代也給檔案管理帶來全新挑戰(zhàn)，主要表現(xiàn)在以下方面。

1.1 對(duì)高校檔案管理觀念的挑戰(zhàn)

以前在高校檔案管理工作中，主要采用傳統(tǒng)管理方式，局限于對(duì)檔案資料收集、整理、保存和使用。而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使這種方式得到根本轉(zhuǎn)變，強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新管理思想觀念，注重對(duì)計(jì)算機(jī)和掃描技術(shù)應(yīng)用[1]。同時(shí)還注重推進(jìn)檔案的電子化與數(shù)字化，重視檔案資源利用，為使用者提供滿意服務(wù)。

1.2 對(duì)高校檔案管理技術(shù)的挑戰(zhàn)

高校傳統(tǒng)檔案管理中，通常采用人工方式進(jìn)行紙質(zhì)檔案保存，對(duì)檔案資料編號(hào)，方便使用者查閱，這種管理方式比較粗放。而大數(shù)據(jù)時(shí)代強(qiáng)調(diào)檔案管理的電子化和數(shù)字化，在管理中注重信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和掃描技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

1.3 對(duì)高校檔案管理安全的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理中，為確保高校檔案資料安全，注重發(fā)揮管理人員，檔案室設(shè)備的作用，加強(qiáng)檔案資料安全防護(hù)，避免火災(zāi)、水害、鼠害等帶來不利影響，最終有效保障檔案資料的安全與可靠。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，由于檔案資料實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化，給安全管理帶來嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如，檔案資料采用電子設(shè)備存儲(chǔ)，容易導(dǎo)致資料丟失[2]。此外，如果安全防護(hù)和殺毒工作不到位，很可能導(dǎo)致檔案資料受到攻擊，使其面臨嚴(yán)重的安全問題。

1.4 對(duì)高校檔案管理使用的挑戰(zhàn)

以前在高校檔案資料使用中，根據(jù)編號(hào)查詢檔案資料，為使用者提供數(shù)據(jù)服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，紙質(zhì)查詢只是其中的方式之一，更為重要的是構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，提供檢索和查詢目錄，便利使用者查詢檔案資料。同時(shí)還具備檔案數(shù)據(jù)制作、加工、整理、傳播、開發(fā)使用等功能，為檔案資料使用者提供便利。

1.5 對(duì)高校檔案管理人才的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案管理人員需要具備扎實(shí)理論基礎(chǔ)，熟悉管理流程，擁有責(zé)任心即可。而大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，高校檔案管理人員不僅需要具備上述技能，更為重要的是掌握計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)使用方法，提高數(shù)據(jù)分析和處理能力，讓自己具備扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)，努力成為既懂管理又懂技術(shù)的復(fù)合型人才。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的變革

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給各行各業(yè)帶來深刻變革，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

2.1 管理思想觀念變革

高校檔案管理人員應(yīng)該樹立大數(shù)據(jù)理念，注重發(fā)揮信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)的作用，轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)向數(shù)字化、電子化方向轉(zhuǎn)變，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，建立查詢目錄，方便高校檔案資料查閱和使用。

2.2 增進(jìn)不同部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

高校檔案資料存儲(chǔ)和使用涉及多個(gè)部門，為提高管理水平，應(yīng)該增進(jìn)不同部門協(xié)調(diào)，加強(qiáng)相互合作，使之形成合力，促進(jìn)檔案資料作用充分發(fā)揮。要建立有效的協(xié)調(diào)溝通機(jī)制，增進(jìn)檔案管理部門與高校黨政辦公室、人事處、財(cái)務(wù)處、學(xué)生工作處、圖書館、信息中心等的聯(lián)系與合作，相互協(xié)調(diào)，相互合作[3]。并構(gòu)建完善的合作機(jī)制，增進(jìn)相互聯(lián)系，形成合力，共同配合，促進(jìn)高校檔案資源共享。

2.3 制定檔案管理大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略

順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，注重對(duì)檔案資料的挖掘和利用，為高校各項(xiàng)決策提供參考和依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該足夠重視，在資金、設(shè)備、人才隊(duì)伍等方面增加支持力度，并制定檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，充分利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資料的有效加工和利用，讓檔案資料為高校發(fā)展提供支撐與參考。

2.4 重視檔案數(shù)據(jù)資料采集和分析

增進(jìn)各部門聯(lián)系與合作，重視收集數(shù)據(jù)資料，確保檔案信息資料完整。然后發(fā)揮計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的作用，對(duì)檔案信息資料進(jìn)行電子化和數(shù)字化處理，并遞交給檔案管理工作室保存。注重檔案數(shù)據(jù)信息刪選，剔除錯(cuò)誤和不規(guī)范數(shù)據(jù)，必要的話進(jìn)行二次采集，提高檔案資料和數(shù)據(jù)信息質(zhì)量。重視專業(yè)軟件應(yīng)用，對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行采集和分析，提高數(shù)據(jù)信息處理效果，促進(jìn)工作實(shí)效性提升。

2.5 注重?cái)?shù)據(jù)歸檔與保存

重視檔案資料的歸檔與保存，使其有效滿足使用者需要。對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分類，保存之初就設(shè)定檔案資料保存期限。還可以采用電子存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)資料進(jìn)行保存，發(fā)揮云存儲(chǔ)方式的作用[4]，并加強(qiáng)安全管理，避免檔案資料丟失。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理模式的優(yōu)化

為順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的機(jī)遇，促進(jìn)高校檔案管理水平提高，推動(dòng)管理模式創(chuàng)新，可以采取以下策略，實(shí)現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理水平提高。

3.1 樹立高校檔案管理現(xiàn)代化理念

大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理已經(jīng)發(fā)生深刻變化。因此，應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，樹立現(xiàn)代化管理理念，讓檔案資料為高校管理和發(fā)展提供參考。注重檔案管理的日常宣傳活動(dòng)，包括大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的必要性，工作要點(diǎn)等，大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案管理的影響，新時(shí)期高校檔案管理的變化及發(fā)展趨勢等。從而營造良好氛圍，有利于轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念，提高工作水平。

3.2 推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)

順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，加大人才和資金投入，有效推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，為提升工作實(shí)效性創(chuàng)造便利。例如，應(yīng)該增加相應(yīng)的資金投入，每年安排合理的資金支出，注重對(duì)計(jì)算機(jī)和電子設(shè)備的更新升級(jí)，加強(qiáng)設(shè)備管理維護(hù)，提高檔案管理信息化水平。高校各部門、各院校應(yīng)該安排相應(yīng)的資金支出，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。并加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫、檔案管理專業(yè)軟件、查詢目錄、搜索引擎等建設(shè)，完善信息資料存儲(chǔ)[5]，為檔案管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.3 加強(qiáng)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化制度，包括檔案資料搜集、接收、歸檔，電子檔案存儲(chǔ)、查詢、交換、傳輸、利用和管理等，都要建立健全的標(biāo)準(zhǔn)化制度，從而推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。為檔案資料查閱和使用提供方便，并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，提高他們綜合技能，落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，提高管理水平。

3.4 構(gòu)建高校檔案安全管理保障體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代，仍然要繼續(xù)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理，確保紙質(zhì)檔案安全。完善紙質(zhì)檔案安全保障體系，加強(qiáng)防火、防盜管理，避免受到鼠害影響。注重電子檔案安全管理，重視密鑰技術(shù)、安全防火墻技術(shù)、病毒查殺技術(shù)應(yīng)用，避免檔案數(shù)據(jù)資料丟失，確保檔案資料完整，使其有效發(fā)揮作用。

3.5 重視高校檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

高校應(yīng)該重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，注重基礎(chǔ)扎實(shí)，專業(yè)技能強(qiáng)，責(zé)任心強(qiáng)的人員引進(jìn)，充實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍。建立完善的管理培訓(xùn)機(jī)制，重視對(duì)檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)使用技能方面的培訓(xùn)，讓他們熟練掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備操作技能[6]。并構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，能熟練利用計(jì)算機(jī)開展高校檔案管理，有效提升工作水平。

4 結(jié) 語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給高校檔案管理帶來全新變革。在這樣的背景下，應(yīng)該創(chuàng)新思路，注重計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)應(yīng)用，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化。從而確保數(shù)據(jù)信息安全，方便人們便捷的獲取數(shù)據(jù)信息資料，最終促進(jìn)檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量提升，也為人們獲取檔案信息資料創(chuàng)造便利。

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