淺析社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心辦公室檔案管理工作的改進(jìn)策略

張燕君

摘 要：黨的十八大以來，醫(yī)改持續(xù)縱深推進(jìn)，改革受益面不斷擴(kuò)大，上海市普陀區(qū)不斷深入推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)綜合改革，取得了重大階段性成效。作為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的非業(yè)務(wù)科室——檔案部門，如何做好檔案管理工作、提升檔案管理效率不僅能夠促進(jìn)本單位的相關(guān)醫(yī)療服務(wù)工作的有序開展，還能助力醫(yī)院各項(xiàng)工作向更加規(guī)范化的的方向發(fā)展。當(dāng)下，我們的辦公室檔案管理工作仍存在一定的不足，比如檔案歸檔材料不夠全面、信息化建設(shè)不夠深入、對檔案的安全性和保密性重視程度不夠等等。針對這些問題筆者提出了一些相應(yīng)的改進(jìn)策略和措施來改善辦公室檔案管理工作的狀況，從而提高檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心；辦公室檔案管理；改進(jìn)策略

作為醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，做好辦公室檔案管理工作可以有效地為本單位的各項(xiàng)醫(yī)療服務(wù)工作開展提供相應(yīng)的檔案信息，提升本單位工作效率，從而更好地服務(wù)大局。近十年來，區(qū)屬社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在檔案制度規(guī)范化管理方面有了一定的成效，但與新時期下對醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)檔案工作的需求還有一定的差距。黨的十九大召開以來，我們對黨的事業(yè)有了更深刻的認(rèn)同感，那么如何在社區(qū)衛(wèi)生綜合改革的潮流中、在建設(shè)健康中國的大局下，做好辦公室檔案管理工作，這是檔案從業(yè)者們的光榮使命。結(jié)合自身從事檔案工作實(shí)際，本文現(xiàn)就辦公室檔案管理工作一些問題進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的改進(jìn)策略。

1 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心辦公室檔案管理工作中產(chǎn)生的問題

1.1 檔案歸檔材料移交與分類方面有所欠缺

根據(jù)當(dāng)下辦公室檔案管理實(shí)際情況，發(fā)現(xiàn)一些檔案缺乏系統(tǒng)的分類并且檔案的目錄不全面，不利于檔案資料的查找工作。比如業(yè)務(wù)科室將年度檔案移交至檔案室的資料過于籠統(tǒng)寬泛或者缺失，導(dǎo)致歸檔人員對檔案移交的分類和整理不夠明確，造成歸檔不到位現(xiàn)象。如果在醫(yī)療服務(wù)工作中需要及時查找一些必要的資料時，因?yàn)槟夸洸蝗?、分類不?guī)范而導(dǎo)致查找時間過長，那么很有可能會給相應(yīng)的工作開展造成影響。檔案材料分類不規(guī)范，移交缺失成為影響辦公室檔案管理工作效率的因素之一。

1.2 檔案管理信息庫建設(shè)還需完善

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展和信息技術(shù)的普及，對當(dāng)下改進(jìn)檔案管理方法提供了更先進(jìn)的技術(shù)手段，完善的辦公室檔案信息庫是做好辦公室檔案管理工作的基礎(chǔ)。目前，我區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生單位建立了辦公室檔案管理信息庫——通過比特軟件對檔案進(jìn)行管理。但對電子檔案的認(rèn)識和做法基本沒有先一步的行動措施，對電子檔案缺乏統(tǒng)一的管理和資源整合，同時，許多檔案信息并沒有被錄入到信息庫當(dāng)中，一些情況變動并沒有進(jìn)行定期的更新，信息庫記載的信息不夠全面，這些對單位開展各項(xiàng)工作會產(chǎn)生一些影響。

1.3 檔案管理工作被重視度有所欠缺

衛(wèi)生計(jì)生工作直接服務(wù)的對象是人，讓患者滿意、讓職工滿意是我們的服務(wù)目標(biāo)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心在開展衛(wèi)生信息化、家庭醫(yī)生制服務(wù)、分級診療、衛(wèi)生人才隊(duì)伍建設(shè)等方面投入了大量的人力、財(cái)力。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，繁忙的工作或多或少導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的忽視，又由于長期以來社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心為非重點(diǎn)檔案登記單位，其檔案工作缺乏嚴(yán)格的考核，漸漸地形成了一種檔案管理工作可有可無的模糊認(rèn)識。

1.4 對檔案管理的安全性有待加強(qiáng)

由于對檔案管理工作的不夠重視，間接導(dǎo)致了對檔案的保密管理和安全管理有所忽視。一些單位的紙質(zhì)檔案的存取缺乏詳細(xì)的記錄、紙質(zhì)檔案的存放也沒有加鎖。檔案室硬件設(shè)置并未達(dá)到良好的標(biāo)準(zhǔn)，如檔案庫的采光、通風(fēng)、溫濕度、潔凈度等方面存在著多方面的不足。

2 改進(jìn)辦公室檔案管理工作的策略

對醫(yī)療衛(wèi)生單位來說，檔案是一筆無形的潛在的財(cái)富。利用與時俱進(jìn)的管理思路、先進(jìn)的信息技術(shù)對辦公室檔案進(jìn)行合理的規(guī)劃和共享，建立完善的檔案管理制度，不僅能提高本單位的工作效率，還能夠促進(jìn)單位衛(wèi)生事業(yè)的良性發(fā)展。

2.1 建立更加完善的辦公室檔案管理制度

通過構(gòu)建完善的辦公室檔案管理制度對進(jìn)一步規(guī)范辦公室檔案管理工作有十分重要的意義。一個完善的確實(shí)可行的檔案管理制度要有詳細(xì)的檔案管理細(xì)則，包括檔案管理的歸類、收編、檢索、核對、分工以及人員配備等，做到職責(zé)明確、交叉監(jiān)督。通過制度約束，在日常管理當(dāng)中工作人員嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，可以在實(shí)際操作當(dāng)中更加合理有序，對檔案的整理也更加規(guī)范，通過互相監(jiān)督，減少錯誤的發(fā)生。隨著信息化的發(fā)展，我們還可以采取檔案管理的雙重歸檔制度，也就是紙質(zhì)形式的檔案和電子形式的檔案同時進(jìn)行歸檔，通過兩種方式的并存來適用于不同資料的歸類，進(jìn)而提高資料查找的效率及準(zhǔn)確率。

另外，單位當(dāng)中的各個部門和科室之間也應(yīng)當(dāng)參與到檔案管理當(dāng)中，配合辦公室檔案管理者做好檔案的收歸整理工作，確保信息的準(zhǔn)確性。檔案管理者也應(yīng)關(guān)心并指導(dǎo)各部門、科室的存檔工作，提高大家的檔案意識。

2.2 及時配備和更新檔案管理工作所需的軟硬件設(shè)施

為了提升辦公室檔案管理的效率，配備一些能夠提升檔案管理工作水平的現(xiàn)代化設(shè)備是必不可少的。辦公室檔案信息庫的建立離不開相關(guān)設(shè)備上的資金投入，為醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案管理提供必要的物質(zhì)保障。在購入相關(guān)設(shè)備之前要對檔案管理的整體情況進(jìn)行分析，確保設(shè)備對于改善檔案管理工作所起到的積極作用。有條件的情況下，開發(fā)一種掃描儀，在對各科室部門的檔案等信息資源進(jìn)行掃描即可有電子條目錄入的基礎(chǔ)上，構(gòu)建一個統(tǒng)一的信息檢索平臺，方便各部門工作人員進(jìn)行查找，一方面達(dá)到本單位內(nèi)部資源共享的目的，進(jìn)而提升資料查找效率、節(jié)省單位人力物力，另一方面方便檔案管理人員對業(yè)務(wù)科室開展工作內(nèi)容的及時知曉與目的性地了解。

此外，紙質(zhì)檔案的存放管理有著一定的特殊性，檔案管理室應(yīng)配備相關(guān)設(shè)施確保檔案存放質(zhì)量，做到防潮、防盜、通風(fēng)、防火等措施到位。

2.3 辦公室檔案管理者應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變工作觀念、提高安全意識

前面提到由于醫(yī)療衛(wèi)生單位的行業(yè)特殊性，其社會效益為工作的重中之重，逐漸形成對辦公室檔案管理工作的忽略，也就對檔案管理缺乏相應(yīng)的投入和改進(jìn)，而檔案管理者受其影響，對檔案的管理也會產(chǎn)生懈怠的態(tài)度。要做好辦公室檔案管理，那么檔案管理者就應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變工作觀念，熱愛檔案管理事業(yè)，做到忠于職守、遵守紀(jì)律；積極主動地開展橫向聯(lián)系，加強(qiáng)與各部門的協(xié)作，認(rèn)真完成相關(guān)檔案的整理工作，確保信息記錄的準(zhǔn)確性和及時性。

與此同時，作為辦公室檔案管理者，更應(yīng)該注重檔案的保密管理，提高檔案管理的安全意識，確保辦公室檔案的保密性和安全性。在實(shí)際工作中，醫(yī)療衛(wèi)生單位的辦公室檔案通常會涉及到職工隱私、三重一大等重要資料，檔案管理者都應(yīng)道高度重視檔案的保密性和安全性。不管是紙質(zhì)檔案還是信息系統(tǒng)里的電子檔案，辦公室檔案管理者都應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)規(guī)定，樹立高度的安全意識和保密責(zé)任感，對經(jīng)手的信息做好保密工作。只有不斷強(qiáng)化辦公室檔案工作者的責(zé)任意識，才能夠更好地為本單位開展醫(yī)療衛(wèi)生工作而提供有力支持。

2.4 培養(yǎng)檔案管理人員，提升綜合業(yè)務(wù)水平

面對瞬息萬變的時代，適應(yīng)新形勢、學(xué)習(xí)新技術(shù)，不斷提升檔案管理的專業(yè)水是必不可少的。凡是從事檔案工作的人員都要定期參加有關(guān)培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)交流中提升自身綜合職業(yè)素養(yǎng)。培訓(xùn)部門舉辦培訓(xùn)的同時，開展多樣化的培訓(xùn)形式，提高培訓(xùn)質(zhì)量。其次，檔案從業(yè)者要不斷提升計(jì)算機(jī)技能，避免因計(jì)算機(jī)操作上的失誤而導(dǎo)致檔案錄入錯誤或者信息的丟失泄露。在掌握檔案管理工作的專業(yè)知識積累和必備技能的基礎(chǔ)上，我們還要對相關(guān)法律知識有所學(xué)習(xí)和掌握，保持對檔案泄露有足夠的警惕性，高度重視紙質(zhì)檔案以及檔案信息庫的安全系數(shù)。

同時，醫(yī)療衛(wèi)生單位應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)谋３洲k公室檔案管理工作隊(duì)伍的穩(wěn)定性，給予檔案管理人員一定的時間進(jìn)行業(yè)務(wù)水平的提升，避免頻繁調(diào)動造成的工作效率低下。

3 結(jié)語

隨著我國社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的不斷發(fā)展，單位的管理水平也不斷提高，作為單位管理的重要組成部分的辦公室檔案管理工作，也應(yīng)當(dāng)受到各方關(guān)注。我們應(yīng)該積極應(yīng)對和改進(jìn)當(dāng)下辦公室檔案管理中存在的不足，結(jié)合新時期的信息技術(shù)發(fā)展，在不斷完善相關(guān)辦公室檔案管理制度的同時，加大現(xiàn)代化的投入，完善的檔案管理信息庫，開創(chuàng)檔案管理工作新格局，從而更好地為適應(yīng)新形勢下社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展需求服務(wù)。

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