基于微信的高校檔案信息服務(wù)探析

尹允

摘 要：本文首先分析了將微信運(yùn)用于高校檔案信息服務(wù)當(dāng)中的可行性；其次，對(duì)于微信運(yùn)用于高校檔案信息管理當(dāng)中的現(xiàn)狀進(jìn)行了闡述；第三，為微信運(yùn)用于高校檔案的管理現(xiàn)狀中存在的問(wèn)題提供了解決策略。旨在為高校檔案信息管理工作添磚加瓦。

關(guān)鍵詞：微信；高校檔案；信息服務(wù)；推廣；策略

隨著科技的發(fā)展，我國(guó)的教育事業(yè)也更上一個(gè)臺(tái)階，所以將科技應(yīng)用于高校檔案信息管理服務(wù)當(dāng)中是非常不錯(cuò)的選擇。高校檔案信息管理工作是高校工作中非常至關(guān)重要的一項(xiàng)，它涉及到全體師生的個(gè)人信息，將高校檔案信息服務(wù)管理工作做到精準(zhǔn)化、快速化、多元化，有助于更好的利用高校檔案信息。近幾年，微信作為一個(gè)新興媒介，在人群中，在社會(huì)當(dāng)中越來(lái)越火，那么借助微信平臺(tái)來(lái)推廣高效的檔案信息服務(wù)文化是很好的一種傳播檔案文化的方式。同時(shí)借助微信平臺(tái)的便利化和可視化管理檔案，可以為高校廣大師生們提供更好和更便捷有效的服務(wù)。

1 將微信用于高校檔案信息服務(wù)的可行性

1.1 用戶優(yōu)勢(shì)

微信在全球擁有11億的用戶，所以它已成為人們?nèi)粘＝涣鳟?dāng)中不可或缺的聊天工具，那么將微信應(yīng)用于高校檔案管理當(dāng)中，不管是二十多歲的學(xué)生，還是五十多歲的學(xué)校的老職工，都可以成功的運(yùn)用微信去查閱自己相關(guān)的檔案。微信與其他的聊天app相比，推廣更普及，使用人群更多，所以它擁有了龐大的用戶優(yōu)勢(shì)，將微信用于高校檔案信息服務(wù)中具有極大的可行性，正如食品一樣，微信可以說(shuō)是“老少皆宜”。

1.2 傳播優(yōu)勢(shì)

微信是一個(gè)通訊的app，它與短信、微博等通訊的app相較，具有更加豐富的內(nèi)容，比如它會(huì)以圖片，文字，音樂(lè)等各種多樣化的形式來(lái)展示自己的信息。語(yǔ)音輸入是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)于大齡職工來(lái)說(shuō)，打字很費(fèi)時(shí)間，語(yǔ)音可以在很大程度上幫助他們減少時(shí)間的浪費(fèi)，因此，微信不僅僅是提供一個(gè)廣闊的推廣檔案文化的平臺(tái)，也使得檔案的形式更加的多樣化，豐富化，便捷化。

1.3 推廣優(yōu)勢(shì)

微信的推廣具有極大的優(yōu)勢(shì)。因?yàn)槲⑿艔囊婚_(kāi)始的用戶注冊(cè)，到后面所有的使用都是免費(fèi)的，用戶只需要開(kāi)通移動(dòng)數(shù)據(jù)流量套餐就可以免費(fèi)使用微信，所以微信深得大家的喜愛(ài)，花費(fèi)較少成為推廣微信用于檔案管理之中的極大優(yōu)勢(shì)。另外，微信公共平臺(tái)是騰訊公司提供的一個(gè)較好的傳播平臺(tái)，在高校當(dāng)中可以提供四六級(jí)成績(jī)查詢，還有每學(xué)期的期末成績(jī)查詢，也可以在校長(zhǎng)信箱匿名留言，參加一些線上活動(dòng)，比如線上讀書(shū)會(huì)，聯(lián)誼等等，所以微信在高校中得到了極大的推廣。

2 基于微信的高校檔案信息服務(wù)的發(fā)展現(xiàn)狀

據(jù)調(diào)查顯示，微信的高校檔案信息服務(wù)的發(fā)展現(xiàn)狀不容樂(lè)觀。

目前只有三家高校檔案館開(kāi)通了微信的公眾號(hào)服務(wù)平臺(tái)，并且閱讀的人數(shù)較少，因?yàn)楦咝５膶W(xué)生平時(shí)不會(huì)去查閱檔案信息，而只有在自己遇到著急事情的時(shí)候，才會(huì)想要第一時(shí)間去獲取關(guān)鍵的有效信息，但是這種高校檔案應(yīng)用于微信的風(fēng)氣目前尚未形成規(guī)模，并且線上閱讀人數(shù)較少，加上工作人員的疏于管理，給廣大的師生在查閱個(gè)人信息檔案的過(guò)程中帶來(lái)了極大的不便，由此我們可以看出，將微信用于高校檔案信息管理工作當(dāng)中存在很多的問(wèn)題。另外在高校檔案微信平臺(tái)當(dāng)中，都只是提供一個(gè)進(jìn)入網(wǎng)頁(yè)的鏈接，所以很多用戶的意見(jiàn)得不到極大的反饋，留言功能的缺失，使得用戶想提意見(jiàn)都沒(méi)有平臺(tái)。

還有就是在高校檔案微信平臺(tái)當(dāng)中，功能比較少，檔案分類也不清晰，很多用戶無(wú)法獲取有效的信息，所以高校檔案微信管理平臺(tái)并沒(méi)有發(fā)揮其真正的作用，而只是停留在傳統(tǒng)的檔案管理層面，仍然不能夠滿足廣大用戶的正常需求。

3 基于微信的高校檔案信息服務(wù)的改進(jìn)和推廣

將微信運(yùn)用于高校檔案信息服務(wù)當(dāng)中是很新奇的一種想法，這種比較新奇的、大膽的嘗試，在高校當(dāng)中必然很少見(jiàn)，所以更需要在推廣當(dāng)中謹(jǐn)慎化、準(zhǔn)確化，這也更需要高校師生的共同努力。筆者認(rèn)為，將微信用于高校檔案信息服務(wù)工作當(dāng)中，應(yīng)該從以下的三個(gè)方面來(lái)進(jìn)行改進(jìn)：

3.1 主動(dòng)服務(wù)

檔案管理是一項(xiàng)很繁瑣的事情，那么將微信運(yùn)用于高校檔案信息管理服務(wù)工作當(dāng)中，也肯定需要花費(fèi)更大的精力和時(shí)間，所以在檔案管理過(guò)程當(dāng)中需要檔案管理工作人員耐心細(xì)致的將檔案進(jìn)行歸類，并及時(shí)準(zhǔn)確的傳送到微信平臺(tái)。另外，包括檔案管理的一些信息發(fā)布也應(yīng)該及時(shí)化，檔案管理工作人員可以定期的向師生發(fā)送一些關(guān)于檔案的資訊，讓全校師生積極主動(dòng)的去了解檔案文化。

3.2 生動(dòng)服務(wù)

檔案管理工作人員可以在制作檔案資訊的時(shí)候，添加一些圖片或者音頻使檔案更加的生動(dòng)化，這樣師生在閱讀檔案的時(shí)候就不會(huì)覺(jué)得枯燥，從而產(chǎn)生對(duì)檔案的興趣。另外，檔案管理微信平臺(tái)也可以提供人工語(yǔ)音介紹服務(wù)，對(duì)于一些不喜歡看文字的用戶而言，是一個(gè)極大的福音，同時(shí)，這也為檔案微信平臺(tái)的發(fā)展提供了多樣化的程式，進(jìn)一步說(shuō)，是為微信檔案用戶提供了較為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.3 及時(shí)服務(wù)

檔案微信管理平臺(tái)可以提供及時(shí)性的服務(wù)，因?yàn)橛脩舳紩?huì)在第一時(shí)間想要獲取自己需要的檔案信息，所以微信平臺(tái)要及時(shí)為用戶提供急需的資料。檔案微信管理平臺(tái)在為用戶提供資料的同時(shí)，可以考慮人工服務(wù)，或者自動(dòng)回復(fù)功能等功能為用戶節(jié)省時(shí)間，微信平臺(tái)可提前編輯好用戶可能會(huì)常碰到的問(wèn)題，讓用戶第一時(shí)間獲取有效信息。還有檔案微信管理平臺(tái)要積極的去完善評(píng)論留言這一模塊，將用戶的意見(jiàn)或建議積極的采用，在用戶提出問(wèn)題的時(shí)候，積極的回復(fù)用戶的評(píng)論。這樣不僅是用戶較為滿意，也會(huì)使檔案微信管理平臺(tái)的程序更加的完善。

4 結(jié)語(yǔ)

將微信用于高校檔案信息管理當(dāng)中是非常有價(jià)值的事情，但同時(shí)也存在著巨大的難題，所以這是一項(xiàng)持久而又需要堅(jiān)持的工作，需要廣大師生的共同努力。另外，不僅僅是微信，將其他新興媒介用于檔案管理當(dāng)中，也是好的可行性途徑。

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