信息技術(shù)環(huán)境下機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理芻議

孫亞文

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)步入信息化發(fā)展時(shí)代，在這一背景之下，社會(huì)各個(gè)方面的發(fā)展都發(fā)生了翻天覆地的變化，其中受到影響最大的就是檔案管理工作，信息技術(shù)環(huán)境下檔案管理工作迎來了新的發(fā)展方向，朝著新發(fā)展方向的檔案管理工作能夠獲得更好的效果。然而，在信息技術(shù)環(huán)境下，檔案管理工作仍然存在不少的問題，因此，本文從機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理入手，立足于此探討信息技術(shù)環(huán)境下機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；機(jī)關(guān)單位；財(cái)務(wù)檔案管理

1 前言

步入二十一世紀(jì)以來，社會(huì)就已經(jīng)進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，尤其是信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，無論對(duì)人們的日常生活還是對(duì)社會(huì)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展，都發(fā)生了巨大的改變。在信息技術(shù)環(huán)境之下，社會(huì)上的各行各業(yè)都逐漸普及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)于機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作而言，也迎來了新的發(fā)展方向，但是由于機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作仍然存在不少問題，導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作在朝著新方向發(fā)展的過程中受到不少的阻礙，為了能夠做好機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作，以及充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，要結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展，采取有效的措施來優(yōu)化綜合機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作，從而促進(jìn)整體的進(jìn)步與發(fā)展。

會(huì)計(jì)檔案信息化作為社會(huì)檔案信息化的重要組成部分，是社會(huì)發(fā)展和信息化時(shí)代的必然要求。對(duì)于會(huì)計(jì)信息化檔案的管理還處在簡(jiǎn)單的資料保管上，對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化的理論雖然有所研究，但是未對(duì)檔案信息化管理水平進(jìn)行衡量。檔案信息化管理水平的落后，體系構(gòu)建的不完善，已經(jīng)嚴(yán)重制約了行政管理以及科研工作的順利開展?；谝陨峡紤]，首先分析了檔案信息化管理現(xiàn)狀及問題，論述了構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案信息化管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的必要性，提出該指標(biāo)體系構(gòu)建時(shí)必須遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、可延續(xù)性、代表性、可操作性、可比性基本原則；從以上原則出發(fā)，進(jìn)而深入探討了評(píng)價(jià)指標(biāo)體系構(gòu)建中的基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、檔案信息政策、標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)、檔案信息化環(huán)境、檔案信息化潛力、檔案信息化人才等指標(biāo)的具體實(shí)現(xiàn)，構(gòu)建了會(huì)計(jì)檔案信息化管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系。通過對(duì)影響會(huì)計(jì)檔案信息化管理的一級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)和二級(jí)評(píng)價(jià)指標(biāo)權(quán)重的計(jì)算及一致性檢驗(yàn)，有效證明了該指標(biāo)體系構(gòu)建的合理性、科學(xué)性和易操作。同時(shí)考慮到在實(shí)施過程中存在著不確定因素，文章最后從建立和完善會(huì)計(jì)檔案信息化管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的有效途徑、建立與完善保障體系的策略、建立會(huì)計(jì)檔案信息化管理支持體系、建立會(huì)計(jì)檔案評(píng)估的公正實(shí)施機(jī)制等方面的策略來保證會(huì)計(jì)檔案信息化管理評(píng)價(jià)指標(biāo)體系的實(shí)施。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的飛速發(fā)展， 財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息化建設(shè)發(fā)展很快。隨著財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息化水平的不斷提高，但財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理和共享仍然存在很多問題。

2 機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題分析

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)方面，也對(duì)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理產(chǎn)生了不小的沖擊和挑戰(zhàn)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理工作中問題橫生。這一章節(jié)主要探討的內(nèi)容就是信息技術(shù)環(huán)境下機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題，通過明確這一方面的內(nèi)容，從而為后續(xù)對(duì)策的探討奠定基礎(chǔ)。

2.1 管理信息化程度低，未實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化

在信息技術(shù)環(huán)境下，信息技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用，對(duì)于機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作而言，不僅迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，而且也面對(duì)著不少的挑戰(zhàn)。機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理迎接的機(jī)遇，指的就是信息技術(shù)發(fā)展為機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的開展提供了眾多的選擇，合理應(yīng)用就可以得到進(jìn)一步發(fā)展，而機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理面對(duì)的挑戰(zhàn)就是當(dāng)前機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化程度偏低，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的辦公室自動(dòng)化，對(duì)機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作產(chǎn)生了不利的影響，在很大程度上影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展。

2.2 工作效率不高，工作人員能力不高

我國(guó)機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理的工作內(nèi)容呈現(xiàn)繁雜這一特點(diǎn)，具體管理手續(xù)過于繁瑣，在管理財(cái)務(wù)檔案過程中需要消費(fèi)大量的人力、物力，導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作效率低下，無法滿足新時(shí)代發(fā)展之下對(duì)機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作提出的要求。與此同時(shí)，從事機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的員工，在面對(duì)信息技術(shù)發(fā)展環(huán)境下機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理，自身具備的能力不足，沒有較強(qiáng)的信息技術(shù)操作能力，無法很好的勝任機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作，在一定程度上影響機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理信息化的發(fā)展，進(jìn)而影響整體的進(jìn)步與發(fā)展。

3 信息技術(shù)環(huán)境下機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作策略探討

在信息技術(shù)環(huán)境之下，機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作迎來了新的發(fā)展方向，要想在新的發(fā)展方向走到更好，機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作必須結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展特點(diǎn)，采取合理的措施優(yōu)化機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理，以此來推動(dòng)機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作得到更好的發(fā)展。這一章節(jié)就主要針對(duì)于此，提出以下幾個(gè)方面來進(jìn)行探討和研究，希望可以為實(shí)際的機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作提供一些參考意見，從而促進(jìn)整體的進(jìn)步與發(fā)展。

3.1 從管理入手，優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案管理工作

信息技術(shù)環(huán)境下機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理，所能采取的第一個(gè)措施就是從管理入手，采取相對(duì)應(yīng)的措施來優(yōu)化檔案管理工作，從而促進(jìn)整體的進(jìn)步與發(fā)展。首先，信息技術(shù)環(huán)境下機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理，紙質(zhì)文件都將轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，因此，要確保電子文件保存完整，不僅要在收集過程中對(duì)檔案內(nèi)容的完整性進(jìn)行核對(duì)，而且也要由檔案生成部門，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行歸類和儲(chǔ)存。其次，需要提高網(wǎng)絡(luò)化管理水平，一方面要完善檔案管理的相關(guān)法規(guī)，促使檔案管理工作有規(guī)可依；另一方面在檔案數(shù)據(jù)庫的接口處，建立防火墻并且設(shè)置權(quán)限，以此來提高檔案信息管理的安全性。最后，重視非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)，所謂的非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)，指的就是排除企業(yè)決策、管理信息、員工信息等直觀且可利用信息之外的數(shù)據(jù)，對(duì)這些數(shù)據(jù)予以重視，有利于促進(jìn)檔案管理工作得到更好的開展。

3.2 加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高管理人員的信息處理能力

信息技術(shù)環(huán)境下機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理，所能采取的第二個(gè)措施就是加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高管理人員的信息處理能力，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作得到良好開展。首先是加強(qiáng)信息化建設(shè)，機(jī)關(guān)單位要結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展，引入先進(jìn)的設(shè)備，以實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理的辦公室自動(dòng)化為要求來開展一系列工作，以此來促進(jìn)機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作質(zhì)量的提升。其次是提高管理人員的信息處理能力，機(jī)關(guān)單位要定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，而培訓(xùn)內(nèi)容要包括對(duì)員工知識(shí)的豐富、能力的鍛煉、素質(zhì)的教育、信息技術(shù)處理能力的培養(yǎng)等多個(gè)方面，以此來提升檔案管理人員的工作能力與工作素質(zhì)，

4 結(jié)論

綜上所述，在信息技術(shù)發(fā)展背景之下，機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作面對(duì)著不少的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何抓住機(jī)遇并且克服挑戰(zhàn)，是機(jī)關(guān)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作獲得發(fā)展的關(guān)鍵，而本文就針對(duì)于此，進(jìn)行了上述論點(diǎn)的探討，希望促進(jìn)整體發(fā)展。

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