如何加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的意見

趙朝紅

摘 要：在我國衛(wèi)生監(jiān)督體制改革不斷深化的前提下，必須充分重視衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作，為相關(guān)執(zhí)法的工作提供完整的資料，規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督工作的順利進(jìn)行。本文通過分析衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中存在的問題，提出具有針對性的措施，為實(shí)際工作提供一定的借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督；檔案管理；問題分析；解決措施

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案的基本概述

衛(wèi)生監(jiān)督檔案指的是國家衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在日常工作過程中形成相關(guān)的檔案資料，通過對資料的搜集、整理、歸檔、保管，對后續(xù)工作形成必要的借鑒與參考。與其他類型的檔案相比，衛(wèi)生監(jiān)督檔案具有很廣的范圍，而且時(shí)間周期長，所以在實(shí)際的保管和存檔過程中比較復(fù)雜。

在衛(wèi)生監(jiān)督工作中，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作具有非常重要的地位和作用。第一，在衛(wèi)生監(jiān)督管理活動(dòng)中，衛(wèi)生監(jiān)督檔案是最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)記錄，對其他監(jiān)督工作的順利開展奠定了基礎(chǔ)，使衛(wèi)生監(jiān)督人的合法權(quán)益得到最大程度的保障，保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的公平、公正、公開；第二，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作效率的提高很大程度上是由衛(wèi)生監(jiān)督工作的質(zhì)量決定的，對其他監(jiān)督工作的有序開展起著重要的推動(dòng)作用；第三，對衛(wèi)生監(jiān)督人員進(jìn)行考核的時(shí)候，衛(wèi)生監(jiān)督檔案的原始數(shù)據(jù)是重要的參考指標(biāo)，在很大程度上代表了對衛(wèi)生監(jiān)督人員的素質(zhì)與工作效果。

2 當(dāng)前我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中存在的問題

2.1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員素質(zhì)不高

當(dāng)前，我國衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，很多檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，道德素質(zhì)差，不具備強(qiáng)烈的責(zé)任心，對檔案管理工作不重視，并且有很多監(jiān)督所聘請兼職人員，導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)很多現(xiàn)實(shí)問題，崗位設(shè)置的不嚴(yán)謹(jǐn)、人員的冗雜、保存方式的落后、管理制度的不健全等各種各樣的問題使檔案管理人員對檔案管理工作缺乏科學(xué)的認(rèn)知。檔案管理人員工作態(tài)度消極，收集和整理資料時(shí)不嚴(yán)謹(jǐn)，不能認(rèn)識到資料的真正價(jià)值，管理過程中存在很大的漏洞，一系列不良現(xiàn)象在實(shí)際工作中表現(xiàn)的非常明顯。除此以外，有些檔案是電子檔案，一些檔案管理人員由于管理觀念落后，不能及時(shí)學(xué)習(xí)新知識，對技術(shù)的使用不熟練，對電子文檔進(jìn)行保存時(shí)，很容易出現(xiàn)丟失的情況，最終導(dǎo)致檔案管理工作效率受到嚴(yán)重影響。

2.2 已完檔資料的管理不嚴(yán)謹(jǐn)

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理，包括監(jiān)督過程中的一系列內(nèi)容和材料，涉及的環(huán)節(jié)很多，資料的整理是一項(xiàng)非常重大的工程，整個(gè)過程呈現(xiàn)出材料多、信息雜亂、延續(xù)時(shí)間長、連貫性弱等特點(diǎn)，對檔案管理人員的耐心程度提出了較高的要求。在信息化不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，從環(huán)節(jié)的開始到結(jié)束，會(huì)儲(chǔ)存大量的文件，包括電子文檔、圖片、音頻、視頻等，以各種各樣的形式出現(xiàn)。完檔資料的保管對于之后的正常運(yùn)用起著最基礎(chǔ)的作用，但是有些管理人員在工作過程中由于自身的疏忽或者專業(yè)技術(shù)的不到位，往往對資料的保管出現(xiàn)不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象，出現(xiàn)問題時(shí)相互推諉，不同的材料分散在不同的人員手中，在歸檔的時(shí)候非常雜亂而且不完整，削弱資料的實(shí)際價(jià)值。

2.3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案材料系統(tǒng)化程度不高

種類多、范圍廣、周期長是衛(wèi)生監(jiān)督檔案的基本特點(diǎn)，工作起來特別復(fù)雜，因此，對資料的保存和歸檔存在很大的困難。從檔案計(jì)劃制定到最后的完成歸檔，中間需要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，需要在很多步驟下進(jìn)行，由于人員的人散以及機(jī)構(gòu)設(shè)置的不合理，在檔案材料歸檔的時(shí)候，往往出現(xiàn)系統(tǒng)化較低的情況。具體表現(xiàn)如下：由于工作人員的疏忽或者工作的不到位，檔案資料無法在規(guī)定時(shí)間按時(shí)形成，歸檔的速度和質(zhì)量也隨之受到很大的影響，導(dǎo)致材料非常分散，在需要的時(shí)候無法在第一時(shí)間進(jìn)行調(diào)取。另外，由于單位人員的流動(dòng)性較大，會(huì)出現(xiàn)崗位頻繁交接或者交接工作不到位的現(xiàn)象，在很大程度上破壞了檔案管理工作的連貫性，影響了衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的規(guī)范化建設(shè)。

2.4 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度不健全

在衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料整理、歸檔和保存的過程中，前期工作的不嚴(yán)謹(jǐn)往往導(dǎo)致后期檔案工作的不完整性，影響衛(wèi)生監(jiān)督工作的質(zhì)量。有些人員在查找相關(guān)資料和檔案的時(shí)候，不能及時(shí)有效的查閱出相關(guān)信息，或者在查閱的過程中不按照規(guī)定，運(yùn)用錯(cuò)誤的方法，對資料造成破壞，影響資料后期的正常使用。另外，有些人員在借閱檔案資料時(shí)，不按照規(guī)定流程進(jìn)行登記，缺乏時(shí)間觀念， 未在規(guī)定時(shí)間將資料返還，甚至有些人將資料丟失，這些現(xiàn)象在很大程度上嚴(yán)重影響了資料的完整性。因此，在進(jìn)行檔案監(jiān)督管理時(shí)，要針對實(shí)際存在的問題，不斷完善監(jiān)督管理制度，促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3 加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的措施

3.1 提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理水平具有非常重要的影響，因此，必須將檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)放在一個(gè)突出位置。具體來說，可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員在日常工作中，必須以國家法律法規(guī)為依據(jù)，樹立踏實(shí)敬業(yè)、實(shí)事求是、全心全意為人民服務(wù)的思想，使檔案管理人員的政治素養(yǎng)得到提高。第二，建立科學(xué)的培養(yǎng)機(jī)制，對衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作人員進(jìn)行培養(yǎng)，一方面，安排專業(yè)人士，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，使衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)得到最大程度的提高，在工作中能夠及時(shí)解決存在的問題；另一方面，通過繼續(xù)教育，使各單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識得到完美的銜接，相關(guān)知識可以不斷更新和強(qiáng)化，在檔案管理工作中具備充實(shí)的文化基礎(chǔ)。

3.2 對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范

檔案收集工作是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在檔案管理工作中起著基礎(chǔ)性作用。收集與整理工作需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，在專業(yè)方法的指導(dǎo)下，最終形成檔案，對后續(xù)的編輯、統(tǒng)計(jì)、歸檔等工作提供一定的參考價(jià)值。檔案質(zhì)量的關(guān)鍵指標(biāo)是檔案的收集與填寫，所以在實(shí)際工作中必須借助科學(xué)的方法對檔案進(jìn)行整理、歸檔和分類，保障檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性。依法行政、行政處罰、年度監(jiān)督監(jiān)測、預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督和專題調(diào)查著五種方式是衛(wèi)生監(jiān)督檔案中的主要內(nèi)容，在衛(wèi)生監(jiān)督改革的背景下，檔案的種類也會(huì)出現(xiàn)一定的變化與增長，相關(guān)部門必須對資料進(jìn)行合理的整理與歸類，才能實(shí)現(xiàn)對檔案的有效管理，加快衛(wèi)生監(jiān)督檔案規(guī)范化建設(shè)步伐。

3.3 提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案材料系統(tǒng)化程度

在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中，隨著時(shí)間的發(fā)展，檔案管理方法明顯落后，與實(shí)際工作不相符，需要作出一定的調(diào)整。為此，需要投入一定的資金，使衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中的軟硬件設(shè)施能夠進(jìn)一步完善，通過軟件和硬件的相互結(jié)合，及時(shí)形成檔案資料，為實(shí)際工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的整理和歸檔工作進(jìn)行一定的強(qiáng)化，防止檔案資料的分散，將資料按照一定的方式進(jìn)行整理和歸檔，保證資料的正確性與完整性。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)需要對檔案管理工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)和重視，領(lǐng)導(dǎo)部門需要充分發(fā)揮自身的帶頭作用，設(shè)置相應(yīng)的崗位，使各個(gè)部門、各部門人員能夠明確自身的職責(zé)，通過完善的獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)人員的工作積極性，使檔案管理工作能夠在單位中釋放出最大的活力。同時(shí)，要監(jiān)督檔案人員的工作，采取相應(yīng)的措施，不定期對業(yè)務(wù)成果進(jìn)行抽查。

3.4 優(yōu)化衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理機(jī)制

為保障衛(wèi)生監(jiān)督管理部門的工作能夠落到實(shí)處，需要建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，做好檔案的收集、整理、分類、保密等工作，使檔案管理制度朝著規(guī)范化、科學(xué)化、合理化方向發(fā)展，在實(shí)際工作中能夠有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，使衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。重視檔案管理工作的每個(gè)過程和環(huán)節(jié)，認(rèn)真審核每個(gè)細(xì)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，才能按照規(guī)定嚴(yán)格實(shí)施，從而使檔案管理工作中的漏洞降到最低，保證檔案管理工作在高效率的情況下達(dá)到最好的質(zhì)量。另外，重視重大項(xiàng)目的檔案資料，保證資料的嚴(yán)密性、精確性、完整性，使檔案管理工作發(fā)揮出越來越重要的作用，從而增強(qiáng)整個(gè)單位工作的機(jī)密性。

4 結(jié)語

在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的日常工作中，衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料占據(jù)著非常重要的位置，能夠促進(jìn)相關(guān)執(zhí)法部門的工作效率，提升衛(wèi)生監(jiān)督的管理水平。相關(guān)部門和人員必須高度重視衛(wèi)生監(jiān)督管理工作，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的素質(zhì)，對衛(wèi)生監(jiān)督檔案的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案材料系統(tǒng)化程度，優(yōu)化衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理機(jī)制，通過一系列有效方式，充分發(fā)揮為甚監(jiān)督資料的作用，促進(jìn)我國衛(wèi)生事業(yè)的健康良性發(fā)展。

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