高校檔案資料開發(fā)利用效率的提升策略

楊東燕

【摘要】高校檔案材料涵蓋了教學(xué)、教研、管理活動等方面的內(nèi)涵，其中蘊(yùn)含了十分豐富的信息，屬于高校建設(shè)發(fā)展的重要組成部分，同時(shí)也是社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要資源。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，分析了高校檔案材料開發(fā)利用的內(nèi)涵，并提出了有效促進(jìn)高校檔案材料開發(fā)利用效率提升的對策。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；開發(fā)利用；效率提升

在一直以來的辦學(xué)過程中，高校形成和積累了豐富的檔案材料，隨著近年來國內(nèi)高校的飛速發(fā)展和教育事業(yè)的改革進(jìn)步，高校檔案工作也有了很大程度的變化，其重要地位日益凸顯。尤其是在信息化時(shí)代下，高校人才培養(yǎng)、教學(xué)教研、管理服務(wù)等工作都對檔案的開發(fā)利用提出了更高的要求，因此我們必須要充分重視檔案材料的開發(fā)利用工作，采取科學(xué)策略促進(jìn)檔案開發(fā)利用效率不斷提升。

一、高校檔案資料開發(fā)利用的內(nèi)涵

高校檔案材料，總的來說即是國內(nèi)高等院校在自身建設(shè)發(fā)展過程中逐步形成與積累的，具有一定考查利用價(jià)值、通過立卷歸檔進(jìn)行集中保存的各類材料和文件的總稱。檔案資源能夠在很大程度上體現(xiàn)出高校教學(xué)教研工作、管理服務(wù)工作、人事財(cái)務(wù)工作的實(shí)際情況，也是對高校建設(shè)發(fā)展過程中各項(xiàng)活動的原始憑證與真實(shí)記錄，是高校領(lǐng)導(dǎo)和管理者作出各項(xiàng)決策的科學(xué)依據(jù)，屬于十分重要的財(cái)富。

近年來，隨著我國高等教育事業(yè)改革的不斷深化，各大高校也有了很大程度的發(fā)展，加之信息技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，對高校檔案開發(fā)利用工作提出了更高的要求?？偟膩碚f，高校檔案開發(fā)利用工作包含了以下兩點(diǎn)內(nèi)容：首先是檔案編研，要求檔案管理人員能夠根據(jù)具體需要，對高校紙質(zhì)文檔、音像等實(shí)體檔案資源予以篩選分析，盡快編寫專題資料，為高校教育教研工作帶來更加有效的信息服務(wù)；其次是檔案信息化建設(shè)工作，要求我們借助于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對高校紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化信息化加工處理，積極搭建數(shù)字化檔案資源庫以及檔案信息查詢系統(tǒng)，還需要安裝好相應(yīng)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案開發(fā)利用數(shù)字化和有效的資源共享，另外還應(yīng)當(dāng)將檔案數(shù)據(jù)庫和高校局域網(wǎng)連接起來，提供更加便捷的查詢利用服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享，盡可能促進(jìn)檔案材料開發(fā)利用效率的提升。

二、高校檔案資料開發(fā)利用效率的提升策略

（一）加強(qiáng)科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)。首先，應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案材料的重要性，應(yīng)當(dāng)盡快樹立現(xiàn)代化的管理理念與檔案材料開發(fā)利用觀念，把檔案開發(fā)利用當(dāng)作是高校工作的重要內(nèi)容，將檔案材料當(dāng)成是高校的戰(zhàn)略資源，當(dāng)成是高校辦學(xué)育人與教育管理的重要依據(jù)。其次，應(yīng)當(dāng)將高校檔案材料開發(fā)利用工作真正納入到學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃中，在這一前提下科學(xué)制定檔案信息化建設(shè)工作規(guī)劃以及年度工作規(guī)劃，確保檔案材料不會受到外部因素的影響。最后，應(yīng)當(dāng)推行目標(biāo)管理，強(qiáng)化獎懲激勵措施，將檔案開發(fā)利用納入主管部門的年終考核標(biāo)準(zhǔn)中來，明確相關(guān)管理人員的具體職責(zé)，和高校其他管理工作一樣定期實(shí)施考評，進(jìn)一步激發(fā)管理工作人員的積極性和主動性。

（二）完善硬件設(shè)施。盡快完善高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，比如說積極建設(shè)檔案材料存放室、完善檔案材料開發(fā)利用機(jī)制、明確相關(guān)人員職責(zé)、采購一體化系統(tǒng)化的檔案管理辦公設(shè)備等，為檔案材料開發(fā)利用工作的有效開展打下充足的基礎(chǔ)保證。應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升對高校檔案材料開發(fā)利用工作的資金投入力度，配置必要的信息化設(shè)備如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相錄像器材等，為檔案材料的開發(fā)利用工作提供相應(yīng)的辦公室，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)，確保檔案材料可以第一時(shí)間得以開發(fā)利用，為高校各項(xiàng)管理活動的開展帶來更加便捷化的服務(wù)。

（三）整合館藏資源。首先，要盡快擺脫過去那種檔案管理工作模式，對高校內(nèi)部檔案材料實(shí)施統(tǒng)一化集中化管理，比如說可以定期對高校內(nèi)部各部門檔案資源實(shí)施收集整理，盡快建立系統(tǒng)化的信息數(shù)據(jù)庫。其次，應(yīng)當(dāng)通過定期檢查的方式，真正落實(shí)好檔案材料的收集整理工作，這是確保館藏豐富完善的重點(diǎn)，也是促進(jìn)檔案開發(fā)利用效率提升的基本前提。檔案材料表現(xiàn)出較強(qiáng)的即時(shí)性，第一時(shí)間收集非常方便，但如果時(shí)間一過就會提高收集難度，因此必須引起重視。最后，應(yīng)當(dāng)開展好檔案資源的整理、歸檔以及立卷工作，保證館藏資源的準(zhǔn)確完整。

（四）應(yīng)用信息技術(shù)。首先，要促進(jìn)信息化建設(shè)，建立完善電子檔案數(shù)據(jù)庫，比如說可以搭建網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺，即是從本質(zhì)上轉(zhuǎn)變過去那種實(shí)體檔案開發(fā)利用工作模式，真正確保檔案材料能夠更加便捷快速地檢索，為利用者提供遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，不斷促進(jìn)檔案開發(fā)利用效率提升。其次，需要努力做好檔案編研工作，應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變檔案編研工作理念，根據(jù)高校教學(xué)教研工作的實(shí)際需求，主動利用好現(xiàn)代信息技術(shù)，堅(jiān)持從館藏資源出發(fā)，對高校檔案資源予以整合加工，比如說可以采取制作專題、成果統(tǒng)計(jì)或者視頻匯編的辦法，進(jìn)而總結(jié)和提煉有價(jià)值的信息，從而更好地服務(wù)于高校工作的需要。

三、結(jié)語

綜上所述，高校檔案材料開發(fā)利用屬于一項(xiàng)長期性系統(tǒng)性的工程，會受到很多因素的影響，因此應(yīng)當(dāng)從更新思想認(rèn)識、協(xié)調(diào)管理著手，盡可能發(fā)揮出檔案管理人員的聰明才智，從珍貴的檔案材料挖掘出發(fā)，進(jìn)一步發(fā)揮出檔案材料的優(yōu)勢，真正全方位為高校各項(xiàng)建設(shè)發(fā)展決策帶來準(zhǔn)確客觀的參考依據(jù)，為高?，F(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，為培養(yǎng)社會所需的一流人才和建設(shè)知識創(chuàng)新基地服務(wù)，真正發(fā)揮出檔案材料的價(jià)值與功能。

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