淺談高校檔案信息化資源整合服務(wù)研究

解云菲

【摘要】檔案作為一種原始性記錄的特殊載體，伴隨著社會信息化的腳步，逐漸邁入了網(wǎng)絡(luò)化、智能化的發(fā)展軌道，從而檔案信息化及檔案資源的開發(fā)與利用也就成為了現(xiàn)代檔案工作的焦點與重心，要真正實現(xiàn)檔案資源的全面共享和充分利用，其根本途徑應(yīng)在于對現(xiàn)有檔案資源進行整合，走檔案資源的真正共享之路。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成，賦予了檔案信息資源新的內(nèi)涵和形式，給予了檔案資源一個前所未有的平臺，檔案信息資源的整合是當(dāng)前信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息資源的整合是檔案界一個全新的課題。

【關(guān)鍵詞】高校檔案；信息；資源整合

一、加快檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息最大化共享

2013年各地區(qū)檔案局組織公務(wù)員、事業(yè)單位以及大型企業(yè)啟動檔案數(shù)字化建設(shè)，于2015年進行檢查驗收。2017年各市、區(qū)委組織部組織公務(wù)員、事業(yè)單位、各大型企業(yè)進行干部人事檔案數(shù)字化工作，預(yù)計2019年全國檔案事業(yè)將進入一個數(shù)字化的時代！

每一個高校都是信息資源的大型管理庫，在校生達到1萬人的高校均己成立檔案館，高校作為一個大量信息資源儲存體獨立存在著，高校的信息大都由自身內(nèi)部產(chǎn)生，并且多半是教師的教學(xué)成果。如教師教學(xué)實施方案、科研成果、精品課程等教學(xué)檔案等歸為檔案館保存，但只是保存了下來，檔案館可能更多的是考慮知識產(chǎn)權(quán)的風(fēng)險，并沒有對這些科研資源進行有效的分析、整合和共享并實現(xiàn)廣大利用，埋沒了它的真正價值。

二、研究信息化整合的基本內(nèi)容、方法、步驟

1.參加信息化整合的單位必須己完成數(shù)字信息化工作，并己建立數(shù)據(jù)庫。2.判斷能進行互聯(lián)網(wǎng)共享的檔案。對不涉及專利、著作權(quán)的一般性檔案可優(yōu)先采取網(wǎng)絡(luò)共享，服務(wù)大眾。3.檔案館根據(jù)《著作權(quán)限法》《專利法》中規(guī)定，對館藏中專利著作進行甄別，并核定出各著作的保護期限，每年對有保護期限的材料進行一次梳理，對己解除保護期限的材料進行歸納、羅列。與著作權(quán)人進行協(xié)商，約定報酬，規(guī)避著作權(quán)風(fēng)險后可進行網(wǎng)上共享。

三、檔案信息資源整合的必要性

隨著我國高等院校、大型企事業(yè)單位近些年來在社會事業(yè)發(fā)展過程中影響力的逐漸增大，高校檔案館不僅藏有豐富的館藏資源，應(yīng)肩負著傳播文化、服務(wù)大眾的重任。要把高校檔案資源從“獨立經(jīng)營、自力更生”的模式解放出來，是檔案資源共享的重要部分。因此打破“信息鴻溝”是檔案事業(yè)需要解決的問題。

檔案事業(yè)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享是國際化趨勢，社會科學(xué)研究和人文交流領(lǐng)域需要高校參與其中并發(fā)揮重要的知識導(dǎo)向作用，國外高校在多年前己嘗試把優(yōu)秀教師課件共享在網(wǎng)上推廣讓群眾受益。因此，高校檔案館要想實現(xiàn)網(wǎng)上共享，檔案館要做好科研人員的思想工作，給予他們優(yōu)惠的約定報酬，科研成果的網(wǎng)上共享是高校檔案館積累的知識財富，檔案館不僅要做好自己的網(wǎng)站，并且要做到讓自己的網(wǎng)站充實、有特色。

四、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息服務(wù)研究

（一）需求手段的現(xiàn)代化和高效化。站在用戶的角度我們不難理解，他們依靠檔案工作人員手工檢索查詢獲取檔案信息資源的同時，更希望檔案管理部門能通過網(wǎng)絡(luò)提供各種功能強大、靈活實用的檢索工具。如通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源進行檢索導(dǎo)航等功能查閱到自己需要的資料、減少了繁瑣的查閱檔案審批步驟、縮短了時間空間的距離，又能快速讓用戶獲取所需檔案信息。

（二）需求對象的多元化和個性化。高校檔案是綜合反映學(xué)校歷史面貌和發(fā)展變遷的原始記錄，高校檔案館將越來越多的參與到社會服務(wù)中。如：提供學(xué)歷學(xué)位認證服務(wù)、提供人事檔案房產(chǎn)過戶佐證材料服務(wù)、去世人員銀行掛失佐證材料服務(wù)等等，高校檔案用戶需求對象也日益呈現(xiàn)出多元化、個性化的特征。

（三）更新服務(wù)理念，提高服務(wù)效率。檔案需求是檔案服務(wù)工作的基礎(chǔ)，各高校檔案數(shù)字化工作后都有自己的網(wǎng)絡(luò)平臺，但內(nèi)容卻不充實，只有簡單的校史介紹、機構(gòu)設(shè)置等等，遠遠滿足不了用戶需求。要想改變現(xiàn)狀，檔案分管領(lǐng)導(dǎo)要了解檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢，以長遠的眼光來看待對檔案事業(yè)的投入。

五、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合需解決的問題

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息時代，高校檔案始終沒有真正進入網(wǎng)絡(luò)電子化，筆者認為主要有以下幾個方面的原因：

（一）傳統(tǒng)的檔案價值觀對高校檔案主體的影響。高校檔案館是高校管理機構(gòu)的一部分，傳統(tǒng)的管理觀念、管理者始終認為它是機構(gòu)內(nèi)部活動形成的材料，主要以內(nèi)部機構(gòu)使用為主，相關(guān)人員為輔（外來人員：學(xué)籍檔案、退休、死亡人員人事檔案可供外來相關(guān)人員查閱）查閱。即使內(nèi)部人員查閱也要辦理繁瑣的手續(xù)并且需檔案管理員幫助查閱。這種傳統(tǒng)的管理觀念導(dǎo)致檔案“養(yǎng)在深閨無人識”的現(xiàn)狀。

（二）檔案服務(wù)成本與管理服務(wù)效益的問題。近年來，各級檔案局、市委組織部對各公務(wù)員、大型企業(yè)、事業(yè)單位檔案館（室）進行多次檔案任務(wù)布置，各單位投入資金、人力、物力積極完成各次任務(wù)。并且接受了一次次大型檢查來促進檔案事業(yè)的發(fā)展，各基層檔案事業(yè)在原有的基礎(chǔ)上己經(jīng)有很大的改善和提高。但想實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)共享是遠遠不夠的。檔案事業(yè)是一項投入大、收益慢的工作，各高校、大型企業(yè)要想實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享就要投入更多的資金和管理服務(wù)人員，更新服務(wù)觀念，但收益眼前卻還是一個未知數(shù)，這樣一來投入與收益不平衡的現(xiàn)狀是實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)共享最大的阻礙。