高校檔案管理中信息資源共享模式的構建

張莉旻

【摘要】隨著我國信息化社會建設的不斷推進，社會各階層對于信息的需求量越來越大。高校檔案是我國現(xiàn)有最大的信息保存管理載體，如何實現(xiàn)高校檔案管理中的資源共享模式的構建，成為了社會關注的重點。本文將對我國大學檔案進行簡單的介紹，分析其在管理中存在的問題并對如何實現(xiàn)高校檔案信息資源共享提出自己的建議。

【關鍵詞】高校檔案；管理；信息共享

一直以來，中國各高校檔案管理作為一個相對獨立的部門，秉承著只對高校管理層負責的態(tài)度，從而與教師、學生還有社會群體保持著距離。但隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案管理已經(jīng)不適應當今時代的需求，信息社會的構建，使得整個社會都急需大量的信息資源。高校檔案信息資源如何才能更好地服務于社會，建立高校檔案信息資源共享系統(tǒng)成為了全社會的共識。

一、我國大學檔案管理現(xiàn)狀

（一）傳統(tǒng)檔案管理概述。高校檔案簡單的說，就是個高等學校在招生、教學、科研等活動中記錄下來的對學生、學校、社會有價值的各種歷史記錄，形式包括文字、報表和音像等等。普遍意義上的檔案管理包括信息的輸入、儲存、加工和輸出，屬于信息控制系統(tǒng)的一類。而高校檔案又區(qū)別于其他文獻管理的特點：一是資源累積緩慢；二是管理過程有階段性；三是檔案管理依附于檔案形成者；四是相對于社會領域的封閉性。我國高校檔案管理起源于國家建立之初施行的計劃經(jīng)濟模式，特點是高度統(tǒng)一的管理模式，檔案管理以及檔案管理工作人員都由各級政府任命。因此各高校的檔案部門大多處于孤立的不聯(lián)通的狀態(tài)。檔案資源也保存在各個高校的檔案室中，不對外界開放，也不提供資源共享。在這種狀況下，各高校的檔案管理在一定的歷史時期產(chǎn)生了良好的作用，并在此基礎上確立了檔案領導體制，構建了相應的管理網(wǎng)絡。

（二）傳統(tǒng)檔案管理存在的問題。1.檔案信息載體單一。當前各高校所實行的檔案載體多是紙質文檔。紙質文檔相對于現(xiàn)代先進存儲技術來說具有很多的缺點，例如不便保存，容易受到各種意外情況損壞；不利于傳遞，沒有電子類存儲設備便捷；存儲信息量少，只能對一些基本信息進行記錄。2.服務模式單一。高校檔案所涉及的人群包括教師、學生、企業(yè)公司、科研人員等多類群體，理應為這些群體提供服務。然而現(xiàn)今高校檔案管理的服務對象卻只停留在服務于各高校的領導決策層，學生與老師基本沒有查看檔案的權利，至于社會上的各群體，服務更加的少。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)受到兩方面的影響。一是受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，高校檔案更多的被作為一種管理工具，而不具有服務社會的功能。這也導致了當前高校檔案管理服務模式單一的特點。二是檔案管理結構存在著缺陷，因為檔案載體，管理制度等因素導致檔案內容不能及時完善更新，也就更難為社會人群提供服務。3.檔案信息化建設相對獨立，缺乏共享。當今的諸多高校已經(jīng)意識到信息化建設對于檔案管理的重要性，并紛紛開始對自身的檔案管理進行建設與更新，但是由于各高校之間往往是各自獨立的，導致檔案資源難以共享，所有的信息化建設，也大多局限于單一學校的檔案管理。這不得不說是受到了中國教育體制內管理體制和運行體制的影響。這也為以后可能出現(xiàn)的高校檔案管理統(tǒng)一化埋下了隱患。4.以人工操作為主，從業(yè)人員業(yè)務素質不足。目前各高校的檔案管理雖然進行了信息化建設，但實質上仍然是以紙質檔案為基本，只能使用人工進行操作。人工對檔案進行管理操作，相對于電子信息技術的快捷，存在著很多問題。例如工作量大、人工處理要花費大量的時間、資料的收集度不夠、容易出錯、檔案保存不易等等。這種管理方式，造成了人力資源的浪費。同時各高校的檔案管理人員業(yè)務素質不高也是一個大問題，大部分人都不是檔案管理相關專業(yè)畢業(yè)人士，對于檔案管理只有簡單的認知，不能依靠他們來對當前高校檔案管理體系進行改良。

二、高校檔案信息資源共享的必要性

（一）信息化建設的需要。21世紀是信息化時代，當前國家正在大力建設信息化社會。信息本身是有價值的，它的價值體現(xiàn)在將它所包含的知識與研究成果應用于社會中其他類資源時所產(chǎn)生的對其他資源的結構優(yōu)化作用。信息資源同其他類資源一樣，都是我們社會發(fā)展所不能缺少的資源。而高校檔案匯聚了許多先進科學工作者的研究信息和研究成果，具有極高的學術價值，開發(fā)利用空間大。因此高校檔案信息資源共享對于信息社會建設、建設節(jié)約型社會和實現(xiàn)資源高效利用方面有很大意義。

（二）公眾知情權的需要。檔案機構作為傳統(tǒng)的信息管理者，擁有著最大的信息保存量。但在傳統(tǒng)的檔案管理體系中，檔案只作為一類管理手段，很少發(fā)揮它服務于大眾的作用。而在今天，檔案作為一種人民的受托機關，人民有權利要求其公開信息資源，增加社會對檔案的利用。隨著信息化社會建設的不斷深入，檔案在我們日常工作及其他領域都有著很多的利用，傳統(tǒng)的檔案信息只服務于少數(shù)人的制度已經(jīng)難以滿足時代的要求，必須以滿足使用者需求，服務于社會為前提，建立高校檔案資源共享制度。

（三）高校自身的需要。為了高校自身的教育發(fā)展與改革的需要，實行高校檔案信息資源共享也是勢在必行，原因有以下兩點：1.促進科研與教學水平的提高。高校檔案是對高校中教師與科研人員勞動研究成果的保存。每個高校都有著自己的優(yōu)勢學科和弱勢學科，實現(xiàn)高校檔案信息資源共享，對于高校研究人員來說，可以避免重復研究；對于高校來說，可以很好地提高弱勢學科的教學水平。2.高等教育發(fā)展和改革的要求。它要求高校提高自身的信息化水平，充分發(fā)揮信息資源在高等教育發(fā)展中的促進作用。共享信息資源是良好的公共服務體系的組成部分，可以很好地使人民不斷增長的檔案信息的要求得到滿足。

三、高校建立信息資源共享模式的對策

（一）頂層設計引領改革。近些年來，隨著信息技術的不斷發(fā)展，各高校也陸陸續(xù)續(xù)引進了許多現(xiàn)代信息化設備。高校檔案信息資源共享作為一項工程來說，它的前期準備已經(jīng)完成，技術問題和設備問題已不再是制約信息共享模式建立的難題。但由于我國現(xiàn)在的教育體系中，高校與高校之間相互獨立，不存在隸屬關系，同時許多高校也分屬不同系統(tǒng)，相互之間沒有溝通。因此，必須由上一級政府對改革進行從上而下的統(tǒng)一協(xié)調，由上層規(guī)劃方案，層層下發(fā)，逐步推行，這種方式可以很好地避免發(fā)生各高校各自為政的情況，同時也能做到總體結構的合理還有全局把控上的優(yōu)化。信息資源管理應該轉變運行方式，從三個層面進行：1.國家部門宏觀層面。這要求政府和教育部的領導層能認識到高校信息資源共享在全面建設信息社會所能發(fā)揮的資源調控和節(jié)約作用，和這一項事業(yè)對于民眾及社會人士的生活工作所起到的便民作用。政府應規(guī)劃好大致的實行方案，保證這項事業(yè)在大方向上不出錯，同時做好協(xié)調工作，解決在高校檔案信息資源共享的建設中遇到的難題。2.網(wǎng)絡級的中觀層面。在實現(xiàn)高校檔案信息資源共享，并初步可以為老師、學生及社會機構提供服務的同時，也應該加大信息檔案的分級保管制度。對于一些基礎的，半公開的檔案信息及知識領域可以采取公開的制度，方便各類人群的信息需求。對于一些機密的、重大的研究成果，應該實行查看權限分級，資料的查閱人必須滿足一定的條件。3.組織級的微觀層面。目前我們高校的檔案管理就處在這個層面，而檔案資源也保存于這個層面。實現(xiàn)高校檔案信息資源共享，要求各個組織服從于上層的指示，積極配合，開放自己的檔案資源，建立健全自身檔案管理制度，實行信息化管理，為高校檔案共享信息化模式的建立打好基礎。

（二）加強檔案人才建設。高校檔案管理人員的素質直接關系到工作的質量與高校檔案信息管理模式的開展進度。根據(jù)筆者的調查，大多數(shù)高校檔案管理部門的職員缺乏相應的知識和工作能力。因此，學校方面應該為這些人員開設專門的檔案管理類課程，加強專業(yè)技能，幫助他們更好地應對現(xiàn)代信息化檔案管理工作的需求。與此同時，也應該加緊對人才的引進，以高帶低，提高整體人員的工作能力。

（三）構建高校檔案信息服務中心。我們所要建設的新型高校檔案管理系統(tǒng)，最大的目標就是滿足更多用戶對檔案信息資源的需求，因此構建一個良好的檔案信息服務系統(tǒng)是十分有必要的。首先要根據(jù)不同用戶有針對性地進行檔案信息共享。老師、學生還有科研人員每類人群對于信息的需求是不同的，根據(jù)不同人群體需要對其推薦不同的內容，開放不同等級的資料庫。其次要實行信息分級制度，不能無限制地對信息進行開放。有必要對一部分機密事項以及重大研究成果進行保密。最后是建立用戶反饋系統(tǒng)，可以將反饋系統(tǒng)分為幾個部分：1.用戶意見。大量的用戶意見能幫助高校信息共享系統(tǒng)更加完善和便民。2.高校檔案利用效果，能很好地提供用戶是否對檔案信息進行了良好的使用。3.高校檔案利用需求趨勢。能更好地對用戶需求的信息種類進行判斷，推薦更適合的信息，提高工作效率。

（四）高校檔案信息共享集成系統(tǒng)。因為各高校之間檔案信息保存的獨立性與封閉性，有必要建立一個良好的信息共享集成系統(tǒng)，它能夠很好地打破各高校信息資源之間的獨立狀態(tài)，實現(xiàn)信息資源的整合，構成優(yōu)勢互補的檔案信息資源庫。一個集約化的、系統(tǒng)的、內容豐富的資源庫是檔案資源共享的物質基礎。他可以很好地對數(shù)據(jù)進行分類整理，有效提高資源的利用率，減少重復信息、冗余信息的數(shù)量。

四、結束語

綜上所述，在現(xiàn)代化與信息化不斷發(fā)展的今天，高校的檔案信息管理模式也在不斷地發(fā)生改變，一種新型的、高效的高校信息共享系統(tǒng)正在逐步建立。它能夠更好地對高校信息資源進行整合以便為社會各界人士提供服務。但這種新系統(tǒng)的構建是一個工作量巨大的工程，還需要我們對其不斷地進行理論上的完善和時間上的探索。

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