探討行政事業(yè)單位大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化檔案管理

王靜

【摘要】在我國(guó)大多數(shù)行政事業(yè)單位中，檔案管理工作已經(jīng)采取了信息化管理的方式，這種方式極大提高了檔案管理的工作效率，但其中也存在許多不足之處。本文將對(duì)行政事業(yè)單位大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化檔案管理中存在的不足進(jìn)行研究，提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位；大數(shù)據(jù)時(shí)代；信息化檔案管理

隨著信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)向信息化管理靠攏，信息化檔案管理對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展有著積極的影響，信息化的檔案管理能夠?qū)⑽淖中畔⑥D(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，提高了人員利用率，同時(shí)延長(zhǎng)了檔案的保存時(shí)間，將行政事業(yè)單位的檔案整合到一個(gè)有序的系統(tǒng)中，方便對(duì)檔案進(jìn)行整理和查閱，提高了行政事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

一、行政事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中所取得的成果以及發(fā)生過(guò)的重要?dú)v史事件都會(huì)被記錄在檔案中，行政事業(yè)單位的發(fā)展離不開(kāi)對(duì)歷史事件的思考，通過(guò)檔案管理能夠?qū)@些歷史發(fā)展事件進(jìn)行歸納和整理，方便事業(yè)單位在未來(lái)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展中進(jìn)行更好的決策。事業(yè)單位的檔案是對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期經(jīng)營(yíng)發(fā)展的總結(jié)，對(duì)事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展起著重要的輔助作用，對(duì)檔案的使用是檔案管理的最終目的，對(duì)檔案的使用主要體現(xiàn)在事業(yè)單位的決策以及司法調(diào)查等方面，檔案的內(nèi)容反映了行政事業(yè)單位歷史活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和狀況，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的決策提供依據(jù)，也是司法調(diào)查中的關(guān)鍵證據(jù)，因此，做好行政事業(yè)單位的檔案管理工作意義重大。

二 、行政事業(yè)單位信息化檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）目前行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案仍然由財(cái)務(wù)室管理。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該由行政事業(yè)單位未介入財(cái)務(wù)的檔案管理人員進(jìn)行保管，不能由會(huì)計(jì)人員或者財(cái)務(wù)部門(mén)保管，自2016年1月1日起，我國(guó)新出臺(tái)了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，其中規(guī)定會(huì)計(jì)檔案由檔案管理部門(mén)進(jìn)行管理，但目前我國(guó)大多數(shù)行政事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案仍由財(cái)務(wù)部門(mén)管理，這種管理方式是不合法的，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的信息化檔案管理中，行政事業(yè)單位應(yīng)意識(shí)到這種檔案管理方式的違法性并及時(shí)改正。例如寧波市自來(lái)水公司推出在相關(guān)職能部室和基層單位聘任兼職檔案員，使供水企業(yè)檔案工作正?；?、制度化、規(guī)范化。對(duì)本部門(mén)在工作中形成的各種載體的檔案材料，按時(shí)移交檔案室。另外，建立一套自上而下的檔案管理體系，使檔案的形成部門(mén)、使用部門(mén)、管理部門(mén)互相制約、互相監(jiān)督，從而保證科技檔案，特種載體檔案、人事和財(cái)務(wù)檔案得以及時(shí)、準(zhǔn)確、完整歸檔，這樣既確保了人事、財(cái)務(wù)等工作的質(zhì)量，也提高了檔案的可利用性及其真實(shí)性，使檔案管理符合相關(guān)的法律法規(guī)。

（二）新形勢(shì)下工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理存在的問(wèn)題。目前我國(guó)的行政事業(yè)單位在對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作中缺乏正確的認(rèn)識(shí)，不能夠意識(shí)到其重要性，沒(méi)有相應(yīng)的工程監(jiān)督檔案管理工作人員，大多數(shù)工程監(jiān)督檔案由質(zhì)量監(jiān)督人員進(jìn)行管理，由于質(zhì)量監(jiān)督人員沒(méi)有專業(yè)的檔案管理知識(shí)和水平，容易使工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理出現(xiàn)失誤或紕漏，當(dāng)前的工程質(zhì)量監(jiān)督檔案基本上都為統(tǒng)一的記錄辦法，但不同的工程有其不同的質(zhì)量監(jiān)督特點(diǎn)，因此，這種固定的記錄模式可能并不適用于所有的工程項(xiàng)目，導(dǎo)致工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作不能夠有效進(jìn)行。

（三）行政辦公室檔案管理存在的問(wèn)題。目前行政事業(yè)單位的行政辦公室檔案管理也存在問(wèn)題，很多行政辦公室的檔案內(nèi)容不完整，無(wú)法真實(shí)反映出事業(yè)單位行政工作的全過(guò)程，使得檔案無(wú)法在單位未來(lái)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展中起到應(yīng)有的作用。目前，大多數(shù)行政部門(mén)人員對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，因此，在對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和整理時(shí)，其工作態(tài)度通常都不認(rèn)真，工作方式也不嚴(yán)謹(jǐn)，使行政辦公室的檔案管理工作效率降低，影響了檔案的使用價(jià)值，不利于行政辦公室在未來(lái)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的發(fā)展。

（四）行政事業(yè)單位各類檔案綜合管理存在的問(wèn)題。行政事業(yè)單位的檔案種類眾多，其中包括會(huì)計(jì)檔案、工程檔案以及行政檔案等，目前行政事業(yè)單位對(duì)各類檔案的管理力度不夠，對(duì)檔案的分類不細(xì)致，不同的檔案其管理辦法也有著一定的差別，當(dāng)前的行政事業(yè)單位檔案管理工作相對(duì)混亂，極大降低了檔案管理工作的效率。

（五）行政事業(yè)單位檔案開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位檔案的開(kāi)發(fā)與利用基本上都是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行的，信息化的檔案管理雖然能夠給工作人員帶來(lái)較大的便利，但也存在著許多風(fēng)險(xiǎn)隱患，信息化的檔案管理面臨著較大的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，容易受到不法分子的攻擊，還可能會(huì)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)自身出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)影響檔案的信息安全，使行政事業(yè)單位的檔案信息泄露或丟失。目前行政事業(yè)單位對(duì)檔案的利用效率較低，容易造成人力物力的浪費(fèi)，信息化的檔案管理大多是通過(guò)使用檔案管理軟件進(jìn)行管理，目前的檔案管理軟件存在很多不足，功能較少，用戶在進(jìn)行檔案的查詢和使用時(shí)不夠便捷，降低了行政事業(yè)單位檔案開(kāi)發(fā)利用效率。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代行政事業(yè)單位信息化檔案管理的優(yōu)化措施

（一）提高法律意識(shí)，正確進(jìn)行檔案管理。行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，首先應(yīng)提高自己的法律意識(shí)，使單位的檔案管理工作在合法的情況下進(jìn)行，將會(huì)計(jì)檔案交由檔案管理部門(mén)進(jìn)行管理，完善行政事業(yè)單位的檔案管理制度，使行政事業(yè)單位的檔案管理工作更加規(guī)范。

（二）完善新形勢(shì)下工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理工作。工程質(zhì)量監(jiān)督工作是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，涉及工程建設(shè)中的方方面面，新形勢(shì)下的行政事業(yè)單位工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理應(yīng)做到更加準(zhǔn)確和精細(xì)，行政事業(yè)單位在對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)督進(jìn)行檔案整理時(shí)，應(yīng)根據(jù)工程特點(diǎn)制定相應(yīng)的檔案記錄規(guī)范，使工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的內(nèi)容更加完整，提高檔案的利用價(jià)值，安排工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理人員，全方位確保行政事業(yè)單位工程質(zhì)量監(jiān)督工作順利進(jìn)行。例如，常州市金壇區(qū)人民政府在2016年3月28日發(fā)布的工程監(jiān)督檔案管理工作，通過(guò)健全檔案管理制度，加強(qiáng)人員培訓(xùn)等手段，區(qū)質(zhì)監(jiān)站逐步做到了檔案文件及時(shí)歸檔、科學(xué)分類、規(guī)范操作、嚴(yán)格管理，檔案管理工作水平較建站初期相比得到較大的提高。

（三）行政事業(yè)單位各部門(mén)檔案的綜合管理。行政事業(yè)單位的檔案分為很多種類，為方便今后對(duì)檔案進(jìn)行查詢和利用，在檔案分類上應(yīng)做到更加精細(xì)準(zhǔn)確，在進(jìn)行信息化檔案管理時(shí)應(yīng)確保錄入信息的準(zhǔn)確性，檔案管理人員應(yīng)具有一定的專業(yè)水平，保證檔案信息分類的準(zhǔn)確性，也應(yīng)加強(qiáng)單位各部門(mén)的檔案管理意識(shí)，使各部門(mén)在進(jìn)行檔案記錄時(shí)能夠更加嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，從根本上提高行政職業(yè)單位檔案信息的質(zhì)量，促進(jìn)信息化檔案管理工作的發(fā)展。例如，河樓鄉(xiāng)人民政府在2014年7月31日出臺(tái)了檔案工作信息化建設(shè)實(shí)施方案，以數(shù)字檔案（室）建設(shè)為重點(diǎn)，以檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊(duì)伍建設(shè)為保障，整合檔案信息資源，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、管理標(biāo)準(zhǔn)化和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)了檔案的綜合管理。

（四）完善檔案管理軟件的功能性以及安全性。在信息化的檔案管理工作中，檔案管理軟件在其中的作用至關(guān)重要，因此，必須完善檔案管理軟件存在的漏洞才能確保檔案管理工作安全高效地進(jìn)行，檔案管理軟件不斷推陳出新，新版本的軟件在一定程度上完善了舊版本中存在的某些不足，行政事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)及時(shí)更新檔案管理軟件，逐步完善行政事業(yè)單位檔案管理信息化工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在社會(huì)生活中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，在行政事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用所產(chǎn)生的效果越來(lái)越明顯，是未來(lái)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，事業(yè)單位應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，提高法律意識(shí)，做好新形勢(shì)下工程質(zhì)量監(jiān)督和驗(yàn)收等工作的檔案管理、行政辦公室的檔案管理、行政事業(yè)單位的綜合檔案管理以及檔案管理的開(kāi)發(fā)和利用，提高檔案管理水平，促進(jìn)行政事業(yè)單位信息化檔案管理工作的發(fā)展。

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