項(xiàng)目檔案管理創(chuàng)新提高效率

□ 文/王翠萍

項(xiàng)目檔案利用是指為企業(yè)需求者提供歷年來公司裝置從立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備到竣工投產(chǎn)使用全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。很多企業(yè)建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只注重工程進(jìn)度和質(zhì)量，而忽視了竣工文件形成過程的管理；各參建單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)，職責(zé)沒有落實(shí)到位，現(xiàn)場收集的施工文件不齊全；各參建單位技術(shù)人員和資料員變動(dòng)頻繁，不能及時(shí)收集、整理和歸檔項(xiàng)目檔案；各監(jiān)理單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位現(xiàn)場形成的施工文件監(jiān)督、檢查力度不夠。導(dǎo)致了企業(yè)項(xiàng)目檔案歸檔不完整、不齊全、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案的利用率下降。

全程管理采取的措施及對(duì)策

明確職責(zé)，形成網(wǎng)絡(luò)。2015年之后，建設(shè)單位項(xiàng)目管理部門指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全過程，負(fù)責(zé)確定建設(shè)項(xiàng)目竣工文件相關(guān)表格設(shè)置、填寫等編制標(biāo)準(zhǔn)，督促、檢查竣工文件的編制、收集、整理工作，審核、簽署竣工文件，并納入崗位責(zé)任制中。監(jiān)理單位指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目文件的全過程，負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查施工文件及竣工圖收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，審核、簽認(rèn)竣工文件，并組織歸檔。工程總承包單位指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審查、匯總各分包施工單位編制、收集、整理的施工文件及竣工圖。各參建單位領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)具有責(zé)任心的專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目，并指定經(jīng)過培訓(xùn)的不流動(dòng)的人員負(fù)責(zé)資料，負(fù)責(zé)編制、收集、整理施工文件、隨機(jī)文件及竣工圖。檔案管理部門指定經(jīng)過培訓(xùn)并且具有建設(shè)項(xiàng)目檔案管理技術(shù)經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的管理工作。建設(shè)單位財(cái)務(wù)管理部門在合同尾款支付流程中加入檔案部門審核的環(huán)節(jié)，確認(rèn)建設(shè)單位相關(guān)部門及檔案管理部門對(duì)竣工文件審核的簽字、蓋章手續(xù)完備，才能辦理財(cái)務(wù)結(jié)算手續(xù)，以確?？⒐の募暾?、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

健全項(xiàng)目檔案制度，全程控制管理。2015年之后公司檔案中心先后出臺(tái)了《建設(shè)項(xiàng)目竣工文件整理、歸檔規(guī)定》，《項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收文件的管理辦法》，《項(xiàng)目檔案前期文件歸檔要求》；2016年出臺(tái)了《項(xiàng)目檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)》。這些行動(dòng)舉措，使各參建單位和監(jiān)理單位的職責(zé)劃分清晰，歸檔范圍明確?？己藱C(jī)制是提高檔案歸檔質(zhì)量的重要手段。制定行之有效的管理制度之后，公司的項(xiàng)目檔案歸檔率提高，檔案的利用率從2015年以來也有所提高。

加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的培訓(xùn)，提高檔案隊(duì)伍整體水平。公司項(xiàng)目檔案要求執(zhí)行中國石油天然氣集團(tuán)公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn) Q/SY 1475—2012《煉油化工建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收管理規(guī)范》和Q/SY 1476—2012《煉油化工建設(shè)項(xiàng)目交工技術(shù)文件管理規(guī)范》。每年的四月份檔案中心項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人組織建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，總承包單位，各監(jiān)理單位及各參建單位的技術(shù)人員和資料員對(duì)竣工文件的組卷、歸檔要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)于項(xiàng)目達(dá)到1億元以上的，在工程開工之前，工程管理部組織檔案管理人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，監(jiān)理單位和各參建單位技術(shù)員及資料員進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)單位工程劃分表及案卷表格使用進(jìn)行了統(tǒng)一的要求，明確了竣工文件編制的要求和應(yīng)注意的問題。

實(shí)施檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理向電子文件管理的轉(zhuǎn)變。項(xiàng)目檔案依照集團(tuán)公司要求，“十二五”期間要完成數(shù)字化率達(dá)到80%的目標(biāo)任務(wù)。公司2015年項(xiàng)目檔案63621件進(jìn)行了數(shù)字化掃描。項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上調(diào)閱，所有利用者在任何時(shí)間都可以上網(wǎng)利用檔案的信息資源。檔案服務(wù)潛力得到充分挖掘，服務(wù)功能得到充分彰顯，服務(wù)手段更加先進(jìn)，服務(wù)張力和效率得到有效發(fā)揮。在日常檔案利用工作中已經(jīng)顯現(xiàn)出巨大優(yōu)勢，明顯提高了查檔的工作效率。

通過實(shí)施檔案數(shù)字化項(xiàng)目，達(dá)到了固化檔案信息，替代檔案原件的利用，從而保護(hù)好檔案原件，提高檔案工作質(zhì)量和工作效率，充分發(fā)揮檔案的信息作用，并能夠快速便捷地為單位科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理工作提供各類數(shù)字檔案信息資源，極大的提高了檔案的科學(xué)化管理水平。

2013年至2017年建設(shè)項(xiàng)目檔案利用表

項(xiàng)目檔案實(shí)施效果

項(xiàng)目通過驗(yàn)收，成績可佳。項(xiàng)目檔案自2015年以來，完善了各項(xiàng)管理制度，推進(jìn)了檔案數(shù)字化工作，加強(qiáng)了檔案管理水平。實(shí)施項(xiàng)目檔案全程控制管理之后，檔案歸檔的質(zhì)量大幅提高。2015年8月和2016年3月，公司二個(gè)1億元以上的二類項(xiàng)目《完善稠油加工及配套項(xiàng)目》和《鐵路專用線建設(shè)項(xiàng)目》順利通過了股份公司檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。

提高了項(xiàng)目檔案的利用率。2015年和2017年項(xiàng)目檔案的利用人員比以往有所增加，檔案的借閱數(shù)量也相應(yīng)增加，檔案的借閱頻率大幅提高。

項(xiàng)目檔案為公司發(fā)展建功立業(yè)

項(xiàng)目檔案為公司裝置改造提供有力依據(jù)。中國石油天然氣集團(tuán)公司要求各煉化企業(yè)出廠車用汽油全部達(dá)到國Ⅵ汽油國家標(biāo)準(zhǔn)。我公司根據(jù)中國石油質(zhì)量升級(jí)會(huì)議精神，2015年3月委托華東設(shè)計(jì)院將30萬噸/年催化重整裝置改造為50萬噸/年催化汽油選擇性脫硫裝置。檔案中心充分利用庫藏資料，為項(xiàng)目組人員和設(shè)計(jì)人員調(diào)閱項(xiàng)目檔案1000余卷，電子文件2000多件。協(xié)助項(xiàng)目組確定新技術(shù)應(yīng)用和工藝路線，充分利用裝置現(xiàn)有條件，維持原主要工藝流程不改動(dòng)，對(duì)裝置現(xiàn)有設(shè)備在滿足工藝要求的前提下盡可能地利用，減少了改動(dòng)的工程量，節(jié)約了投資，使產(chǎn)品達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

項(xiàng)目檔案是建設(shè)全過程活動(dòng)的真實(shí)紀(jì)錄，是國家的寶貴財(cái)富和不可再生的信息資源，也是國家財(cái)產(chǎn)管理的依據(jù)和憑證，它對(duì)指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)和今后發(fā)展具有不可替代的作用，它也是工程建設(shè)成果的真實(shí)反映，因此，項(xiàng)目檔案工作是一件功在當(dāng)代，利在千秋的光榮任務(wù)。