基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景的檔案管理工作探析

高玉娟

隨著計(jì)算機(jī)與信息化技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)應(yīng)運(yùn)而生，并被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，并帶來了新的社會變革，當(dāng)前儼然已近進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代。在這個(gè)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。文章主要對大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作進(jìn)行了探析。

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用為各行各業(yè)的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇。傳統(tǒng)的檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下也煥發(fā)了新的牛機(jī)。通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，方便了用戶對檔案信息的檢索與查閱，并使得海量的檔案信息得以完整保存，提高了檔案管理的現(xiàn)代化水平。

應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的必要性

電子檔案的管理需要人數(shù)據(jù)技術(shù)

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，紙質(zhì)檔案逐步被電子檔案所代替，越來越多的電子檔案被人們所使用，電子檔案的云服務(wù)與云存儲對檔案的現(xiàn)代化管理有著十分直接的影響。以往在管理檔案的過程中，往往不會重視電子檔案的錄入工作，嚴(yán)重影響了檔案管理丁作的發(fā)展。相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案文件價(jià)值更大，可以使電子檔案信息的利用效率得到有效提升，所以，現(xiàn)代化的檔案管理工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用十分關(guān)鍵，其能夠集中管理海量的檔案信息，同時(shí)在相關(guān)的程序下，用戶能夠快速的查閱，最終使檔案管理的數(shù)據(jù)服務(wù)水平得以提升。

檔案數(shù)據(jù)的存儲與備份需要人數(shù)據(jù)技術(shù)

一直以來，數(shù)據(jù)庫都在不斷存儲大量的檔案數(shù)據(jù)信息，久而久之，存儲器剩余的內(nèi)存越來越小，嚴(yán)重影響了檔案數(shù)據(jù)的錄人，不利丁重要檔案數(shù)據(jù)的保存。尤其是在政府部門以及企事業(yè)單位，有著大量的檔案數(shù)據(jù)資料，由于存儲空問的不足，往往會銷毀一定的檔案數(shù)據(jù)，極有可能導(dǎo)致一些重要資料的流失，降低了檔案管理工作的質(zhì)量。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，不當(dāng)提供了超大的存儲容量，而且存儲更加便捷，可以實(shí)現(xiàn)各種檔案資料的快速存儲與備份，保證檔案資料的完整性。

檔案管理的技術(shù)手段更新的需要

檔案數(shù)據(jù)庫在長期的運(yùn)營中，其信息資料越來越多，因而使得對目標(biāo)檔案信息的檢索與查找變得愈加困難，在大量時(shí)問被耗贊的同時(shí)也不一定能查找到所需的信息。而大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案檢索方面具有很大的技術(shù)優(yōu)勢，能夠大大提升檔案檢索和存儲的效率。大數(shù)據(jù)處理技術(shù)通過對檔案信息的自動分析與整理，進(jìn)而提供科學(xué)的決策建議。由此可知，大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理技術(shù)的升級提供了技術(shù)基礎(chǔ)。

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作

實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)的云存儲

在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，在檔案管理工作中，對檔案進(jìn)行云存儲，才可以使電子檔案信息的完整性得到有效保障，同時(shí)避免電子檔案管理中的各種問題。完善的信息化設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案大數(shù)據(jù)云存儲的前提，促使信息數(shù)據(jù)處理能力的提高，確保用戶對檔案服務(wù)的需求得到更好的滿足。其中需要完善的信息化設(shè)施包括電子檔案軟、硬件服務(wù)，以及大數(shù)據(jù)服務(wù)平臺，通過在云系統(tǒng)中存儲檔案數(shù)據(jù)信息，以此對用戶的需求進(jìn)行分析，進(jìn)而進(jìn)行有效的服務(wù)方案的制定。此外，政府主管部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行統(tǒng)一的云系統(tǒng)的構(gòu)建，例如各級政府在充分考慮當(dāng)?shù)貦n案館的實(shí)際情況的基礎(chǔ)上進(jìn)行云檔案存儲管理中心的構(gòu)建，并通過網(wǎng)絡(luò)連接到國家云檔案管理中心，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲并備份，盡可能將檔案丟失風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

進(jìn)行數(shù)字檔案館的建設(shè)

大數(shù)據(jù)和數(shù)字化密不可分，在應(yīng)用大數(shù)據(jù)的過程中，必須對檔案館進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，最終成為數(shù)字化檔案館，提高數(shù)字化水平，使用戶能夠得到更加便捷的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)。在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中，要對人們的檔案資源體系進(jìn)行完善，同時(shí)劃分電子檔案類型，使用數(shù)字系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對復(fù)雜結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)的管理，從而使檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)水平得以提高，使檔案服務(wù)的要求得以滿足。與此同時(shí)，還要依據(jù)相關(guān)要求，結(jié)合檔案館的實(shí)際情況，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，以使檔案利用率得到提升，使一些重要檔案信息得以有效保護(hù)，避免了紙質(zhì)檔案在查閱過程中的損壞。

提高智能檢索能力

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高效率是一個(gè)重要的標(biāo)志。檔案館整體服務(wù)能力的全面提升，需要更加完善的設(shè)計(jì)檔案的智能化檢索功能，通過對不同類型的檔案實(shí)行分類管理，促使用戶檔案檢索效率的提高為用戶節(jié)約了檢索時(shí)間，從而實(shí)現(xiàn)了檔案館檢索服務(wù)能力的提升。與此同時(shí)，技術(shù)人員要將可視化的分析工作充分做好，為用戶提供更多直觀的檔案數(shù)據(jù)，幫助用戶更方便的查詢到目標(biāo)信息。例如，通過相應(yīng)模型的建立，再在模型中放人數(shù)據(jù)，預(yù)測未來檢索數(shù)據(jù)，進(jìn)而更多的算法被挖掘，以此使檔案檢索的精確度得以提高，最終實(shí)現(xiàn)檔案的智能化檢索。

培養(yǎng)大數(shù)據(jù)管理的高端人才

任何先進(jìn)的技術(shù)與理念的應(yīng)用都離不開入，尤其是在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作必須依靠高端的人才才能夠?qū)崿F(xiàn)管理工作的轉(zhuǎn)變。在以往的檔案管理人員中，都普遍缺乏大數(shù)據(jù)方面的知識，對于大數(shù)據(jù)的應(yīng)用及其管理系統(tǒng)都無法熟練的掌握和使用，這樣會極大的影響檔案管理工作的效率。所以，大數(shù)據(jù)下的檔案管理工作，現(xiàn)代化的檔案管理人才培養(yǎng)是～個(gè)十分重要的問題。第一，對于高校，需要與時(shí)俱進(jìn)，開設(shè)相關(guān)技術(shù)與管理的復(fù)合型專業(yè)，培養(yǎng)既懂技術(shù)又懂管理人才。第二，通過新時(shí)代下的檔案管理高端人才的引進(jìn)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理人員的知道，使當(dāng)前的檔案管理人員能夠更好的適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理工作。第三，對于人才的培養(yǎng)，需要增加資金投入。培養(yǎng)人才離不開資金的保障。

加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理

檔案管理工作在大數(shù)據(jù)的應(yīng)用下使得管理效率得到顯著提高，并節(jié)約了工作成本。然而，檔案都是十分重要的資料，而大數(shù)據(jù)下存在數(shù)據(jù)丟失的可能性，因此，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的安全管理十分必要。一個(gè)小小的存儲卡就能夠存儲海量的數(shù)據(jù)信息，其具有十分顯著的優(yōu)勢，同時(shí)也有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，例如網(wǎng)絡(luò)病毒、存儲卡被損壞等。所以，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下要重視檔案數(shù)據(jù)的安全管理。相關(guān)的工作人員要強(qiáng)化自身檔案安全保護(hù)意識，防止將網(wǎng)絡(luò)病毒帶到檔案管理系統(tǒng)中。此外，還需要制定一些具體的檔案管理流程規(guī)范，防止誤操作將造成檔案數(shù)據(jù)的流失。

大數(shù)據(jù)時(shí)代是傳統(tǒng)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要機(jī)遇，通過分析當(dāng)前檔案行業(yè)的實(shí)際情況，找到大數(shù)據(jù)與檔案管理工作的契合點(diǎn)，引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理的服務(wù)水平。在大數(shù)據(jù)的推動下，檔案管理工作也將實(shí)現(xiàn)智能化的管理，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量。