高校辦公自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析與移動OA的發(fā)展

劉瑩

[摘要]在這個信息化高速發(fā)展、不斷創(chuàng)新的時代，所有行業(yè)、企業(yè)都趨向辦公自動化，包括高校也不例外，數(shù)字化、信息化高校，已經(jīng)成為當今高校管理模式的發(fā)展趨勢。利用現(xiàn)今的計算機網(wǎng)絡技術、Internet技術、無線網(wǎng)絡等技術，把傳統(tǒng)的高校管理模式實實在在向信息化、自動化轉變，所以加快高校管理信息化發(fā)展是必然的，高校對于信息化建設的投入也是越來越大，無紙化辦公已經(jīng)被人們特別是管理者越來越看重了。本文從現(xiàn)今我國高校辦公自動化發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，并進行原因分析，提出移動OA作為輔助日常辦公系統(tǒng)建設的一部分，展望我國的高校自動化系統(tǒng)創(chuàng)新發(fā)展前景。

[關鍵詞]辦公自行化；辦公自行化系統(tǒng)；移動OA

[中圖分類號]G640

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671- 5918（ 2018） 06- 0041- 03

辦公自動化系統(tǒng)即office automation.簡稱OA，是辦公信息處理的自動化。隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，如今，無論中小學還是各大高等院校，信息化建設的步伐都在明顯加快，國家早已出臺相關意見要求高等院校要加強信息化建設，促進管理職能和工作作風的改變，有些重點院校的信息化建設甚至已經(jīng)比較成熟。特別在高校當中，學生數(shù)量與教職T數(shù)量都在日益增長，各級管理部門與教學部門相對比較分散，許多高校都建立起了自己的信息化辦公平臺。而使用辦公自動化系統(tǒng)更是高等院校促進信息化建設必不可少的改革，無紙化辦公不僅可以減少資源的浪費，還是高校管理工作的創(chuàng)新體現(xiàn)，而且大大提高了T作效率，既有利于管理層更好地去協(xié)調統(tǒng)一各部門工作，也有利于學校信息動態(tài)及時傳播給廣大師生。所以高校辦公自動化發(fā)展有迫切的需要。

一、我國高校辦公自動化發(fā)展現(xiàn)狀

雖然我國很早就已經(jīng)提出辦公自動化的發(fā)展規(guī)劃，但是與企業(yè)相比，高校辦公自動化系統(tǒng)的應用較為落后和遲緩，很多瓶頸問題逐步突。尤其信息化建設中部門之間的聯(lián)系情況，很多高校的辦公自動化系統(tǒng)功能完善，內部設計緊密結合實際，但是缺乏創(chuàng)新，難以令教職工真實參與到學校管理當中，而且部門與部門之間的信息交流亂七八糟，容易形成信息孤島現(xiàn)象，信息與數(shù)據(jù)在部門之間無法有效流通，每個部門只是顧著完成自己的工作，缺乏協(xié)作性管理。而隨著高校的發(fā)展，業(yè)務量增多，系統(tǒng)之間的獨立工作已無法滿足現(xiàn)實的管理需求，這樣只會使得高校信息管理效率低下，整體協(xié)同工作可能性越發(fā)下降。高校的信息化建設應該是一項全局性的T作，而不應該是把每個部門孤立起來進行建設，部門之間的有效交流，才可以從根本上改變工作模式，提高工作效率。

高校信息化的整體發(fā)展缺乏有效的規(guī)劃與標準。為什么重點高校的辦公自動化建設如此發(fā)達與完善，而一般高校、民辦高校的信息化建設卻停滯不前？這與缺乏整體規(guī)劃與發(fā)展目標、還有建設標準有莫大的關系。每一項事物的發(fā)展，離不開標準的保證與目標的確立，但是這些都需要從多層面進行整體規(guī)劃的，不是說發(fā)展就能發(fā)展，說建設可以馬上把系統(tǒng)創(chuàng)造出來。信息化建設的每一環(huán)節(jié)都需要不同層面的指導與規(guī)劃，要有一定的保障體系明確其發(fā)展目標，而不是自己想怎么建設就怎么建設。這樣只會導致高校信息化建設工作停滯不前、發(fā)展不平衡。我們需要的是一個建設的標準，一個規(guī)范的指導，而不是雜亂無章地隨意開展信息化建設，這樣出來的結果不可能適應高校的發(fā)展規(guī)劃，也不可能符合目前我國信息化建設的統(tǒng)一目標。

與企業(yè)相比，高校的管理者相對比企業(yè)的管理者，后者更加重視辦公自動化建設，前者的意識相對比較薄弱。隨著教育機制的改革，高校里的管理工作只會越來越多，內容只會越來越繁重，要求也只會越來越高，高校的管理者如果還不改變傳統(tǒng)的辦公理念，還依賴純手工的辦公流程，只會加重辦公人員的負擔，也會降低各部門的辦事效率，人員的配置與業(yè)務量的比例更是越拉越遠，很有可能出現(xiàn)幾個人干同一樣工作。所以從高校管理者的角度出發(fā)，研究辦公自動化系統(tǒng)是管理方式的轉變，是把高校管理推向一個新的高度，是與時俱進的必經(jīng)之路，也是實現(xiàn)資源全球化的有效途徑。

對于高校而言，學校之間的競爭除了表面的學術水平、教育水平的競爭，還包含了高校內部的管理制度與工作效率的競爭。為什么有些高校已經(jīng)投入使用辦公自動化系統(tǒng)但效益卻不明顯，那是因為他們的辦公自動化管理還只是停留在簡單信息管理層面，缺乏對重大事件的輔助決策支持功能，所以工作效率并沒有明顯提高，相反還會因為工作人員有限的操作水平而降低了工作效率。但是如果現(xiàn)代社會的高校辦公模式還停留在紙質化的文件傳遞基礎上，那么勢必導致落后。

二、高校辦公自行化系統(tǒng)存在問題

（一）普及性低

某些學校辦公自動化系統(tǒng)到目前為止，普及性還是比較低，基本只有行政人員在使用。因為除了行政人員要坐班，其他老師存在上課地點不定、時間不定、坐班時間不定等因素，而且也不是每個教研科組辦公室都有電腦分配，再加上網(wǎng)絡要求等因素，遇上領導外出公干，還是無法及時處理相關的公文簽發(fā)或者審批。另外，學院領導們也還是看重紙質文件的存在，如一些涉及重要事項的申請、批文，學院領導還是會認為紙質版的簽名文件更有實質性和效力性。這對于普通行政人員、教職工來講，辦公自動化系統(tǒng)也成了可有可無的一部分了，領導越是認可紙質版的文件、人工化的流程操作，那么使用這個系統(tǒng)的用戶就越少。這也最終導致有些教職工根本沒有機會、沒有時間，也沒有意識去使用這個系統(tǒng)。還有一種原因，就是現(xiàn)今QQ群、微信群的廣泛應用，更加削弱了OA系統(tǒng)的普及性。

（二）實用性低

有些高校OA系統(tǒng)首頁，顯示出來的相關學院新聞、學院通知等都是大半年前的內容，已經(jīng)沒有參考性了?；蛘呤窍到y(tǒng)菜單里面很多點擊打開后不是鏈接錯誤就是沒有數(shù)據(jù)，根本體現(xiàn)不了該功能的主旨。另外，系統(tǒng)里面部分功能對于廣大教職T來講是意義不大的，反之，很多對于教職工來講很實用的功能卻沒有或者無法實現(xiàn)。很多高校的辦公自動化系統(tǒng)都有十多種功能，但是很多功能卻因為其他部門的管理人員沒有即時更新數(shù)據(jù)，導致教職工使用不上，可見浪費了如此人性化的菜單設計。

（三）便捷性低

我認為，一個系統(tǒng)是否好用，很多人第一時間都會從這個系統(tǒng)是否方便操作去評價，一個系統(tǒng)如果操作不方便，肯定會受到用戶摒棄。目前為止，很多高校的辦公自動化系統(tǒng)只能在校內網(wǎng)絡登陸，校外網(wǎng)絡就無法登陸，這一點已大大降低了其便捷性。其次，登陸后的首頁界面上很多其實是與教職T切身利益無關的菜單，用戶登錄后要不斷地尋找才發(fā)現(xiàn)與自己有關的功能，久而久之，系統(tǒng)就容易被大家冷落了。因為大家都認為，沒有課程安排的時候，在家里用電腦或者手機掛著QQ，開著飛信，就已經(jīng)可以接收所有與自己切身利益、工作安排有關等訊息，為何還要大費周章回到學校登陸辦公自動化系統(tǒng)呢？

像現(xiàn)在，即使我國很多高校里的辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)上線運行很長一段時間，但仍有教職工們還是習慣像以前一樣逐個部門地去跑一份申請流程，而且必須要找好幾個部門領導審批，遇上某個領導不在，就又要擱置等到領導回校才可以繼續(xù)，這不僅降低了辦事效率，也浪費大家的時間和精力，假如高校辦公自動化系統(tǒng)能與其他平臺合作研發(fā)能在手機客戶端或者開通外網(wǎng)接口登陸，我相信教職工們會更樂意去應用系統(tǒng)，系統(tǒng)的操作也會更加便捷，領導們即使不在校內，通過登陸辦公自動化系統(tǒng)，就可以查看到需要審批的文件，辦事效率也大大提高。

（四）先進性低

若從一個普通用戶的角度評價一個系統(tǒng)的先進性，我認為可以先從系統(tǒng)對于瀏覽器的兼容性進行評價，原有的辦公自動化系統(tǒng)只能使用IE瀏覽器進行登陸，兼容性比較低，若用戶本身是使用沒有使用IE瀏覽器或IE核心的瀏覽器習慣，又要重新下載合適的瀏覽器去進行系統(tǒng)登陸，一定程度上是給部門用戶帶來麻煩，若一個系統(tǒng)先進性較高，一般是系統(tǒng)適應不同的操作環(huán)境，而不是需要用戶改變使用習慣來遷就系統(tǒng)，若用戶在不同的計算機上進行登陸，碰巧這些計算機設備都不使用IE瀏覽器，那么我相信很多用戶會寧愿放棄使用該系統(tǒng)，也不會一次又一次為了使用系統(tǒng)而安裝新的瀏覽器。

再從另一方面進行評價，就是系統(tǒng)應用界面設計方面，用戶操作界面設計也會影響用戶對系統(tǒng)的使用情況。從我個人意見來講，我認為只有舊式的界面設計才會采取純文字的表現(xiàn)方式，現(xiàn)在很多軟件的應用界面都采取圖像進行交互設計，使用戶有更直觀的界面操作。所以界面設計如果不新穎，跟不上時代發(fā)展，還是單純套用以前簡單的版面模式，用戶看著也會覺得沒有吸引力，甚至降低用戶使用系統(tǒng)辦公的積極性。

三、原因分析與改革創(chuàng)新——移動OA的推廣與普及

隨著智能手機與無線網(wǎng)絡、4G等網(wǎng)絡制式的普及，高校辦公自動化不應該還停留在電腦操作的層面，應嘗試推進移動OA的使用。每個高校OA系統(tǒng)的設計初衷都是為了方便學校領導管理、方便教職工日常使用，移動OA更體現(xiàn)了這方面的特點。

（一）原因分析

1.管理體制方面

長期以來，受舊管理體制影響，很多人對于高校辦公活動還只是停留在簡單的收、發(fā)公文，表格處理，信息交流等基本的上傳下達層面，雖然已經(jīng)使用辦公自動化系統(tǒng)，但很多具體辦公流程還是采取半手工半自動的模式，辦公自動化功能還是很單一，既沒有專門的領導組織指揮全院的辦公自動化工作建設，各部門之間也沒有很好的協(xié)同合作，形成信息孤島，甚至有些部門分工、職責不明確，導致經(jīng)常出現(xiàn)部門之間的踢皮球、互相推諉現(xiàn)象，進一步阻礙了高校信息化建設。另外，有些高校也沒有制定整體信息化建設發(fā)展規(guī)劃，缺乏明確的信息化發(fā)展目標，更沒有相關的規(guī)章制度保障辦公自動化的建設與發(fā)展，沒有科學、合理的管理體制，肯定確保不了辦公自動化系統(tǒng)的建設與應用，這甚至會使辦公自動化系統(tǒng)成為雞肋，嚼之無味，棄之可惜。要改變這種局面，就必須從管理體制上進行改革創(chuàng)新，轉變工作作風，建立完善的管理制度，促進部門之間的通力合作，這才有利于高校辦公自動化的建設與發(fā)展。

2.用戶習慣方面

由于大部分教職工還是習慣傳統(tǒng)的辦公流程，對于無紙化辦公還是不太適應。高校內少不了有相對一部分的老教師，而且很多領導都是上了一定的年紀，他們大部分都是文化層次較高的老教授，但是也正因為他們的年齡較大，已經(jīng)習慣于傳統(tǒng)的辦公模式，不習慣使用計算機，更不習慣接受一些新鮮的事物。像平時一般的申請審批流程，其實辦公自動化系統(tǒng)早已設置好這方面功能，包括每個流轉的用戶節(jié)點，系統(tǒng)都已根據(jù)實際流程進行設置，但礙于人們的使用習慣，這方面的功能很少應用。

另一方面，作為推動辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展的重要因素，高校信息化建設很多時候取決于高校領導的重視程度，各級、各部門領導首先要起到很好的帶頭作用，主動使用辦公自動化系統(tǒng)，更新管理理念，帶領并組織下屬教職T熟悉使用辦公自動化系統(tǒng)，只有他們在日常'-作方面充分運用辦公自動化系統(tǒng)，下屬的教職T們才會深刻體會到此系統(tǒng)的必要性。還有，電子化的流程領導們認為無法清楚具體的申請內容，并且人工解釋更清晰于他們查看文字說明。既然領導都默認審批申請還是走傳統(tǒng)的紙質流程，下屬的教職r更加會遵循這原則，即使辦公自動化系統(tǒng)早已實現(xiàn)這項功能，教職工還是“樂意”像以往一樣，一個部門接著一個部門地去審批一份文件。

（二）移動OA的推廣與普及

移動OA作為一款應用程式，不僅在計算機上可以操作，還可以在手機、平板電腦上進行操作，還可以結合教職工們使用得最多的即時通信T具如微信、QQ、電子郵箱等，利用這些軟件平臺滿足他們目前的工作需要，從而推動高校辦公自動化的發(fā)展。

對于資金較少的學校，可以采用一些簡單版本的免費移動OA平臺，讓凡是使用智能手機的教職工都安裝上這個應用，并鼓勵年輕教職工引導老教師們去接受與使用，減低他們抵觸情緒。對于有專項資金的學校，更好的就是邀請團隊或企業(yè)量身定造一款移動OA，結合學校本身的實際情況，結合教職工的使用需求，并與原來的高校辦公系統(tǒng)相對應，加強無紙化辦公的高效性。

作為高校辦公自動化系統(tǒng)的輔助幫手，移動OA的性能要求上，可以率先推出與教職工日常使用較為密切的項目，如通訊錄查詢、流程審批、課程查詢、文檔查詢等功能，還應按照部門劃分數(shù)據(jù)庫，每個部門的資料都可以進行上存、共享與下載，部門之間的信息交流更為密切。

四、結論與展望

當前國內外對于辦公自動化的需求非常旺盛，特別是高校管理這一領域，國家甚至出臺相關政策扶持高校信息化建設，可見我國的高校信息化發(fā)展也將會越趨穩(wěn)定，而且高校辦公自動化將是高校管理水平提升的重要體現(xiàn)，也是必然的發(fā)展趨勢，因此辦公自動化系統(tǒng)實際應用中具有廣闊的推廣前景。論文的核心目標建立一個適應教職工日常使用的并符合實際情況的辦公自動化系統(tǒng)，教職工在使用該系統(tǒng)后，能真正做到辦公自動化，減少重復工作的出現(xiàn)，從根本上提高工作效率。

隨著無線網(wǎng)絡與智能手機的普及和應用，移動OA將是未來辦公自動化發(fā)展的新趨勢。只要有一臺可以接入網(wǎng)絡的智能手機，下載一個辦公自行化APP應用就可以隨時隨地查看學校最新動態(tài)、瀏覽最新通知并發(fā)布最新消息，甚至在候機廳就可以完成文件的查閱與審批，在高鐵上就可以完成申請的提交，真正做到隨時隨地辦公。但始終移動OA涉及的網(wǎng)絡問題與數(shù)據(jù)傳輸問題將更加復雜，但我相信隨著移動通訊技術、網(wǎng)絡技術的發(fā)展，移動OA很快將會實現(xiàn)并應用到工作當中。從長遠角度考慮，更希望國家、省、甚至市層面會多出臺關于高校辦公自動化建設的扶持項目與政策，進一步統(tǒng)一明確高校信息化建設的目標。也希望高校領導層面人員更加重視對于辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)與應用，使其真正惠及廣大高校教育工作者，也使我國高校信息化建設邁向新的一步。最后，在這個信息量巨大的時代，從我們自身來講，學會把握有用的信息與數(shù)據(jù)，不斷創(chuàng)新，將為我們以后發(fā)展提供很大的幫助。我們也要時刻關注信息技術的發(fā)展，因為未來肯定是一個信息化的社會，當所有生活模式、工作模式、學習模式都向信息化靠攏的時候，我們更要提高學習信息化的覺悟，在理論知識的指導下，把新的技術引入我們高校領域的信息建設工作中來，把更先進、更完善的技術應用到辦公自動化系統(tǒng)的建設中來，希望總有一天，通過信息化建設，不僅是高校內部門之間有效協(xié)同工作，甚至不同高校之間也可以實現(xiàn)資源的共享。

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