基于智慧校園體系下的高職院校學(xué)籍管理模式研究

陳鐵軍

[摘要]在信息化發(fā)展不斷深入高職院校的過程中，學(xué)籍管理工作由傳統(tǒng)的手工作業(yè)轉(zhuǎn)換為信息化管理模式。但是由于發(fā)展過快，人員素質(zhì)、系統(tǒng)功能、管理制度等一系列管理方向并未快速對接，導(dǎo)致學(xué)籍管理系統(tǒng)的真實效率不能充分發(fā)揮，也嚴重影響了智慧校園體系的全面構(gòu)建。為此，本研究分析了當前高職院校當前的學(xué)籍管理工作現(xiàn)狀，同時提出基于智慧校園信息化體系構(gòu)建高職院校的學(xué)籍管理模式的發(fā)展策略。旨在支持高職院校學(xué)籍管理模式的更新與完善，達到預(yù)期的學(xué)籍管理時效性。

[關(guān)鍵詞]智慧校園；高職院校；學(xué)籍管理

[中圖分類號]C640

[文獻標識碼]A

[文章編號]1671- 5918（2018）05-0012-02

引言

智慧校園體系是利用軟件技術(shù)與硬件支持，打造信息化教研管理工作的發(fā)展方向，而學(xué)籍管理工作更是其中最為關(guān)鍵的管理內(nèi)容。在實際應(yīng)用效果上是否能夠達到學(xué)籍管理工作的時效性，也是構(gòu)建智慧校園體系的必要基礎(chǔ)與條件。針對高職院校學(xué)籍管理模式的進一步研究，也是基于智慧校園體系不斷完善與發(fā)展的重要方向。但當前的學(xué)籍管理模式并未對接高職院校的快速發(fā)展，其信息化程度有待提升，從而本文就學(xué)籍管理模式進行深度分析，闡釋如下。

一、高職院校當前的學(xué)籍管理工作現(xiàn)狀分析

（一）未能構(gòu)建完善的學(xué)籍管理系統(tǒng)

學(xué)籍管理系統(tǒng)是針對高職院校開發(fā)的檔案類管理程序，可以通過資料上傳、后臺管理、信息下載等模式完成學(xué)籍檔案管理工作。從多年來的應(yīng)用效果分析，學(xué)籍管理系統(tǒng)提高了傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理工作的效率，同時降低了人為操作的失誤率。但是目前普遍應(yīng)用的高職院校學(xué)籍管理系統(tǒng)仍然存在應(yīng)用效率較低的情況。多數(shù)類似系統(tǒng)在開發(fā)階段與高職院校的聯(lián)系較少，從而導(dǎo)致系統(tǒng)時效性較低，并未精準對接本校的學(xué)籍管理內(nèi)容。而且由于存在格式絮亂的問題，也產(chǎn)生了信息孤島的現(xiàn)象?？傮w而言并未發(fā)揮出學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)代化優(yōu)勢。由此可見雖然學(xué)籍管理系統(tǒng)初見成效，但并未以較高的工作效率應(yīng)對學(xué)籍管理工作，同時也并未完善該系統(tǒng)的多項實用性功能。

（二）缺乏完善的學(xué)籍管理制度體系

目前雖然多數(shù)高職院校制定了自身的學(xué)籍管理制度，但長期應(yīng)用該管理模式而并未及時更新，導(dǎo)致學(xué)籍管理工作重點弱化。同時多數(shù)學(xué)生并未完全了解學(xué)籍管理工作的內(nèi)容，在本次調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，在校2017級與2016級的學(xué)生中僅有12.5%的學(xué)生了解學(xué)籍檔案的相關(guān)作用，而35.6%的學(xué)生僅知道學(xué)籍檔案存在但并不知曉其具體的管理內(nèi)容與方向，其余51.9%的學(xué)生則完全不了解關(guān)于學(xué)籍檔案的相關(guān)事宜。由此可見，當前的學(xué)籍管理制度仍然嚴重缺乏完善的管理體系。雖然2015級75.5%的學(xué)生在離校實習(xí)階段了解了學(xué)籍檔案的相關(guān)作用，但是也嚴重缺乏關(guān)于學(xué)籍檔案內(nèi)容的相關(guān)性問題，以至于學(xué)籍檔案管理工作于并未健全的制度體系形成影響因素，并不利于學(xué)籍管理工作的順利開展與完善。

（三）學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)能力良莠不齊

目前本校學(xué)籍管理工作人員中12%屬于?？埔韵聦W(xué)歷，而本科和?？茖W(xué)歷的工作人員占到總比例的78%，另外10%的學(xué)籍檔案管理人員為碩士研究生學(xué)歷。從整體學(xué)歷水平分析，其學(xué)歷水平較低，并不具備較為完善的綜合素質(zhì)能力。此外，在所有學(xué)籍檔案管理工作中，25%屬于計算機類專業(yè)，而52%的管理人員屬于其他非計算機專業(yè)學(xué)科，僅有23%的學(xué)籍檔案管理工作人員屬于計算機類專業(yè)同時輔修了檔案管理工作的相關(guān)專業(yè)內(nèi)容。而現(xiàn)代化的高職院校檔案管理工作，是以計算機軟件應(yīng)用為基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，假設(shè)計算機專業(yè)能力較為薄弱，辦公自動化效率較低，也并不利于廣泛應(yīng)用該系統(tǒng)完善其學(xué)籍檔案管理的相應(yīng)工作。在管理人員綜合素質(zhì)能力較低的情況下，部分管理人員薪酬較低且工作壓力凸顯，從而造成了檔案管理工作的人員流動性，也同時增加了多項學(xué)籍管理工作的重復(fù)性，嚴重制約了高職院校學(xué)籍檔案管理工作的穩(wěn)步運行。

二、高職院校學(xué)籍管理模式的利弊分析

（一）發(fā)展過快，管理工作加重

近些年來在高職院校的招生率逐年遞增，為了體系教育公平性，為更多學(xué)生創(chuàng)造學(xué)習(xí)與深造機會，高職院校的生源擴招比例增長過快。雖然對于學(xué)生而言相當于利好消息，但是也嚴重增加了高職院校學(xué)籍檔案管理工作的任務(wù)由與工作量。自2015年本校學(xué)籍檔案管理基數(shù)為5237，到2016年上升為6529，至2017年已經(jīng)達到了7512分。平均年增長15%左右的工作量，為高職院校學(xué)籍管理工作帶來了較大的工作負擔(dān)，其任務(wù)量可見一斑。如果在短時期內(nèi)無法從工作效率上有所突破，則會給學(xué)籍檔案管理工作造成極為嚴重的遺留問題。因此，造成目前高職院校學(xué)籍檔案管理工作效率并未穩(wěn)步提升的主要因素在于，招生過快，發(fā)展速度過快，學(xué)籍檔案管理工作并未實時更新與對接，造成了工作量積壓與累積過量等問題。

（二）革新疊加，管理難度增加

目前多數(shù)高職院校拓展了智慧校園體系的學(xué)籍管理方案，但是在實際操作中，由于多數(shù)高職院校并未配備充足的計算機專業(yè)管理人員，但是其系統(tǒng)信息化程度并未充分體現(xiàn)。而智慧校園體系下的學(xué)籍管理系統(tǒng)，是基于計算機技術(shù)為主，學(xué)籍管理業(yè)務(wù)為導(dǎo)向的綜合性工作。如果在實際運行過程中，缺乏計算機專業(yè)知識，其管理效果與管理效率也會受到嚴重影響，因此無法有效提升學(xué)籍管理工作的時效性。在此階段，部分高職院校發(fā)現(xiàn)了信息管理工作中存在的漏洞。采取了系統(tǒng)更新升級等工作，但是更新頻率過快，多數(shù)功能并未經(jīng)過有效驗證，以至于仍然存在功能輸出的偏差性問題。在2015年至2016年之間，82%的高校常規(guī)使用的智慧校園學(xué)籍管理系統(tǒng)前后更新7次以上，而操作方式更新疊加之后，嚴重影響了多數(shù)學(xué)籍管理工作人員的掌握程度，也造成了對于學(xué)籍管理工作的嚴重影響。

（三）業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)化，多元化發(fā)展突出

在多元文化的融合發(fā)展過程中，部分高職院校已經(jīng)意識到對應(yīng)的業(yè)務(wù)需求轉(zhuǎn)化情況。以往時期，學(xué)生的專業(yè)發(fā)展需求與學(xué)生個人學(xué)習(xí)基礎(chǔ)存在較大的關(guān)聯(lián)性，但是目前對于日后工作要求的比例，以及對于專業(yè)方向的工作內(nèi)容等，多數(shù)學(xué)生的認可度并未完全一致。因此，多數(shù)高職院校的轉(zhuǎn)專業(yè)需求逐年遞增。但是由于受到多種相關(guān)因素制約，能夠順利完成專業(yè)學(xué)科方向調(diào)整的學(xué)生比例依然較少。以本校為例，2015年共收到轉(zhuǎn)專業(yè)申請67份，順利完成專業(yè)轉(zhuǎn)換的學(xué)生人次為25人，其完成率僅為37.31%。而2016年共收到轉(zhuǎn)專業(yè)申請85份，上升了12%以上的遞升比例，但順利完成專業(yè)轉(zhuǎn)換的學(xué)生人次僅為17人，其完成率降低至20%。由此可見，由于受到管理制度條件限制，多數(shù)學(xué)生無法直接完成專業(yè)凋整，從而嚴重影響了學(xué)生自由發(fā)展的可能性，也限制了個性化教學(xué)的發(fā)展。因此，多元化發(fā)展的現(xiàn)狀對于學(xué)籍管理工作的業(yè)務(wù)需求發(fā)生提出較大要求，但并未對接實際的業(yè)務(wù)總量，嚴重制約了智慧校園的積極發(fā)展。

三、基于智慧校園信息化體系構(gòu)建高職院校的學(xué)籍管理模式

（一）補充完善學(xué)籍管理系統(tǒng)功能

學(xué)籍管理系統(tǒng)是完善智慧校園信息體系的功能載體，為了增強其信息化管理的時效性，必須首先補充完善學(xué)籍管理系統(tǒng)功能。一方面，高職院校需要與系統(tǒng)程序開發(fā)部門加強聯(lián)系，總結(jié)學(xué)籍管理工作重點方向，并提出實用性功能更新要求，以便系統(tǒng)開發(fā)部門能夠真實掌握高職院校的學(xué)籍管理工作針對性，提高系統(tǒng)相關(guān)功能的優(yōu)化設(shè)方案。另一方面，雖然多次更新能夠不斷補充系統(tǒng)功能的細致化與精準化要求，但是反復(fù)更新過程中也容易造成多項操作內(nèi)容的調(diào)整，并不利于所有學(xué)籍管理工作人員快速掌握。因此，在革新相關(guān)系統(tǒng)功能時，需要充分考量后期維護工作的時效性，以原有操作模式為基礎(chǔ)，盡量保留操作程序的使用次序，通過其他輔助功能補充系統(tǒng)配置方案，則更有利于完善學(xué)籍管理系統(tǒng)。

（二）健全制定完善學(xué)籍管理制度

學(xué)籍管理工作本身需要不斷完善與創(chuàng)新，在智慧校園體系下，是否能夠達到預(yù)期的信息化程度，是完善與發(fā)展的根本。那么在其不斷完善的過程中，勢必要對應(yīng)教學(xué)模式的管理內(nèi)容，對接當前學(xué)生學(xué)習(xí)與專業(yè)發(fā)展的需求。在學(xué)籍管理制度上與時俱進，才能適應(yīng)智慧校園的發(fā)展理念。因此，健全制定完善學(xué)籍管理制度并非一蹴而就，而是在不斷發(fā)展的過程中逐步補充管理細則，完善管理職能與時效性的過程。在此基礎(chǔ)之上，需要以每一學(xué)年度的工作量與業(yè)務(wù)執(zhí)行效果評估當前的制度體系是否完善，同時以學(xué)生滿意度作為衡量學(xué)籍管理工作是否達標的重要前提，最終通過不斷更新管理細則，達到適應(yīng)教學(xué)體制更新與信息化發(fā)展的實際需求，健全當前的學(xué)籍管理制度，支持智慧校園信息化的進一步落實。

（三）加強學(xué)籍管理人員普遍素質(zhì)

從當前學(xué)籍管理模式的時效性分析，學(xué)籍管理工作人員的工作效率偏低，與多數(shù)人員綜合素質(zhì)良莠不齊存在較大的關(guān)聯(lián)性。而智慧校園體系是否能夠達到較高的信息化水平不僅需要硬件和軟件支持，同時也需要以學(xué)籍管理工作人員的技術(shù)水平為支撐。那么定期培訓(xùn)學(xué)籍管理人員的辦公自動化能力，同時將學(xué)籍管理系統(tǒng)的更新功能作為培養(yǎng)重點，才能讓更多學(xué)籍管理人員掌握系統(tǒng)的更新或者拓展性功能，以最快效率完成學(xué)籍管理工作。此外，提高學(xué)籍管理人員的普遍素質(zhì)也是加強學(xué)籍管理工作時效性的重點方向，其培養(yǎng)方向主要為針對計算機技術(shù)的應(yīng)用學(xué)科?？梢栽诤侠硪?guī)劃工作時間與學(xué)習(xí)時間后，為學(xué)籍管理人員設(shè)置校園內(nèi)培訓(xùn)課程與校園外培訓(xùn)課程。校園內(nèi)的培訓(xùn)課程可以在工作時間允許下交替完成培訓(xùn)任務(wù)，而校園外的培訓(xùn)課程則需要合理對接較長的學(xué)習(xí)時間，以便保障培訓(xùn)效果能夠達到預(yù)期的發(fā)展需求。

結(jié)語

綜上所述，智慧校園體系下高職院校的學(xué)籍管理工作受到嚴峻挑戰(zhàn)，是否能夠達到信息化發(fā)展的具體要求，提高學(xué)籍管理效率成為當前亟待解決的重點問題。為此，本研究分析了高職院校學(xué)籍管理模式的利弊，并提出優(yōu)化學(xué)籍管理模式的構(gòu)建策略。一方面，需要補充完善學(xué)籍管理系統(tǒng)功能，支持針對性較強的業(yè)務(wù)管理范疇。另一方面，需要健全制定完善學(xué)籍管理制度，以便達到對接管理內(nèi)容的時效性。除此之外，需要加強學(xué)籍管理人員普遍素質(zhì)，進而配合硬件設(shè)施與軟件應(yīng)用的真實效果，達到預(yù)期的信息化管理效率。

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