新時(shí)代下大數(shù)據(jù)與檔案管理探析

李洋 陳瓊

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，云技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)有了日新月異的發(fā)展，推動(dòng)社會(huì)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)和信息時(shí)代，也因此改變了社會(huì)的管理模式和發(fā)展方式。檔案管理作為對檔案信息與實(shí)體的管理，合理的管理與運(yùn)用檔案信息是其主要工作。面對大數(shù)據(jù)對信息行業(yè)的沖突，如何把握與應(yīng)對大數(shù)據(jù)對檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)是檔案管理行業(yè)應(yīng)當(dāng)思考的。因此，這篇論文主要致力于分析大數(shù)據(jù)對檔案管理帶來的積極影響和消極影響以及面對大數(shù)據(jù)的建議與措施。首先，這篇論文描述大數(shù)據(jù)的基本概念與特征，并與檔案管理相互聯(lián)系；其次，從檔案信息的收集與分類，信息管理與信息運(yùn)用的角度來分析大數(shù)據(jù)對檔案管理的積極與消極影響；最后，這篇論文對檔案管理提出了啟示與建議：樹立運(yùn)用大數(shù)據(jù)理念，構(gòu)建大數(shù)據(jù)框架和團(tuán)隊(duì)，合理的利用技術(shù)和做好數(shù)據(jù)安全工作。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)，檔案管理

1.大數(shù)據(jù)的基本概念與特征

1.1大數(shù)據(jù)對基本概念

對于大數(shù)據(jù)的基本概念，眾多學(xué)者作出了不同的解釋。張秀巖在2017年提出，大數(shù)據(jù)的發(fā)展來源于海量的信息來源，利用高速發(fā)展的信息技術(shù)獲得和分析信息和對數(shù)據(jù)進(jìn)行集中管理。另外，作為我國大數(shù)據(jù)的權(quán)威人士，李國杰院士認(rèn)為：大數(shù)據(jù)是指在所有可容忍的時(shí)間范圍內(nèi)，沒有辦法用傳統(tǒng)的IT技術(shù)和軟硬件工具對大量數(shù)據(jù)來源進(jìn)行感知、獲取、管理、處理和服務(wù)的數(shù)據(jù)集合。連依娜認(rèn)為，大數(shù)據(jù)是對大量數(shù)據(jù)來源的收集，分析，計(jì)算與處理的集合，其中需要借助數(shù)據(jù)信息采集工具、有能力進(jìn)行大量儲(chǔ)存的儲(chǔ)存平臺(tái)、有健全計(jì)算與分析能力的系統(tǒng)等要素。其中需要分析的數(shù)據(jù)量巨大，價(jià)值密度不高，需要進(jìn)行高速度的處理并得到高價(jià)值的數(shù)據(jù)結(jié)果。

1.2 大數(shù)據(jù)的特征

首先，數(shù)據(jù)來源廣，數(shù)量大是大數(shù)據(jù)的核心特征，為后續(xù)的數(shù)據(jù)分析提供基礎(chǔ)；其次，數(shù)據(jù)有多種表現(xiàn)形式和種類是大數(shù)據(jù)的存在特征，除了被儲(chǔ)存在傳統(tǒng)的表格與文本字段之外，可以被儲(chǔ)存在大數(shù)據(jù)庫、云數(shù)據(jù)庫和互聯(lián)網(wǎng)；最后數(shù)據(jù)的價(jià)值密度低與較高速的處理效率是大數(shù)據(jù)的重要特性和基本屬性，用戶可以從大量低價(jià)值密度的數(shù)據(jù)中快速處理得到具有價(jià)值的信息。

1.3 大數(shù)據(jù)影響檔案管理的原因

大數(shù)據(jù)的發(fā)展與應(yīng)用現(xiàn)如今已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展趨勢，對于檔案管理來說即是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。面對大數(shù)據(jù)的發(fā)展，檔案管理可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)處理方法和技術(shù)，對檔案進(jìn)行更加專業(yè)和有效的管理與分析；然而運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析方法同時(shí)對檔案管理又會(huì)帶來一定挑戰(zhàn)，比如信息安全與泄漏。因此檔案管理需要更好的抓住大數(shù)據(jù)帶來的行業(yè)發(fā)展的機(jī)會(huì)與合理的規(guī)避帶來的信息安全隱患。

2.大數(shù)據(jù)對檔案管理產(chǎn)生的積極影響

2.1 收集與分類

首先，大數(shù)據(jù)的運(yùn)用可以幫助企業(yè)的到關(guān)于企業(yè)本身的全面詳細(xì)數(shù)據(jù)信息。大數(shù)據(jù)所帶來的龐大數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)分析方式為企業(yè)內(nèi)部收集與分類帶來了巨大契機(jī)。以往沒有利用的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)信息將會(huì)被企業(yè)充分收集儲(chǔ)存與利用。

其次，大數(shù)據(jù)的運(yùn)用將會(huì)使產(chǎn)業(yè)內(nèi)部信息相對透明與公開。豐富且龐大的企業(yè)檔案信息獲得方式因?yàn)榇髷?shù)據(jù)的發(fā)展得到了長足發(fā)展，企業(yè)與企業(yè)之間的隔閡與交流障礙被逐漸消除。這對與產(chǎn)業(yè)內(nèi)部來說，為宏觀分析行業(yè)發(fā)展?jié)摿εc前景提供了基礎(chǔ)。這對產(chǎn)業(yè)競爭市場，產(chǎn)業(yè)內(nèi)部企業(yè)與新進(jìn)入者都會(huì)產(chǎn)生積極影響。同時(shí)，這也有助于減少產(chǎn)業(yè)內(nèi)部的信息不對稱的消極影響，提高產(chǎn)業(yè)整體發(fā)展效率，減少資源浪費(fèi)，促進(jìn)整個(gè)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

另外，大數(shù)據(jù)的使用可以使企業(yè)對檔案信息進(jìn)行更加科學(xué)與合理的分類與整理。面對數(shù)量巨大且價(jià)值密度低的數(shù)據(jù)時(shí)，以往企業(yè)采取的方式可能是只分析關(guān)鍵數(shù)據(jù)。然而由于檔案信息可能是相互聯(lián)系的，合理且全面的檔案管理需要考慮檔案信息的方方面面，大數(shù)據(jù)所帶來的分類與整理技術(shù)使得企業(yè)能夠更好的利用檔案信息。

2.2 管理與運(yùn)用

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案化管理不但效率低下并且需要花費(fèi)大量人力物力進(jìn)行儲(chǔ)存，大數(shù)據(jù)所帶來的管理方式是將一切檔案信息數(shù)字化，不但節(jié)約了人力空間成本，還一定程度上保證了檔案信息的保管的安全性。數(shù)字化的檔案信息可以被管理在不同的的云端與終端，不易丟失。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)也有利于企業(yè)充分利用大量檔案信息進(jìn)行分析管理，了解員工需求與情況，可以通過進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)發(fā)展與制定合理的福利制度更好的進(jìn)行員工激勵(lì)與發(fā)展，提高效率。

3.大數(shù)據(jù)對檔案管理產(chǎn)生的消極影響

3.1 收集與分類

首先，傳統(tǒng)檔案信息管理方式多為紙質(zhì)檔案管理，如何將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息成為運(yùn)用大數(shù)據(jù)的阻力。無論是使用人力還是技術(shù)，企業(yè)所需要付出的成本不容小覷。因此，如何衡量收集數(shù)據(jù)所帶來的額外成本與大數(shù)據(jù)帶來的優(yōu)點(diǎn)成為企業(yè)需要考慮的重要因素之一。

其次，受限與技術(shù)與紙質(zhì)檔案特質(zhì)，以往的傳統(tǒng)檔案管理方式所采用的數(shù)據(jù)大部分為關(guān)鍵數(shù)據(jù)。對于大數(shù)據(jù)所帶來的低質(zhì)量密度的大量數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)的使用需要進(jìn)行大量的分析與計(jì)算，那么許多數(shù)據(jù)的類型與難以界定，可能會(huì)對企業(yè)的檔案管理帶來困擾。

3.2分析與運(yùn)用

首先，運(yùn)用大數(shù)據(jù)采集方式后大量低質(zhì)量的數(shù)據(jù)的涌現(xiàn)需要企業(yè)學(xué)習(xí)如何更好的運(yùn)用，發(fā)掘與分析大量數(shù)據(jù)。在這過程中，企業(yè)急切需要發(fā)掘與培養(yǎng)相關(guān)的大數(shù)據(jù)人才與技術(shù)，快速形成以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)與核心的檔案管理體系，無形之中為企業(yè)的檔案管理帶來了更多的成本與風(fēng)險(xiǎn)。

其次，隨著大數(shù)據(jù)平臺(tái)的增多，企業(yè)數(shù)據(jù)變得越來越透明化，在利于企業(yè)與產(chǎn)業(yè)管理與分析檔案信息的同時(shí)，信息安全也成為了一個(gè)可能會(huì)帶來的消極影響。特別是在剛接觸大數(shù)據(jù)初期，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)重建和調(diào)整檔案管理體系的過程中，信息安全風(fēng)險(xiǎn)較高，需要企業(yè)進(jìn)行提前防范與管理。

4.啟示與建議

4.1樹立運(yùn)用大數(shù)據(jù)理念

日新月異發(fā)展與變革的新技術(shù)為時(shí)代的發(fā)展帶來新的契機(jī)，抓住且利用契機(jī)對于企業(yè)來說是一個(gè)重要的能力。面對大數(shù)據(jù)對檔案管理帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，接受理解并運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)是跟隨時(shí)代潮流的關(guān)鍵。

4.2構(gòu)建大數(shù)據(jù)框架和團(tuán)隊(duì)&合理利用技術(shù)

合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)構(gòu)建獨(dú)特的檔案管理體系可以使企業(yè)在減少成本的同時(shí)增加檔案信息處理效率。

4.3做好數(shù)據(jù)安全工作

關(guān)注數(shù)據(jù)安全是運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)，建立健全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，合理規(guī)避大數(shù)據(jù)帶來的信息泄漏風(fēng)險(xiǎn)。

5.總結(jié)

本論文主要內(nèi)容為大數(shù)據(jù)對檔案管理帶來的影響，首先，本論文描述與討論了大數(shù)據(jù)的概念與特征；其次，從收集與分類、分析與運(yùn)用兩個(gè)方面分析了大數(shù)據(jù)帶來的積極影響與消極影響；最后，從本論文樹立運(yùn)用大數(shù)據(jù)理念，構(gòu)建大數(shù)據(jù)框架和團(tuán)隊(duì)，合理的利用技術(shù)和做好數(shù)據(jù)安全工作方面提出了對企業(yè)運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理方面的啟示與建議。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張秀巖. 大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案信息化建設(shè)的思考[J]. 蘭臺(tái)世界， 2017（s2）.

[2] 連伊娜. 大數(shù)據(jù)發(fā)展對檔案信息化管理的影響及對策[J]. 城建檔案， 2017（11）.

作者簡介：

李洋（1979-），女，遼寧大連人，中國華錄集團(tuán)有限公司，工程師，碩士研究生，研究方向：藍(lán)光大容量儲(chǔ)存、新型激光顯示。

陳瓊（1981-），男，遼寧盤錦人，中國華錄集團(tuán)有限公司、初級(jí)工程師、碩士研究生，研究方向：智能制造、新一代激光顯示技術(shù)。