如何推進檔案管理的信息化建設(shè)

郭晶

摘 要：檔案管理是社會各項事業(yè)發(fā)展中非常關(guān)鍵的一項管理工作，隨著當前信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化的發(fā)展趨勢愈加明顯，針對檔案管理開展的信息化管理模式的完善和建設(shè)工作必須要有清晰的發(fā)展路線，并采取有效的舉措和策略解決目前轉(zhuǎn)型發(fā)展期間出現(xiàn)的各類問題和缺陷，尤其是制度性缺陷還有管理理念的轉(zhuǎn)變問題值得引起人們高度的關(guān)注。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)；措施

引言

在當前的檔案管理工作中還有很多在沿襲以往的工作模式和管理辦法，信息化技術(shù)和新型的管理理念還沒有徹底的融入到實際的管理工作當中，管理理念落后、制度中的缺陷和不足已經(jīng)嚴重阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展和進步，因此要深刻的認識到問題和缺陷的嚴重性，運用科學的管理和控制手段來促進信息化的各方面建設(shè)進入到快速發(fā)展的軌道上來。

1、檔案工作的基本現(xiàn)狀

目前我國的檔案管理工作處于關(guān)鍵的體制改革以及應(yīng)用新型管理理念的時期，這是一個發(fā)展變化的過程，必然要暴露出以往不曾注意或者容易忽視的問題，比如管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，管理理念和模式上都出現(xiàn)了或多或少的問題亟待解決，但是信息化的管理制度體系的建設(shè)和完善正在迅速發(fā)展之中，工作人員更加頻繁的使用檔案信息處理平臺和系統(tǒng)來處理大量的信息和數(shù)據(jù)的分析和整理，檔案資料的使用率較以往有了很大的提升，人們更加注重對信息的搜集、分析和整理，看待信息資源的態(tài)度了很大的轉(zhuǎn)變，這種觀念的變化有利于迅速實現(xiàn)當那管理的信息化，并達到高度的信息化，而目前的主要問題就在于體系不是很健全，工作人員的某些習慣和觀念還停留在以往的管理模式中，還需要進一步帶動和推動信息化的迅速發(fā)展。

2、檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1缺乏先進的管理理念

管理理念是目前很多工作人員沒有完成轉(zhuǎn)變和革新的重要部分，檔案管理的信息化與其制度性的建設(shè)不僅需要信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，還需要人們具備新型的管理理念和工作態(tài)度，但是目前看來還有一些人員并沒有準備好接受甚至無法接受新型的管理模式和相關(guān)理念，還停留在以往落后的工作模式之中，工作態(tài)度較為散漫，工作進展較為緩慢和滯后，管理水平較差，而且很難有更高的工作效率和質(zhì)量，由于工作人員管理觀念的落后，工作上變得有些不思進取，相應(yīng)的工作任務(wù)也被拖延，基于此就很難對管理模式做出變革和創(chuàng)新，值得引起管理人員的關(guān)注和反思。

2.2檔案管理人員素質(zhì)有待提高

當下，許多檔案部門的管理人員素質(zhì)不高，高技術(shù)人才特別是信息處理復合型人才十分缺乏，大多數(shù)的檔案管理人員技術(shù)水平一般，而缺乏及時、有效的現(xiàn)代化、信息化培訓，阻礙了檔案管理的信息化進程。信息化檔案管理要求檔案管理人員不僅具備一定的檔案管理技能，還需要掌握一定的計算機技能和信息技術(shù)，因此，作為制約檔案管理信息化建設(shè)的重要因素，檔案管理人員素質(zhì)有待提高。

2.3整體的城建檔案管理技術(shù)落后，嚴重影響相關(guān)業(yè)務(wù)工作效率

我國現(xiàn)階段還有很多地區(qū)并沒有將檔案管理工作納入到城建工作中去，因此后起的檔案信息化管理無法實現(xiàn)與城建業(yè)務(wù)的同時發(fā)展，而技術(shù)本身存在的缺陷與滯后又對城建檔案事業(yè)的發(fā)展起到制約的影響。盡管目前我國科技發(fā)展較快，但全國范圍內(nèi)真正應(yīng)用成熟的OA辦公系統(tǒng)管理檔案依舊不多，存在大量的傳統(tǒng)手工收集與檢索的工作管理方式，導致獲取對信息量少，嚴重影響檔案收集管理，不利于再次開發(fā)，這又對業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用產(chǎn)生阻礙作用，引起惡性循環(huán)。

3、檔案信息化建設(shè)的路徑分析

3.1提升信息化管理意識

檔案工作者應(yīng)樹立科學的檔案服務(wù)理念，打破各自為政的局面，加強檔案信息資源建設(shè)過程中的聯(lián)系與合作。把建設(shè)高質(zhì)量、特色化、多元化作為工作目標去追求，將分散的檔案信息資源整合到一起，成為造福社會的寶藏。目前，檔案信息資源共享建設(shè)尚處于探索階段，需要科學規(guī)劃、分步實施、循序漸進的過程，絕不可能一蹴而就。

3.2積極宣傳，多渠道齊作用

機關(guān)單位的檔案信息化管理中最薄弱的環(huán)節(jié)是宣傳，所以應(yīng)當循序漸進的加強相關(guān)宣傳的力度，強化廣大機關(guān)干部的認知與意識。主要在三個方面擴大宣傳：首先選擇發(fā)放資料、開宣傳會或者舉辦展覽等方式，巧妙利用全單位系統(tǒng)大會的時間進行檔案管理的宣傳。其次可以充分發(fā)展機關(guān)各處室、各事業(yè)單位檔案員的作用，讓負責檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導和工作人員進行相關(guān)培訓或者主題講課，普及檔案管理的有關(guān)知識。第三，可以采用典型案例宣傳，讓相關(guān)工作人員講解檔案管理中的典型案例，用真實性打動廣大群眾。通過多渠道齊作用，全方位增強機關(guān)單位干部的檔案信息化管理意識。當前也可以微博、期刊為陣地加大檔案的宣傳力度，通過信息化手段、網(wǎng)絡(luò)化途徑展開檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，營造濃厚的檔案宣傳氛圍。

3.3建設(shè)復合型高素質(zhì)人才隊伍

在現(xiàn)實環(huán)境下，檔案信息服務(wù)的方法、手段與模式都發(fā)生了巨大變化，計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，并且被廣泛應(yīng)用于信息采集、組織、加工等環(huán)節(jié)。這些情況無疑對檔案工作人員的知識水平、業(yè)務(wù)技能提出了更高要求。客觀上要求每位檔案工作人員要有危機意識、創(chuàng)新意識、競爭意識，不斷提高和更新自己的知識結(jié)構(gòu)以適應(yīng)時代新需求。根據(jù)檔案自身特點，結(jié)合傳統(tǒng)檔案工作經(jīng)驗，依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與計算機技術(shù)，探索解決檔案信息資源建設(shè)的新問題。在實踐中培養(yǎng)、鍛煉、完善隊伍，造就出一批復合型人才，為檔案信息資源建設(shè)打好堅實的人才基礎(chǔ)。

3.4完善技術(shù)和資金保障體系

一方面要大力強化檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)把檔案管理信息化建設(shè)資金納入到財政預算中來，另外可通過合作開發(fā)與服務(wù)外包的形式不斷創(chuàng)新檔案信息化投入機制，同時鼓勵和支持檔案管理部門積極進行技術(shù)攻關(guān)。另一方面，加強做好軟硬件建設(shè)工作。除了要完善相關(guān)信息化管理設(shè)備之外，還需要對目前已有設(shè)備予以更新，為檔案管理信息化建設(shè)提供重組的軟硬件條件保障。針對檔案信息化管理軟件方面，必須提升軟件研發(fā)工作力度，建立全國統(tǒng)一的技術(shù)標準，同時對技術(shù)開發(fā)企業(yè)予以分級資質(zhì)認證。

結(jié)束語

隨著各單位和社會各界對檔案工作的重視和需求日益加強，檔案信息化工作要緊跟發(fā)展需要，克難攻堅，以服務(wù)利用為主旨，加強各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極探索發(fā)展路徑，勇于爭先創(chuàng)優(yōu)取得突破性的進展，加強學習和交流，建立一個立足服務(wù)利用、滿足現(xiàn)代化要求的檔案綜合管理體系。

參考文獻：

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