淺析大數(shù)據(jù)環(huán)境下的電子檔案管理

葛旸

摘 要：在數(shù)據(jù)環(huán)境下，各行各業(yè)都引進(jìn)了現(xiàn)代化的信息技術(shù)對原有的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，電子檔案的形成、檔案管理工作的信息化建設(shè)是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。在目前的許多單位中，電子檔案管理技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用的比較廣泛，但是在實(shí)際運(yùn)行的工作中還存在著一些問題，影響電子檔案管理工作的發(fā)展。因此，本文對大數(shù)據(jù)環(huán)境下電子檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，并根據(jù)實(shí)際情況提出了相關(guān)管理措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；電子檔案管理；問題；措施

一、電子檔案管理中存在的問題

1、無法保證電子檔案的真實(shí)性

在目前時(shí)代發(fā)展條件下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)逐漸被電子檔案所替代，在各個(gè)行業(yè)中應(yīng)用的都比較普遍。但是在實(shí)際的應(yīng)用過程中，各單位還沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性。各單位的領(lǐng)導(dǎo)人的電子檔案管理意識(shí)薄弱，沒有對下級(jí)員工進(jìn)行有效的指導(dǎo)和監(jiān)督，這就導(dǎo)致相關(guān)工作在檔案管理中沒有對自己的工作負(fù)責(zé)，不重視電子檔案的相關(guān)管理工作。另外，電子檔案在操作上比較簡單，更加容易被他人篡改數(shù)據(jù)，還無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)篡改痕跡，無法保證電子檔案資料的是否真實(shí)。

2、電子檔案信息保密性差

電子檔案的錄入、存儲(chǔ)和查閱都可以在電腦上進(jìn)行，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷發(fā)展的條件下，各項(xiàng)工作都向著智能化、自動(dòng)化發(fā)展，雖然為人們的生活帶來了許多的便利，但是也存在著一些弊端。互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)在管理方面還沒有完善的法律法規(guī)，所以單位中的管理系統(tǒng)很容易受到黑客或者病毒的入侵，使文檔中的信息資料和私密信息遭到泄漏，保密性比較差，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致管理系統(tǒng)癱瘓，無法正常的工作，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案信息丟失的現(xiàn)象。

3、電子檔案管理的要求較低

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來越發(fā)達(dá)的條件下，各單位的電子檔案管理水平也在不斷提高，許多單位為了保證電子檔案的安全，應(yīng)用了許多系統(tǒng)保護(hù)軟件。但是在實(shí)際運(yùn)行的過程中還是會(huì)受到病毒的侵?jǐn)_，這對單位中電子檔案的信息安全有著嚴(yán)重的影響。所以在實(shí)際的工作中，只安裝系統(tǒng)安全性軟件是不夠的，還需要相關(guān)的管理人員進(jìn)行定期的維護(hù)和管理，減少電子檔案信息遭到破壞和泄露的幾率。另外，在電子檔案的存儲(chǔ)和管理上，有許多種類的管理軟件，不不同單位使用的軟件都有所不同，這對檔案信息的共享和交流造成了一定的影響。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境下的電子檔案管理

1、保證電子檔案的真實(shí)有效性

想要對電子檔案信息進(jìn)行有效的管理和維護(hù)，保證檔案信息的真實(shí)性，檔案管理部門需要制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的流程，工作人員在實(shí)際的工作中要嚴(yán)格按照這個(gè)流程去操作。在檔案資料產(chǎn)生的初級(jí)階段，要對相關(guān)信息資料進(jìn)行審查，保證與實(shí)際的內(nèi)容相符，這樣才可以保證檔案信息原件的真實(shí)性，在確定檔案信息的真實(shí)有效后，要對檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，這時(shí)候要對電腦系統(tǒng)進(jìn)行病毒排殺，并且要對檔案信息進(jìn)行定期的檢查與核實(shí)，保證檔案信息的安全性。同時(shí)也才使用安全性保護(hù)軟件，為檔案信息多設(shè)置一層保護(hù)屏障。

另外，還需要培養(yǎng)單位員工的電子檔案管理安全意識(shí)，對員工進(jìn)行定期的培訓(xùn)，加強(qiáng)員工電子檔案管理的專業(yè)技能，提升對電子檔案的管理水平，在實(shí)際工作中可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)中存在的安全隱患，并采取有效的措施去預(yù)防。最后還可以通過立法的形式對破壞或是盜取電子檔案的行為進(jìn)行約束。同時(shí)還可以運(yùn)用法律的形勢來確定電子檔案的法律憑證作用，從而為電子檔案管理提供相應(yīng)的法律依據(jù)。更好的保證電子檔案的真實(shí)與安全。

2、規(guī)范電子檔案管理流程

目前許多單位的檔案管理模式越來越趨向于智能化和信息化，信息都是通過電子文件的形式來進(jìn)行傳輸。由于電子文件的數(shù)量不斷增加，為電子檔案的管理工作增加了難度。只有對電子檔案信息進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化的管理，保證電子檔案的安全性和保密性才可以滿足時(shí)代發(fā)展的需求。所以檔案管理部門需要對電子檔案管理工作制定規(guī)范化的操作流程，確保電子檔案形成的每一個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性，不但建立了標(biāo)準(zhǔn)的操作流程，也后續(xù)的工作打下了良好的基礎(chǔ)。

3、培養(yǎng)高素質(zhì)、高專業(yè)的檔案管理專業(yè)人員

雖說大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理節(jié)約了大部分的人力成本，但是畢竟還是需要人員進(jìn)行操作處理的。而相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理時(shí)對員工的需求來說，對電子檔案管理的操作人員的需求要更加專業(yè)。這就要求我們需培養(yǎng)一批能既懂檔案管理業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)的人員，這也是當(dāng)前各單位檔案管理部門的當(dāng)務(wù)之急。對于檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，我們可以在招聘社會(huì)上符合條件的專業(yè)人士的同時(shí)，還可以對比較熟悉檔案管理或是專精計(jì)算機(jī)技術(shù)這種專精一門的員工進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，從而保證員工更加迅速的掌握電子檔案管理技術(shù)。

4、規(guī)范數(shù)據(jù)格式的使用標(biāo)準(zhǔn)

隨著電子檔案管理產(chǎn)業(yè)的興起，各種格式的文件處理與儲(chǔ)存軟件也應(yīng)運(yùn)而生，而各個(gè)單位對軟件采用各不盡相同，這也導(dǎo)致很多單位的電子檔案管理系統(tǒng)并不統(tǒng)一，對電子檔案的交流與共享造成了很大的困難。因此，對大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，以及標(biāo)準(zhǔn)軟件的應(yīng)用，可以便利檔案管理的同時(shí)，對檔案內(nèi)容的調(diào)閱與整理工作起到了一定的簡化作用。

5、做好電子檔案的長期保存工作

上文我們分析了電子檔案存儲(chǔ)中遇到的問題，針對上述問題，在電子檔案的存儲(chǔ)中，我們需做到嚴(yán)格遵守安全措施的同時(shí)，還可以進(jìn)行檔案的備份存儲(chǔ)，避免一旦電子檔案發(fā)生損毀，造成不可挽回的損失。其次，我們還可以運(yùn)用移動(dòng)硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，從而避免網(wǎng)絡(luò)攻擊對電子檔案造成的損失。再次，我們還需要對電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)與病毒查殺，從而做到防患于未然。最后，雖說電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案，成為檔案管理的主流，但是紙質(zhì)檔案還是有其可取之處的，對較為重要的檔案，在進(jìn)行電子存儲(chǔ)的同時(shí)還可以采取紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的方式或是微縮膠片等形式進(jìn)行多種方式的保存，為檔案加上更多的保險(xiǎn)。

結(jié)語：在大數(shù)據(jù)時(shí)代的新形式下，我國的電子檔案管理行業(yè)迎來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，目前來看，電子檔案管理還存在著較多的問題，但這也是新事物發(fā)展的必經(jīng)階段。只有正確的認(rèn)識(shí)電子檔案管理中存在的問題，并積極的去面對并加以改進(jìn)，才能讓電子電感管理更加迅猛、健康的發(fā)展起來，才能讓電子檔案管理更加安全可靠。

參考文獻(xiàn)：

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