分析高校人事管理信息化建設(shè)必要性及措施

王若斐

摘 要：目前在大多數(shù)高校已經(jīng)全面開啟了信息化管理的工作策略，人事檔案的信息化建設(shè)要實現(xiàn)對資源和管理手段的有效利用，提升檔案信息化的管理水平。本文主要介紹了高校人事管理信息化建設(shè)的必要性，并進(jìn)一步分析了高校人事檔案管理信息化建設(shè)的對策。

關(guān)鍵詞：高校；信息化管理；人事檔案；建設(shè)；必要性

一、前言

高?，F(xiàn)行人力資源管理方式的弊端隨著高校之間相互整合，高校規(guī)模正日益擴(kuò)大，同時，高校擴(kuò)招造成師生員工數(shù)量的急劇膨脹，現(xiàn)行人力資源管理模式已經(jīng)顯得捉襟見肘，暴露出種種弊端。主要有以下幾點：1、管理效率低下。人力資源管理信息化是高校信息化的重要組成部分，是信息技術(shù)飛速發(fā)展下形成的資源管理模式。傳統(tǒng)的管理模式不僅存在手工操作效率低下的問題，而且容易出錯，往往占據(jù)了人力資源管理者大量的時間。很多人力資源常規(guī)性工作不能及時開展，工作中預(yù)先操作甚至是實時操作都非常困難。2、管理觀念落后。從高校的人力資源管理現(xiàn)狀來看，高校人力資源管理體制仍然是沿襲過去在計劃經(jīng)濟(jì)條件下建立起來的一套傳統(tǒng)的人事管理制度，人力資源的行政配置性和壟斷性在高校人力資源管理中尚根深蒂固。對于師資的管理強(qiáng)調(diào)的是“管人”，而不是著眼于人力資源的再開發(fā)，工作中常常用現(xiàn)成的政策法規(guī)管理人事、約束人事。3、各部門難以良好協(xié)作。高校許多行政管理部門或多或少的涉及人力資源管理的范疇，很多工作都需要幾個部門共同協(xié)助完成。這就涉及不同部門之間的相互配合，可是在傳統(tǒng)管理方式下，不同部門的步調(diào)難以協(xié)調(diào)，互相之間的聯(lián)系、磋商、推諉浪費了很多精力和時間，造成工作很難按時完成或完成的不盡如人意。4、缺乏人力資源戰(zhàn)略意識。目前，我國許多高校都紛紛制定了自己的中長期教學(xué)規(guī)劃、科研規(guī)劃，確立了自己的辦學(xué)定位，但缺乏科學(xué)合理的人力資源中長期規(guī)劃。隨著人力資源配置從以行政調(diào)配為主轉(zhuǎn)向以市場調(diào)節(jié)為主，高校如果沒有通過實施人力資源戰(zhàn)略管理，有意識的去吸引、開發(fā)、培養(yǎng)出適合自己的人才，等到需要時才“臨渴掘井”，是無法適應(yīng)激烈的競爭環(huán)境和發(fā)展要求的。

二、高校人事管理信息化建設(shè)的必要性

1.人事工作拓展的需要

人事檔案工作作為高校管理工作中必不可少的一部分，是人才信息管理的重要條件。當(dāng) 前的社會競爭無非就是對人才的競爭。人事部門可以通過人事檔案來獲得人才的信息，，根據(jù) 不同的人才能力、特點，來實現(xiàn)資源的合理配置。在使用人才上，要以用為本，以人才優(yōu)先，提倡創(chuàng)新機(jī)制，為人事工作奠定良好的基礎(chǔ)。在長期的管理實踐當(dāng)中，高校的人事管理部門 已經(jīng)積累了一定的經(jīng)驗和大量的檔案資料，目前需要朝著規(guī)范化的方向前進(jìn)。人事檔案管理 只有真正地走向信息化、系統(tǒng)化管理，才能夠充分地滿足人才管理的需求。高校作為人才集 中的場所，實現(xiàn)對人才的挖掘、開發(fā)，必然不能少了人事檔案管理，加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立 一個真實完整的信息庫，可以使得高校的人事管理走向高效運轉(zhuǎn)。

2.歷史發(fā)展的必然趨勢

人事檔案誕生與人事管理，隨著社會的發(fā)展，我們的檔案載體由竹簡到紙張，再到現(xiàn)在 的錄像、錄音光盤等等。歷史的變遷，使得我們必須遵從發(fā)展的腳步，讓檔案載體跟進(jìn)時代 的步伐。傳統(tǒng)紙張的檔案材料，在保管上容易出現(xiàn)磨損，甚至?xí)绊懙轿墨I(xiàn)的價值。紙張的 編制通常也需要較長的周期，查找起來也尤為不方便，僅能靠人工調(diào)閱、檢索。長期以來，我們都用著耗時長、工作量大的人事檔案管理模式，在大數(shù)據(jù)時代下，這種方式已讓我們感 覺到力不從心。所以，發(fā)展高校人事檔案的信息化管理，是歷史的轉(zhuǎn)折點，也是我們工作從 簡的途徑。

三、高校人事管理信息化建設(shè)的對策

1.統(tǒng)一規(guī)范管理

人事檔案管理目前還沒有很好地融入到高校的檔案管理范疇當(dāng)中，我國目前也沒有出臺 相關(guān)的政策，這樣使得管理體制有著明顯的松散性，嚴(yán)重地制約了人事檔案管理的建設(shè)。在 此背景之下，國家和相關(guān)的教育部門應(yīng)及時出臺相關(guān)政策，結(jié)合當(dāng)下人才管理工作的需求，聯(lián)合高校人才管理的情況，制定統(tǒng)一的、系統(tǒng)的政策法規(guī)，建立健全相關(guān)的檔案管理制度，讓高校的人事檔案管理有制度可循。與此同時，高校應(yīng)建立起專門的管理機(jī)構(gòu)，落實檔案管 理究竟該交由誰管的問題。高校人事檔案建設(shè)，要走向標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，制定統(tǒng)一的信息化、網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)，并配備相關(guān)的設(shè)備，制定相應(yīng)的保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，讓高校的人事管理少走彎路，更好 地迎合時代地發(fā)展。

2.提升管理人員的素質(zhì)

為了更好的迎接人事管理的信息化建設(shè)，高校人事檔案信息化不僅需要辦公設(shè)備的信息 化，還需要更新相應(yīng)的人才管理辦法。在高校的人事檔案管理信息化建設(shè)過程中，工作人員 才是決定工作質(zhì)量的重要因素，任何工作都離不開人，無論是技術(shù)的開發(fā)還是技術(shù)的使用，都需要檔案管理人員盡心盡力地工作。檔案主管部門要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們 不僅有檔案管理的專業(yè)知識，還能夠熟練得運用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，努力提升檔案管理人員 的素質(zhì)水平。檔案管理人員要努力提升自身的文化素質(zhì)，豐富自身的電子應(yīng)用水平，以此來 作為提升檔案管理工作的基石，將傳統(tǒng)的檔案管理推向電子化道路。這就需要檔案管理人員 跟上時代的步伐，加強(qiáng)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，拓寬自身的知識結(jié)構(gòu)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.加大資金投入力度

檔案信息化管理，需要更新相應(yīng)的硬件設(shè)備，需要引進(jìn)管理人才，在這方面就需要有大 量的資金投入。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分地重視起來人事檔案管理工作，對此給予大力的支持。確保 有充分的資金，也將資金列入預(yù)算當(dāng)中，保證資金的有效利用。嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，增 添適合現(xiàn)代化建設(shè)、信息化建設(shè)的硬件設(shè)備。與此同時，為了加強(qiáng)人事檔案管理的安全性，要配備一些空調(diào)、滅火裝置、溫度檢測儀等等，確保工作的順利展開。

4.提升工作服務(wù)意識

鼓勵檔案管理工作人員形成良好的職業(yè)作風(fēng)與道德修養(yǎng)，充分地認(rèn)識到人事檔案工作的 重要性，認(rèn)真對待工作，一絲不茍地完成工作。對學(xué)校負(fù)責(zé)、對現(xiàn)實負(fù)責(zé)，對歷史負(fù)責(zé)，對 在校的教職工負(fù)責(zé)。人事檔案管理工作作為具有較強(qiáng)服務(wù)型的工作，相關(guān)人員不僅要做好組 織服務(wù)，更需要為學(xué)校教學(xué)、科研等項目進(jìn)行服務(wù)，樹立全心全意的服務(wù)意識，做到對自己 的崗位負(fù)責(zé)。在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性是為了實現(xiàn)檔案管理結(jié)果的科學(xué)性。在大 數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)的海量化使得數(shù)據(jù)會出現(xiàn)這樣那樣的錯誤，檔案管理人員應(yīng)保持清晰的脈 絡(luò)，理清思路，用全新的角度和觀念來看待問題。

四、總論

隨著社會的不斷發(fā)展，高校的人事檔案實現(xiàn)信息化建設(shè)，是滿足其發(fā)展的需要，是迎合 社會發(fā)展的選擇。目前的人事檔案管理隊伍建設(shè)落后，科學(xué)管理程度差。要解決這些問題，人事檔案管理建設(shè)要做到與時俱進(jìn)，加強(qiáng)基礎(chǔ)性建設(shè)的同時，提升標(biāo)準(zhǔn)化運作，確保體系的 安全可靠，提升管理人員的業(yè)務(wù)水平、技能水平，以此來更新人事檔案管理對人才的需要。

（作者單位：四川外國語大學(xué)成都學(xué)院）