高校人事檔案管理的價值、問題與改進措施分析

摘要：人事檔案管理是人力資源的主要管理內(nèi)容，對于高校來說，如何將其人事檔案管理做的井井有條，充分利用人事檔案選拔優(yōu)秀人才是十分重要的。在這個科學技術(shù)高速發(fā)展的時代，我國的高校人事檔案管理出現(xiàn)了很多弊端，所以本文就高校人事檔案管理的價值和問題，對高校人事檔案管理的改進措施展開研究。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；價值；問題；改進措施

一、 高校人事檔案管理的價值

（一） 人事檔案材料的保存和利用

高校人事檔案的管理方式能使人事檔案信息得到很好的保存，人事檔案中包括了教職工學習、工作、晉升、晉級、家庭、政治面貌、工資、考核等各方面的信息。人事檔案管理將教職工的檔案材料進行了科學的分類，高校人事檔案管理的價值除了方便人事檔案材料的保存，還方便了人事檔案信息的利用。在干部提拔、求學深造、職稱評聘等方面起到關(guān)鍵性作用，所以高校檔案管理，可以提高人事檔案信息利用的效率，通過查閱審核檔案，在短時間內(nèi)就可以選拔出更優(yōu)秀的教職工。

（二） 記錄人員關(guān)系的變動

人事檔案中除了記載人員最基本的信息，還記載了人員關(guān)系的變動。高校人員流動率很大，檔案信息變動也會相應(yīng)比較頻繁。

二、 高校人事檔案管理的問題

由于高校的特殊性，人員結(jié)構(gòu)比較復(fù)雜，人員流動性大，檔案管理人員配備相對較少，素質(zhì)參差不齊，個別高校對檔案管理不重視，從而導致檔案材料收集過程變得繁瑣而又困難，整理過程沒有嚴格按照檔案管理制度操作，檔案整理混亂，檔案材料保存不完整，缺失材料過多，人事檔案不能得到充分的利用，使人事檔案的價值大大降低。

（一） 管理單調(diào)，管理內(nèi)容多雜

由于高校的教職工較多，所以在人事檔案管理的過程中，對于檔案管理員來說工作量非常繁重，而檔案管理還受著檔案管理制度的制約，有著它的特殊性，不能張揚，不可宣傳，要嚴格保密，只能默默無聞的工作，而檔案管理在檔案材料的整理、分類、編目等的操作過程中是需要嚴格按照檔案管理制度規(guī)定操作的，嚴謹而又繁瑣，不能有半點主觀發(fā)揮和差錯，所以普遍存在管理工作單調(diào)，工作量繁重的現(xiàn)象。

（二） 管理檔案設(shè)備落后

由于個別高校領(lǐng)導對人事檔案管理重要性認識不到位，對檔案管理重視不夠，所以對于檔案管理的設(shè)備投資不夠，從而導致管理檔案設(shè)備十分落后，在管理材料過程當中，基本還是手工操作，人員配備少，導致工作效率提不上來，工作時間過長，管理人員也出現(xiàn)了疲憊和麻痹的思想。很多高校沒有做到“三室分開”，不能保證檔案安全，導致檔案材料的丟失，也沒有嚴格按照檔案管理的“六防”要求保管人事檔案，從而導致檔案材料的損壞，給檔案事業(yè)的發(fā)展帶來很大的隱患和損失，由于檔案管理的設(shè)備落后，從而導致了人事檔案管理的不科學性。

三、 高校人事檔案管理的改進措施

（一） 建立專業(yè)化的人事檔案管理制度

專業(yè)化的人事檔案管理制度對于整個高校來說是十分重要的，俗話說的好，沒有規(guī)矩，不成方圓，每一所高校都要根據(jù)中組部檔案管理制度，結(jié)合本校實際，制定出一整套科學專業(yè)的檔案管理制度。在選拔檔案管理人員的時候要提高選拔的標準，用專業(yè)的眼光去看待，不帶有主觀思想，選拔出高素質(zhì)的檔案管理人員，只有這樣才能保證檔案管理的專業(yè)性，才能保證人事檔案的安全性。

除了對工作人員的選拔需要進一步的改善，還需要在要求人員管理方面更加嚴謹，加強檔案的出入庫管理，嚴格按照檔案管理的原則進行登記，在檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞檔案、檔案材料的收集、檔案審核的過程中，嚴格把關(guān)，不留死角，杜絕問題檔案進入高校，要責任到人，責任分明，杜絕非法事件出現(xiàn)，一定要保證人事檔案的質(zhì)量，從而保證人事檔案管理制度的貫徹落實。

（二） 提高管理人員的綜合素質(zhì)

管理人員的綜合素質(zhì)對于整個高校的人事檔案管理來說，是起著重要作用的，所以為了改變個別高校人事檔案管理混亂的現(xiàn)狀，要盡快提高管理人員的綜合素質(zhì)，主要可以從以下幾個方面說起，第一，采用“請進來，走出去”的方式，請檔案管理方面的專家周期性的對管理人員進行人事檔案管理方式和技巧的知識的培訓，組織檔案管理人員到檔案管理比較規(guī)范的單位去學習考察，學習先進經(jīng)驗。第二，在學校各院系培養(yǎng)素質(zhì)較高的兼職檔案管理員，負責本院系檔案材料的收集，進行統(tǒng)一檔案整理和檔案審核時，可以組成工作小組，直接參與工作，提高檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。第三，提高檔案管理人員的福利待遇，由于檔案管理工作的復(fù)雜性和工作量大的性質(zhì)，經(jīng)常加班加點的工作，還有檔案整理工作中的粉塵污染較為嚴重，檔案管理員都不同程度患有職業(yè)疾病，學校應(yīng)該重視相關(guān)方面的問題，提高檔案管理人員的福利待遇，保障檔案管理人員的利益。第四，采取激勵機制，制定獎懲制度，根據(jù)每個檔案管理員的工作量、完成質(zhì)量進行績效，獎勤罰懶，選出優(yōu)秀典型，適當獎勵，樹立標桿。另外，領(lǐng)導也要多關(guān)心檔案管理人員，在職稱評定等方面多加重視，提高檔案管理人員的積極性。再者，良好的競爭不僅可以促進各高校之間的人事檔案管理，還可以提高整個高校對于人力資源的管理，首先，加強國內(nèi)的高校的人事檔案管理競爭，相互學習對方的優(yōu)點，取其精華，去其糟粕，從而在互相學習的過程中使其人事檔案管理做到越來越好。除了國內(nèi)的高校競爭，我們還需要將目光放得更長遠，國外的很多高校人事檔案管理非常規(guī)范而且具有先進性，可以向國外學習其管理方式，從而幫助我國的人事檔案管理向著更高的層次發(fā)展。

（三） 將先進的科技和人事檔案管理相結(jié)合

當今時代，先進的科技在人事檔案管理上有很大的幫助，所以為了改進人事檔案管理我們還需要將先進的科技和人事檔案管理相結(jié)合。首先，加快檔案管理的信息化進程，一是，將人事檔案信息所記錄的資料輸入進電腦系統(tǒng)中，使用專門的檔案管理軟件，二是對紙質(zhì)檔案進行掃描處理，形成電子檔案，有專門管理，利用電腦的快捷方便以及失誤性小來幫助工作人員進行人事檔案管理，既增強了檔案管理的系統(tǒng)性和科學性。也縮短了翻閱紙質(zhì)檔案的時間，提高了查閱檔案的效率，又保證了紙質(zhì)檔案的安全，從而使人事檔案管理做到更加專業(yè)化、統(tǒng)一化和科學化。

四、 結(jié)束語

通過以上簡單的討論可以得知，雖然高校人事檔案管理可以極大程度上方便人員信息的記錄以及信息的提供，但是在當今科學技術(shù)高速發(fā)展的狀態(tài)下，依舊存在許多弊端，我們要對癥下藥，根據(jù)相應(yīng)的弊端，采取正確的措施，切勿紙上談兵，要落實到實際上，從而幫助我國高校人事檔案管理更好的發(fā)展。

參考文獻：

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[2] 吳春煥.高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀與改進措施[J].學理論，2011（15）：267-268.

作者簡介：姜春黎，山東省菏澤市，山東省菏澤學院人事處。