文檔管理一體化的實(shí)現(xiàn)

孫悅

實(shí)踐證明，文件和檔案分開管理的體制暴露出了不少缺陷。為此，早在20世紀(jì)80年代初，我國(guó)檔案學(xué)界的有識(shí)之士就已提出應(yīng)該改革這種將文件管理與檔案工作分開來(lái)進(jìn)行的傳統(tǒng)體制，并隨后在1985年6月教育部和國(guó)家檔案局召開的檔案專業(yè)教育改革座談會(huì)上首次正式提出了檔案管理應(yīng)該與文件管理一體化的思想。在電子文件時(shí)代，信息化和網(wǎng)絡(luò)化為新的檔案管理觀——文檔管理一體化提供了必要的物質(zhì)技術(shù)和理論實(shí)踐基礎(chǔ)。

在電子文件時(shí)代，我國(guó)文檔管理一體化具備了一定的理論基礎(chǔ)和實(shí)踐基礎(chǔ)，同時(shí)也存在著許多困難和障礙。文檔管理一體化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及面廣，要求統(tǒng)籌兼顧。只要我們充分利用現(xiàn)有的文書工作和檔案事業(yè)建設(shè)的成果，文檔管理一體化的實(shí)現(xiàn)并非遙不可及。

• 在現(xiàn)有檔案管理機(jī)構(gòu)組織體系的基礎(chǔ)上，建立健全文檔管理機(jī)構(gòu)組織體系。根據(jù)我國(guó)的實(shí)際情況，文檔管理一體化不可能也不應(yīng)該完全打破現(xiàn)有的檔案管理機(jī)構(gòu)組織體系，而應(yīng)在現(xiàn)有機(jī)構(gòu)體系的基礎(chǔ)上，建立文檔管理機(jī)構(gòu)組織體系，最大限度地降低文檔管理一體化改革的成本和風(fēng)險(xiǎn)。具體方法是：以國(guó)家檔案局為班底組建由國(guó)務(wù)院直接領(lǐng)導(dǎo)的國(guó)家文檔局，賦予其掌管全國(guó)文書工作和檔案工作的職能，使之成為統(tǒng)管各部委、地區(qū)文檔管理分系統(tǒng)的強(qiáng)有力的職能機(jī)構(gòu)。原國(guó)家檔案局下轄的各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)，如檔案局、處等相應(yīng)改為文檔局、處，負(fù)責(zé)管理、指導(dǎo)本地區(qū)、本部門的檔案工作。此外，檔案館稱謂不變，職能不變，而檔案室則應(yīng)改稱文檔室，是文檔管理一體化的前沿和基礎(chǔ)，既要負(fù)責(zé)對(duì)文件的生成、辦理、維護(hù)、歸檔等方面進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和管理，又要負(fù)責(zé)管理本單位的全部檔案并定期把具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案向檔案館移交。

第二，加強(qiáng)立法，制定嚴(yán)密的文件檔案管理制度，構(gòu)建我國(guó)文檔管理一體化的法規(guī)保障體系。法律法規(guī)是保障和促進(jìn)我國(guó)文檔管理一體化穩(wěn)步健康發(fā)展的最有效和最強(qiáng)有力的章程，因此，必須加強(qiáng)這方面的立法。筆者認(rèn)為，針對(duì)文檔管理一體化的立法至少包括三個(gè)層次：一是由國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)制定，以現(xiàn)有《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》為基礎(chǔ)的文檔管理一體化法律，賦予文檔管理一體化法律的地位;二是由國(guó)務(wù)院辦公廳及中共中央辦公廳制定以理順文書工作和檔案工作的關(guān)系、職能為目標(biāo)的決定、規(guī)定和條例，賦予國(guó)家文檔局及其下屬各級(jí)文檔行政管理機(jī)關(guān)和檔案室（文檔管理一體化后稱為文檔室）管理、指導(dǎo)文書工作和檔案工作的職能;三是由國(guó)家文檔局（文檔管理一體化后的名稱，以原國(guó)家檔案局為基礎(chǔ)組建）制定和發(fā)布的通則、條例、規(guī)定、辦法和標(biāo)準(zhǔn)等，以協(xié)調(diào)、統(tǒng)一文書工作和檔案工作的具體細(xì)節(jié)為目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案工作的有效過渡。

第三，創(chuàng)建有中國(guó)特色的文檔管理一體化理論。我國(guó)檔案學(xué)理論的實(shí)踐基礎(chǔ)和檔案管理體制與歐美存在較大的區(qū)別，因此，創(chuàng)建中國(guó)特色的文檔管理一體化理論必須立足于中國(guó)的國(guó)情。我國(guó)有國(guó)家規(guī)模的檔案事業(yè)，有“集中統(tǒng)一”的管理原則，有延伸到文書工作前沿的檔案管理觸角——檔案室，有保存永久性檔案的各級(jí)檔案館，并形成了嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)，這就是我國(guó)的“檔情”。從理論上看，它符合文件生命周期理論和前端控制思想，從實(shí)踐的角度看，它有利于文件的全程控制，更有利于文檔管理一體化。筆者認(rèn)為，這就是我國(guó)文檔管理一體化理論的邏輯起點(diǎn)，可以由此創(chuàng)建有中國(guó)特色的文檔管理一體化理論，推動(dòng)我國(guó)文檔管理一體化進(jìn)程。

第四，加強(qiáng)文檔工作者的緊迫感和責(zé)任感。電子文件時(shí)代，電子文件和電子檔案在管理方法上與紙質(zhì)文件存在很大不同。新技術(shù)的運(yùn)用要求實(shí)現(xiàn)電子文件全過程連續(xù)一體化管理，否則不可能保證電子文件與電子檔案一體化管理的實(shí)現(xiàn)，而文檔管理一體化將成為今后我國(guó)文書工作和檔案工作的重要發(fā)展趨勢(shì)。因此，檔案工作者必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外檔案學(xué)專業(yè)領(lǐng)域的新理論、新技術(shù)，廓清認(rèn)識(shí)，更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)干與謀略并舉，改革與宣傳共進(jìn)，爭(zhēng)取各方支持，以時(shí)代的緊迫感和責(zé)任感促進(jìn)文檔管理一體化的實(shí)現(xiàn)。

第五，設(shè)計(jì)開發(fā)通用的文檔管理一體化系統(tǒng)。文檔管理一體化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的開發(fā)，不能僅從形式上將文件檔案兩個(gè)環(huán)節(jié)并在一起，更重要的是應(yīng)從文檔工作的普遍規(guī)律，以本單位的實(shí)際需要和可能條件為基點(diǎn)，來(lái)統(tǒng)籌考慮兩個(gè)環(huán)節(jié)上的管理信息結(jié)構(gòu)和功能結(jié)構(gòu)，本著既模擬現(xiàn)行管理模式，又舍棄不必要的環(huán)節(jié)為原則，保留有用和合理的因素，再?gòu)男畔⒐蚕怼⒐δ茔暯?、性能齊全、方便高效上來(lái)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的整體優(yōu)化，以確保系統(tǒng)的高效性和穩(wěn)定性。在文檔管理一體化計(jì)算機(jī)通用系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)中，應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。根據(jù)這二者在系統(tǒng)中運(yùn)行的先后關(guān)系，決定了數(shù)據(jù)源應(yīng)產(chǎn)生在文件處理環(huán)節(jié)。

• 加強(qiáng)文件檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，使電子文件生命周期每個(gè)階段的處理行為都處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中。目前，大部分行業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)都是依托于Internet建立起來(lái)的，行業(yè)內(nèi)各單位只要建立自己的網(wǎng)站并接到Internet，各網(wǎng)站之間就可以進(jìn)行鏈接，只要輕點(diǎn)鼠標(biāo)便可訪問所需的網(wǎng)站。而各個(gè)站點(diǎn)間如何連接、用什么線連接，則由網(wǎng)絡(luò)服務(wù)商解決，每個(gè)站點(diǎn)只需負(fù)責(zé)提供和維護(hù)它所發(fā)布的信息。類似的，整個(gè)檔案專業(yè)系統(tǒng)的信息網(wǎng)絡(luò)也應(yīng)依托于Internet，最大限度地利用現(xiàn)有的資源，建立自己的行業(yè)信息網(wǎng)。各單位要加大硬件投入，建立現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使電子文件的每個(gè)處理環(huán)節(jié)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中完成。

（作者單位：黑龍江省省直機(jī)關(guān)生活保障中心）