大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化管理與利用

劉宏

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代各種數(shù)據(jù)的不斷涌現(xiàn)，大數(shù)據(jù)時代掀開了帷幕。從大數(shù)據(jù)環(huán)境到企業(yè)文書檔案管理，已經是這個時代必然的發(fā)展趨勢。企業(yè)文書檔案中有大量具有潛在意義的數(shù)據(jù)，需要通過信息化管理將文書數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)化的管理與保存，這樣的收集整理方式能夠給企業(yè)員工提供更加快速、準確的數(shù)據(jù)，企業(yè)文書檔案信息化管理工作也能發(fā)揮到明顯的作用。

在經濟全球化的帶領下和我國經濟高速發(fā)展的大背景下，信息技術也有了充分的發(fā)展空間。我國經濟發(fā)展多元化的同時，檔案信息管理也逐漸發(fā)展，因此，在滿足企業(yè)信息多元化的同時，企業(yè)文書信息的大數(shù)據(jù)化也越來越得到企業(yè)的重視。數(shù)據(jù)的管理是企業(yè)運營的核心，文書數(shù)據(jù)記載著企業(yè)發(fā)展過程中比較重要的數(shù)據(jù)，包括一些文字、圖片、視頻等。在大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下，企業(yè)文書檔案管理具有非常重要的意義。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息管理與利用內容分析

1.1 大數(shù)據(jù)的含義及意義

所謂的大數(shù)據(jù)，是指無法在規(guī)定的時間內用常規(guī)的軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合。它需要新處理模式才能具有更高的決策力、洞察力與流程優(yōu)化能力。在08年由維克托·邁爾·舍恩伯格和肯尼斯·庫克耶提出。隨著互聯(lián)網(wǎng)云時代的到來，大數(shù)據(jù)也得到了越來越多的關注。由于網(wǎng)絡的普及，數(shù)據(jù)處理技術開始應用于各行各業(yè)，在網(wǎng)絡的運行過程中，遇到難以處理、數(shù)據(jù)龐大的問題時，就需要大數(shù)據(jù)技能的體現(xiàn)。大數(shù)據(jù)技術的戰(zhàn)略意義不在于處理龐大的數(shù)據(jù)，而在于對這些數(shù)據(jù)進行專業(yè)化的處理。在信息技術不斷成熟的今天，誰掌握了信息數(shù)據(jù)就搶占了商業(yè)先機。日前，隨著數(shù)據(jù)體系的不斷增加，大數(shù)據(jù)處理已經成為了日常生活不可或缺的必需品，隨著企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)的不斷增加，文書檔案管理逐漸成為大數(shù)據(jù)管理的重要組成部分。

1.2 企業(yè)文書檔案信息化管理

企業(yè)文書檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)的日常管理中具有著重要的意義，企業(yè)文書管理中產生的數(shù)據(jù)有很多重要的潛在價值。企業(yè)文書檔案由文字、圖像、圖表、錄音、錄像、動畫、虛擬視頻等多種不同形式和載體組成，是企業(yè)經營與日常管理中形成的對企業(yè)的原始狀態(tài)及成長過程中最為原始的具有保存意義的文本數(shù)據(jù)記錄信息。通過查閱企業(yè)的文書檔案，可以完整的觀看到整個企業(yè)的運營系統(tǒng)，企業(yè)的文書檔案應該包括企業(yè)在黨務、行政、經營管理、生產技術等各種管理活動。企業(yè)文書檔案信息化管理是利用現(xiàn)代化信息技術，對企業(yè)運營產生的數(shù)據(jù)進行收集、整理、管理、存儲、傳送及運用，使各類文案數(shù)據(jù)進一步提高利用價值，進行數(shù)據(jù)化與網(wǎng)絡化的身份轉換，為企業(yè)的生產運營提供發(fā)展橋梁。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，利用網(wǎng)絡信息技術為企業(yè)人員提供更準確、便捷的數(shù)據(jù)，從而能使企業(yè)文書檔案信息管理的技能得到充分的發(fā)揮。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理與利用的意義

2.1 數(shù)字化管理與網(wǎng)絡化管理

傳統(tǒng)的企業(yè)文書管理均是利用紙質作為信息載體，進行必要的數(shù)據(jù)錄入，錄入員工任務繁重、工作量大、操作繁雜，由于錄入的信息量大，很容易出現(xiàn)不必要的錯誤，并且查詢系統(tǒng)欠缺，查詢困難，需要人為的翻閱。此外，除了以上幾點，即使錄入員工作完美，沒有出錯，企業(yè)也需要提供大量的儲存空間用來儲存檔案，檔案也很容易受天氣影響變得潮濕、發(fā)霉等。現(xiàn)在，隨著信息技術的不斷成熟，企業(yè)可以利用信息技術對信息進行管理與儲存，電子計算機為信息的載體，不但節(jié)省了大量的人力、物力、財力，也大大節(jié)約了操作時間，減輕了操作任務，信息處理數(shù)據(jù)也更加的精確，極大地提高了工作效率。大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案管理顯著特點就是將紙質文案管理轉為數(shù)據(jù)信息管理，建立數(shù)字信息系統(tǒng)。文書檔案信息系統(tǒng)形成后，需要利用網(wǎng)絡技術對文書進行必要的整理與分類，經過數(shù)據(jù)處理，可將數(shù)據(jù)形成不同層次、不同種類、不同用處等不同類型的分類，細分后的數(shù)據(jù)很方便數(shù)據(jù)查詢，只要輸入相關的關鍵詞即可，大大節(jié)約了用戶的查詢時間。用戶可以利用網(wǎng)絡進行信息的檢索和資源共享，對企業(yè)的影響有著重要的意義。

2.2 提高了文書檔案管理水平

隨著大數(shù)據(jù)時代的不斷推進和信息技術的快速成熟以及企業(yè)科技技術的完善，企業(yè)文書的檔案管理數(shù)據(jù)也在不斷的增加，如何利用現(xiàn)代化信息技術提高企業(yè)的數(shù)據(jù)管理效率與準確性成了企業(yè)關注的問題。大數(shù)據(jù)推動信息技術的涌入，提高了檔案信息的整理效率，完善了信息分類和信息檢索系統(tǒng)，節(jié)約了用戶的信息查詢時間，提高了企業(yè)文書檔案的利用率，改革了企業(yè)文書檔案管理的傳統(tǒng)模式，打破了固有的局面，對文書檔案管理進行了創(chuàng)新。企業(yè)文書檔案開始信息化管理也是當代信息發(fā)展的必要趨勢，對企業(yè)的管理與發(fā)展都有著重要意義。各個企業(yè)也對文書檔案管理與應用方面采用積極的態(tài)度，不斷提升企業(yè)信息管理系統(tǒng)的整體水平。

在大數(shù)據(jù)環(huán)境中，企業(yè)的檔案庫建設需要龐大的信息數(shù)量，并且需要保證這些數(shù)據(jù)具有一定的利用價值，并且需要存在一定的連接性。因此，企業(yè)的信息管理部門必須具備一定的信息處理能力及相應的信息處理技術，這樣才能使數(shù)據(jù)信息的管理更加的規(guī)范化。企業(yè)文書檔案信息的保存與管理，是企業(yè)歷史發(fā)展的見證者也是企業(yè)前進的動力，具有著重要意義。

3 結束語

在大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下，信息與網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，推動著企業(yè)文書檔案信息化管理與利用。目前，各行各業(yè)都已經脫離了紙質檔案管理的傳統(tǒng)模式，在信息技術的輔助下，完成了紙質管理與電子信息管理的轉接。企業(yè)文書檔案信息化管理后，在信息查閱、資源共享等方面的優(yōu)勢不斷開始涌現(xiàn)，從而使企業(yè)的整體水平不斷的提升，也一定程度上推動了企業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：惠安縣就業(yè)和人事人才公共服務中心）