基于工作流管理下高校行政管理自動(dòng)化的分析

肖嘉欣

行政管理部門是高校的重要組成部分，只有提升高校的行政管理水平，高校才能在同行業(yè)之間拔得頭籌。但是目前我國高校在其行政管理上還存在一些問題，亟需解決。本文先對(duì)工作流管理技術(shù)進(jìn)行闡述，進(jìn)而探究工作流管理下的高校行政管理自動(dòng)化，以期提升高校行政管理效率及質(zhì)量。

隨著我國社會(huì)水平的提升，高校的功能也越發(fā)全面化。現(xiàn)階段，我國各大高校的活動(dòng)領(lǐng)域變得越來越寬泛，從而使高校的內(nèi)部管理結(jié)構(gòu)變得更為復(fù)雜化、多樣化。行政管理部門是高校發(fā)展的核心，其具有的獨(dú)立性、公式化等特點(diǎn)，對(duì)高校整體結(jié)構(gòu)有著嚴(yán)重影響。因此，高校要想發(fā)展的好，就要對(duì)行政管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。

1 提高對(duì)自動(dòng)化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

若要實(shí)現(xiàn)高校在其行政管理方面的自動(dòng)化建設(shè)，高校的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就要對(duì)自動(dòng)化有充足的認(rèn)知，加大對(duì)自動(dòng)化建設(shè)的重視程度，進(jìn)而提升自動(dòng)化建設(shè)的必要性及其價(jià)值。另外，高校在建設(shè)行政管理自動(dòng)化的過程中，要建立一支由校領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同創(chuàng)建的團(tuán)隊(duì)，并使其積極的參與到自動(dòng)化建設(shè)的工作中，讓其深刻的體會(huì)到自動(dòng)化建設(shè)所帶來的優(yōu)勢(shì)及其建設(shè)的意義，并且還要充分意識(shí)到自動(dòng)化建設(shè)與高校的發(fā)展命運(yùn)相關(guān)聯(lián)。除此之外，校領(lǐng)導(dǎo)也要意識(shí)到自動(dòng)化建設(shè)會(huì)極大提高管理工作的效率及質(zhì)量，從而使校領(lǐng)導(dǎo)能夠鼓勵(lì)并支持其行政管理部門進(jìn)行自動(dòng)化建設(shè)，并通過實(shí)際行動(dòng)為自動(dòng)化建設(shè)提供保障。

2 強(qiáng)化自動(dòng)化軟件建設(shè)

因?yàn)楦咝Ｔ诮ㄔO(shè)行政管理自動(dòng)化時(shí)，會(huì)將硬件設(shè)施建設(shè)齊全之后再進(jìn)行軟件的建設(shè)。由于硬件設(shè)施是能夠看的見、摸的著的實(shí)物，高校會(huì)對(duì)其投入大量的購買資金，而軟件是網(wǎng)絡(luò)的一種虛擬技術(shù)，不是真實(shí)存在的，所以在軟件的購買上，高校一般不愿花費(fèi)較多的資金購買軟件設(shè)施。從而使我行政管理自動(dòng)化建設(shè)缺少有效的軟件支撐，進(jìn)而失去自動(dòng)化的真正效用。再從高校行政自動(dòng)化使用的軟件上看，其系統(tǒng)軟件開發(fā)時(shí)間較長，而且從研發(fā)到投入使用需要耗費(fèi)至少一年的時(shí)間，所以在對(duì)其實(shí)際使用的過程中，行政管理工作對(duì)其需求也發(fā)生了一些轉(zhuǎn)變，需要對(duì)已開發(fā)的軟件進(jìn)行二次開發(fā)。另外，在開發(fā)自動(dòng)化軟件時(shí)，研發(fā)人員不能將可能發(fā)生的隱藏問題考慮的全面，所以在使用此軟件的過程中，不免會(huì)因發(fā)生各種技術(shù)漏洞問題，對(duì)自動(dòng)化軟件進(jìn)行再次開發(fā)或升級(jí)。因此，高校在購買自動(dòng)化軟件或是自己開發(fā)自動(dòng)化軟件時(shí)，都會(huì)經(jīng)歷二次開發(fā)的過程，高校要嚴(yán)肅對(duì)待此問題，并予以經(jīng)濟(jì)上的支持。

3 建立健全高校行政管理系統(tǒng)

在上述的基礎(chǔ)上，高校應(yīng)設(shè)計(jì)一個(gè)屬于自己的行政管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)應(yīng)分為三個(gè)層次，一是應(yīng)用層，二是基礎(chǔ)平臺(tái)，三是網(wǎng)絡(luò)層。應(yīng)用層是由業(yè)務(wù)、對(duì)外服務(wù)、統(tǒng)計(jì)分析決策支持三個(gè)系統(tǒng)構(gòu)成的，是政務(wù)工作的整體框架?；A(chǔ)平臺(tái)能夠不受時(shí)間、空間的限制，進(jìn)行傳播消息、管理事件及控制流程，通過協(xié)同工作、智能郵件及短信等方式對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行訪問、轉(zhuǎn)換等行為。網(wǎng)絡(luò)層是指軟硬件的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包含內(nèi)部安全網(wǎng)、核心安全網(wǎng)以及信息服務(wù)的發(fā)布網(wǎng)。除此之外，行政管理系統(tǒng)還要有較為完善的安全體系作為保障，從而使其能夠有效的被高校行政管理部門所使用。由此可見，工作流管理技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)高校行政管理業(yè)務(wù)的建模、優(yōu)化分析及管理控制，在優(yōu)化其業(yè)務(wù)流程下實(shí)現(xiàn)高校在其行政管理工作上的自動(dòng)化。但因?yàn)槲覈鴮?duì)于工作流技術(shù)的研究還未成熟，所以其研究方向還停留在該技術(shù)的基礎(chǔ)理論之中，為此有關(guān)部門應(yīng)加大對(duì)其研究力度，使其能夠更好的服務(wù)于高校管理之中。而高校行政管理部門應(yīng)在提高其硬件設(shè)施的情況下，對(duì)其軟件進(jìn)行改革與創(chuàng)新。

為了實(shí)現(xiàn)真正自動(dòng)化建設(shè)，就要對(duì)自動(dòng)化管理體系進(jìn)行完善。與此同時(shí)，在實(shí)際系統(tǒng)應(yīng)用中，要制定詳細(xì)的科學(xué)制度，對(duì)行政管理人員及其有關(guān)人員進(jìn)行行為上控制，進(jìn)而確保行政管理自動(dòng)化能夠順利開展，實(shí)現(xiàn)真正意義上的自動(dòng)化管理。

4 更新管理理念，創(chuàng)建服務(wù)型管理模式

服務(wù)行政理念，是1983年被德國一位名為厄斯特·福斯多夫的行政法學(xué)家提出來的。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展變革，此理念已經(jīng)被有關(guān)管理人員作為管理重點(diǎn)進(jìn)行研究。之所以有關(guān)學(xué)者會(huì)一直研究服務(wù)行政理念，是因?yàn)槠渚哂袆?chuàng)新性，能夠改造行政管理體制，提升行政的適應(yīng)性，進(jìn)而使行政管理體制及其組織，能夠滿足行政服務(wù)因自身功能不斷變化所產(chǎn)生的需求。同時(shí)，服務(wù)行政理念還可以提高為人們?nèi)罕姺?wù)的行政權(quán)力；轉(zhuǎn)變行政的作用，將其從權(quán)力的載體轉(zhuǎn)為為群體服務(wù)的實(shí)體，從而實(shí)現(xiàn)管理行政向服務(wù)行政的轉(zhuǎn)變。因此，高校要把握好服務(wù)行政理念，通過高校行政管理部門擁有自主權(quán)，對(duì)其后勤社會(huì)化制度、人事制度及分配制度進(jìn)行有效改革，建立現(xiàn)代化高校制度等方式提高其行政部門的服務(wù)職能。

綜上所述，只有全面的規(guī)劃設(shè)計(jì)，再經(jīng)過長期的實(shí)踐，高校才能實(shí)現(xiàn)其自動(dòng)化行政管理。另外高校還可以使用電子政務(wù)或辦工自動(dòng)化理論，對(duì)其行政管理自動(dòng)化進(jìn)行完善與改進(jìn)，從而提高高校整體使自動(dòng)化行政管理的工作質(zhì)量及效率，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享，進(jìn)而提升高校自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

（作者單位：西安建筑科技大學(xué)）