民辦高職院校的學(xué)籍管理存在問題之個人淺析

殷志芳

摘 要：高職院校學(xué)籍管理是指依據(jù)教育部門相關(guān)規(guī)定，對高等職業(yè)院校正式錄取的學(xué)生從錄取資格、正式入學(xué)、后續(xù)在院校的專業(yè)學(xué)習(xí)情況直至畢業(yè)的過程進(jìn)行考核、記錄、組織和處理的整個管理工作環(huán)節(jié)。本文對民辦高職學(xué)籍管理中存在的問題進(jìn)行分析，這些工作關(guān)聯(lián)到每個學(xué)生終生利益，我們必須重視。

關(guān)鍵詞：高職院校；學(xué)籍管理；問題解析

高職院校學(xué)籍管理是指依據(jù)教育部門相關(guān)規(guī)定，對高等職業(yè)院校正式錄取的學(xué)生從錄取資格、正式入學(xué)、后續(xù)在院校的專業(yè)學(xué)習(xí)情況直至畢業(yè)的過程進(jìn)行考核、記錄、組織和處理的整個管理工作環(huán)節(jié)。主要依據(jù)國務(wù)院2017年頒發(fā)的41號令中有關(guān)規(guī)定制定出的規(guī)章制度和實施細(xì)則。其主要內(nèi)容包括：新生的報到入學(xué)、學(xué)年注冊、學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)修改、成績考核、獎勵與處分、異動學(xué)籍、電子圖像采集、學(xué)籍檔案管理等一系列學(xué)籍工作。這些工作關(guān)聯(lián)到每個學(xué)生終生利益，我們必須重視。

一、目前高職院校在學(xué)籍管理中存在的問題

（一）負(fù)責(zé)學(xué)籍管理人員思想松懈

高職院校負(fù)責(zé)學(xué)籍管理工作的管理人員，面對任何一個學(xué)生，只要從錄取起，就會有大量學(xué)籍日常事務(wù)，最終都須材料歸檔，面高職院校一般都沒有專門的學(xué)籍檔案室歸檔學(xué)生個人檔案，從錄取到畢業(yè)，只有最后才會去整理學(xué)生檔案，容易對學(xué)生中的信息和資料因時間過久而造成遺漏，忘記整理歸檔，特別是民辦高職院校頻繁的學(xué)籍異動信息。

（二）學(xué)籍管理制度不健全

2017年9月1日，我院根據(jù)國務(wù)院41號令相應(yīng)制訂了《明達(dá)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生學(xué)籍管理實施方案》等與學(xué)籍相關(guān)的規(guī)章制度，這個在一定程度上對學(xué)籍管理起到很大的約束作用，但在學(xué)籍的實際管理中仍然缺少規(guī)范，學(xué)生學(xué)籍檔案的材料涉及到高職院校的辦公室、學(xué)工處、就業(yè)處、招生處、各二級系部，這些相關(guān)部門產(chǎn)生的學(xué)生材料應(yīng)該如何整理，如何存檔，如何最終將學(xué)生檔案移交到學(xué)院的檔案部門，都需要有規(guī)范的制度來協(xié)調(diào)和執(zhí)行。學(xué)籍檔案管理制度如果不完善，就會導(dǎo)致學(xué)生檔案中缺少部分信息和資料，這就是制度不健全的體現(xiàn)。

（三）學(xué)籍管理人員變動頻繁，培訓(xùn)學(xué)習(xí)不夠

院級學(xué)籍管理人員及輔導(dǎo)員很多是新來的職員，變動頻繁，剛接手工作又要變換工作崗位，新進(jìn)管理員如需熟悉工作就要有一定的過程，雖然學(xué)院在每年新生入學(xué)時，強(qiáng)化了對輔導(dǎo)員如何做好新生注冊等有關(guān)學(xué)籍管理工作的培訓(xùn)，但還是會出現(xiàn)這樣那樣的問題，為各項工作帶來麻煩和后續(xù)隱患。學(xué)校重視專業(yè)教師的各方面培訓(xùn)，但行政工作人員中的學(xué)籍管理人員幾乎很少有外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機(jī)會。

（四）個別學(xué)籍管理人員缺少業(yè)務(wù)知識，更缺少現(xiàn)代信息條件下的計算機(jī)操作技能

自從高職院校2012年實行注冊制以來，學(xué)籍管理啟用電子注冊制度，同時教務(wù)行政管理系統(tǒng)也要求管理人員在完成數(shù)據(jù)庫管理時準(zhǔn)確快速，這就要求所有人員有一定的計算機(jī)操作技能。當(dāng)下還有部分學(xué)籍管理人員缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)知識與現(xiàn)代信息技術(shù)，自學(xué)能力薄弱、缺少善于分析問題、解決問題的能力，因而工作比較費(fèi)力，往往事倍功半。有些教務(wù)學(xué)籍管理人員還是兼職的，他們甚至沒有經(jīng)過任何專業(yè)培訓(xùn)，甚至計算機(jī)操作也有問題，嚴(yán)重影響學(xué)籍管理的自動化程度。我院在學(xué)籍管理上更是缺少是校務(wù)行政系統(tǒng)的更新升級，很多工作完全是手工操作，這無形中增加了錯誤發(fā)生的機(jī)率。

二、高校學(xué)籍管理的個人分析

（一）提高工作態(tài)度，重視學(xué)籍管理

高職院校的學(xué)籍管理有著很重要的地位，這是由這所學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)管理和長期的工作作風(fēng)所決定的。學(xué)籍管理即影響著學(xué)院教學(xué)秩序的穩(wěn)定，也切實關(guān)系到學(xué)生的利益。所以，如何科學(xué)規(guī)范的管理學(xué)籍問題，就能促進(jìn)教學(xué)水平和人才培養(yǎng)質(zhì)量的提高；如果，管理出問題，學(xué)校各項工作必然出現(xiàn)混亂，會使學(xué)校的效益和信譽(yù)都受到影響。因此，高校應(yīng)該高度重視學(xué)籍管理，同時加強(qiáng)學(xué)籍管理問題的研究，剖析問題，重在創(chuàng)新改革，開拓一條適合自己院校的管理辦法，在平時學(xué)籍工作中經(jīng)常研討，注重學(xué)籍管理隊伍的建設(shè)，保持人員穩(wěn)定，并保證人力、物力上的支持，確保高校學(xué)籍管理工作的正常進(jìn)行。

（二）積極創(chuàng)新，拓展高職院校自身的管理技能

高職院校都必須依據(jù)教育部門相關(guān)的《學(xué)籍管理和檔案管理辦法》中的規(guī)定，同時也須結(jié)合高職院校實際情況，根據(jù)特定情況，匯編成一套能方便實施、有效運(yùn)行，效率較高的管理辦法，以提高學(xué)籍管理工作的各項指標(biāo)，同時嚴(yán)格規(guī)范學(xué)籍管理的行為，在執(zhí)行過程中，嚴(yán)控質(zhì)量，把握速度，提高水平。無論是在學(xué)生入學(xué)后的哪個時間段都須具有一定靈活性，便于實施。同時也須有制度的嚴(yán)肅性，執(zhí)行起來，有據(jù)可查，有章可循。所有制度人性化，以人為本。制度實施起來便于操作，同時高職院校要正確認(rèn)識到，現(xiàn)代時期學(xué)生之間學(xué)習(xí)能力差異加大、學(xué)習(xí)方式多樣化，實施更富有人性化和超前性的學(xué)籍管理制度更有效。通過加強(qiáng)和實施現(xiàn)代科學(xué)的學(xué)籍管理制度，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)的主動性，有效推動學(xué)生的身心綜合發(fā)展，讓學(xué)生即感受要學(xué)籍管理的嚴(yán)格，也體會到學(xué)籍管理的愛意。

（三）嚴(yán)格管理，注重工作人員的素養(yǎng)

高等教育改革正在有條不紊的開展，現(xiàn)代高職院校形態(tài)下的學(xué)分制也正在施行，這使得原本就復(fù)雜的學(xué)籍管理更加繁瑣，同時也提高了對學(xué)籍管理人員素質(zhì)要求。因此，高職院校，特別是民辦高職更須加強(qiáng)對學(xué)籍管理隊伍的培訓(xùn)和建設(shè)，努力挖掘?qū)W籍管理人員的潛能，提高工作人員的積極性和主觀能動性。主要做到以下幾點(diǎn)：一是強(qiáng)化管理的評價體系。二是對人員綜合素養(yǎng)考核。在這項工作中，管理人員即要有敬業(yè)精神和吃苦精神，出時更要有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心，為全體師生服務(wù)，只有具備這種素質(zhì)的管理人員才能認(rèn)真而踏實地做好本職工作。三是要抓緊業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟識相關(guān)制度。四是教書育人服務(wù)育人，樹立為師生服務(wù)的思想，五是強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提升專業(yè)技能。六是積極參加省教育廳組織的學(xué)籍管理研究活動。

在民辦高職院校從事這項工作已有四個年頭，深切的感受到學(xué)籍與學(xué)生個人的利益息息相關(guān)，對學(xué)生今后一輩子都深有影響，為了學(xué)生，為了管理，更是為了自己的專業(yè)技能，牢記使命，不忘初心，努力建立健全一整套適合明達(dá)或民辦高校學(xué)生的專用學(xué)籍管理體系，確保學(xué)籍管理工作有序平穩(wěn)，同時這項工作也要求我們，在平時工作中需要努力探索，力求完善，盡心盡力，準(zhǔn)確無誤。我們學(xué)籍管理人員必須有不斷探索的精神，更要善于總結(jié)經(jīng)驗，勤于學(xué)習(xí)與研究，用高度敬業(yè)的個人精神，展現(xiàn)出育人服務(wù)的意識，努力使民辦高職院校的學(xué)籍管理工作水平再上新臺階。