論項(xiàng)目監(jiān)理工作中的協(xié)調(diào)

鄭建寧 林瑞安 林益珊 劉景超

摘 要：組織協(xié)調(diào)作為“三控兩管一協(xié)調(diào)”的一部分，是監(jiān)理工作的一項(xiàng)重要任務(wù)，適度協(xié)調(diào)可以使項(xiàng)目建設(shè)各方干系人意見(jiàn)統(tǒng)一，使各方干系人矛盾向有利的方向轉(zhuǎn)化，從而使項(xiàng)目的順利實(shí)施，是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素，也是是監(jiān)理工作成敗的關(guān)鍵，本文簡(jiǎn)要說(shuō)明了協(xié)調(diào)的定義和作用，分析協(xié)調(diào)的原則，并在此基礎(chǔ)上闡述了項(xiàng)目中的外部協(xié)調(diào)活動(dòng)和方法。

關(guān)鍵詞：協(xié)調(diào)；監(jiān)理工程師；管理

協(xié)調(diào)就是和諧配合，正確處理項(xiàng)目干系人關(guān)系，為項(xiàng)目的正常運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造良好的環(huán)境，促進(jìn)項(xiàng)目成功開(kāi)展。

在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)，項(xiàng)目干系人和諧協(xié)調(diào)是必不可少的。只有通過(guò)高效的干系人協(xié)調(diào)，才能實(shí)現(xiàn)組織的管理目的，通過(guò)組織各方的有機(jī)配合，促使項(xiàng)目相關(guān)干系人協(xié)調(diào)一致，樹(shù)立統(tǒng)一的思想和觀念，充分調(diào)動(dòng)項(xiàng)目干系人的積極性、主動(dòng)性，協(xié)同作戰(zhàn)，最大限度項(xiàng)目的既定目標(biāo)，因此，項(xiàng)目干系人協(xié)調(diào)是項(xiàng)目管理中最為重點(diǎn)和關(guān)鍵措施之一，協(xié)調(diào)工作直接影響到工程項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

監(jiān)理單位作為三方獨(dú)立機(jī)構(gòu)，溝通協(xié)調(diào)作用就是協(xié)調(diào)項(xiàng)目干系人的人際關(guān)系，單位之間的關(guān)系，供應(yīng)商關(guān)系、協(xié)議關(guān)系以及其它可能發(fā)生的關(guān)系。協(xié)調(diào)涉及面廣，涉及干系人多，各項(xiàng)目關(guān)系復(fù)雜，問(wèn)題多且存在不確定因素，而且在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，不同階段又有不同的表現(xiàn)方式，監(jiān)理工程師需要減輕或者解決這些問(wèn)題。監(jiān)理工程師在項(xiàng)目建設(shè)中要高度重視協(xié)調(diào)工作，做到項(xiàng)目相關(guān)干系人高效協(xié)調(diào)，并把協(xié)調(diào)工作貫穿項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程。

一、公平、公正、獨(dú)立的原則是協(xié)調(diào)工作的基本條件

（1）由于監(jiān)理人員處于第三方位置，所以要保持公正行事顯得尤為重要。業(yè)主和承包商之間存在合同約束關(guān)系，對(duì)合同的理解會(huì)因?yàn)槲恢玫脑驅(qū)贤械臈l款理解存在差別，所以當(dāng)因合同或工程施工發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)時(shí)，監(jiān)理人員作為獨(dú)立第三方，可以根據(jù)有關(guān)法律規(guī)定，合同條款，充當(dāng)調(diào)解員或者準(zhǔn)仲裁員的角色。在協(xié)調(diào)的過(guò)程中，首先既要注意保護(hù)建設(shè)單位合法利益，又要保護(hù)承包單位的應(yīng)得利益，在解決建設(shè)單位和承建單位發(fā)生的糾紛的時(shí)候，更不能因?yàn)槭鞘芙ㄔO(shè)單位的委托而故意的偏袒建設(shè)單位，必須保持公平原則，誰(shuí)的問(wèn)題誰(shuí)解決，誰(shuí)的責(zé)任誰(shuí)承擔(dān)，可能在短時(shí)間內(nèi)建設(shè)單位會(huì)有意見(jiàn)，但在長(zhǎng)時(shí)間的項(xiàng)目建設(shè)中，這樣做不僅會(huì)得到建設(shè)單位的理解和支持，也會(huì)得到其他干系人的理解和支持，在這樣的原則為先的條件下，才能為監(jiān)理單位不僅獲得短期的利潤(rùn)，更是監(jiān)理單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)的價(jià)值收益。

（2）知法，守法原則是監(jiān)理工作的基礎(chǔ)。監(jiān)理單位的監(jiān)理工程師要在法律法規(guī)和資質(zhì)核定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)開(kāi)展相應(yīng)的監(jiān)理工作。目前在信息化監(jiān)理項(xiàng)目中的行業(yè)規(guī)范包括《信息化工程監(jiān)理規(guī)范》GB/T 19668 等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，這些都是監(jiān)理工作的基礎(chǔ)和尺度，監(jiān)理工程師在協(xié)調(diào)工作過(guò)程中首先要對(duì)這些法律法規(guī)做到熟悉并應(yīng)用，做到“有據(jù)可依，有章可循”，項(xiàng)目建設(shè)各方必須執(zhí)行國(guó)家和地方的有關(guān)工程建設(shè)的法律，法規(guī)和規(guī)范性文件，在協(xié)調(diào)過(guò)程中保持知法守法是監(jiān)理工作的重要基礎(chǔ)。

（3）誠(chéng)信原則。這是監(jiān)理工程師的基本品德，也是考核一個(gè)監(jiān)理單位信譽(yù)的核心內(nèi)容，如果一個(gè)監(jiān)理單位或者一個(gè)監(jiān)理工程師在誠(chéng)信方面存在問(wèn)題，得不到建設(shè)單位或者業(yè)主單位的信賴(lài)，那么良好協(xié)調(diào)更是無(wú)從談起了。

（4）科學(xué)原則。在我們的項(xiàng)目監(jiān)理的活動(dòng)中，必須要運(yùn)用科學(xué)手段，采取科學(xué)方法，用科學(xué)的思維做到對(duì)問(wèn)題進(jìn)行處理。在工程監(jiān)理過(guò)程中，運(yùn)用科學(xué)方法，就是要從計(jì)劃性方面、組織性方面、合理性方面、合乎目的性、條理性方面、耐久性方面、效率性方面、效果性方面等進(jìn)行處理。

二、在確定協(xié)調(diào)的原則的基礎(chǔ)上，從項(xiàng)目干系人各方說(shuō)明監(jiān)理工程師在項(xiàng)目建設(shè)中的協(xié)調(diào)活動(dòng)

（一）監(jiān)理工程師與建設(shè)單位和業(yè)主單位的協(xié)調(diào)

1）確定監(jiān)理工程師在項(xiàng)目建設(shè)中權(quán)限和職責(zé)。在項(xiàng)目建設(shè)初期監(jiān)理工程師要正確理解項(xiàng)目建設(shè)的目標(biāo)，把握監(jiān)理的授權(quán)范圍以及監(jiān)理工程師的授權(quán)工作內(nèi)容，在建設(shè)單位和業(yè)主單位的授權(quán)范圍內(nèi)決策，在授權(quán)范圍之外的絕不越權(quán)；根據(jù)《監(jiān)理委托合同》的要求，確定監(jiān)理工程師在項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)理過(guò)程中的職責(zé)，并對(duì)應(yīng)該承擔(dān)的職責(zé)承擔(dān)責(zé)任。

2）做好沖突管理，取得業(yè)主的支持。對(duì)于不合理決策等問(wèn)題，要在雙方范圍內(nèi)溝通，利用恰當(dāng)機(jī)會(huì)、采取相應(yīng)方式加以解釋?zhuān)缘玫街С?，保證做到矛盾不激化，對(duì)于不能達(dá)成共識(shí)的原則性問(wèn)題，以書(shū)面等正式方式進(jìn)行匯報(bào)，避免誤解，保護(hù)項(xiàng)目各方利益，使建設(shè)工程順利實(shí)施。

3）建立良好的合作關(guān)系的同時(shí)盡量的做好建設(shè)單位和業(yè)主單位的人際關(guān)系。處理好與業(yè)主人員的人際關(guān)系，建立和諧的工作關(guān)系。

4）尊重建設(shè)單位和業(yè)主單位實(shí)施人員，與建設(shè)單位和業(yè)主單位一起投入建設(shè)工程的控制、管理及協(xié)調(diào)工作。

5）促進(jìn)業(yè)主單位對(duì)監(jiān)理工作的理解，特別是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)在工程管理各方干系人工作職責(zé)及監(jiān)理工作程序的理解，以自己規(guī)范化工作、標(biāo)準(zhǔn)化制度去影響和促進(jìn)各方工作的協(xié)調(diào)一致，為項(xiàng)目的順利進(jìn)行共同努力。

（二）監(jiān)理工程師與承建單位的協(xié)調(diào)

1）與承建單位需明確雙方的關(guān)系。監(jiān)理單位與承建單位最基本的關(guān)系是監(jiān)理與被監(jiān)理的關(guān)系，是一個(gè)統(tǒng)一和矛盾之間的關(guān)系。不管是監(jiān)理單位、承建單位還是建設(shè)單位，目標(biāo)都是一致的，那就是項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。矛盾關(guān)系表現(xiàn)在建設(shè)過(guò)程的監(jiān)督和管理，對(duì)影響項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度等問(wèn)題的監(jiān)督力度。

2）與承建單位的協(xié)調(diào)做到相互理解，監(jiān)理單位要在堅(jiān)持嚴(yán)格要求的基礎(chǔ)上進(jìn)行熱情服務(wù)。第一，施工單位首先嚴(yán)格按規(guī)范、合同、施工程序、標(biāo)準(zhǔn)組織施工，監(jiān)理單位要在此基礎(chǔ)上進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和管理；第二，監(jiān)理單位不僅要對(duì)建設(shè)單位熱情服務(wù)，同樣要在承建單位遇到的困難的時(shí)候也要熱情的服務(wù)，協(xié)助承建單位與各合作單位加強(qiáng)溝通，共同尋找解決問(wèn)題的方法和途徑。只有雙方在了解得越多的基礎(chǔ)上，才能使監(jiān)理工作中的消極因素就越少，就更有利項(xiàng)目目標(biāo)的整體實(shí)現(xiàn)。

3）與承建單位的協(xié)調(diào)同樣注意協(xié)調(diào)的方法。在協(xié)調(diào)的工作中在原則性第一的基礎(chǔ)上，也要注意靈活性、合理性和可行性；與承建單位的協(xié)調(diào)方法上不可以只發(fā)文，尤其是通過(guò)監(jiān)理文件等來(lái)陳述觀點(diǎn)，雖然在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中正式書(shū)面往來(lái)有其必要性，但它也可能限制了雙方站在平等的角度來(lái)討論問(wèn)題和解決問(wèn)題，因此非正式的溝通則可以有效地消除雙方的不均衡話語(yǔ)權(quán)的問(wèn)題，對(duì)存在的問(wèn)題更能通過(guò)建設(shè)性的對(duì)話來(lái)共同地解決問(wèn)題，通過(guò)討論也會(huì)最終使工程受益。

三、監(jiān)理工程師組織協(xié)調(diào)方法

1）交談協(xié)調(diào)法：交談法的時(shí)效性和便捷性成為了監(jiān)理協(xié)調(diào)工作中一種最常用的方式，在項(xiàng)目建設(shè)中，很多問(wèn)題的解決不能只靠召開(kāi)項(xiàng)目會(huì)議或者書(shū)面溝通來(lái)解決，大部分問(wèn)題的解決還是要靠先口頭交流，即交談協(xié)調(diào)來(lái)解決，交談法更多地是解釋和溝通，可以被方便的接受，在項(xiàng)目組外部協(xié)調(diào)和項(xiàng)目組內(nèi)部協(xié)調(diào)都是最常用的，而且如果有記錄的必要性，交談意見(jiàn)可以進(jìn)行事后書(shū)面確認(rèn)。

2）會(huì)議協(xié)調(diào)法：會(huì)議組織者通過(guò)各種方式和手段妥善地協(xié)調(diào)、處理各種關(guān)系、矛盾和糾紛，是監(jiān)理協(xié)調(diào)工作中一種常用的手段，通過(guò)召開(kāi)監(jiān)理例會(huì)、專(zhuān)業(yè)性監(jiān)理會(huì)議、驗(yàn)收會(huì)、項(xiàng)目問(wèn)題協(xié)調(diào)會(huì)等各種會(huì)議處理和協(xié)調(diào)有關(guān)問(wèn)題等。

3）書(shū)面協(xié)調(diào)法：監(jiān)理協(xié)調(diào)工作中一種正式且有效的方式，利用監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理意見(jiàn)書(shū)等正式書(shū)面文件的方式，對(duì)項(xiàng)目存在的問(wèn)題進(jìn)行溝通、對(duì)項(xiàng)目過(guò)程進(jìn)行記錄、下發(fā)監(jiān)理意見(jiàn)等，為項(xiàng)目的協(xié)調(diào)起到了交流與溝通的作用。

在筆者參加的某集團(tuán)項(xiàng)目中，各系統(tǒng)前期是獨(dú)立開(kāi)發(fā)，系統(tǒng)間又存在數(shù)據(jù)交付，項(xiàng)目干系人眾多，在干系人溝通協(xié)調(diào)、功能重復(fù)建設(shè)等方面都存在問(wèn)題，本人在項(xiàng)目監(jiān)理過(guò)程中高度重視干系人的組織管理關(guān)系，明確合同責(zé)任、法律規(guī)范、系統(tǒng)流程關(guān)系等，在監(jiān)理過(guò)程中，高效利用交談協(xié)調(diào)法、會(huì)議協(xié)調(diào)法、書(shū)面協(xié)調(diào)法等方式，明確各方實(shí)施界面，主動(dòng)協(xié)調(diào)，以合同為基礎(chǔ)，以技術(shù)規(guī)范為準(zhǔn)則，使各方達(dá)成共識(shí)，確保項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，保障監(jiān)理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

協(xié)調(diào)是一門(mén)管理藝術(shù)，信息系統(tǒng)監(jiān)理人員要在以公平、公正、誠(chéng)信的原則基礎(chǔ)上，熟悉項(xiàng)目建設(shè)、項(xiàng)目監(jiān)理的規(guī)范，積極主動(dòng)的做好各方溝通協(xié)調(diào)，突出“三控兩管一協(xié)調(diào)”總協(xié)調(diào)的地位，對(duì)項(xiàng)目管理做出高效、有效的協(xié)調(diào)，為項(xiàng)目建設(shè)創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，保證監(jiān)理任務(wù)的圓滿(mǎn)完成。

參考文獻(xiàn)：

[1]柳純錄主編.信息系統(tǒng)監(jiān)理師教程，清華大學(xué)出版社.

[2]池仁勇主編.項(xiàng)目管理，清華大學(xué)出版社.

[3]《信息化工程監(jiān)理規(guī)范》GB/T19668.

作者簡(jiǎn)介：鄭建寧（1981-），男，漢族，福建德化人，本科，國(guó)網(wǎng)信通億力科技有限責(zé)任公司副總工程師，福建億力電力科技有限責(zé)任公司黨支部書(shū)記、副總經(jīng)理，主要研究方向：信息系統(tǒng)架構(gòu)。