檔案信息化建設(shè)的幾點思考

胡信鴿 郝敏 陳曉 張良 胡方江

摘 要：在當今信息全球化社會，檔案管理朝著信息化發(fā)展是與時代發(fā)展相適應(yīng)的必然要求。檔案信息化建設(shè)是邁向大數(shù)據(jù)現(xiàn)代社會的必由之路。檔案信息化是檔案管理從傳統(tǒng)實體服務(wù)轉(zhuǎn)向數(shù)字化信息服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，通過數(shù)字化檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)化檔案的管理過程實現(xiàn)對檔案信息資源的合理管理和有效利用。傳統(tǒng)檔案管理體系和技術(shù)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的要求，如何與大數(shù)據(jù)環(huán)境和技術(shù)接軌是檔案信息化面臨的挑戰(zhàn)與機遇。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；思考

1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)況

1.1 對檔案信息化建設(shè)的重要性認識有待提升

很多人對檔案信息化建設(shè)的重要性存在誤區(qū)，認為檔案信息化工作無關(guān)緊要，缺乏對檔案信息化建設(shè)重要性的充分認識。更有甚者，某些單位的檔案從業(yè)人員本身就對該項工作不夠重視，工作責(zé)任感匱乏，亦不具備的信息化管理理論知識和專業(yè)技能，更無法站在宏觀角度看待檔案信息化建設(shè)的社會意義和戰(zhàn)略作用。這種對檔案信息化工作淡漠的思想不利于檔案信息化建設(shè)工作的順利開展，進而會阻礙檔案信息化建設(shè)邁向大數(shù)據(jù)時代的步伐。

1.2 檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員嚴重匱乏

檔案信息化的實現(xiàn)，首先要以檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員為依托。檔案信息化工作的先進技術(shù)水平和專業(yè)技術(shù)人員較高的知識素養(yǎng)，是確保檔案信息化工作順利開展的關(guān)鍵。目前，檔案部門的現(xiàn)代化高技術(shù)人才，特別是檔案、信息處理復(fù)合型人才匱乏的現(xiàn)象尤為突出，相當一部分檔案人員信息化技術(shù)水平不高?，F(xiàn)代化設(shè)備的利用既不充分也不高效，有的設(shè)備甚至淪為擺設(shè)。想要檔案管理工作長期健康發(fā)展，人才積累是其核心競爭力所在。另外，由于檔案管理單位多為事業(yè)單位，待遇不高，很難吸引優(yōu)秀的技術(shù)人員，這也是檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員匱乏的主要原因。

1.3 檔案的信息化管理水平有限

信息化時代，各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在了檔案管理工作中。檔案的存儲保管由傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)文本發(fā)展到了現(xiàn)在的紙質(zhì)、影像、電子集成等多種存儲資料共存的新階段。在管理和使用檔案的過程中，很多檔案管理軟件兼容性差，甚至部分檢索工作仍舊采用傳統(tǒng)的手工操作來完成，信息化管理水平仍需提升。

2 對檔案信息化建設(shè)的幾點建議

通過以上對當前檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀的分析，本文提出了如下建議。

2.1 深刻認識檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化建設(shè)對我國實現(xiàn)全面小康起著至關(guān)重要的作用。檔案是記錄工作歷程與歷史積淀的重要載體見證。保護利用好檔案，并且發(fā)揮其自身重要的價值是廣大檔案管理者的職責(zé)與使命。檔案工作者自身要增強責(zé)任意識，決策人員也要給予檔案工作極大的支持。通過深化他們對檔案信息化建設(shè)重要性的認識，激發(fā)工作人員的責(zé)任感和使命感，提升檔案服務(wù)效果。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來和創(chuàng)新驅(qū)動戰(zhàn)略的實施，檔案也在單位事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。應(yīng)用最新的技術(shù)手段，創(chuàng)新檔案管理思路和方法，亦成為當前創(chuàng)新驅(qū)動需求、大數(shù)據(jù)應(yīng)用和“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的現(xiàn)實需要。

2.2 推進檔案信息化管理水平提升

隨著電子檔案的興起，檔案管理也將由孤立地整理歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)樵谛畔⒒瘯r代進行檔案資源共享、信息互聯(lián)互通。在未來檔案管理模式信息化、智能化、自動化的發(fā)展趨勢中，檔案的信息化管理也應(yīng)向確保檔案信息的安全性、提升操作檔案管理服務(wù)系統(tǒng)水平上的方向上提升。檔案信息化管理的工作模式也由孤立的、封閉的管理模式向共享、便捷、安全等方向轉(zhuǎn)變。從而促進科技成果轉(zhuǎn)化并發(fā)揮檔案獨特的展示、傳播與共享作用。

2.3 加強信息化專業(yè)人才隊伍建設(shè)

為解決檔案信息化建設(shè)人才缺失問題，適應(yīng)信息化時代檔案管理的新形勢，應(yīng)從加強培訓(xùn)和引進人才兩方面入手，通過政策引導(dǎo)，強化專業(yè)隊伍，吸引高素質(zhì)人才，以此來提高信息化管理的專業(yè)水平。一方面相關(guān)部門要加大對檔案信息化建設(shè)資金的投入，并建立相應(yīng)的鼓勵引導(dǎo)高素質(zhì)專業(yè)人才從事現(xiàn)代化檔案信息化建設(shè)工作的政策規(guī)章，提高薪資待遇、社會地位及認可度，吸引人才；一方面從組織內(nèi)部入手，建立內(nèi)部激勵機制，樹立工作責(zé)任感，掌握現(xiàn)代化檔案工作技能，從而全面提升檔案提升信息化建設(shè)水平。

3 結(jié)論

檔案信息化是大勢所趨，是檔案管理及存儲、利用方式的革新。檔案從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它具有修改和復(fù)制的便捷性，同時還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，極大地方便了人民的查詢利用，更有利于滿足檔案信息資源更廣泛更高效地服務(wù)于社會各方面的需求。檔案信息化建設(shè)既是時代的要求也是自身發(fā)展的需要。如何利用先進技術(shù)與大數(shù)據(jù)環(huán)境做好技術(shù)接軌是檔案信息化面臨的首要問題。未來，在大數(shù)據(jù)時代和人工智能興起的浪潮下，檔案的信息化建設(shè)必將迎來新的機遇與挑戰(zhàn)。

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作者簡介：胡信鴿（1990-），女，本科，公共事業(yè)管理，助理館員。