學(xué)生檔案管理工作問題研究

孫玉玲

學(xué)生檔案是對(duì)學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、思想等各方面進(jìn)行的綜合性評(píng)價(jià)，伴隨著每名學(xué)生的成長(zhǎng)過程，對(duì)于準(zhǔn)確評(píng)價(jià)學(xué)生、記錄學(xué)生成長(zhǎng)過程具有重要作用。實(shí)際工作中存在的一些問題，對(duì)學(xué)生檔案管理工作造成了較大影響，制約了檔案管理工作水平的提升，解決好這些問題，對(duì)于做好學(xué)生檔案管理工作意義重大。

一、目前學(xué)生檔案管理工作存在的主要問題

與前些年相比，學(xué)生檔案管理工作有了明顯的進(jìn)步和提高，收集、整理、歸檔等工作日趨規(guī)范，但仍然存在著一些突出問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）重視程度普遍不高。存在著注重硬件實(shí)施建設(shè)，輕視檔案管理制度化、信息化建設(shè)等現(xiàn)象，存在著教育主管部門、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工的重視程度還不夠高、檔案資料單一、檔案存放條件較差、檔案材料收集不完整等問題，特別是多數(shù)學(xué)校的檔案管理還處于人工管理模式，與教育發(fā)展很不適應(yīng)。

（二）缺乏專業(yè)檔案管理人員。絕大多數(shù)檔案管理人員都是兼職，而且不是正規(guī)檔案專業(yè)畢業(yè)，甚至有的都沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致了管理人員整體水平不高。目前的學(xué)生檔案似乎能夠符合教育部門的相關(guān)規(guī)定，但仔細(xì)分析就會(huì)發(fā)現(xiàn)，檔案并不能準(zhǔn)確反映學(xué)生在校的實(shí)際情況，表現(xiàn)優(yōu)秀和表現(xiàn)一般的學(xué)生，在檔案方面沒有真正體現(xiàn)出差別，甚至?xí)霈F(xiàn)一些篡改學(xué)生信息的情況。

（三）檔案管理制度不夠完善。學(xué)生檔案管理的隨意性較大，沒有建立健全完善的檔案管理制度，對(duì)于檔案種類沒有清晰明確的劃分，過期失效與正常收集的檔案也沒有明確的界限，銷毀檔案沒有明確的處理步驟，檔案室的日常環(huán)境得不到標(biāo)準(zhǔn)保證，檔案管理工作中時(shí)常出現(xiàn)檔案丟失、位置不明確、檔案受損，甚至隨意銷毀檔案等情況。

（四）檔案管理技術(shù)手段落后。對(duì)于學(xué)生檔案的管理，目前仍以傳統(tǒng)人工管理為主，案卷多為紙質(zhì)檔案，卷內(nèi)紙質(zhì)好壞混雜、頁面大小不一、手寫打印墨跡有濃有淡，且信息量大，數(shù)據(jù)繁雜，安全性差，不僅給檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等帶來了諸多不便，而且由于人工檔案管理檢索手段落后，查閱利用不便，給檔案存放保管、更新達(dá)標(biāo)、日常維護(hù)帶來了很大困難，也難以保證學(xué)生檔案的準(zhǔn)確性。

二、做好學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策建議

針對(duì)目前學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，需要教育主管部門、學(xué)校方面高度重視，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，聚焦薄弱環(huán)節(jié)，采取更有針對(duì)性更加精準(zhǔn)的措施，切實(shí)補(bǔ)齊學(xué)生檔案管理工作的短板。

（一）增強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。學(xué)生檔案管理之所以出現(xiàn)一系列問題，一個(gè)很重要的原因就是各方面重視程度不夠，沒有將其納入學(xué)校工作的重要方面。因此，提高教育主管部門和學(xué)校方面對(duì)學(xué)生檔案管理的認(rèn)識(shí)水平，進(jìn)一步加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和工作保障，是改善檔案管理現(xiàn)狀的根本舉措。教育主管部門應(yīng)當(dāng)將學(xué)生檔案管理工作，納入對(duì)學(xué)校日常管理的重要內(nèi)容進(jìn)行績(jī)效考核，并把考核結(jié)果作為對(duì)學(xué)校獎(jiǎng)懲的重要依據(jù)，進(jìn)一步激勵(lì)學(xué)校做好學(xué)生檔案管理工作。同時(shí)，學(xué)校方面也應(yīng)該把檔案管理工作納入學(xué)校日常管理的重要工作，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和具體責(zé)任人，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，并把檔案管理工作的成效，作為對(duì)學(xué)校檔案管理人員考核的重要內(nèi)容。

（二）大力提高檔案管理人員專業(yè)水平。從現(xiàn)實(shí)情況看，學(xué)生檔案管理比較好的學(xué)校，一般都有較為專業(yè)的檔案管理人員，而那些管理相對(duì)混亂的學(xué)校，往往沒有專職或?qū)I(yè)的檔案管理人員，可以說，專業(yè)的檔案管理人員是提高檔案管理水平的重要保障。一方面，要加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的教育培訓(xùn)，經(jīng)常性組織參加專業(yè)培訓(xùn)，不斷更新管理理念和管理模式，提高專業(yè)工作水平。另一方面，要加快建設(shè)一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，每個(gè)學(xué)校都應(yīng)該至少配備1名專職的檔案管理人員，學(xué)校為其設(shè)置單獨(dú)的管理崗位，進(jìn)行單獨(dú)的量化考核，才能提高工作的積極性、主動(dòng)性，才能保障學(xué)生檔案管理工作的專業(yè)化水平。

（三）建立健全學(xué)生檔案管理制度。不少學(xué)校由于缺乏專業(yè)人員、領(lǐng)導(dǎo)不重視等因素，往往沒有健全的管理制度，有些即使有制度但也不能有效執(zhí)行，檔案管理的隨意性較大。各學(xué)校要根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校工作實(shí)際，制定本學(xué)校的檔案管理制度，包括檔案工作崗位責(zé)任制、文件材料收集歸檔、借閱、保密、復(fù)制、統(tǒng)計(jì)、銷毀等在內(nèi)，形成一套完善的檔案管理工作制度，使每項(xiàng)檔案工作都有規(guī)可循，用制度管人、管檔，不斷提高學(xué)生檔案管理的規(guī)范化水平，最大限度地避免人為因素對(duì)學(xué)生檔案造成損壞，確保學(xué)生檔案完整、準(zhǔn)確、全面。

（四）積極運(yùn)用信息化檔案管理技術(shù)。這是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，主要涵蓋兩個(gè)方面的問題，一是加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，教育部或省級(jí)教育主管部門要盡快研究制定學(xué)生檔案管理的信息化制度、標(biāo)準(zhǔn)和具體要求，建立健全統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系。二是各級(jí)教育主管部門、各學(xué)校要以超前眼光，研究制定本系統(tǒng)、本學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的基本條件和標(biāo)準(zhǔn)，及早做好一些基礎(chǔ)性工作，配置相應(yīng)的信息設(shè)備，加快建立學(xué)生檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。積極推動(dòng)由原來的筆寫文字或打印件向信息管理系統(tǒng)的過渡。只有建立起相對(duì)完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，才能運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)學(xué)生檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理和應(yīng)用。

三、結(jié)語

學(xué)生檔案管理工作是一項(xiàng)較為系統(tǒng)的工作，需要檔案管理部門、教育主管部門和學(xué)校方面上下聯(lián)動(dòng)、齊抓共管，從專業(yè)檔案管理人員配備、信息技術(shù)應(yīng)用、規(guī)章制度建設(shè)等方面入手，采取針對(duì)性措施有效解決工作中的突出問題和薄弱環(huán)節(jié)，建立健全檔案管理工作長(zhǎng)效機(jī)制，不斷推動(dòng)學(xué)生檔案管理工作邁上新臺(tái)階、達(dá)到新高度。

（作者單位：威海市第一中學(xué)）