淺談現代化檔案管理工作對管理人員的素質要求

高玉娟

檔案的記載是我國對事實記載的一種方式，更是寶貴的信息資源。檔案管理是一份專業(yè)性較強的工作，對管理人員的要求較為嚴格，其專業(yè)性以及素質的高低直接影響檔案管理的使用效果。本文針對現代化檔案管理工作對管理人員的素質要求展開分析，以期日后檔案管理工作更加完善。

前言：隨著信息化技術時代的到來，我國檔案管理方式也發(fā)生了變革，由原來紙質記載變?yōu)橐杂嬎銠C為載體進行記錄。這對管理人員的素質要求有所提高，要求其能夠適應高科技飛速發(fā)展的社會，適應檔案管理辦法的新變革，為日后檔案使用與查閱提供更加周到完善的服務。

1 愛崗敬業(yè)

檔案管理工作的特殊性要求管理人員必須具備愛崗敬業(yè)的優(yōu)良品德，恪守自己的崗位盡職盡責。要求管理人員需具備專業(yè)的管理知識，并充分認識到檔案管理工作的重要性，以及自身在社會中的重要地位，即檔案管理是為了全社會的發(fā)展而建立與管理，能夠幫助社會的進步以及人類登上進步的階梯。同時，檔案管理人員在工作中要具備積極的熱情、榮譽感、自豪感、責任感以及敏銳的洞察能力。熱愛自己的崗位才能收集有價值的檔案資料，才能具備不怕苦，不怕累的奉獻精神。除此之外，還要了解檔案工作是否發(fā)生新情況與新問題，并及時研究對策，以促進檔案管理工作的正常穩(wěn)定進行。檔案管理工作還具有服務性質，因此，要求管理人員應不為名利所誘惑，熱衷于自己的工作將熱情投入到服務中去。

2 勤奮學習

檔案管理工作隨著社會的發(fā)展不斷進步，因此要求管理人員需具備勤奮學習的精神，時刻保持積極進取向上的學習狀態(tài)。只有不斷學習新的管理辦法才能提高自身業(yè)務能力，才能逐漸樹立終身學習意識，更新所學的知識，更好地為使用者提供相關服務。現代化檔案管理工作有別于傳統管理方式，無論在理論還是實踐過程中都需要管理人員時刻保持警惕，隨時發(fā)現突發(fā)問題并及時解決。尤其針對現如今網絡安全問題，及有可能造成數據的丟失或損壞。這便要求管理人員掌握先進的計算機知識，并持有誠懇的學習態(tài)度，樹立活到老學到老的優(yōu)秀品德。在學習過程中不斷培養(yǎng)創(chuàng)新理念，探索新領域的問題解決辦法。

3 專業(yè)知識

現代化檔案管理技術主要依托計算機等現代信息技術，且具有較強的專業(yè)性、安全管理性。因此，對于管理人員來說需要其具有專業(yè)知識，以便熟練操作檔案管理工作流程。首要基礎便是具備扎實的檔案管理專業(yè)知識，掌握檔案管理辦法與工作技巧，能夠快速錄入并快速查找所需數據，掌握現代網絡技術，計算機技術以及通信技術等現代新型技術。同時，管理人員需具備及時修復數據的能力。現代化檔案管理方式雖有其優(yōu)勢但其中不安全性因素較多，如主機突然出現故障、惡意破壞、數據丟失盜取、網絡惡意篡改等危險因素。因此，要求檔案管理人員要養(yǎng)成數據備份的習慣，以便當數據出現故障時能夠及時修補。掌握安全技術，如防火墻設置、分內外網記載查閱數據、及時發(fā)現惡意病毒的破壞等行為，保證日常正常操作后針對異?，F象及時制止并找到問題根源進行修復。只有這樣才能實現紙質檔案記錄模式轉為現代化計算機數據記載模式，并在日常數據管理過程中保證檔案的安全性、可靠性、實用性。實現檔案檢索信息化技術，提供更加便捷、快速優(yōu)質的信息服務。

4 思想建設

現代化檔案管理工作中仍存在一些思想上的問題，如工作效率低下、質量較低等。究其根本便是檔案管理人員對其工作的不重視，對檔案資料管理的不完善以及材料保存不完整等。因此，加強管理人員思想建設是目前當務之急，抓住根本解決問題才能提高檔案管理工作質量與效率。首先，提升工作人員的重視程度，因檔案管理工作是一種具有多元化且步驟性極強的工作，因此，在實際操作中應仔細對待采集、分類、保存、調動等幾個模塊。在采集過程中要仔細辨別信息的可靠性，及時檢查與審核，以免檔案的缺失與遺漏或采集錯誤等狀況。加強管理人員對待工作的認證程度以及重視程度，避免在工作過程中出現態(tài)度馬虎、管理意識下降等問題。其次，應加強程序性。也就是說在提高管理人員重視程度的同時加強工作的程序化管理，因檔案工作在進行時常存在牽涉范圍較廣且工作時間不固定等特點，所以只有保障每個環(huán)節(jié)都落實且按程序工作才能保證不出現任何差錯。檔案管理有關部門應加強對工作程序的管理制度，為其提供可靠的保證。在實際操作過程中應根據每個部門的工作特點制定相關操作流程以及規(guī)章制度，提高數據的保存以及利用價值。

5 綜合能力

現代社會對工作人員的綜合能力越來越高，需要其具備更加全面的工作能力，如學習能力、專業(yè)知識技術以及現代化管理技術。因此加強管理人員的綜合能力符合社會發(fā)展的需要以及人民的需求。

首先對于管理人員學習能力而言，要求其熟練掌握檔案收集、登記、歸類以及調動等工作，不斷與時俱進，利用信息技術完成工作流程。需要擁有較強的學習能力才能適應社會的發(fā)展，在實際工作中遇到的問題能夠及時解決并總結經驗，具備發(fā)現問題的能力，促進檔案管理工作的順利進行與發(fā)展。

其次，對于專業(yè)知識以及現代化管理技術的能力要求，管理人員必須將數據進行整合并與現代化信息技術相連接。因此需要其具備扎實的專業(yè)技能并不斷有意識的培養(yǎng)自己學習先進技術的能力，滿足現代化檔案管理工作的基本要求。

綜上所述，現代化檔案管理工作對檔案管理人員的要求較為全面且程度較高，不僅要在日常工作中總結經驗并發(fā)現問題不斷創(chuàng)新，還要求其在不斷變化的社會中跟隨發(fā)展的腳步，不斷提高自身能力以適應高科技信息化管理模式。只有不斷強化管理人員，并以高要求管理工作人員才能促進檔案管理的正常發(fā)展。

（作者單位：中國民用航空飛行學院公安局）