民辦高職院校學(xué)籍管理的現(xiàn)狀與對(duì)策研究

劉順才

【摘要】自教育部41號(hào)令實(shí)施以來，學(xué)籍管理工作進(jìn)入了新時(shí)代，對(duì)學(xué)籍管理的制度化、信息化和法治化提出了更高要求。結(jié)合H校學(xué)籍管理工作實(shí)踐與調(diào)研，通過對(duì)民辦高職院校學(xué)籍管理現(xiàn)狀的梳理和分析，探究其深層次原因，進(jìn)而試圖從中找到一些破解之道，提出應(yīng)當(dāng)構(gòu)建科學(xué)有效的學(xué)籍管理體系，推動(dòng)學(xué)籍管理能力現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理法治化。

【關(guān)鍵詞】民辦高職院校;學(xué)籍管理;制度建設(shè);法治化

2017年2月4日，教育部新修訂的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部令第41號(hào)）正式公布，自2017年9月1日起實(shí)施。《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》對(duì)學(xué)籍管理提出了新的更高的要求，學(xué)籍管理由此進(jìn)入了新時(shí)代，學(xué)籍管理的信息化、制度化、法治化將成為新常態(tài)。如何進(jìn)一步提升學(xué)籍管理能力，推進(jìn)學(xué)籍管理現(xiàn)代化、科學(xué)化、民主化，是全國高校共同面臨的一項(xiàng)重要課題。與其他公辦高校相比，民辦高職院校學(xué)籍管理既有共性的特征，又有其特殊的表現(xiàn)。

一、民辦高職院校學(xué)籍管理的地位和作用

與其他高校一樣，學(xué)籍管理工作也是民辦高職院校一項(xiàng)經(jīng)常性、復(fù)雜性、基礎(chǔ)性的工作。民辦高職院校數(shù)量越來越多，規(guī)模日益壯大。隨著近年來國家多項(xiàng)征兵政策的出臺(tái)，高校入伍新生的增多，學(xué)籍管理工作已經(jīng)從過去的“始于入學(xué)，終于畢業(yè)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆加阡浫。K于畢業(yè)”，學(xué)籍管理工作貫穿于學(xué)生錄取到畢業(yè)離校的整個(gè)過程。從總體來看，學(xué)籍管理工作主要有以下幾個(gè)方面的作用。

（一）管理作用

學(xué)籍工作首先是一項(xiàng)管理工作。第一，上到國家法律政策方針，下到校規(guī)校紀(jì)，學(xué)籍管理工作都需要去執(zhí)行。比如轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)，國家都有相關(guān)要求，學(xué)校學(xué)籍管理只能執(zhí)行，而且要不折不扣地執(zhí)行。第二，學(xué)籍管理還要面對(duì)學(xué)生多項(xiàng)學(xué)籍信息的管理，包括學(xué)生的姓名、民族、身份證號(hào)、專業(yè)、年級(jí)、考試成績等等。如此多的管理內(nèi)容造就了學(xué)籍管理的復(fù)雜性。執(zhí)行性強(qiáng)是學(xué)籍管理的一項(xiàng)本質(zhì)特征。與執(zhí)行性相伴相生的，往往就是學(xué)籍管理的法制性、強(qiáng)制性。所以，學(xué)籍管理工作有其底線和紅線，任何組織和個(gè)人都不能逾越。管理是學(xué)籍工作最基本的首要的功能，管理的好壞直接關(guān)系到整個(gè)學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量。目前，《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》和各校的《學(xué)籍管理辦法》是學(xué)籍工作最直接、最重要的工作依據(jù)。

（二）服務(wù)作用

如果說管理作用是學(xué)籍工作“硬”的方面，那么服務(wù)功能就是學(xué)籍工作“軟”的方面作用的體現(xiàn)。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和《民辦教育促進(jìn)法》的頒布實(shí)施，學(xué)籍工作的服務(wù)性功能體現(xiàn)得越來越突出和明顯。學(xué)籍管理工作作為服務(wù)學(xué)生、服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，其目的是幫助學(xué)生成長成才，引導(dǎo)學(xué)生順利畢業(yè)，步入社會(huì)，為中國特色社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)。近年來，學(xué)生本位及學(xué)生權(quán)利意識(shí)迅速崛起，在民辦高職院校中，學(xué)籍管理工作的服務(wù)性體現(xiàn)得尤為突出。在民辦高職院校中，學(xué)籍管理不僅要處理從學(xué)生錄取到學(xué)生畢業(yè)的所有事項(xiàng)，還要處理學(xué)生欠費(fèi)，學(xué)生越來越頻繁的學(xué)籍異動(dòng)以及各類補(bǔ)考。學(xué)生本位，處處為學(xué)生著想，是民辦高職院校的一項(xiàng)巨大優(yōu)勢。此外，學(xué)生畢業(yè)以后都還一直保持著與學(xué)校的聯(lián)系。因此，民辦高職院校的學(xué)籍管理工作的服務(wù)對(duì)象是持有錄取通知書、學(xué)生證和畢業(yè)證書的學(xué)生，這個(gè)工作的深度和廣度都是巨大的。當(dāng)然，這就對(duì)民辦高職院校的學(xué)籍管理工作提出了更高的要求。如何提升學(xué)籍管理能力是當(dāng)前民辦高職院校面臨的一項(xiàng)重要課題，也是推進(jìn)民辦高職院校內(nèi)涵式發(fā)展題中應(yīng)有之義。

二、民辦高職院校學(xué)籍管理現(xiàn)狀分析

（一）學(xué)籍管理觀念陳舊，制度建設(shè)滯后

民辦高職院校管理觀念過時(shí)，H校還停留在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代那種“以管為主”的管理模式上，學(xué)籍工作缺乏主動(dòng)性和前瞻性，依靠行政命令開展學(xué)籍管理。這種方式雖然可以在短期內(nèi)發(fā)揮積極作用，但是久而久之，相關(guān)部門和學(xué)生會(huì)產(chǎn)生厭倦和抵觸情緒，而且難以滿足越來越多樣化的學(xué)籍管理需求。此外，H校還缺乏學(xué)籍管理制度建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)，往往以《學(xué)籍管理辦法》的方式呈現(xiàn)。辦法雖然敘述詳細(xì)，但是并未改變以教務(wù)處為主的學(xué)籍管理體制，各二級(jí)管理部門（系）學(xué)籍管理的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性難以發(fā)揮。并且，《學(xué)籍管理辦法》有的敘述理論性和原則性太強(qiáng)，缺乏現(xiàn)實(shí)性和操作性。民辦高職院校的學(xué)籍管理工作急需打破觀念，進(jìn)行學(xué)籍管理體制創(chuàng)新。

（二）學(xué)籍管理重視程度不夠，投入不多

在民辦高校，尤其是像H校這樣的民辦高職院校，由于缺乏國家財(cái)政支持，沒有生均撥款，民辦高職院校經(jīng)費(fèi)十分緊張。在H校，大量的經(jīng)費(fèi)被花在了招生宣傳、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)、學(xué)科競賽、校園穩(wěn)定等方面。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)學(xué)籍管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)學(xué)籍管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)測不夠，再加上學(xué)籍管理工作的作用基礎(chǔ)性太強(qiáng)，一時(shí)投入難以馬上見到實(shí)效，所以H校對(duì)學(xué)籍管理的資金、設(shè)備投入不足，購置的教務(wù)系統(tǒng)因?yàn)橘M(fèi)用極低導(dǎo)致根本無法滿足教學(xué)管理和學(xué)籍管理的需要。

（三）學(xué)籍管理手段落后，信息化建設(shè)嚴(yán)重滯后

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，信息化已經(jīng)成為學(xué)籍管理的必然趨勢。在H校，學(xué)籍管理的手段絕大部分屬于手工做表、手工核對(duì)、手工統(tǒng)計(jì)、手工整理，這種情況對(duì)以前在校人數(shù)不多的情況尚可應(yīng)付。但是隨著近年來招生人數(shù)暴漲，報(bào)到注冊(cè)的新生規(guī)模日漸增大，大部分民辦高職院校已經(jīng)接近或超過萬人規(guī)模。以H校為例，2013年報(bào)到入學(xué)新生1711人，2014年達(dá)到2913人，2015年突破3000達(dá)到了3297人，2016年繼續(xù)保持穩(wěn)定，為3382人，2017年3301人。2017年新報(bào)到入學(xué)人數(shù)下降的一個(gè)很大原因是學(xué)校規(guī)模日益擴(kuò)大，但是學(xué)校建設(shè)基礎(chǔ)投入不足，有部分學(xué)生因?yàn)閷嬍覇栴}不如意，遂選擇回高中復(fù)讀。2018年H校新建成的宿舍樓即將投入使用，預(yù)計(jì)2018年新報(bào)到入學(xué)人數(shù)將達(dá)到新高。

人數(shù)不斷在漲，學(xué)校信息化建設(shè)面臨新挑戰(zhàn)。在這種情況下，以較低成本購置的教務(wù)管理系統(tǒng)已經(jīng)難以應(yīng)對(duì)高校擴(kuò)招后學(xué)籍管理所面對(duì)的大數(shù)據(jù)。以H校在讀總?cè)藬?shù)9963人的民辦高職院校為例，每人在校4個(gè)學(xué)期，每學(xué)期10門課程，再加上4個(gè)期末補(bǔ)考、1個(gè)畢業(yè)前補(bǔ)考，僅成績一項(xiàng)就面對(duì)至少398520條數(shù)據(jù)記錄，更不要說學(xué)籍管理的每個(gè)學(xué)生數(shù)十條的基本信息等字段，如此龐大的數(shù)據(jù)給學(xué)籍管理帶來了極大的困難。如果再算上教學(xué)運(yùn)行和教學(xué)監(jiān)督的數(shù)據(jù)，在學(xué)籍管理中，“大數(shù)據(jù)”時(shí)代需要一個(gè)“大系統(tǒng)”，這個(gè)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)和記錄學(xué)生入學(xué)報(bào)到、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)生處分、學(xué)籍預(yù)警、成績考核、畢業(yè)審核等全部信息和數(shù)據(jù)，并能夠隨時(shí)提取調(diào)用。目前，H校的學(xué)生處分是由學(xué)生處管理和實(shí)施的，學(xué)籍管理人員對(duì)相關(guān)情況并不知曉，輔導(dǎo)員更不會(huì)將學(xué)生的處分情況告知教務(wù)處，并且學(xué)籍管理也沒有和考試管理、學(xué)籍預(yù)警相關(guān)聯(lián)。在信息共享不足的情況下，難以有效地進(jìn)行聯(lián)動(dòng)處理。在民辦高職院校的學(xué)籍管理過程中，信息化是嚴(yán)重滯后的一環(huán)。

（四）學(xué)籍管理規(guī)范化程度有待提高

在H校的日常學(xué)籍管理過程中，學(xué)校雖然設(shè)置了較為規(guī)范的流程，但實(shí)際經(jīng)辦人員往往為了圖一時(shí)便利，不嚴(yán)格按照規(guī)范流程操作，學(xué)籍異動(dòng)的材料不認(rèn)真核實(shí)，不注意收集和保留第一手證據(jù)，不給家長核實(shí)或者核實(shí)了不保留相關(guān)記錄，再加上實(shí)際經(jīng)辦人員流動(dòng)性太大，出了問題根本無法責(zé)任到人，為學(xué)籍管理的后期工作埋下了隱患，既增加了學(xué)籍管理工作量，也增加了學(xué)校的辦學(xué)成本和風(fēng)險(xiǎn)。教育部41號(hào)令尤其強(qiáng)調(diào)了學(xué)生的申訴權(quán)利，強(qiáng)調(diào)了對(duì)學(xué)生權(quán)利的保護(hù)，學(xué)校做出的任何處理決定都應(yīng)當(dāng)合法合理合乎程序。學(xué)籍管理的規(guī)范化、法治化是建設(shè)法治校園的重要抓手，在這一點(diǎn)上任何時(shí)刻都不能松懈。所以，僅僅依靠教務(wù)處工作人員根本無法把學(xué)籍管理工作做到規(guī)范、細(xì)致，必須要廣泛發(fā)動(dòng)二級(jí)部門，通過二級(jí)學(xué)籍管理部門，才能將學(xué)籍管理相關(guān)規(guī)定落到實(shí)處。所以，急需調(diào)動(dòng)學(xué)工戰(zhàn)線尤其是高校輔導(dǎo)員的工作責(zé)任感，讓他們本著既為學(xué)生服務(wù)又為學(xué)校服務(wù)的理念，扎實(shí)地推進(jìn)學(xué)籍管理嚴(yán)格、規(guī)范、細(xì)致地貫徹下去，執(zhí)行下去，對(duì)事關(guān)學(xué)生學(xué)籍的重大利益關(guān)切，要及時(shí)通知學(xué)生本人及家長并做好相關(guān)聯(lián)系記錄。

（五）學(xué)籍管理缺乏有力的宣傳，難以深入人心

民辦高職院校為了便于管理，降低自身的辦學(xué)風(fēng)險(xiǎn)，基本上都組織了各種形式的宣傳教育工作。在教育部41號(hào)令發(fā)布以后，H校組織修訂了新的《學(xué)籍管理辦法》，并已于2017年9月1日正式實(shí)施。除了常規(guī)的宣傳教育工作以外，H校還組織各系輔導(dǎo)員進(jìn)行了專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但是培訓(xùn)結(jié)果并不理想，對(duì)學(xué)生的教育宣傳也收效甚微。學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，學(xué)校在教育宣傳活動(dòng)中，敷衍應(yīng)付，難以入心。從H校課間隨機(jī)走訪的200名學(xué)生的情況來看，其中163人表示“不清楚”教育部41號(hào)令和《學(xué)籍管理辦法》，占81.5%;有25人表示“只是聽說過對(duì)具體內(nèi)容了解不多”，占12.5%;只有12人明確表示“知道”教育部41號(hào)令和學(xué)校的《學(xué)籍管理辦法》，占6%。究其原因，原來這12人中有10人是班委干部，輔導(dǎo)員要求他們給同學(xué)講相關(guān)內(nèi)容，所以專門學(xué)習(xí)了。另外2人是因?yàn)樽约呵安痪脛倓側(cè)ソ虅?wù)處辦過轉(zhuǎn)專業(yè)，對(duì)相關(guān)內(nèi)容有所了解。此外，像H校這類民辦高職院校，生源質(zhì)量往往普遍不高，錄取分?jǐn)?shù)線較低，很大部分學(xué)生是通過高職單招錄取進(jìn)校的，學(xué)習(xí)的自覺性差，個(gè)人習(xí)慣不是特別好，社會(huì)氣息比較重，追求個(gè)性，崇拜非主流，往往對(duì)學(xué)校的正式教育和培訓(xùn)不感興趣，不肯用心。從與輔導(dǎo)員帶班情況的交流來看，對(duì)這些學(xué)生的日常管理都顯得壓力重重，學(xué)生厭學(xué)情緒比較普遍。

三、民辦高職院校學(xué)籍管理的應(yīng)對(duì)策略

（一）破除陳舊觀念的束縛，推進(jìn)學(xué)籍管理制度建設(shè)

觀念是在潛移默化中控制人的行為的東西，但觀念的東西最根深蒂固的，最難以徹底鏟除。諾斯曾說過：“人們過去的選擇決定了他們現(xiàn)在可能的選擇?！币豁?xiàng)制度一旦被人們所接受，要去改變非常困難，這就是制度變遷的“路徑依賴”理論。在H校，“路徑依賴”表現(xiàn)得尤為明顯。2013年及之前的教務(wù)學(xué)籍管理工作都是由舊的系統(tǒng)完成的，即使沒有排課系統(tǒng)，但是學(xué)籍管理功能尚算健全。為便于排課，2014年H校采購了新的教務(wù)系統(tǒng)，由于資金方面的限制，所購的系統(tǒng)功能受到很大限制，教學(xué)管理與學(xué)籍管理的不匹配，為畢業(yè)審核工作帶來極大困擾。很多員工習(xí)慣于使用舊系統(tǒng)，對(duì)新系統(tǒng)比較抵觸，只能依靠行政強(qiáng)制手段推行。制度層面上依靠強(qiáng)制手段尚可推行，但是觀念的東西則很難這樣去處理。制度建設(shè)必須要“敢啃硬骨頭”，不是僅僅發(fā)幾個(gè)文，開幾個(gè)會(huì)就可以解決的，需要一個(gè)有頂層設(shè)計(jì)的漸進(jìn)性制度變遷才能實(shí)現(xiàn)。

（二）科學(xué)評(píng)估學(xué)籍風(fēng)險(xiǎn)，增加相關(guān)投入

學(xué)籍管理的質(zhì)量和水平?jīng)Q定了學(xué)校管理的質(zhì)量和水平。學(xué)籍工作不如招生、培訓(xùn)、專升本等項(xiàng)目可以增加收益，學(xué)籍工作只是一項(xiàng)純支出工作。正因?yàn)槿绱?，很多民辦高職院校對(duì)學(xué)籍管理不重視，不聞不問，認(rèn)為學(xué)籍管理可有可無。這種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)必須得到糾正。學(xué)籍管理的范圍都是學(xué)校與學(xué)生矛盾集中的區(qū)域，從取得學(xué)籍、注冊(cè)學(xué)籍、恢復(fù)學(xué)籍、取消學(xué)籍到畢業(yè)審核，每一項(xiàng)都涉及學(xué)生真真切切的利益，容易與學(xué)生及家長產(chǎn)生糾紛。一旦發(fā)生糾紛，對(duì)簿公堂，學(xué)籍工作的任何一個(gè)環(huán)節(jié)稍不細(xì)致就極易讓學(xué)校身敗名裂，既付出了經(jīng)濟(jì)成本，又失去了名譽(yù)，影響學(xué)校招生和發(fā)展。為此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)籍管理相關(guān)人員要正確評(píng)估學(xué)籍管理的風(fēng)險(xiǎn)，任何學(xué)籍異動(dòng)都要資料齊備，流程嚴(yán)謹(jǐn)，保留相關(guān)原始憑證，以規(guī)避學(xué)籍管理難以預(yù)測的風(fēng)險(xiǎn)因素，減少糾紛，推動(dòng)學(xué)校治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

（三）改善學(xué)籍管理手段，推進(jìn)學(xué)籍管理信息化建設(shè)步伐

學(xué)籍管理要面對(duì)如此多的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)，沒有強(qiáng)大可靠的學(xué)籍系統(tǒng)是難以想象的。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字化校園是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。要加快建立一個(gè)校級(jí)信息系統(tǒng)，把學(xué)籍信息等學(xué)生的“大數(shù)據(jù)”都存入其中，學(xué)生選課、補(bǔ)考、重修、學(xué)籍異動(dòng)，處分、獎(jiǎng)勵(lì)、畢業(yè)審核等相關(guān)在校情況表現(xiàn)都可以從中體現(xiàn)，學(xué)校和學(xué)生都可以通過PC和APP登錄查閱。每人一份電子學(xué)籍檔案將極大地提高學(xué)籍管理工作的效率。所以，學(xué)籍管理信息化是學(xué)籍管理應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的一項(xiàng)必然趨勢。

（四）進(jìn)一步規(guī)范學(xué)籍管理流程，防范學(xué)籍管理風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)學(xué)籍相關(guān)經(jīng)辦人員要加強(qiáng)法律和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)學(xué)籍管理法治化的重要性，學(xué)籍管理工作也應(yīng)當(dāng)“講法律，講證據(jù)，講程序”?！镀胀ǜ叩葘W(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》和《學(xué)籍管理辦法》就是學(xué)籍管理的“法”。及時(shí)對(duì)學(xué)籍管理辦法做出修訂，以適應(yīng)不斷變化的學(xué)籍管理工作。能夠簡化程序的盡量簡化，但是涉及取消學(xué)生學(xué)籍等重大事項(xiàng)必須設(shè)置極為嚴(yán)格和規(guī)范的程序和流程。程序設(shè)置得越是煩瑣越是為了保護(hù)學(xué)生及學(xué)籍相關(guān)人員的現(xiàn)實(shí)利益，避免事后糾紛。這樣既保護(hù)了相關(guān)工作人員，又保護(hù)了學(xué)生權(quán)益。只有樹立了學(xué)籍管理法治化的思想，樹立了學(xué)籍管理的底線意識(shí)，學(xué)籍管理工作的風(fēng)險(xiǎn)才能極大地降低，學(xué)校的內(nèi)涵發(fā)展才有抓手。

（五）加強(qiáng)學(xué)籍管理宣傳教育，幫助學(xué)生入腦入心

學(xué)籍是學(xué)生取得學(xué)習(xí)資格、考試權(quán)利以及畢業(yè)證的先決條件，是學(xué)生的一項(xiàng)核心利益關(guān)切。每個(gè)學(xué)生都應(yīng)當(dāng)關(guān)心學(xué)籍，關(guān)注學(xué)籍。民辦高職院校要在錄取通知書寄出的同時(shí)將保留入學(xué)資格相關(guān)事宜告知學(xué)生及家長，寫明應(yīng)征入伍或者身體原因可以保留入學(xué)資格，減少因?qū)W生及家長不知情而學(xué)籍被處理為“放棄入學(xué)資格”的風(fēng)險(xiǎn)。在學(xué)生入學(xué)后開展《學(xué)籍管理辦法》教育，并利用手機(jī)APP、官微、官網(wǎng)多渠道發(fā)布學(xué)籍管理相關(guān)信息，結(jié)合相關(guān)知識(shí)競賽、趣味活動(dòng)，幫助學(xué)生了解和關(guān)注學(xué)籍管理。此外，民辦高職院校還要加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍進(jìn)行培育和訓(xùn)練，一支高素質(zhì)的學(xué)籍管理隊(duì)伍是高效學(xué)籍管理的根本保障。

四、結(jié)論

教育部41號(hào)令的發(fā)布和實(shí)施，使得民辦高職院校的學(xué)籍管理進(jìn)入了一個(gè)新時(shí)代。這個(gè)新時(shí)代不僅僅要求內(nèi)涵式發(fā)展，更要求現(xiàn)代化的學(xué)籍管理體系，要求民辦高職院校學(xué)籍管理能力的現(xiàn)代化。這一點(diǎn)正好契合了依法治校的理念。只有在依法治校的軌道上，以高校供給側(cè)改革為契機(jī)，不斷推進(jìn)學(xué)籍管理體制機(jī)制創(chuàng)新，民辦高職院校在“以生為本”的基礎(chǔ)上，通過學(xué)籍管理法治化，才能更好地管理學(xué)生，服務(wù)學(xué)生，服務(wù)社會(huì)，以“工匠精神”繼續(xù)譜寫中國特色社會(huì)主義教育事業(yè)新篇章。

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